Optimering af din forretningsproces

Nu, hvor du har kontrolleret hele forretningsprocessen, skal du udfordre dig selv for at optimere den. Strømlining af processen forhindrer, at der er så mange trin, at medarbejderne føler sig overvældet eller forvirret.

Nogle praktiske måder at optimere processen på:

• Start med målet. Identificer de mål, du vil opnå i din forretningsproces. Disse mål bør være en generel vision for dine ønsker til den kommende proces.

• Du skal overveje, om noget kan fuldføres mere effektivt, mere billigt eller med en højere kvalitet.

• Søg efter nøgletal for at identificere, hvad der fungerer fint, og hvad der skal forbedres.

• Gå tilbage og hent input ved at dele procesdokumentet med dit team.

• Del procesdokumentet med ledelsen for at få et overordnet perspektiv og opnå gennemskuelig ansvarlighed for hvert trin i processen.

• Undersøg din proces fra brugerens synspunktet eller den kunde, der kan drage nytte af processen, og overvej, hvordan du kan forbedre deres oplevelse og overordnede tilfredshed.

Nogle vigtige spørgsmål, du kan stille:

• Kan eventuelle resterende aktiviteter undlades i processen for at øge effektiviteten eller kvaliteten eller reducere omkostningerne?

• Hvis den undladte aktivitet er vigtig for den overordnede forretning, kan den så håndteres i en separat forretningsproces?

• Kan et trin forbedres for at nå din målsætning på en bedre måde?

• Kan rækkefølgen af trin omarrangeres?

• Kan trin kombineres?

• Kan trin i denne proces køre samtidigt?

• Kan du reducere antallet af personer, der er brugt til at udføre processen?

• Kan du ændre, hvordan du giver den næste person besked i processen, så de reagerer hurtigere?

• Er der nogen aspekter af processen, du kan automatisere yderligere? F.eks.:

  • Automatisk hentning af data set i forhold til manuel indtastning

  • Automatisering af beslutninger baseret på data

  • Automatisering af den handling, der er foretaget

  • Brug af AI til at erstatte menneskelig opmærksomhed

Eksempel: Processen til optimering af udgiftsrapporten

Vi har gennemgået den aktuelle udgiftsproces og fundet nogle indlysende forbedringer, som kan foretages:

• Ingen papir nødvendigt i hele processen. (Vi har endvidere angivet besparelserne og den miljømæssige indvirkning som en fordel ved projektet.)

• Kontroller overholdelse af angivne standarder, før rapporten angives som klar til indsendelse med henblik på godkendelse. (Reducerer behovet for ny behandling og tidsforbruget for processen fra start til slut markant.)

• Slå automatisk op i og tilføj regnskabskoder, når udgiftsrapporten sendes.

• Aktivér Regnskab for at flytte de godkendte udgifter til økonomisystemet uden at angive data igen.

• Opret ugentlige udgiftsrapporter automatisk fra de digitale data.

Charlotte overvejer yderligere måder, hvorpå processen for budgetgennemgang kan optimeres. Og Julie undersøger, hvordan den halvårlige revision kan optimeres ved hjælp af AI.

Den foreslåede optimerede proces ser ud som i følgende illustration.