Oprettelse af en samarbejdsmodel

En veldefineret og struktureret samarbejdsmodel er en central del af en effektiv drift af et fusionsteam. I dette afsnit tages der højde for de faktorer, der kan bidrage til denne succes, f.eks. veldefinerede roller og ansvarsområder, en struktureret forretningsrutine, pålidelige kommunikationskanaler og en tilgængelig dokumentationsportal.

Definere roller og ansvarsområder

Hvis du vil oprette et effektivt fusionsteam, skal du først oprette klare roller og ansvarsområder. Den vigtigste fremgangsmåde er at starte i det små og kun at introducere flere roller og medarbejdere, når det er nødvendigt. Brug mindre mål til at bygge på succes og vise værdien af fusionsteammodellen, før du forsøger at oprette mere ambitiøse projekter.

Teamet skal som minimum omfatte følgende medarbejdere og roller:

• Produktejeren – det er typisk den person, der har til opgave at sikre, at projektet lykkes. Han eller hun definerer også det klare og overbevisende formål eller kan være med til at udvikle denne vision sammen med resten af teamet.
• Domæneeksperten – det er teamets dygtige forretningsmedarbejder, der forstår og kan formulere både udfordringen og løsningen. Med en ukompliceret tilgang med lav Power Apps-kode kan han eller hun få mest muligt ud af at oprette den pågældende løsning.
• Den professionelle udvikler – den udvikler, som tager løsningen fra domæneeksperten og giver den nok kodeunderstøttelse til, at den kan levere den ønskede funktionalitet (og ikke mere), hvis det er nødvendigt.
• Administratoren – dette teammedlem letter integrations- og supportscenarier, mens der udføres administrative back end-tjenester. Al yderligere support med hensyn til tidsforbrug og ekspertise, som kerneteamet kræver, kan ydes på et fleksibelt grundlag og ikke som et permanent medlem af gruppen. Denne fremgangsmåde sikrer en effektiv drift af fusionsteamet, samtidig med at teamet får adgang til flere ressourcer, som produktejeren skal bruge for at opnå målene.

Etablere en rutine for forretningsmodellen

Hvis du synkroniserer driftsmæssige rutiner vedrørende udvikling af apps i et fusionsteam, kan du forbedre teamets effektivitet ved at indrette efter følgende struktur:

• Definer en tilbagevendende kalenderhændelse for teamsynkronisering. For de fleste teams er statusmøder hver eller hver anden uge en god ide. Du skal dog ikke planlægge møder bare for at skulle afholde møder, og du skal undgå at øge hyppigheden af møder tæt på deadlines, da denne fremgangsmåde kan virke mod hensigten.
• Hold dig til de aftalte arbejdstider. Ideelt set skal dit team være samlet på samme sted, selvom fusionsteams også kan arbejde effektivt på tværs af geografiske områder og tidszoner. Uanset arbejdsordningerne skal du sikre, at alle forstår formålet med og varigheden af arbejdstiderne, og at disse grænser respekteres.
• Opret en ugentlig rutine. Teamets ugentlige rutine skal omfatte soloarbejde, samarbejdsinteraktioner og, når det er nødvendigt, effektive møder. Disse møder bør have et bestemt formål, f.eks.:
  • Gennemgang af næste skridt – for at samle teams om nye tiltag.
  • Gennemgang af brugeroplevelsen – gennemgang af appdesign og skitser. Møder om planlægning af andre møder, møder i stedet for mails eller chatbeskeder eller møder uden et klart defineret formål forringer produktiviteten.
• Arbejd effektivt. Teamet skal koordineres internt for at kunne oprette den mest brugbare løsning. Denne koordinering skal omfatte muligheden for at genbruge komponenter, som andre har bygget.
• Oprethold konsekvent status mod målet. For at sikre, at teamet når sine mål, er det vigtigt, at alle samarbejder om at opnå dette resultat. Når fusionsteams arbejder med Power Apps, indebærer opretholdelsen af denne arbejdsmetode at registrere og forstå brugerfeedback, prioritere efterslæb og oprette og vedligeholde en holistisk plan for hele projektet.
• Opret en supportmatrix. En supportmatrix giver en struktureret metode til at få den nødvendige support for at komme videre mod teamets overordnede mål. En uundgåelig udfordring for forretningsteknologer, der bygger apps direkte, er, når de når grænsen for deres viden og muligheder. Hvem kontakter de nu, og hvordan gør de det? Hvordan håndterer de en brugerfejlrapport? I denne matrix skal det anføres, hvordan de kan oprette en supportanmodning for at få det rigtige team til at foretage fejlfinding og løse problemet på baggrund af problemets alvorsgrad. I dette matrix for hvert supportscenarie forklares eskalerings- og fejlfindingsstien.

Definere, hvordan teamet kommunikerer

En anden væsentlig komponent i forbindelse med opretholdelse af en effektiv drift er at standardisere teamkommunikationen. Alle gruppemedlemmer skal vide, hvordan teamet har forbindelse, især i asynkrone tilstande på tværs af tidszoner. Du bør overveje følgende områder i din kommunikationsstrategi:

