Hinweis: Dieser Artikel ist Teil einer Reihe von Tutorials zur Verwendung von PowerApps, Microsoft Flow und Power BI mit SharePoint Online. Lesen Sie unbedingt die Einführung zur Reihe durch, um sich einen allgemeinen Überblick zu verschaffen und auf die zugehörigen Downloads zuzugreifen.

In dieser Aufgabe erstellen wir einen Flow für das Genehmigen von Projekten. Microsoft Flow ist in SharePoint integriert, daher ist es einfach, einen Flow direkt aus einer Liste zu erstellen. Der Flow, den wir erstellen, wird ausgelöst, wenn der Liste Project Requests (Projektanforderungen) ein Element hinzugefügt wird. Der Flow sendet eine E-Mail an den Projektgenehmiger, der die Anforderung direkt in der E-Mail genehmigt oder ablehnt. Anschließend sendet der Flow eine Genehmigungs- oder Ablehnungs-E-Mail an den Projektanforderer und aktualisiert die SharePoint-Listen entsprechend.

Schritt 1: Konfigurieren der Flowvorlage

  1. Klicken oder tippen Sie in der Liste Project Requests (Projektanforderungen) auf Flow und dann auf Flow erstellen.

    Erstellen eines Flows

  2. Klicken oder tippen Sie im rechten Bereich auf Genehmigung starten, wenn ein neues Element hinzugefügt wird.

    Erstellen eines Genehmigungsflows

  3. Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich bei SharePoint und Outlook an, und klicken oder tippen Sie anschließend auf Weiter.

    Anmelden, um Vorlage zu verwenden

    Jetzt wird die Vorlage für diesen Flow angezeigt, die Sie ausfüllen können. Die Felder im Flow stellen Schritte dar. Sie akzeptieren Eingaben aus vorherigen Schritten sowie Ihre Eingaben. Jeder Schritt kann dann die Ausgabe für nachfolgende Schritte bereitstellen.

    Genehmigungsvorlage

  4. Geben Sie im Feld Zugewiesen zu einen Namen ein, der im Mandanten gültig ist.

    Genehmigungs-E-Mail-Kontakt

    Das nächste Feld im Flow beantwortet die Entscheidung des Projektgenehmigers und leitet den Flow an eine von zwei Verzweigungen weiter: Wenn ja oder Wenn nein.

    Genehmigungsbedingung

Schritt 2: Erstellen von Aktionen für Genehmigen = ja

Standardmäßig wird mit dieser Verzweigung eine Genehmigungs-E-Mail an den Anforderer gesendet. Wir aktualisieren zudem die Liste Project Requests (Projektanforderungen) und fügen der Liste Project Details (Projektdetails) ein Element hinzu, da das Projekt genehmigt wurde.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Verzweigung Wenn ja auf Inform item creator of approval (Elementersteller über Genehmigung informieren) und dann auf Bearbeiten, um die Standardoptionen für die an den Anforderer gesendete E-Mail anzuzeigen.

    E-Mail-Einstellungen bearbeiten

  2. Standardmäßig wird eine E-Mail an die Person gesendet, die das Listenelement erstellt hat, mit der Betreffzeile und dem Nachrichtentext, die angezeigt werden. Sie können diese bei Bedarf aktualisieren.

    E-Mail-Standardeinstellungen

  3. Klicken oder tippen Sie auf Aktion hinzufügen.

    Aktion hinzufügen

  4. Suchen Sie unter Aktion auswählen nach „SharePoint“, und klicken oder tippen Sie dann auf SharePoint – Element aktualisieren.

    Aktion „Element aktualisieren“

  5. Geben Sie die URL der SharePoint-Website und den Namen der SharePoint-Liste ein.

    Parameter für „Element aktualisieren“

  6. Wählen Sie das Kästchen Id aus, und klicken oder tippen Sie dann im Dialogfeld für dynamischen Inhalt auf ID.

    Listen-ID – dynamischer Inhalt

    Dynamische Inhalte sind im gesamten Flow basierend auf den vorherigen Schritten verfügbar. In diesem Fall sind die SharePoint-Listeninformationen verfügbar, und wir können sie in den von uns erstellten Aktionen verwenden.

  7. Wählen Sie das Feld Title ** (Titel) aus, suchen Sie im Dialogfeld für dynamischen Inhalt nach „Title“, und klicken oder tippen Sie dann auf **Title.

    Listentitel – dynamischer Inhalt

  8. Geben Sie im Feld Approved (Genehmigt) „Ja“ ein. Dieser Teil des Flows sollte jetzt wie in der folgenden Abbildung aussehen.

    Listenaktualisierung

  9. Klicken oder tippen Sie erneut auf Aktion hinzufügen. Dieses Mal fügen wir der Liste Project Details (Projektdetails) für das von uns genehmigte Projekt ein Element hinzu.

