Patró: administració de projectes

Les organitzacions necessiten un lloc central per administrar diversos projectes, per assegurar-se que diversos equips aconsegueixin els seus objectius i compleixin els criteris d'èxit segons s'ha previst.

Alguns dels casos d'ús habituals per a la gestió de projectes són la gestió de noves idees de producte, la creació de plans de projecte i les fites de seguiment i l'administració del rendiment dels equips.

Microsoft Power Platform proporciona una solució sense codi i de codi baix que permet a les organitzacions crear solucions fàcils d'utilitzar per administrar projectes durant tot el seu cicle de vida. En aquest article es proporcionen diversos exemples reals de com han utilitzat els clients Microsoft Power Platform per crear aplicacions i fluxos de treball d'administració de projectes eficients.

Com es reconeix el patró de gestió de projectes

Els grups empresarials de les organitzacions veuen la necessitat d'una eina per administrar els projectes, fer un seguiment del progrés i supervisar els resultats.

En un escenari d'administració de projectes típic:

1. Planifiqueu la vostra feina per administrar idees, plans, tasques i fites.

2. Feu el seguiment del progrés del pla, notifiqueu a les parts interessades l'estat del projecte i, si cal, escaleu els bloquejadors.

3. Revisar el progrés, supervisar els resultats i visualitzar aspectes clau del progrés del projecte.

Com utilitzen els clients el patró de gestió de projectes

Aplicació Traveler d'Air Products and Services

Llegiu la història sencera.

Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) és un proveïdor amb seu a Houston de solucions de calefacció, ventilació i aire condicionat (HVAC) especialitzat en el disseny, construcció, instal·lació, modificació i manteniment d'equips d'aire condicionat tant en els segments industrials com comercials de la indústria de climatització.

L'equip de gestió de projectes de CAPS necessitava una solució personalitzada per fer un seguiment de tot el cicle de vida de les unitats de HVAC a mesura que van passar pel procés de fabricació, centrant-se en la qualitat de la construcció. La solució necessitava personalitzar-se per cobrir les necessitats de cada departament i fer un seguiment dels controls de qualitat i permetre que els propietaris respectius autoritzin cada fase del procés. A més, l'equip ha volgut capacitar a qualsevol persona de l'organització per informar sobre els problemes a través dels seus dispositius mòbils. Un dels problemes clau als que s'enfronten va ser que es perdia el document "traveler", un document de paper que es va utilitzar per fer el seguiment dels controls de qualitat.

Rebecca Sackett, una assistent d'analista de dades, es va trobar Power Apps a la subscripció i va començar a experimentar amb la Office 365 creació d'aplicacions contra SharePoint llistes per substituir els processos manuals. Rebecca va construir una Power Apps solució per digitalitzar el document del viatger, anomenada CAPS Traveler. Els administradors de projectes i les parts interessades utilitzen l'aplicació d'administració Traveler per obtenir una visió general de tots els projectes actius, consultar les estadístiques clau i administrar els calendaris de proves i enviament.

Els administradors de projecte inicien els projectes i afegeixen detalls per a cada pas obligatori, com ara Fab, Paint, Electrical i Testing. El personal de cada departament utilitza a continuació una aplicació mòbil complementària que s'ha creat de manera personalitzada amb preguntes específiques del seu departament. Més endavant, l'equip central recupera les dades i utilitza els informes per identificar raons habituals per les quals no s'ha fet un pas concret.

Hi ha deu aplicacions d'autorització a més de l'aplicació principal de gestió, i totes llegeixen i escriuen dades al mateix conjunt de llistes de SharePoint. Un cop completats tots els passos, algú de l'equip control de qualitat duu a terme una autorització final. A continuació, s'activa automàticament un flux per generar un informe PDF.

Aplicació InZone d'Environment Canterbury

Llegiu la història sencera.

Environment Canterbury (ECan) treballa en col·laboració amb les comunitats de Canterbury, Nova Zelanda, en programes de resultats de medi ambient a llarg termini que consisteixen en diverses fites i projectes relacionats. Necessitava una solució assequible que proporcionés una coherència més gran en tots els projectes, nivells de visibilitat més alts i l'accés més ràpid a les dades.

Amb una aplicació, els administradors de la zona d'aigua dolça i els participants del projecte poden visualitzar l'estat dels seus projectes. Tots els projectes són etiquetats amb la zona i les fites específiques, i totes les fites són etiquetades amb els resultats de llarg termini. L'aplicació proporciona un esquema de colors personalitzat, que facilita la diferenciació i la navegació entre projectes, fites i resultats. Totes les pantalles dels projectes són verdes, les fites són de color blau i els resultats són taronja.

Les notificacions s'envien per sol·licitar actualitzacions de dades i proporcionar escalades si els projectes no s'actualitzen en el moment necessari. Els fluxos també s'utilitzen per cridar visualitzacions específiques i generar correus electrònics de resum basats en la taula HTML mostrant tots els elements relacionats amb una persona específica en un únic correu electrònic.

