Vytvoření sestavy Power BI pro analýzu projektů

Při plnění tohoto úkolu vytvoříme sestavu Power BI založenou na dvou seznamech. Data těchto seznamů přeneseme do Power BI Desktop a trochu je vyčistíme, provedeme základní modelování dat a vytvoříme sadu vizuálů, které nám o těchto datech něco sdělí.

Krátký přehled terminologie Power BI Desktop

Než se pustíme do vytváření přehledů, podívejme se Power BI Desktop. Jedná se o výkonný nástroj se spoustou funkcí, proto se zaměříme na přehled oblastí, které použijete při plnění tohoto úkolu. Existují tři hlavní pracovní oblasti neboli pohledy v Power BI Desktop: zobrazení sestavy, zobrazení Data a zobrazení Vztahy. Power BI Desktop obsahuje také Editor dotazů, který se otevírá v samostatném okně.

Na následující obrazovce jsou na levé straně vidět tři ikony zobrazení Power BI Desktop: shora dolů jsou to Sestava, Data a Relace. Žlutý proužek vlevo označuje aktuální zobrazení; v tomto případě je to zobrazení Sestava. Zobrazení změníte výběrem některé z těchto tří ikon.

Zobrazení Sestava má pět hlavních oblastí:

1. Pás karet, kde se zobrazují běžné úlohy spojené se sestavami a vizualizacemi
2. Zobrazení Sestava, neboli plátno, kde se vytvářejí a sestavují vizualizace
3. Oblast s kartami stránek podél dolního okraje, která umožňuje vybrat nebo přidat stránku sestavy
4. Podokno Vizualizace, kde můžete měnit vizualizace, přizpůsobovat barvy nebo osy, používat filtry, přetahovat pole a další
5. Podokno Pole, ze kterého můžete přetahovat elementy dotazu a filtry do zobrazení Sestava nebo do oblasti Filtry podokna Vizualizace.

Zobrazení Data má tři hlavní oblasti:

1. Pás karet, na kterém je níže vybraná karta Modelování. Na této kartě můžete vytvářet počítané tabulky a sloupce a dělat jiné změny datového modelu.
2. Prostřední podokno, ve kterém se zobrazují data vybrané tabulky
3. Podokno Pole, ve kterém určujete, jak se v sestavách zobrazují pole

Při plnění tohoto úkolu nebudeme používat zobrazení Relace, můžete si ho ale prohlédnout později, až do Power BI Desktop přeneseme data seznamu.

V Editoru dotazů sestavujete dotazy a transformujete data a následně takto upřesněný datový model načtete do Power BI Desktop. Editor dotazů má čtyři hlavní oblasti:

1. Pás karet s mnoha možnosti pro strukturování a transformaci přenášených dat
2. Levé podokno se seznamem dotazů, které můžete vybrat, zobrazit a strukturovat
3. Prostřední podokno, kde můžete zobrazit a strukturovat data vybraného dotazu
4. Okno Nastavení dotazu se seznamem vlastností dotazu a použitými kroky transformace dat

Krok 1: Zavedení dat do Power BI Desktop

V tomto kroku se nejprve připojíme ke dvěma seznamům. Pak tato data vyčistíme odebráním sloupců, které pro analýzu dat nepotřebujeme. Kvůli správné funkci výpočtů také změníme datové typy některých zbývajících sloupců. Další informace o získávání a čištění dat v Power BI Desktop získáte v části Získání dat našeho vzdělávacího kurzu s průvodcem.

Připojení k seznamům

1. V Power BI Desktop, na kartě Domů klikněte nebo klepněte na načást data a potom na Další…

   

2. V dialogu Načíst data klikněte nebo klepněte na Seznam služby SharePoint Online a pak na Připojit.

   

3. Zadejte adresu URL webu SharePoint a pak klikněte nebo klepněte na OK.

   

4. Pokud se zobrazí následující dialog, přihlaste se pomocí správných přihlašovacích údajů a pak klikněte nebo klepněte na Připojit.

   

5. Vyberte Project Details a Project Requests a pak klikněte nebo klepněte na Upravit.

   

   Tyto seznamy se teď zobrazují jako tabulky v Editoru dotazů.

   

Odebrání nepotřebných sloupců z tabulek

1. V levém navigačním podokně vyberte Údaje projektu.

2. V prostředním podokně vyberte sloupec FileSystemObjectType a klikněte nebo klepněte na Odebrat sloupce.

   

3. Odeberte dva sloupce za sloupcem Id: ServerRedirectedEmbedURL a ContentTypeId.

   Tip

   K výběru obou sloupců použijte klávesu Shift a pak klikněte nebo klepněte na Odebrat sloupce.