    Aktion hinzufügen

  10. Suchen Sie unter Aktion auswählen nach „SharePoint“, und wählen Sie dann SharePoint – Element erstellen aus.

    Aktion „Element erstellen“

  11. Geben Sie die URL der SharePoint-Website und den Namen der SharePoint-Liste ein.

    Parameter für „Element erstellen“

  12. Wählen Sie das Feld Title ** (Titel) aus, suchen Sie im Dialogfeld für dynamischen Inhalt nach „Title“, und klicken oder tippen Sie dann auf **Title.

    Listentitel – dynamischer Inhalt

  13. Wählen Sie das Kästchen RequestId aus, und klicken oder tippen Sie dann im Dialogfeld für dynamischen Inhalt auf ID.

    Listen-ID – dynamischer Inhalt

  14. Geben Sie im Feld PMAssigned (PM zugewiesen) „Nicht zugewiesen“ ein. Dieser Teil des Flows sollte jetzt wie in der folgenden Abbildung aussehen.

    Erstellen von Element abgeschlossen

Schritt 3: Überprüfen der Aktion für Genehmigen = nein

Standardmäßig wird mit dieser Verzweigung eine Ablehnungs-E-Mail an den Anforderer gesendet. Wir aktualisieren zudem die Liste Project Requests (Projektanforderungen). Da das Projekt nicht fortgesetzt wird, fügen wir der Liste Project Details (Projektdetails) kein Element hinzu.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Verzweigung Wenn nein auf Inform item creator of rejection (Elementersteller über Ablehnung informieren) und dann auf Bearbeiten, um die Standardoptionen für die an den Anforderer gesendete E-Mail anzuzeigen.

    E-Mail-Einstellungen bearbeiten

  2. Standardmäßig wird eine E-Mail an die Person gesendet, die das Listenelement erstellt hat, mit der Betreffzeile und dem Nachrichtentext, die angezeigt werden. Sie können diese bei Bedarf aktualisieren.

    E-Mail-Standardeinstellungen

  3. Klicken oder tippen Sie auf Aktion hinzufügen.

    Aktion hinzufügen

  4. Suchen Sie unter Aktion auswählen nach „SharePoint“, und klicken oder tippen Sie dann auf SharePoint – Element aktualisieren.

    Aktion „Element aktualisieren“

  5. Geben Sie die URL der SharePoint-Website und den Namen der SharePoint-Liste ein.

    Parameter für „Element aktualisieren“

  6. Wählen Sie das Kästchen Id aus, und klicken oder tippen Sie dann im Dialogfeld für dynamischen Inhalt auf ID.

    Listen-ID – dynamischer Inhalt

  7. Wählen Sie das Feld Title ** (Titel) aus, suchen Sie im Dialogfeld für dynamischen Inhalt nach „Title“, und klicken oder tippen Sie dann auf **Title.

    Listentitel – dynamischer Inhalt

  8. Geben Sie im Feld Approved (Genehmigt) „Nein“ ein. Dieser Teil des Flows sollte jetzt wie in der folgenden Abbildung aussehen.

    Listenaktualisierung

  9. Klicken oder tippen Sie am rechten oberen Rand des Bildschirms auf Flow erstellen und anschließend auf Fertig.

    Schaltfläche „Fertig“

    Der Flow ist jetzt abgeschlossen, und er sollte wie in der folgenden Abbildung aussehen, wenn Sie die Felder reduzieren.

    Abgeschlossener Flow

Schritt 4: Ausführen des Genehmigungsflows

  1. Klicken Sie in der Liste Project Requests (Projektanforderungen) auf QuickEdit, und fügen Sie das folgende Element hinzu:

    • Title = "New monitor for Megan" (Neuer Monitor für Megan)
    • Approved = "Pending" (Ausstehend)
    • Description = "Megan needs a 24" monitor" (Megan benötigt einen 24"-Monitor)
    • EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = "02/03/2017"
    • Requestor = "Megan Bowen"

    Der Liste hinzugefügtes Element

  2. Klicken Sie am oberen Rand der Seite auf Fertig, wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben.

    Häkchen für „Fertig“

  3. Überprüfen Sie im E-Mail-Konto des Genehmigers den Posteingang. Sie sollten jetzt über eine E-Mail wie die folgende verfügen.

    E-Mail an Allan Deyoung

  4. Nachdem Sie auf Genehmigen oder Ablehnen geklickt haben, führt der Flow einen weiteren Prozess aus, und Sie erhalten direkt in der E-Mail Feedback wie das folgende.

    Genehmigungsaktion abgeschlossen

  5. Der Flow sendet eine E-Mail mit Allans Antwort an Megan, wie in der folgenden Abbildung. Diese E-Mail wird von Megan gesendet, da sie die Besitzerin des Flows ist.

    E-Mail an Megan Bowen

Nächste Schritte

Der nächste Schritt in dieser Tutorialreihe ist das Erstellen einer App zum Verwalten von Projekten.