Erstellen eines Power BI-Berichts zum Analysieren von Projekten

Artikel
03/16/2023

Hinweis

Dieser Artikel ist Teil einer Übungsreihe zur Verwendung von Power Apps, Power Automate und Power BI mit SharePoint Online. Lesen Sie unbedingt die Einführung zur Reihe durch, um sich einen allgemeinen Überblick zu verschaffen und auf die zugehörigen Downloads zuzugreifen.

In dieser Aufgabe erstellen Sie einen Power BI-Bericht, der auf zwei Listen basiert. Wir übernehmen die Listendaten in Power BI Desktop Desktop und bereinigen sie ein wenig, führen eine grundlegende Datenmodellierung aus und erstellen eine Reihe von Visuals, die Aufschlüsse über die Daten geben.

Schnelle Überprüfung von Power BI Desktop

Bevor wir uns in die Berichterstellung stürzen, lassen Sie uns noch einmal Power BI Desktop durchgehen. Dies ist ein leistungsstarkes Tool mit einer Vielzahl von Funktionen, daher bieten wir einen schwerpunktmäßigen Überblick über die Bereiche, die wir in dieser Aufgabe verwenden werden. Es gibt drei Hauptarbeitsbereiche oder Ansichten in Power BI Desktop: Bericht Ansicht, Daten Ansicht, und Beziehungen Ansicht. Zu Power BI Desktop gehört auch Abfrage-Editor, der in einem separaten Fenster geöffnet wird.

Der folgende Bildschirm zeigt die drei Ansichtssymbole entlang der linken Seite von Power BI Desktop: Bericht, Daten, und Beziehungen, von oben nach unten. Der gelbe Balken links zeigt die aktuelle Sicht an. In diesem Fall wird die Sicht Bericht angezeigt. Sie können zwischen den Sichten wechseln, indem Sie auf eines der drei Symbole klicken bzw. tippen.

Power BI Desktop Ansichten

Die Ansicht Bericht besteht aus fünf Hauptbereichen:

Das Menüband, in dem häufige Aufgaben in Verbindung mit Berichten und Visualisierungen angezeigt werden.
Die Ansicht Bericht bzw. der Zeichenbereich, auf dem Visualisierungen erstellt und angeordnet werden
Der Registerkartenbereich Seiten am unteren Rand, in dem Sie eine Berichtsseite auswählen oder hinzufügen können
Den Bereich Visualisierungen, in dem Sie Visualisierungen ändern, Farben oder Achsen anpassen, Filter anwenden, Felder ziehen und andere Vorgänge ausführen können.
Der Bereich Felder, in dem Sie Abfrageelemente und Filter auf die Ansicht Bericht oder auf den Bereich Filter des Bereichs Visualisierungen ziehen können

Power BI Desktop Registerkarten, Ansichten und Fensterbereiche

Die Sicht Daten weist drei Hauptbereiche auf:

Das Menüband, in dem unten die Registerkarte Modellierung ausgewählt ist. Auf dieser Registerkarte erstellen Sie berechnete Tabellen und Spalten, und Sie nehmen andere Änderungen am Datenmodell vor.
Den mittleren Bereich, in dem Daten für die ausgewählte Tabelle angezeigt werden.
Den Bereich Felder, in dem Sie die Anzeige von Feldern in den Berichten konfigurieren.

Power BI Desktop Datenansicht

In dieser Aufgabe wird die Registerkarte Beziehungen nicht verwendet, Sie können sich jedoch später damit vertraut machen, nachdem wir die Listendaten in Power BI Desktop übertragen haben.

