Establecer un modelo de colaboración

Un modelo de colaboración bien definido y estructurado es fundamental para el funcionamiento eficiente de un equipo de fusión. Esta sección considera los factores que pueden contribuir a este éxito, como roles y responsabilidades bien definidos, un ritmo de negocios estructurado, canales de comunicación confiables y un portal de documentación accesible.

Definir roles y responsabilidades

Para crear un equipo de fusión eficiente, primero debe establecer funciones y responsabilidades claras. El enfoque clave es comenzar poco a poco y solo introducir más roles y personal cuando sea necesario. Utilice objetivos más pequeños para aprovechar el éxito y demostrar el valor del modelo de equipo de fusión antes de intentar proyectos más ambiciosos.

Como mínimo, su equipo debe incluir el siguiente personal y funciones:

• El dueño del producto: por lo general, esta es la persona encargada de garantizar el éxito de los proyectos. Él o ella también definirá el propósito claro y convincente o puede desarrollar conjuntamente esa visión con el resto del equipo.
• El experto en dominio: este es el miembro del equipo con conocimientos de negocios que comprende y puede articular tanto el desafío como la solución. Con la sencillez del enfoque de código bajo de Power Apps, él o ella debería poder obtener la mayor parte del camino para crear esa solución.
• El desarrollador profesional – el 'Pro Dev' toma la solución del experto en el dominio y le brinda suficiente soporte de codificación para permitirle entregar la funcionalidad prevista (y nada más) si es necesario.
• El Administrador – este miembro del equipo facilita escenarios de integración y soporte, mientras realiza servicios administrativos de back-end. Cualquier apoyo adicional en términos de tiempo y experiencia que requiera el equipo central puede incorporarse de forma flexible, en lugar de como miembro permanente del grupo. Este enfoque garantiza el funcionamiento eficiente del equipo de fusión al mismo tiempo que brinda acceso a más recursos que el propietario del producto necesita para que el equipo logre sus objetivos.

Establecer un ritmo de modelo de negocio

La sincronización de los ritmos operativos relacionados con el desarrollo de aplicaciones en el equipo de fusión puede mejorar la eficacia del equipo al alinearse con la siguiente estructura:

• Defina un evento de calendario repetitivo para la sincronización del equipo. Para la mayoría de los equipos, las reuniones de actualización de estado semanales o quincenales están bien. Sin embargo, no programe reuniones por tener reuniones y trate de evitar aumentar la frecuencia de las reuniones cerca de los plazos, ya que ese enfoque puede ser contraproducente.
• Cumplir con el horario de trabajo acordado. Idealmente, su equipo estará ubicado en el mismo lugar, aunque los equipos de Fusion también pueden trabajar de manera efectiva en distintas geografías y zonas horarias. Cualesquiera que sean los arreglos de trabajo, asegúrese de que todos entiendan el propósito y la duración de las horas de trabajo y respeten esos límites.
• Crea un ritmo semanal. El ritmo semanal del equipo debe incluir trabajo individual, interacciones colaborativas y, cuando sea necesario, reuniones efectivas. Estas reuniones deben tener un propósito específico, como por ejemplo:
  • Revisiones de alcance: para reunir a los equipos en nuevas iniciativas.
  • Revisiones de la experiencia del usuario: para repasar el diseño de la aplicación y las maquetas. Reuniones para planificar otras reuniones, reuniones en lugar de correos electrónicos o mensajes instantáneos, o reuniones sin un propósito claramente definido son asesinos de la productividad.
• Trabajar eficiente mente. El equipo necesita alinearse internamente para crear la solución más útil. Esta alineación debe incluir la capacidad de reutilizar componentes que otros han construido.
• Mantener un progreso constante hacia la meta. Para garantizar que el equipo alcance sus objetivos, es esencial que todos trabajen juntos para lograr ese resultado. Para equipos de Fusion que trabajan con Power Apps, mantener este progreso significa capturar y comprender los comentarios de los usuarios, priorizar el trabajo pendiente y establecer y mantener una hoja de ruta holística de todo el proyecto.
• Generar una matriz de soporte. Una matriz de apoyo proporciona un enfoque estructurado para obtener el apoyo necesario para avanzar hacia las metas generales del equipo. Un desafío inevitable con los tecnólogos de negocios que crean aplicaciones directamente es cuando alcanzan los límites de sus conocimientos y habilidades. En este punto, ¿a quién contactan y cómo lo hacen? ¿Cómo se ocupan de un informe de error del usuario? Esta matriz debe establecer cómo pueden generar un ticket de soporte para involucrar al equipo adecuado en la solución de problemas y resolver el problema, según la gravedad del problema. Para cada escenario de soporte, esta matriz explica la ruta de escalada y solución de problemas.

