Vytvoření toku pro správu schválení projektů
Poznámka
Tento článek je součástí kurzu o používání Power Apps, Power Automate, a Power BI se SharePoint Online. Přečtěte si úvod k sérii, který vám poskytne obecnější přehled celého tématu i související soubory ke stažení.
V této úloze vytvoříme tok, který řídí proces schvalování projektů. Power Automate je integrovaná se službou SharePoint, takže je možné snadno vytvořit tok přímo ze seznamu. Tok, který vytvoříme, se aktivuje při přidání položky do seznamu Project Requests (Žádosti projektů). Tok pošle e-mail osobě, která schvaluje projekt, a ta následně schválí nebo zamítne žádost přímo v e-mailu. Tok potom pošle schvalovací nebo zamítací e-mail žadateli o projekt a odpovídajícím způsobem aktualizuje seznamy.
Krok 1: Konfigurace šablony toku
V seznamu Project Requests klikněte nebo klepněte na Tok a potom na Vytvořit tok.
V pravém podokně klikněte nebo klepněte na Při přidání nové položky zahájit schvalování.
Pokud ještě nejste přihlášení, přihlaste se k aplikaci SharePoint a Outlook a potom klepněte nebo klikněte na Pokračovat.
Teď vidíte šablonu pro tento tok, která je připravená k dokončení. Pole v toku představují jednotlivé kroky. Přebírají zadání z předchozích kroků, ale i to, co zadáte vy. Každý krok potom může poskytovat výstup následným krokům.
Do pole Assigned To (Přiřazeno) zadejte jméno, které je ve vašem tenantovi platné.
Další pole v toku odpovídá rozhodnutí schvalovatele projektu a směřuje tok do jedné ze dvou větví: If yes (Když ano) nebo If no (Když ne).
Krok 2: Vytvoření akcí pro schválení
Ve výchozím nastavení tato větev pošle schvalovací e-mail žadateli. Provedeme také aktualizaci seznamu Project Requests a přidáme položku do seznamu Project Details (Podrobnosti projektu), protože projekt je schválený.
Ve větvi If yes klikněte nebo klepněte na Inform item creator of approval (Informovat tvůrce položky o schválení) a potom na Edit (Upravit). Zobrazí se výchozí možnosti e-mailu, který se pošle žadateli.
Ve výchozím nastavení se pošle e-mail osobě, která vytvořila tuto položku seznamu, s řádkem předmětu a zprávou, které vidíte. Předmět i text zprávy můžete změnit, pokud chcete.
Klikněte nebo klepněte na Add an Action (Přidat akci).
V části Choose an action (Zvolit akci), vyhledejte položku SharePoint a potom klikněte nebo klepněte na SharePoint – Update item (SharePoint – Aktualizovat položku).
Zadejte adresu URL webu SharePoint a název seznamu.
Vyberte pole Id a potom klikněte nebo klepněte na ID v dialogovém okně dynamického obsahu.
Dynamický obsah vychází z předchozích kroků a máte ho k dispozici během celého toku. V tomto případě jsou k dispozici informace o seznamu, které použijeme ve vytvářených akcích.
Vyberte pole Title (Název), v dialogovém okně dynamického obsahu vyhledejte řetězec Title a potom klikněte nebo klepněte na Title.
Do pole Approved (Schváleno) zadejte Yes. Tato část toku by teď měla vypadat jako na následujícím obrázku.
Znovu klikněte nebo klepněte na Add an Action. Tentokrát přidáme položku do seznamu Project Details u projektu, který byl schválen.
V části Choose an action vyhledejte položku SharePoint a potom klikněte nebo klepněte na SharePoint – Create item (SharePoint – Vytvořit položku).
Zadejte adresu URL webu SharePoint a název seznamu.
Vyberte pole Title (Název), v dialogovém okně dynamického obsahu vyhledejte řetězec Title a potom klikněte nebo klepněte na Title.
Vyberte pole RequestId (ID žádosti) a potom klikněte nebo klepněte na ID v dialogovém okně dynamického obsahu.
Do pole PMAssigned (Přiřazený PM) zadejte Unassigned (Nepřiřazeno). Tato část toku by teď měla vypadat jako na následujícím obrázku.
Krok 3: Krok akce pro neschválení
Ve výchozím nastavení tato větev pošle žadateli zamítací e-mail. Také aktualizujeme seznam Project Requests. Projekt se nikam neposouvá, a proto položku do seznamu Project Details nepřidáme.
Ve větvi If no klikněte nebo klepněte na Inform item creator of rejection (Informovat tvůrce položky o neschválení) a potom na Edit. Zobrazí se výchozí možnosti e-mailu, který se pošle žadateli.
Ve výchozím nastavení se pošle e-mail osobě, která vytvořila tuto položku seznamu, s řádkem předmětu a zprávou, které vidíte. Předmět i text zprávy můžete změnit, pokud chcete.
Klikněte nebo klepněte na Add an Action (Přidat akci).
V části Choose an action (Zvolit akci), vyhledejte položku SharePoint a potom klikněte nebo klepněte na SharePoint – Update item (SharePoint – Aktualizovat položku).
Zadejte adresu URL webu SharePoint a název seznamu.
Vyberte pole Id a potom klikněte nebo klepněte na ID v dialogovém okně dynamického obsahu.
Vyberte pole Title (Název), v dialogovém okně dynamického obsahu vyhledejte řetězec Title a potom klikněte nebo klepněte na Title.
Do pole Approved zadejte No. Tato část toku by teď měla vypadat jako na následujícím obrázku.
V pravém horním rohu obrazovky klikněte nebo klepněte na Vytvořit tok.
Tok je teď hotový a při sbalení polí by měl vypadat jako na následujícím obrázku.
V pravém horním rohu obrazovky klikněte nebo klepněte na Hotovo.
Krok 4: Spuštění toku schválení
V seznamu Project Requests klikněte na Quick Edit (Rychlá úprava) a přidejte podobnou položku:
Title = New monitor for Megan
Description = Megan needs a 24" monitor
ProjectType = New hardware
RequestDate = 02/03/2017
Requestor = Megan Bowen
EstimatedDays = 1
Approved = Pending
Až skončíte, klikněte nahoře na stránce na Hotovo.
Zkontrolujte doručenou poštu na e-mailovém účtu schvalovatele. Měla by obsahovat podobný e-mail.
Po kliknutí na Approve (Schválit) nebo Reject (Zamítnout) spustí tok jiný proces a vy přímo v e-mailu dostanete podobnou zpětnou vazbu.
Tok pošle e-mail Megan s Allanovou odpovědí stejně jako na následujícím obrázku. Tento e-mail přijde od Megan, protože ona je vlastníkem toku.
Další kroky
Dalším krokem v této sérii kurzů je vytvoření aplikace pro správu projektů.
Viz také
Poznámka
Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)
Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).
Váš názor
https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Coming soon: Throughout 2024 we will be phasing out GitHub Issues as the feedback mechanism for content and replacing it with a new feedback system. For more information see:Odeslat a zobrazit názory pro