Im Abfrage-Editor erstellen Sie Abfragen, und Sie transformieren Daten. Anschließend laden Sie das verfeinerte Datenmodell in Power BI Desktop. Der Abfrage-Editor besteht aus vier Hauptbereichen:

Das Menüband, das viele Optionen zum Strukturieren und Transformieren der übernommenen Daten enthält.
Der linke Bereich, in dem die aufgelisteten Abfragen ausgewählt, angezeigt und strukturiert werden können.
Der mittlere Bereich, in dem Daten aus der ausgewählten Abfrage angezeigt und strukturiert werden können.
Das Fenster Abfrageeinstellungen, in dem die Eigenschaften und die angewendeten Schritte zur Datentransformation aufgelistet werden.

Power BI Desktop Abfrage-Editor

Schritt 1: Erhalten Sie Daten in Power BI Desktop.

In diesem Schritt wird zunächst eine Verbindung mit den zwei Listen hergestellt. Anschließend müssen die Daten bereinigt werden, indem nicht für die Datenanalyse benötigte Spalten entfernt werden. Zudem ändern wir die Datentypen für einige der verbleibenden Spalten, damit die Berechnungen ordnungsgemäß ausgeführt werden können. Weitere Informationen zum Übernehmen und Bereinigen von Daten in Power BI Desktop finden Sie im Abschnitt zum Abrufen von Daten in unserem Kurs für geführtes Lernen.

Mit Listen verbinden

Klicken oder tippen Sie in Power BI Desktop auf der Registerkarte Startseite auf Daten abrufen und dann auf Mehr....
Klicken oder tippen Sie im Dialogfeld Daten abrufen auf SharePoint Online-Liste und auf Verbinden.
Geben Sie die URL für Ihre SharePoint-Website ein, und klicken oder tippen Sie auf OK.
Wenn das folgende Dialogfeld angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass Sie mit den richtigen Anmeldeinformationen angemeldet sind, und klicken oder tippen Sie auf Verbinden.
Wählen Sie Project Details (Projektdetails) und Project Requests (Projektanforderungen) aus, und klicken oder tippen Sie auf Bearbeiten.

Die Listen werden nun im Abfrage-Editor als Tabellen angezeigt.

Entfernen nicht benötigter Spalten aus den Tabellen

Wählen Sie im linken Navigationsbereich Projektdetails aus.
Wählen Sie im mittleren Bereich die Spalte FileSystemObjectType aus, und klicken oder tippen Sie auf Spalten entfernen.
Entfernen Sie die zwei Spalten nach der Spalte ID: ServerRedirectedEmbedURL und ContentTypeId.

Tipp

Mithilfe der Umschalttaste können Sie beide Spalten auswählen. Klicken oder tippen Sie anschließend auf Spalten entfernen.
Entfernen Sie alle Spalten rechts von der Spalte PMAssigned (insgesamt 22 Spalten). Die Tabelle sollte wie die in der folgenden Abbildung aussehen:
Wiederholen Sie den gerade ausgeführten Vorgang für Project Requests: Entfernen Sie FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId und alle Spalten rechts von der Spalte Approved (insgesamt 22 Spalten). Die Tabelle sollte wie die in der folgenden Abbildung aussehen:

Ändern des Datentyps für Spalten von „Project Details“ (Projektdetails)

Wählen Sie die Spalte ProjectedDays aus, klicken oder tippen Sie auf Datentyp: Beliebig und dann auf Ganze Zahl.
Wiederholen Sie den vorherigen Schritt für die Spalte ActualDays.
Wählen Sie die Spalte ApprovedDate aus, klicken oder tippen Sie auf Datentyp: Beliebig und anschließend auf Datum.
Wiederholen Sie den vorherigen Schritt für die Spalten ProjectedStartDate und ProjectedEndDate.

Ändern des Datentyps für Spalten von „Project Requests“ (Projektanforderungen)

Wählen Sie die Spalte EstimatedDays aus, klicken oder tippen Sie auf Datentyp: Beliebig und anschließend auf Ganze Zahl.
Wählen Sie die Spalte RequestDate aus, klicken oder tippen Sie auf Datentyp: Beliebig und anschließend auf Datum.

