Vytvoření toku pro správu schválení projektů

Poznámka

Tento článek je součástí kurzu o používání Power Apps, Power Automate, a Power BI se SharePoint Online. Přečtěte si úvod k sérii, který vám poskytne obecnější přehled celého tématu i související soubory ke stažení.

V této úloze vytvoříme tok, který řídí proces schvalování projektů. Power Automate je integrovaná se službou SharePoint, takže je možné snadno vytvořit tok přímo ze seznamu. Tok, který vytvoříme, se aktivuje při přidání položky do seznamu Project Requests (Žádosti projektů). Tok pošle e-mail osobě, která schvaluje projekt, a ta následně schválí nebo zamítne žádost přímo v e-mailu. Tok potom pošle schvalovací nebo zamítací e-mail žadateli o projekt a odpovídajícím způsobem aktualizuje seznamy.

Krok 1: Konfigurace šablony toku

  1. V seznamu Project Requests klikněte nebo klepněte na Tok a potom na Vytvořit tok.

    Vytvořit tok

  2. V pravém podokně klikněte nebo klepněte na Při přidání nové položky zahájit schvalování.

    Vytvořit tok pro schválení.

  3. Pokud ještě nejste přihlášení, přihlaste se k aplikaci SharePoint a Outlook a potom klepněte nebo klikněte na Pokračovat.

    Přihlaste se, aby bylo možné použít šablonu.

    Teď vidíte šablonu pro tento tok, která je připravená k dokončení. Pole v toku představují jednotlivé kroky. Přebírají zadání z předchozích kroků, ale i to, co zadáte vy. Každý krok potom může poskytovat výstup následným krokům.

    Šablona schválení.

  4. Do pole Assigned To (Přiřazeno) zadejte jméno, které je ve vašem tenantovi platné.

    E-mailový kontakt schválení.

    Další pole v toku odpovídá rozhodnutí schvalovatele projektu a směřuje tok do jedné ze dvou větví: If yes (Když ano) nebo If no (Když ne).

    Podmínka schválení.

Krok 2: Vytvoření akcí pro schválení

Ve výchozím nastavení tato větev pošle schvalovací e-mail žadateli. Provedeme také aktualizaci seznamu Project Requests a přidáme položku do seznamu Project Details (Podrobnosti projektu), protože projekt je schválený.

  1. Ve větvi If yes klikněte nebo klepněte na Inform item creator of approval (Informovat tvůrce položky o schválení) a potom na Edit (Upravit). Zobrazí se výchozí možnosti e-mailu, který se pošle žadateli.

    Úprava nastavení e-mailu.

  2. Ve výchozím nastavení se pošle e-mail osobě, která vytvořila tuto položku seznamu, s řádkem předmětu a zprávou, které vidíte. Předmět i text zprávy můžete změnit, pokud chcete.

    Změna výchozího nastavení e-mailu.

  3. Klikněte nebo klepněte na Add an Action (Přidat akci).

    Přidat akci

  4. V části Choose an action (Zvolit akci), vyhledejte položku SharePoint a potom klikněte nebo klepněte na SharePoint – Update item (SharePoint – Aktualizovat položku).

    Aktualizace akce položky.

  5. Zadejte adresu URL webu SharePoint a název seznamu.

    Aktualizace parametrů položky.

  6. Vyberte pole Id a potom klikněte nebo klepněte na ID v dialogovém okně dynamického obsahu.

    Dynamický obsah ID seznamu.

    Dynamický obsah vychází z předchozích kroků a máte ho k dispozici během celého toku. V tomto případě jsou k dispozici informace o seznamu, které použijeme ve vytvářených akcích.

  7. Vyberte pole Title (Název), v dialogovém okně dynamického obsahu vyhledejte řetězec Title a potom klikněte nebo klepněte na Title.

    Dynamický obsah názvu seznamu.

  8. Do pole Approved (Schváleno) zadejte Yes. Tato část toku by teď měla vypadat jako na následujícím obrázku.

    Schválený.

  9. Znovu klikněte nebo klepněte na Add an Action. Tentokrát přidáme položku do seznamu Project Details u projektu, který byl schválen.

    Přidat akci

  10. V části Choose an action vyhledejte položku SharePoint a potom klikněte nebo klepněte na SharePoint – Create item (SharePoint – Vytvořit položku).

