Vzor: Správa projektů

Organizace potřebují centrální místo pro správu více projektů, protože zajišťují, aby různé týmy dosáhly svých cílů a splňovaly kritéria úspěchu podle plánu.

Mezi běžné případy použití správy projektů patří správa nových nápadů na produkty, vytváření plánů projektů a sledování milníků a řízení výkonu týmu.

Microsoft Power Platform poskytuje organizacím řešení bez kódu a s omezeným kódem, aby mohli vytvářet snadno použitelná řešení pro správu projektů po celou dobu jejich životního cyklu. Tento článek poskytuje několik reálných příkladů, jak zákazníci pomocí Microsoft Power Platform vytvořili efektivní aplikace a pracovní postupy pro správu projektů.

Jak rozpoznat vzor správy projektů

Obchodní skupiny v organizacích vidí potřebu nástroje pro správu projektů, sledování průběhu a monitorování výsledků.

V typickém scénáři správy projektu:

1. Plánujete svou práci, abyste mohli spravovat nápady, plány, úkoly a milníky.

2. Sledujete průběh v souladu s plánem, informujete účastníky o stavu projektu a v případě potřeby eskalujete blokování.

3. Kontrolujete průběh, monitorujete výsledky a vizualizujte klíčové aspekty průběhu projektu.

Jak zákazníci používají vzor správy projektů

Aplikace Custom Air Products and Services Traveler

Přečtěte si celý příběh.

Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) je poskytovatel řešení pro vytápění, ventilaci a klimatizaci (HVAC) se sídlem v Houstonu, který se specializuje na návrh, konstrukci, instalaci, úpravy a servis klimatizačních zařízení v průmyslové i komerční sféře průmyslu HVAC.

Tým pro správu projektů CAPS potřeboval přizpůsobené řešení pro sledování celého životního cyklu jednotek HVAC, jak procházely výrobním procesem, se zaměřením na kvalitní konstrukci. Řešení bylo třeba přizpůsobit, aby vyhovovalo potřebám každého oddělení, sledovat kontrolu kvality a umožnit příslušným vlastníkům schválit každou fázi procesu. Tým chtěl navíc zmocnit všechny v organizaci, aby podávali zprávy o problémech prostřednictvím svých mobilních zařízení. Jedním z klíčových problémů, kterým čelili, byl „cestující“ dokument – papírový dokument ke sledování kontrol kvality, který se ztrácel.

Rebecca Sackett, asistentka analytika dat, narazila na Power Apps v předplatném Office 365 a začala experimentovat s vytvářením aplikací využívajících seznamy SharePoint, které by nahradily ruční procesy. Rebecca sestavila řešení Power Apps pro digitalizaci cestujícího dokumentu s názvem CAPS Traveler. Projektoví manažeři a účastníci používají hlavní aplikaci pro správu Traveler k získání přehledu o všech aktivních projektech, zobrazení klíčových statistik a správě testovacích a expedičních kalendářů.

Projektoví manažeři iniciují projekty a přidávají podrobnosti pro každý požadovaný krok Fab, Paint, Electrical nebo Testing. Personál z každého oddělení pak použije doprovodnou mobilní aplikaci, která byla vytvořena na míru s konkrétními otázkami pro jejich oddělení. Později ústřední tým shromažďuje data a pomocí sestav identifikuje obecné důvody, proč nebyl konkrétní krok proveden.

Kromě hlavní aplikace pro správu existuje deset aplikací pro schválení a všechny čtou a zapisují data do stejné sady seznamů SharePoint. Po dokončení všech kroků provede někdo z týmu kontroly kvality konečné schválení. Poté se automaticky spustí tok, který vygeneruje sestavu v PDF.

Aplikace Environment Canterbury InZone

Přečtěte si celý příběh.

Environment Canterbury (ECan) pracuje ve spolupráci s komunitami v Canterbury na Novém Zélandu na dlouhodobých programech v oblasti životního prostředí, které se skládají z několika milníků a souvisejících projektů. Potřebovali dostupné řešení, které by poskytlo větší konzistenci mezi projekty, lepší přehlednost a rychlejší přístup k datům.

Pomocí aplikace mohou manažeři sladkovodních zón a účastníci projektu zobrazit stav svých projektů. Všechny projekty jsou označeny zónou a konkrétními milníky a všechny milníky jsou označeny dlouhodobými výsledky. Aplikace poskytuje přizpůsobené barevné schéma, které usnadňuje rozlišování a přecházení mezi projekty, milníky a výsledky. Všechny obrazovky projektů jsou zelené, milníky modré a výsledky oranžové.

Pokud nejsou projekty aktualizovány v požadovaném čase, odešlou se oznámení s výzvou k aktualizaci dat a zajištění eskalace. Tyto toky se používají také k volání určitých zobrazení a generování tabulkových HTML e-mailů s přehledy obsahujících všechny položky v souvislosti s určitou osobou v jediném e-mailu.

Aplikace Partners In Health Gift Review

Přečtěte si celý příběh.