4. Odeberte všechny sloupce napravo od sloupce PMAssigned (celkem 22 sloupců). Tabulka by se měla shodovat s následujícím obrázkem:

   

5. Opakujte teď postup, který jste právě provedli, pro Project Requests: Odeberte sloupce FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId a všechny sloupce napravo od sloupce Approved (celkem 22 sloupců). Tabulka by se měla shodovat s následujícím obrázkem:

   

Změna datového typu sloupců tabulky Project Details

1. Vyberte sloupec ProjectedDays, klikněte nebo klepněte na Datový typ: Jakékoli položky a pak na Celé číslo.

   

2. Opakujte předchozí krok u sloupce ActualDays.

3. Vyberte sloupec ApprovedDate, klikněte nebo klepněte na Datový typ: Jakékoli položky a pak na Datum.

   

4. Opakujte předchozí krok u sloupců ProjectedStartDate a ProjectedEndDate.

Změna datového typu sloupců tabulky Project Requests

1. Vyberte sloupec EstimatedDays, klikněte nebo klepněte na Datový typ: Jakékoli položky a pak na Celé číslo.

2. Vyberte sloupec RequestDate, klikněte nebo klepněte na Datový typ: Jakékoli položky a pak na Datum.

Použití a uložení změn

1. Kliknutím na Zavřít a použít na kartě Domů zavřete Editor dotazů a vraťte se do hlavního okna Power BI Desktop.

   

2. Klikněte nebo klepněte na Soubor, pak na Uložit a uložte soubor pod názvem project-analysis.pbix.

Krok 2: Vylepšení datového modelu

Teď, když jsme data ze seznamů načetli do Power BI Desktop, budeme pokračovat modelováním dat. Modelování dat může být časově náročný proces, ve stručnosti vám ale ukážeme pár zajímavých věcí, které můžete udělat, abyste z dat těchto seznamů získali v Power BI Desktop více poznatků:

• Změna způsobu, jakým spolu tyto dvě tabulky souvisejí
• Přidání datumové tabulky kvůli výpočtům na základě pracovních dnů
• Přidání počítaných sloupců pro výpočet časových rozpětí mezi milníky projektu
• Přidání měr pro výpočet odchylky mezi plánovanými a skutečnými dny projektu

Po dokončení těchto kroků můžeme sestavit vizualizace, které využijí vylepšení našeho modelu. Další informace o modelování dat v Power BI Desktop najdete v části Modelování výukového programu s asistencí naší asistované výuky.

Změna relací mezi tabulkami

Při načtení seznamů do Power BI Desktop se mezi nimi vytvořila relace na základě sloupce Id v obou tabulkách. Tato relace by ve skutečnosti měla být mezi sloupcem Id v tabulce Project Requests a sloupcem RequestId v tabulce Project Details. Pojďme to opravit:

1. Klikněte nebo klepněte na ikonu Zobrazení Data.

   

2. Na kartě Modelování klikněte nebo klepněte na Spravovat relace. Na této kartě v zobrazení Data zůstaneme během všech kroků modelování dat.

   

3. Ověřte, že je vybraná existující relace, klikněte nebo klepněte na Odstranit a dalším kliknutím nebo klepnutím na Odstranit svůj úmysl potvrďte.

   

4. Klikněte na Nový a vytvořte jinou relaci.

5. V dialogu Vytvořit relaci postupujte takto:

   1. Jako první tabulku vyberte Project Requests a sloupec Id.

   2. Jako druhou tabulku vyberte Project Details a sloupec RequestId.

   3. Obrazovka by měla vypadat jako na následujícím obrázku. Až budete připravení, klikněte nebo klepněte na OK a na Zavřít.

      

Přidání datumové tabulky kvůli snazším datumovým výpočtům

1. Klikněte nebo klepněte na Nová tabulka.

   

2. Do řádku vzorců zadejte tento vzorec: Dates = CALENDARAUTO().

   

   Tento vzorec vytvoří tabulku s názvem Dates a jedním datumovým sloupcem. Tato tabulka obsahuje všechna kalendářní data z druhé tabulky a při přidání dalších kalendářních dat (třeba při aktualizaci dat) se automaticky aktualizuje.

   Tento a ostatní vzorce v této části využívají jazyk vzorců DAX (Data Analysis Expressions) určený pro Power BI a jiné technologie. Další informace najdete v tématu Základy DAX v Power BI Desktop.

3. Stisknutím klávesy Enter vytvořte tabulku Dates.

   

Přidání počítaného sloupce do tabulky Dates

1. Zatímco jste pořád v datumové tabulce, klikněte nebo klepněte na Nový sloupec.

   

2. Do řádku vzorců zadejte tento vzorec: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]); 1;0;7;0;1).

   Tento vzorec určuje, jestli datum ve sloupci Date připadá na pracovní den. Pokud ano, nabude sloupec IsWeekDay hodnoty 1; v opačném případě nabude hodnoty 0.

