Vyplatí se tento proces automatizovat?

Nyní je čas zvážit úsilí, které bude zapotřebí k sestavení řešení, a rozhodnout, zda je odůvodněné. To zahrnuje zvážení obchodní hodnoty versus nákladů na automatizaci procesu. Obchodní hodnota je trvalý přínos, který podnik získá z projektu.

Náklady na nečinnost

Chcete-li zjistit, zda se vyplatí automatizace procesu, musíte nejprve znát náklady na neřešení problému.

Jako součást definování obchodní hodnoty, kterou chcete získat z řešení Microsoft Power Platform, byste měli lépe porozumět tomu, kolik stojí vaši organizaci vyřešit problém aktuálním způsobem. Jinými slovy, změříte náklady na nicnedělání.

Chcete-li vypočítat aktuální náklady, určete čas strávený prováděním aktuálního procesu a vynásobte jej náklady na osoby, které jej provádějí. Roční náklady můžete změřit určením nákladů na jeden kompletní průběh procesu a jeho vynásobením počtem opakování procesu za rok. Přidejte další náklady, jako jsou softwarové licence, papír, poštovné atd.

Příklad: Náklady na současné zpracování výdajů

První věc, kterou musíme pochopit, jsou náklady organizace na pokračování v ručním zpracování zprávy o výdajích. Tohle jsme zjistili, když jsme hovořili s našimi kolegy:

• Zjistili jsme, že každý týden trvá zhruba hodinu, než dají dohromady všechny stvrzenky a ručně vyplní zprávu o výdajích. Abhay uvedl, že existuje asi 140 zpráv o výdajích týdně. Také jsme se dozvěděli, že přímé plus nepřímé náklady na každého člena týmu jsou zhruba $90/hod.

  (140 zpráv o výdajích × 1 hodina/týden) × $90 = $12 600/týden

  52 týdnů × $12 600 = $655 200 ročně

• Nick nekontroluje ani neschvaluje zprávy o výdajích; to všechno patří Abhayovi a jeho týmu. Protože pravidelně nemonitoruje výdaje týmu, postrádá důležitou příležitost k tomu, aby zkontroloval výdaje, sledoval podvody a optimalizoval výdaje svého týmu.

• Abhay se nám svěřil, že jeho týmu zabere jedna zpráva o výdajích zhruba 15 minut, přičemž obdrží v průměru 140 zpráv týdně a kvůli chybějícím informacím pošle zpět 25 procent z nich.

  Počáteční kontrola: 140 zpráv o výdajích × 15minutová kontrola = 35 hodin

  Počáteční kontrola: 35 hodin × $90 = $3 150 týdně = $163 800/rok

  Kontrola přepracování: 35 zpráv o výdajích × 15minutová kontrola = 8,75 hodin

  Kontrola přepracování: 8,75 hodin × $90/hod = $787,50/týden = $40 950/rok

  Celkové týdenní náklady: $3 937,50

  Celkové roční náklady: $204 750

• Poté, co je ověřena přesnost zprávy o výdajích, trvá zhruba 7 minut na jednu zprávu o výdajích, aby se vyhledaly kódy hlavní knihy pro každou kategorii výdajů a zapsaly se do každé řádky výdajů ve zprávě.

  140 zpráv o výdajích × 7 minut kódování = 16,5 hodiny/týden = $1 485/týden = $77 220/rok

• Vytvoření deníku plateb ve finančním systému trvá zhruba 10 minut na jednu zprávu o výdajích, kdy se zpracuje platba a objeví se ve finanční zprávě pro Charlotte.

  140 zpráv o výdajích × 10 minut kódování = 23,8 hodiny/týden = $2 142/týden = $111 384/rok

• Charlotte by chtěla každý týden zkontrolovat rozpočet, ale svou zprávu dostane až ve čtvrtek poté, co Abhay dokončil kontrolu a dostal zpět zprávy, ve kterých chyběly informace. (Přestože se nejedná o peněžní náklady, má to dopad na podnikání.)

Celý proces stojí společnost:

$655 200 + $204 750 + $77 220 + $111 384 = $1 048 554