Anwenden und Speichern der Änderungen

Klicken Sie auf der Registerkarte Home auf Schließen und Anwenden, um den Abfrage-Editor zu schließen und zum Hauptfenster Power BI Desktop zurückzukehren.
Klicken oder tippen Sie auf Datei und anschließend auf Speichern, und speichern Sie die Datei unter dem Namen „project-analysis.pbix“.

Schritt 2: Verbessern des Datenmodells

Nun, da wir die Daten aus unseren Listen in Power BI Desktop gezogen haben, gehen wir zur Datenmodellierung über. Die Datenmodellierung kann ein zeitaufwendiger Prozess sein. Wir veranschaulichen jedoch kurz einige interessante Aktionen, die Sie ausführen können, um mehr aus den Listendaten in Power BI Desktop zu holen:

Ändern der Beziehung zwischen den beiden Tabellen
Hinzufügen einer Datumstabelle, sodass Berechnungen auf der Grundlage von Werktagen ausgeführt werden können
Hinzufügen von berechneten Spalten zum Berechnen von Zeitspannen zwischen Projektmeilensteinen
Hinzufügen von Measures zum Berechnen der Differenz zwischen der geplanten und der tatsächlichen Anzahl von Tagen für ein Projekt

Nach der Ausführung dieser Schritte können Visualisierungen erstellt werden, die von den Verbesserungen unseres Modells profitieren. Weitere Informationen zum Modellieren von Daten in Power BI Desktop finden Sie im Abschnitt Modellierung in unserem Kurs für geführtes Lernen.

Ändern von Tabellenbeziehungen

Als die Power BI Desktop die Listen einführte, stellte sie eine Beziehung zwischen ihnen her, basierend auf der Spalte Id in beiden Tabellen. Die Beziehung muss tatsächlich zwischen der Spalte ID in der Tabelle Project Requests (Projektanforderungen) und der Spalte RequestId in der Tabelle Project Details (Projektdetails) bestehen. Lassen Sie uns dieses Problem beheben:

Klicken oder tippen Sie auf das Symbol für die Sicht Daten.
Klicken oder tippen Sie auf der Registerkarte Modellierung auf Beziehungen verwalten. Bei allen Schritten zur Datenmodellierung bleiben wir auf dieser Registerkarte in der Sicht Daten.
Vergewissern Sie sich, dass die vorhandene Beziehung ausgewählt ist, klicken oder tippen Sie auf Löschen und anschließend zum Bestätigen noch einmal auf Löschen.
Klicken Sie auf Neu, um eine andere Beziehung zu erstellen.
Im Dialogfeld Beziehung erstellen:
1. Wählen Sie für die erste Tabelle Project Requests (Projektanforderungen) und die Spalte Id aus.
2. Wählen Sie für die zweite Tabelle Project Details (Projektdetails) und die Spalte RequestId aus.
3. Der Bildschirm entspricht nun etwa dem in der folgenden Abbildung. Wenn Sie bereit sind, klicken oder tippen Sie auf OK und dann auf Schließen.

Hinzufügen einer Datumstabelle, um datumsbasierte Berechnungen zu erleichtern

Klicken oder tippen Sie auf Neue Tabelle.
Geben Sie in der Bearbeitungsleiste diese Formel ein: Dates = CALENDARAUTO().

Durch diese Formel wird die Tabelle Dates mit einer einzigen Datumsspalte erstellt. Die Tabelle umfasst alle Datumsangaben aus Ihren anderen Tabellen und wird automatisch aktualisiert, wenn weitere Datumsangaben hinzugefügt werden (d.h., wenn die Daten aktualisiert werden).

Bei dieser und den anderen Formeln in diesem Abschnitt wird DAX (Data Analysis Expressions) verwendet, eine Formelsprache für Power BI und andere Technologien. Weitere Informationen finden Sie unter DAX-Grundlagen in Power BI Desktop.
Drücken Sie die EINGABETASTE, um die Tabelle Dates zu erstellen.