3. Stisknutím klávesy Enter přidejte sloupec IsWeekDay do tabulky Dates.

   

Přidání počítaného sloupce do tabulky Project Details

1. V pravém podokně klikněte nebo klepněte na tabulku Project Details a pak na Nový sloupec.

   

2. Do řádku vzorců zadejte tento vzorec:

   ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
      DATESBETWEEN(Dates[Date],
         'Project Details'[ApprovedDate],
         'Project Details'[ProjectedStartDate]
     )
   )
   

   Tento vzorec vypočítá rozdíl ve dnech mezi dobou, kdy byl projekt schválen a kdy má podle plánu začít. Využívá sloupec IsWeekday z tabulky Dates, takže počítá jenom pracovní dny.

3. Stisknutím klávesy Enter přidejte sloupec ApprovedStartDiff do tabulky Project Details.

   

Přidání počítaného sloupce do tabulky Project Requests

1. V pravém podokně klikněte nebo klepněte na tabulku Project Requests a pak na Nový sloupec.

   

2. Do řádku vzorců zadejte tento vzorec:

   RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
      DATESBETWEEN(Dates[Date],
         'Project Requests'[RequestDate],
         NOW()
      )
   )
   

   Tento vzorec vypočítá rozdíl ve dnech mezi dobou, kdy byla podána žádost o projekt, a dnešním datem (NOW()). Tento vzorec počítá zase jenom pracovní dny. Tento sloupec slouží k vyhledání projektu, který nejdéle čeká na schválení.

3. Stisknutím klávesy Enter přidejte sloupec RequestDateAge do tabulky Project Requests.

   

Přidání míry do tabulky Project Details

1. V pravém podokně klikněte nebo klepněte na tabulku Project Details a pak na Nová míra.

   

2. Do řádku vzorců zadejte tento vzorec:

   VarProjectedActual = DIVIDE(
       SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
       SUM('Project Details'[ProjectedDays])
   )
   

   Tento vzorec vypočítá odchylku mezi skutečnými a plánovanými dny projektu. Tento údaj nepřidáme jako počítaný sloupec, ale jako míru, aby se vracely správné výsledky bez ohledu na to, jak jsou data v sestavě filtrovaná nebo agregovaná.

3. Stisknutím klávesy Enter přidejte míru VarProjectedActual do tabulky Project Details.

   

Přidání míry do tabulky Project Requests

1. V pravém podokně klikněte nebo klepněte na tabulku Project Requests a pak na Nová míra.

   

2. Do řádku vzorců zadejte tento vzorec:

   MaxDaysPending = MAXX(
       FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
       'Project Requests'[RequestDateAge]
   )
   

   Tento vzorec najde na základě dříve definovaného počítaného sloupce projekt, který nejdéle čeká na schválení.

3. Stisknutím klávesy Enter přidejte míru MaxDaysPending do tabulky Project Requests.

   

Krok 3: Vytvoření vizualizací v sestavě

Právě jsme se dostali ke kroku, na který mnozí myslí, když uvažují o analýze dat: vytvoření vizualizací, které nám pomohou v datech najít vzory. V tomto kroku vytvoříme čtyři vizualizace:

• Sloupcový graf, který znázorňuje srovnání plánovaných a skutečných dnů projektů
• Sloupcový graf, který zobrazuje odchylku pro jednotlivé projekty
• Kartu zobrazující projekt, který nejdéle čeká na schválení
• Tabulku, která ukazuje čas mezi datem schválení a zahájení projektu

Po vytvoření těchto vizualizací v sestavě Power BI Desktop publikujeme tato data a sestavy do služby Power BI, abychom mohli vytvořit a nasdílet řídicí panely. Další informace o vytváření sestav v Power BI Desktop najdete v části Vizualizace výukového programu s asistencí.

Vytvoření pruhového grafu zobrazujícího srovnání plánu a skutečnosti

1. Klikněte nebo klepněte na ikonu zobrazení Sestava. V tomto zobrazení zůstaneme po zbytek času, který strávíme v Power BI Desktop.

   

2. V podokně Vizualizace napravo klikněte nebo klepněte na Skupinový sloupcový graf.

   

3. Přetáhněte PMAssigned a Title z tabulky Project Details v podokně Pole do oblasti Osa v podokně Vizalizace.

   

4. Přetáhněte ActualDays a ProjectedDays z tabulky Project Details v podokně Pole do oblasti Hodnota v podokně Vizualizace.

   

5. Vizualizace by se teď měla podobat následujícímu obrázku.

   

6. Přetáhněte Status z tabulky Project Details v podokně Pole do oblasti Filtry podokna Vizualizace a zaškrtněte políčko Completed.