• Kanaler. Hvilke kanaler bruger teamet til primær og sekundær kommunikation? Hvad er fordelene og ulemperne ved dem hver især? Med mange valgmuligheder er det måske ikke den bedste løsning bare at bruge mail, og muligheder som Microsoft Teams kan skabe større klarhed, bedre registreringsmuligheder og hurtigere svartider.
• Meddelelsestyper. Hvordan vil du give dit team besked om opdateringer eller hændelser, som de skal gøre noget ved?
• Omfang og hyppighed af meddelelser. Hvor ofte informerer du dit team? En daglig kommunikation kan indeholde en nyttig oversigt over, hvad der er sket den pågældende dag, men nogle meddelelser kan have brug for en tidligere handling. De fleste it-medarbejdere overbelastes med mails. Sørg for at skabe balance mellem hyppighed og volumen for at undgå, at teammedlemmer overdænges med projektrelaterede meddelelser.
• Automatisering. Hvordan kan du automatisere kommunikationsprocessen? Standardiserede mailskabeloner, robotter og beskeder om arrangementer kan være en hjælp, men de skal bruges med omtanke, hvis de ikke overbebyrder teammedlemmerne, så de ikke får reageret.
• Gode kommunikationsevner. Ikke alle i et team har samme kommunikationsevner, men alle kan blive bedre. Simple fremgangsmåder som at vælge et godt emne til en mail gør en forskel for, hvor godt teamet reagerer på den pågældende meddelelse. Opfordr til simpel og effektiv formidling i al kommunikation. Hvis der er handlinger, som teammedlemmerne skal udføre, skal de være specifikke og fremhæves på emnelinjen.

Et eksempel på, hvordan du bruger effektiv kommunikation, kan være når, du skal ændre en tabeldefinition i Dataverse, f.eks. tilføje flere felter. Når du sender en meddelelse om den ønskede ændring, skal teamet forstå, at hvis de ikke svarer inden for rimelig tid, indikerer denne manglende respons, at de er enige. Standardiserede og logiske kommunikationsprocesser er med til at øge effektiviteten og skabe forventede resultater.

Publicere en dokumentationsportal

Dokumentation er ikke kun en valgfri del af et projekt – den er vigtig for kommunikation, samarbejde, support og løbende drift. Kommenteret kode er god kode, og oprettelse af omfattende dokumentationsvejledning er en væsentlig del af implementerings- og læringsfaserne i alle fusionsprojekter.

• Programkatalog. Programkataloget er en matrix eller tabel, der opsummerer og koordinerer alle programmer inden for et bestemt teams ansvarsområde. Kataloget indeholder alle de respektive ejere fra sektionen Roller og ansvarsområder. En væsentlig funktion er at sikre, at teamet ved nøjagtigt, hvem der ejer hvad. Det gør det nemmere at kontakte det rette teammedlem for at få specifikke svar.
• Tekniske spørgsmål. Dit team bør opretholde et lager af ofte stillede (eller endda ikke så ofte stillede) tekniske spørgsmål om driften af appen. Disse spørgsmål skal være rimelige og have et velskrevet og tilgængeligt svar.
• Vejledninger. Vejledninger er omgående brugbare sæt procedurer, der giver simple svar på almindelige spørgsmål om konfiguration og betjening. Normalt besvarer de et bestemt spørgsmål, f.eks. "Hvordan kommer jeg i gang med at oprette en ny app?"
• Onboarding. Instruktioner i onboarding er dokumenter, der kun er interne, og som er designet til at hjælpe nye teammedlemmer. Dokumentationen skal indeholde oplysninger som f.eks. forespørgsler, deltagelse i maildistributionslister, konfiguration af og abonnement på vigtige beskeder osv.

Bedste praksis

Følgende bedste praksis bør hjælpe med at definere grænser og fremgangsmåder for effektivt arbejde i fusionsteams.

Ansvarlighed

Mens udviklings- og fusionsteams muliggør hurtig programudvikling og -udrulning, er det vigtigt at sikre, at denne indsats er gennemsigtig og udført i samarbejde med it-afdelingen. Udviklere skal stå til ansvar over for it-afdelingen for at forhindre problemer med stigende vækst i skygge-it-systemer.

It-afdelingen skal altid orienteres, når en udvikler går i gang med at bygge en app. Denne meddelelse letter udviklingsprocessen, da it kan yde passende support til udvikleren og fusionsteamet og hjælpe dem med at oprette velstrukturerede apps, der er korrekt beskyttet og administreret.

Automatisering

En velimplementeret automatisering kan give markant øget produktivitet. Et eksempel på, hvordan du kan opnå større succes med udrulningen af løsninger, er ved at automatisere eventuelle påkrævede kontroller i udrulninger af flere løsninger. Disse automatiserede kontroller kan omfatte:

• Kontrol af løsningsversioner, hvor de enkelte udrulninger bruger et opdateret versionsnummer, og du undgår dermed problemer under fejlfinding.
• Dublerede forbindelsesreferencer.
• Manglende forbindelsesreferencer.
• Dublerede komponenter.

PR-kontrolløsningen indeholder et eksempel på, hvordan denne automatisering kan indarbejdes effektivt.

Rapportering

Fusionsteams og appudviklere skal benytte en metode, hvor data kommer i første række, hvilket betyder, at du skal bygge apps, hvor det er muligt at overvåge succes direkte. Hvis dette resultat skal opnås, kræves der en god instrumentering, der giver mulighed for at finde ud af, hvad teamet gør godt, sammen med analyse af denne feedback for at generere nøjagtige oplysninger om effektiviteten af en bestemt app. Hvis du vil opnå dette resultat, skal du:

• Overvåge og vurdere programmer. Blot fordi én person finder en ide nyttig eller god, betyder det ikke automatisk, at alle opfatter den som god. Teams skal overvåge anvendeligheden af apps og vurdere deres funktionalitet for at sikre, at eventuelle nye udviklinger er nyttige og fungerer korrekt.
• Appellér til fornuften. Med andre ord skal du ikke oprette apps, bare fordi du kan – du skal kun oprette dem for at imødekomme et bestemt forretningsbehov.