    Akce vytvoření položky.

  11. Zadejte adresu URL webu SharePoint a název seznamu.

    Parametry vytvoření položky.

  12. Vyberte pole Title (Název), v dialogovém okně dynamického obsahu vyhledejte řetězec Title a potom klikněte nebo klepněte na Title.

    Dynamický obsah názvu seznamu.

  13. Vyberte pole RequestId (ID žádosti) a potom klikněte nebo klepněte na ID v dialogovém okně dynamického obsahu.

    Dynamický obsah ID seznamu.

  14. Do pole PMAssigned (Přiřazený PM) zadejte Unassigned (Nepřiřazeno). Tato část toku by teď měla vypadat jako na následujícím obrázku.

    Dokončení vytvoření položky.

Krok 3: Krok akce pro neschválení

Ve výchozím nastavení tato větev pošle žadateli zamítací e-mail. Také aktualizujeme seznam Project Requests. Projekt se nikam neposouvá, a proto položku do seznamu Project Details nepřidáme.

  1. Ve větvi If no klikněte nebo klepněte na Inform item creator of rejection (Informovat tvůrce položky o neschválení) a potom na Edit. Zobrazí se výchozí možnosti e-mailu, který se pošle žadateli.

    Úprava výchozích možností pro e-mail.

  2. Ve výchozím nastavení se pošle e-mail osobě, která vytvořila tuto položku seznamu, s řádkem předmětu a zprávou, které vidíte. Předmět i text zprávy můžete změnit, pokud chcete.

    Výchozí nastavení e-mailu.

  3. Klikněte nebo klepněte na Add an Action (Přidat akci).

    Přidat akci

  4. V části Choose an action (Zvolit akci), vyhledejte položku SharePoint a potom klikněte nebo klepněte na SharePoint – Update item (SharePoint – Aktualizovat položku).

    Aktualizace akce položky.

  5. Zadejte adresu URL webu SharePoint a název seznamu.

    Aktualizace parametrů položky.

  6. Vyberte pole Id a potom klikněte nebo klepněte na ID v dialogovém okně dynamického obsahu.

    Dynamický obsah ID seznamu.

  7. Vyberte pole Title (Název), v dialogovém okně dynamického obsahu vyhledejte řetězec Title a potom klikněte nebo klepněte na Title.

    Dynamický obsah názvu seznamu.

  8. Do pole Approved zadejte No. Tato část toku by teď měla vypadat jako na následujícím obrázku.

    Schváleno – Ne.

  9. V pravém horním rohu obrazovky klikněte nebo klepněte na Vytvořit tok.

    Tok je teď hotový a při sbalení polí by měl vypadat jako na následujícím obrázku.

    Dokončený tok

  10. V pravém horním rohu obrazovky klikněte nebo klepněte na Hotovo.

    Tlačítko Hotovo.

Krok 4: Spuštění toku schválení

  1. V seznamu Project Requests klikněte na Quick Edit (Rychlá úprava) a přidejte podobnou položku:

    • Title = New monitor for Megan

    • Description = Megan needs a 24" monitor

    • ProjectType = New hardware

    • RequestDate = 02/03/2017

    • Requestor = Megan Bowen

    • EstimatedDays = 1

    • Approved = Pending

      Položka přidaná do seznamu.

  2. Až skončíte, klikněte nahoře na stránce na Hotovo.

    Značka zaškrtnutí Hotovo.

  3. Zkontrolujte doručenou poštu na e-mailovém účtu schvalovatele. Měla by obsahovat podobný e-mail.

    E-mail Allanovi Deyoungovi.

  4. Po kliknutí na Approve (Schválit) nebo Reject (Zamítnout) spustí tok jiný proces a vy přímo v e-mailu dostanete podobnou zpětnou vazbu.

    Dokončení akce schválení.

  5. Tok pošle e-mail Megan s Allanovou odpovědí stejně jako na následujícím obrázku. Tento e-mail přijde od Megan, protože ona je vlastníkem toku.

    E-mail Megan Bowenové.

Další kroky

Dalším krokem v této sérii kurzů je vytvoření aplikace pro správu projektů.

Viz také

Poznámka

Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)

Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).