   

   Graf je teď vyfiltrovaný tak, aby zobrazoval jenom dokončené projekty, což dává smysl, protože porovnáváme plánované a skutečné dny.

7. Kliknutím na šipky v levém horním rohu grafu se můžete pohybovat nahoru a dolů v hierarchii projektových manažerů a projektů. Na následujícím obrázku vidíte, jak to vypadá, když přejdete na podrobnosti projektů.

   

Vytvoření pruhového grafu zobrazujícího odchylku od plánu

1. Klikněte nebo klepněte na plátno mimo právě vytvořenou vizualizaci.

2. V podokně Vizualizace napravo klikněte nebo klepněte na Skupinový sloupcový graf.

   

3. Přetáhněte PMAssigned a Title z tabulky Project Details v podokně Pole do oblasti Osa v podokně Vizalizace.

   

4. Přetáhněte VarProjectedActual z tabulky Project Details v podokně Pole do oblasti Hodnota v podokně Vizualizace.

   

5. Přetáhněte Status z tabulky Project Details v podokně Pole do oblasti Filtry podokna Vizualizace a zaškrtněte políčko Completed.

   

   Vizualizace by se teď měla podobat následujícímu obrázku.

   

   Z tohoto grafu je vidět, o kolik větší odchylku mají projekty vedené Irvinem Sayersem oproti projektům Joni Shermanové. Když přejdete k podrobnostem, uvidíte odchylku podle projektu a zjistíte, jestli bylo plánovaných dnů více nebo méně než skutečných dnů.

   

6. Než vytvoříme další vizualizace, upravte umístění a velikost vytvořených vizualizací tak, aby se vešly vedle sebe.

   

Vytvoření karty zobrazující projekt, který nejdéle čeká na schválení

1. Klikněte nebo klepněte na plátno mimo právě vytvořenou vizualizaci.

2. V podokně Vizualizace napravo klikněte nebo klepněte na Karta.

   

3. Přetáhněte MaxDaysPending z tabulky Project Requests v podokně Pole do oblasti Pole v podokně Vizualizace.

   

4. Klikněte nebo klepněte na Formát (malířský váleček) a nastavte Ohraničení na Zapnuto.

   

5. Nastavte Název na Zapnuto a přidejte text „Maximální počet dnů čekání na schválení“.

   

   Vizualizace by se teď měla podobat následujícímu obrázku.

   

   Až tuto sestavu publikujeme, použijeme tuto dlaždici k aktivaci výstrahy, když maximální hodnota čekajícího projektu dosáhne určité prahové hodnoty.

Vytvoření tabulky, která ukazuje čas mezi datem schválení a zahájení projektu

1. Klikněte nebo klepněte na plátno mimo právě vytvořenou vizualizaci.

2. V podokně Vizualizace napravo klikněte nebo klepněte na Tabulka.

   

3. Přetáhněte PMAssigned, Title a ApprovedStartDiff z tabulky Project Details v podokně Pole do oblasti Hodnoty v podokně Vizualizace.

   

4. Přetáhněte ProjectedStartDate z tabulky Project Details v podokně Pole do oblasti Filtry podokna Vizualizace a pak vyberte všechna data s výjimkou (Prázdné).

   

5. Změňte velikost sloupců tabulky tak, aby se zobrazila všechna data, a proveďte řazení podle ApprovedStartDiff sestupně. Vizualizace by se teď měla podobat následujícímu obrázku.

   

6. V oblasti Hodnoty klikněte nebo klepněte na šipku dolů u ApprovedStartDiff a pak klikněte nebo klepněte na Průměr. Teď vidíme průměrnou dobu mezi datem schválení a datem zahájení projektu.

   

7. Znovu klikněte nebo klepněte na šipku dolů u ApprovedStartDiff, klikněte nebo klepněte na Podmíněné formátování a pak klikněte nebo klepněte na Škály barvy pozadí.

   

8. Nastavte barvy pro pole Minimum a Maximum, jak je znázorněno níže, a pak klikněte nebo klepněte na OK.

   

   Vizualizace by se teď měla podobat následujícímu obrázku.

   

   Jak vidíte, mají projekty vedené Irvinem Sayersem tendenci začínat poměrně pozdě od schválení. Stálo by za to prozkoumat, jestli příčinou nejsou jiné faktory než přiřazený manažer.

Tím jsme se dostali na konec oddílu věnovaného sestavám. V tomto okamžiku byste měli mít hotovou sestavu vycházející z dat importovaných ze SharePoint, vyčištěnou a namodelovanou v Power BI Desktop. Pokud šlo všechno podle plánu, měla by vaše sestava vypadat jako na následujícím obrázku.

Další kroky

Dalším krokem v této řadě kurzů je publikování sestavy projektu Power BI a vytvoření řídicího panelu.

Viz také

• Scénáře integrace SharePoint