Hinzufügen einer berechneten Spalte zur Tabelle „Dates“

Klicken oder tippen Sie in der Tabelle mit Datumsangaben auf Neue Spalte.
Geben Sie in der Bearbeitungsleiste die folgende Formel ein: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

Durch diese Formel wird bestimmt, ob es sich bei einem Datum in der Spalte Date um einen Werktag handelt. Wenn es sich bei dem Datum um einen Werktag handelt, erhält die Spalte IsWeekDay den Wert 1, andernfalls wird der Spalte der Wert 0 zugewiesen.
Drücken Sie die EINGABETASTE, um der Tabelle Dates die Spalte IsWeekDay hinzuzufügen.

Hinzufügen einer berechneten Spalte zur Tabelle „Project Details“ (Projektdetails)

Klicken oder tippen Sie im rechten Bereich auf die Tabelle Project Details (Projektdetails) und anschließend auf Neue Spalte.
Geben Sie in der Bearbeitungsleiste diese Formel ein:
```
ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
   DATESBETWEEN(Dates[Date],
      'Project Details'[ApprovedDate],
      'Project Details'[ProjectedStartDate]
  )
)
```
Durch diese Formel wird die Differenz (in Tagen) zwischen der Genehmigung eines Projekts und dem geplanten Start des Projekts berechnet. Die Spalte IsWeekday aus der Tabelle Dates wird verwendet, daher werden nur Werktage gezählt.
Drücken Sie die EINGABETASTE, um der Tabelle Project Details (Projektdetails) die Spalte ApprovedStartDiff hinzuzufügen.

Hinzufügen einer berechneten Spalte zur Tabelle „Project Requests“ (Projektanforderungen)

Klicken oder tippen Sie im rechten Bereich auf die Tabelle Project Requests (Projektanforderungen) und anschließend auf Neue Spalte.
Geben Sie in der Bearbeitungsleiste diese Formel ein:
```
RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
   DATESBETWEEN(Dates[Date],
      'Project Requests'[RequestDate],
      NOW()
   )
)
```
Durch diese Formel wird die Differenz (in Tagen) zwischen der Anforderung eines Projekts und dem heutigen Datum (NOW()) berechnet. Durch die Formel werden wiederum nur Werktage gezählt. Anhand dieser Spalte wird nach dem Projekt gesucht, das am längsten aussteht.
Drücken Sie die EINGABETASTE, um der Tabelle Project Requests (Projektanforderungen) die Spalte RequestDateAge hinzuzufügen.

Hinzufügen eines Measure zur Tabelle „Project Details“

Klicken oder tippen Sie im rechten Bereich auf die Tabelle Project Details und anschließend auf Neues Measure.
Geben Sie in der Bearbeitungsleiste diese Formel ein:
```
VarProjectedActual = DIVIDE(
    SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
    SUM('Project Details'[ProjectedDays])
)
```
Durch diese Formel wird die Differenz zwischen tatsächlicher und veranschlagter Anzahl von Tagen für ein Projekt berechnet. Hier wird ein Measure und keine berechnete Spalte hinzugefügt, sodass die richtigen Ergebnisse unabhängig davon zurückgegeben werden, ob die Daten in einem Bericht gefiltert oder aggregiert sind.
Drücken Sie die EINGABETASTE, um der Tabelle Project Details (Projektdetails) das Measure VarProjectedActual hinzuzufügen.

Hinzufügen eines Measure zur Tabelle „Project Requests“ (Projektanforderungen)

Klicken oder tippen Sie im rechten Bereich auf die Tabelle Project Requests (Projektanforderungen) und anschließend auf Neues Measure.
Geben Sie in der Bearbeitungsleiste diese Formel ein:
```
MaxDaysPending = MAXX(
    FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
    'Project Requests'[RequestDateAge]
)
```
Anhand dieser Formel wird nach dem am längsten ausstehenden Projekt gesucht, basierend auf der zuvor definierten berechneten Spalte.
Drücken Sie die EINGABETASTE, um der Tabelle Project Requests (Projektanforderungen) das Measure MaxDaysPending hinzuzufügen.