Partners In Health (PIH) spoléhá na individuální dárce pro přibližně polovinu financování každý rok, zatímco druhá polovina pochází hlavně z vládních grantů, korporací a nadací. Nezisková organizace má asi 10 úředníků pro dary, kteří jsou odpovědní za správu více než 1 000 jejich nejštědřejších individuálních dárců. Společnost PIH chtěla zlepšit schopnost úředníků pro dary při správě jejich portfolia, takže se jim při přijetí zobrazí daný dar a úředníci také mají kompletní přehled o svém portfoliu dárců.

Bella Chih-Ning, manažerka pro analytiku a aplikace ve společnosti PIH, vytvořila aplikaci Gift Review a řídicí panel pro úředníky pro dary, aby mohli spravovat a vizualizovat mnoho aspektů darů. Díky aplikaci Gift Review mohou úředníci pro dary okamžitě zobrazit dary, jakmile přijdou, přidat příslušné poznámky a zajistit, aby byly dary přiřazeny příslušnému fondu. Aplikace vytvoří kontrolní seznam úkolů, kde úředník pro dary zkontroluje dar, aby se ujistil, že je přiřazen ke správné kampani, kódován na správný typu daru a přiřazen do správného fondu. Úředník pro dary může přímo v aplikaci e-mailem zaslat dotazy týmu PIH DevOps. Pokud je vše vyjasněno, úředníci pro dary označí kontrolní seznam jako „hotový“ a ten se zobrazí jejich manažerům.

„Školení App in a Day mi opravdu otevřelo oči v tom, jak snadné může být vytváření nástrojů, které zefektivňují procesy a posilují naše kolegy, aby mohli lépe pracovat,“ říká Bella Chih-Ning.

Aplikace R3 Retail Project Portfolio

Přečtěte si celý příběh.

Společnost R3 Retail Development poskytuje své hluboké odborné znalosti ohledně poradenství v oblasti správy projektů s cílem maximalizovat zisky pro supermarkety, obchody s potravinami, oblast zpracování potravin, reklamu, maloobchod a malé průmyslové zákazníky po celých Spojených státech. Společnost R3 potřebovala vysoce přizpůsobený přístup pro své potřeby kompletní správy projektů.

Aplikace Project Portfolio byla sestavena za pouhých 120 hodin a nyní spravuje více než 200 projektů. Manažeři projektů R3 a manažeři regionálních obchodů, kterým slouží, nyní používají novou aplikaci Project Portfolio. Tato aplikace má bohatou sadu funkcí, které zahrnují:

• Řídicí panel, který zobrazuje souhrnné statistiky založené na přihlášeném uživateli.

• Informace o sledování projektu včetně dat, úkolů, problémů, nákupních objednávek a lidí.

• Sledování IP adres pro všechna nainstalovaná zařízení, například ledničky.

• Funkce nahrávání dokumentů, jako jsou architektonické soubory pro systémy HVAC.

• Rozsáhlá vlastní obchodní logika, například automatické nastavení hodnot kalendářních dat na základě záznamů o stavu.

Správci mohou přiřadit bezpečnostní prověrky konkrétním uživatelům aplikace podle jejich rolí. Správci mohou také nakonfigurovat seznam typů úkolů a očekávaný čas pro každý úkol, který se následně použije k automatickému generování termínů splnění.

R3 používá Power Automate k odesílání automatických oznámení a připomenutí. Vaše data jsou uložená v Microsoft Dataverse.

Nástroje pro plánování Capitol Music Group

Přečtěte si celý příběh.

Společnost Capitol Music Group (CMG) viděla příležitost modernizovat své marketingové pracovní postupy a plánovací nástroje, které byly dříve vytvořeny pomocí aplikace InfoPath. Klíčová podniková aplikace spravovala plány nových verzí a během času se vyvinula tak, že zachytávala data pro různé typy verzí a médií. CMG chtěla automatizovat rutinní procesy, rozšířit viditelnost a spolupráci mezi partnerskými značkami a rychleji se přizpůsobit novým marketingovým online kanálům. Aplikace Capitol Scheduling se však hluboce integrovala do jejích procesních toků a sestávala výhradně z dat XML, jejichž správa vyžadovala spoustu kmenových znalostí. CMG chtěla efektivní přístup k vývoji a správě aplikací s omezeným kódem a nakonec se rozhodla migrovat svou aplikaci z InfoPath do Microsoft Power Platform, včetně Power Apps a Power Automate.

Společnost Capitol chtěla, aby jejich týmy používaly nové plánovací rozhraní ke snadné komunikaci, získávání schválení a spolupráci na marketingu pro různé typy verzí – ať už po fyzické, digitální nebo video stránce.

"S Microsoft Power Platform společnost Capitol získala snadný způsob, jak sdílet marketingové informace v průběhu celého životního cyklu produktu,“ říká Karen Reali, hlavní manažerka společnosti Universal Music Group. „Pomáhá dokonce usnadnit a zefektivnit projekty napříč značkami.“