Aplicació de revisió de donacions de Partners In Health

Llegiu la història sencera.

Partners In Health (PIH) depèn de donants individuals per a la meitat del finançament cada any, mentre que l'altra meitat prové principalment de subvencions governamentals, corporacions i fundacions. L'organització sense ànim de lucre té uns 10 oficials de regals que són responsables d'administrar més de 1,000 dels seus donants individuals més generosos. PIH volia millorar la capacitat dels oficials de regals per gestionar les seves carteres mostrant-los regals a mesura que arribaven i donant als oficials una visió de 360 graus de les seves carteres de donants.

Bella Chih-Ning, administradora d'anàlisis i aplicacions de PIH, va construir un escriptori digital i una aplicació de revisió de donacions perquè els agents de donacions puguin administrar i visualitzar molts aspectes de les donacions. Amb l'aplicació de revisió de donacions, els agents de donacions poden veure les donacions immediatament quan es reben, afegir notes rellevants i assegurar-se que les donacions s'assignin al fons adient. Això crea una llista de comprovacions de llista de tasques pendents on l'agent de donacions revisa la donació per assegurar-se que s'ha assignat a la campanya adient, codificat al tipus de donació correcte i assignat al fons adient. L'agent de donacions pot enviar preguntes per correu electrònic a l'equip DevOps de PIH directament a l'aplicació. Després de que tot estigui clar, els agents de donacions marquen "fet" a la llista de comprovació, que serà visible per als seus administradors.

"La formació de l'aplicació d'un dia em va obrir els ulls fins al fàcil que pot ser crear eines que agilitin els processos i capacitin els nostres companys perquè s'estiguin millor en els seus treballs", explica Bella Chih-Ning.

Aplicació Project Portfolio d'R3 Retail

Llegiu la història sencera.

L'empresa R3 Retail Development proporciona una experiència experta en l'assessoria de gestió de projectes per maximitzar els beneficis dels supermercats, botigues de comestibles, processament d'aliments, comerç, minoristes i petits clients industrials dels Estats Units. R3 necessitava un mètode altament personalitzat per a les seves necessitats de gestió de projectes d'extrem a extrem.

L'aplicació Project Portfolio es va construir en només 120 hores i ara gestiona més de 200 projectes. Els administradors del projecte d'R3 i els administradors de magatzems regionals que serveixen ara utilitzen la nova aplicació Project Portfolio. L'aplicació té un conjunt enriquit de capacitats que inclouen:

• Un escriptori digital que mostra estadístiques de resum basades en l'usuari que ha iniciat la sessió.

• Informació de seguiment del projecte, com ara dates, tasques, problemes, comandes de compra i persones.

• Seguiment d'adreces IP per a tots els dispositius instal·lats, com ara neveres.

• Capacitats de càrrega de fitxers per a documents, com ara fitxers d'arquitectura per a sistemes HVAC.

• Lògica empresarial personalitzada extensa, com ara definir automàticament els valors de data a partir d'entrades d'estat.

Els administradors poden assignar a usuaris específics de l'aplicació les autoritzacions de seguretat segons les seves funcions. Els administradors també poden configurar la llista de tipus de tasques i el temps previst per a cada tasca, que al seu torn s'utilitza per generar dates de venciment automàticament.

R3 utilitza Power Automate per enviar notificacions i recordatoris automatitzats. Totes les dades s'emmagatzemen a Microsoft Dataverse.

Eines de planificació de Capitol Music Group

Llegiu la història sencera.

Capitol Music Group (CMG) va veure l'oportunitat de modernitzar el seu flux de treball de màrqueting i les eines de planificació, abans creats amb l'InfoPath. Una aplicació crítica per a l'empresa gestionava les planificacions de noves versions i, amb el temps, ha evolucionat per capturar dades per a diferents tipus de versions i mitjans de comunicació. CMG ha volgut automatitzar els processos rutinaris, ampliar la visibilitat i la col·laboració entre les etiquetes dels associats i adaptar-se més ràpidament als nous canals de màrqueting en línia. Però la seva aplicació Capitol Scheduling s'havia integrat amb profunditat als fluxos de procés i consistia completament en dades XML que necessitaven molts coneixements tribals per administrar. En voler un mètode simplificat i de baix codi per al desenvolupament i l'administració d'aplicacions, CMG finalment va decidir migrar la seva aplicació des de l'InfoPath a Microsoft Power Platform, incloent Power Apps i Power Automate.

Capitol volia que els seus equips utilitzessin la nova interfície de planificació per comunicar-se fàcilment, obtenir aprovacions i col·laborar en el màrqueting per a diversos tipus de llançaments, ja siguin físics, digitals o en vídeo.

"Amb el Microsoft Power Platform, Capitol té una manera simple de compartir la informació de màrqueting en tot el cicle de vida dels productes", explica Karen Reali, administradora sènior a Universal Music Group. "Fins i tot els ajuda a facilitar i simplificar projectes entre etiquetes".