Schritt 3: Erstellen von Berichtsvisualisierungen

Nun kommen wir zu dem Schritt, der vielen bei der Datenanalyse zuerst in den Sinn kommt: das Erstellen von Visualisierungen, sodass Muster in den Daten aufgefunden werden können. In diesem Schritt erstellen wir vier Visualisierungen:

Ein Säulendiagramm, in dem die geplanten Tage den tatsächlichen Tagen eines Projekts gegenübergestellt werden
Ein Säulendiagramm, in dem die Differenz für die einzelnen Projekte veranschaulicht wird
Eine Karte, auf der das am längsten ausstehende Projekt angezeigt wird
Eine Tabelle mit der Zeitspanne zwischen der Genehmigung des Projekts und dem geplanten Startdatum

Nachdem wir diese Berichtsvisualisierungen Power BI Desktop erstellt haben, veröffentlichen wir die Daten und Berichte im Power BI-Dienst, sodass wir Dashboards erstellen und freigeben können. Weitere Informationen zum Erstellen von Berichten in Power BI Desktop finden Sie im Abschnitt Visualisierungen in unserem Kurs für geführtes Lernen.

Erstellen eines Balkendiagramms zum Darstellen der geplanten und tatsächlichen Tage

Klicken oder tippen Sie auf das Symbol für die Sicht Bericht. Für die restliche Zeit in Power BI Desktop bleiben wir in dieser Sicht.
Klicken oder tippen Sie im Bereich Visualisierungen auf der rechten Seite auf Säulendiagramm (gruppiert).
Ziehen Sie PMAssigned und Title aus Project Details im Bereich Felder in Achse im Bereich Visualisierungen.
Ziehen Sie ActualDays und ProjectedDays aus Project Details im Bereich Felder in Wert im Bereich Visualisierungen.
Die Visualisierung sollte nun wie in der folgenden Abbildung aussehen.
Ziehen Sie Status aus Project Details (Projektdetails) im Bereich Felder in den Abschnitt Filter im Bereich Visualisierungen, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Abgeschlossen.

Das Diagramm wird nun so gefiltert, dass nur abgeschlossene Projekte angezeigt werden. Dies ist sinnvoll, da geplante Tage mit den tatsächlichen Tagen verglichen werden.
Klicken Sie auf die Pfeile in der linken oberen Ecke des Diagramms, um die Hierarchie der Projektmanager und Projekte nach oben und unten zu verschieben. In der folgenden Abbildung wird der Drilldown in Projekte veranschaulicht.

Erstellen eines Balkendiagramms zum Darstellen der Differenz von den geplanten Tagen

Klicken oder tippen Sie auf den Zeichenbereich außerhalb der soeben erstellten Visualisierung.
Klicken oder tippen Sie im Bereich Visualisierungen auf der rechten Seite auf Säulendiagramm (gruppiert).
Ziehen Sie PMAssigned und Title aus Project Details im Bereich Felder in Achse im Bereich Visualisierungen.
Ziehen Sie VarProjectedActual aus Project Details (Projektdetails) im Bereich Felder in Wert im Bereich Visualisierungen.
Ziehen Sie Status aus Project Details (Projektdetails) im Bereich Felder in den Abschnitt Filter im Bereich Visualisierungen, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Abgeschlossen.

Die Visualisierung sollte nun wie in der folgenden Abbildung aussehen.

Anhand dieses Diagramms wird ersichtlich, wie viel größer die Variabilität der Projekte von Irvin Sayers als die der Projekte von Joni Sherman ist. Führen Sie einen Drilldown aus, um die Variabilität nach Projekten zu untersuchen und festzustellen, ob die geplante Anzahl von Tagen größer oder kleiner als die tatsächliche Anzahl von Tagen war.
Bevor wir weitere Visualisierungen erstellen, verschieben Sie die bereits erstellten Visualisierungen, und ändern Sie deren Größe, sodass sie nebeneinander angezeigt werden können.

Erstellen einer Karte, auf der das am längsten ausstehende Projekt angezeigt wird

Klicken oder tippen Sie auf den Zeichenbereich außerhalb der soeben erstellten Visualisierung.
Klicken oder tippen Sie im Bereich Visualisierungen auf der rechten Seite auf Karte.
Ziehen Sie MaxDaysPending aus Project Requests (Projektanforderungen) im Bereich Felder in Felder im Bereich Visualisierungen.
Klicken oder tippen Sie auf Format übertragen (Malerrolle), und legen Sie Rand auf Ein fest.
Legen Sie Title (Titel) auf Ein fest, und fügen Sie anschließend den Titel „Max days pending approval“ (Max. Anzahl Tage ausstehende Genehmigung) hinzu.

Die Visualisierung sollte nun wie in der folgenden Abbildung aussehen.

Nachdem wir diesen Bericht veröffentlicht haben, lösen wir mit dieser Kachel eine Warnung aus, wenn der Maximalwert für ein ausstehendes Projekt einen bestimmten Schwellenwert erreicht.

Erstellen einer Tabelle mit der Zeitspanne zwischen der Genehmigung des Projekts und dem geplanten Startdatum

Klicken oder tippen Sie auf den Zeichenbereich außerhalb der soeben erstellten Visualisierung.
Klicken oder tippen Sie im Bereich Visualisierungen auf der rechten Seite auf Tabelle.
Ziehen Sie PMAssigned, Title und ApprovedStartDiff aus Project Details (Projektdetails) im Bereich Felder in Werte im Bereich Visualisierungen.
Ziehen Sie ProjectedStartDate aus Project Details (Projektdetails) im Bereich Felder in den Abschnitt Filter des Bereichs Visualisierungen, und wählen Sie anschließend alle Datumsangaben außer (Leer) aus.
Ändern Sie die Größe der Spalten der Tabelle, damit alle Daten angezeigt werden, und sortieren Sie absteigend nach ApprovedStartDiff. Die Visualisierung sollte nun wie in der folgenden Abbildung aussehen.
Klicken oder tippen Sie im Bereich Werte auf den Pfeil nach unten für ApprovedStartDiff, und klicken oder tippen Sie anschließend auf Durchschnitt. Jetzt wird die durchschnittliche Zeitspanne von der Genehmigung des Projekts bis zum geplanten Startdatum angezeigt.
Klicken oder tippen Sie erneut auf den Pfeil nach unten für ApprovedStartDiff, und klicken oder tippen Sie anschließend auf Bedingte Formatierung und dann auf Skalen für die Hintergrundfarbe.
Legen Sie die Farben in den Feldern Minimum und Maximum fest, wie unten dargestellt, und klicken oder tippen Sie dann auf OK.

Die Visualisierung sollte nun wie in der folgenden Abbildung aussehen.

Sie stellen fest, dass von Irvin Sayers geleitete Projekte tendenziell viel später nach der Genehmigung beginnen. Möglicherweise gibt es andere Faktoren als den zugewiesenen Projektmanager, es erscheint jedoch sinnvoll, diesen Faktor eingehender zu untersuchen.

Damit sind wir am Ende des Berichtsabschnitts angelangt, und Sie sollten nun einen vollständigen Bericht haben, der auf Daten basiert, die aus SharePoint importiert und in Power BI Desktop bereinigt und modelliert wurden. Wenn alles plangemäß verlaufen ist, sieht ihr Bericht wie der in der folgenden Abbildung aus.

Abgeschlossener Bericht

Nächste Schritte

Der nächste Schritt in dieser Reihe von Tutorials besteht im Veröffentlichen des Power BI-Projektberichts und Erstellen eines Dashboards.

Siehe auch

SharePoint-Integrationsszenarien