Definir cómo se comunica el equipo

La estandarización de las comunicaciones del equipo es otro componente esencial para mantener una operación eficiente. Todos los miembros del equipo deben saber cómo se conecta el equipo, particularmente en modos asincrónicos entre zonas horarias. Su estrategia de comunicación debe considerar las siguientes áreas:

• Canales. ¿Qué canales usará el equipo para las comunicaciones primarias y secundarias? ¿Cuales son las ventajas y desventajas de cada uno? En un mundo de opciones, simplemente adoptar el correo electrónico puede no ser la mejor solución y opciones como Microsoft Teams puede proporcionar una mayor claridad, mejor trazabilidad y tasas de respuesta más altas.
• Tipos de notificación. ¿Cómo va a notificar a su equipo sobre actualizaciones o eventos que necesitan tomar acción?
• Volumen y frecuencia de los mensajes. ¿Con qué frecuencia informa a su equipo? Una comunicación diaria puede proporcionar un resumen útil de lo que sucedió ese día, pero algunos mensajes pueden necesitar una acción anterior. La mayoría de los trabajadores del conocimiento están sobrecargados de correos electrónicos. Asegúrese de lograr un equilibrio entre la frecuencia y el volumen para evitar que los miembros del equipo se vean inundados con mensajes relacionados con el proyecto.
• Automatización. ¿Cómo puede automatizar el proceso de comunicación? Las plantillas de correo electrónico estandarizadas, los bots y las alertas de eventos pueden ayudar, pero deben usarse de manera responsable para no sobrecargar la capacidad de respuesta de los miembros del equipo.
• Buena capacidad de comunicación. No todos en un equipo tendrán el mismo nivel de habilidades de comunicación, pero cualquiera puede mejorar. Los enfoques simples, como elegir un buen asunto para un correo electrónico, marcan una gran diferencia en la forma en que el equipo responde a ese mensaje. Fomentar la escritura simple y eficaz en todas las comunicaciones; donde hay acciones que los miembros del equipo deben tomar, sea específico y mencione esas acciones en la línea de asunto.

Un ejemplo de cómo emplear habilidades de comunicación efectivas podría ser cuando necesita cambiar la definición de una tabla en Dataverse, como agregar varios campos. Cuando envía una notificación de este cambio previsto, el equipo debe entender que si no responde dentro de un tiempo razonable, entonces esta falta de respuesta indica su acuerdo. Los procesos de comunicación lógicos y estandarizados ayudan a mejorar la eficiencia y ofrecen los resultados esperados.

Publicar un portal de documentación

La documentación no es solo una parte opcional de cualquier proyecto, es esencial para la comunicación, la colaboración, el soporte y las operaciones en curso. El código comentado es un buen código y la creación de documentación explicativa y de capacitación integral es una parte esencial de las fases de implementación y aprendizaje de cualquier proyecto de fusión.

• Catálogo de aplicaciones. El catálogo de aplicaciones es una matriz o tabla que resume y coordina todas las aplicaciones dentro de la responsabilidad de un equipo en particular. El catálogo incluye todos los propietarios respectivos de la sección de roles y responsabilidades. Una función clave es garantizar que el equipo sepa exactamente quién posee qué, lo que simplifica el proceso de contacto con el miembro del equipo adecuado para obtener respuestas específicas.
• Preguntas técnicas. Su equipo debe mantener un repositorio de preguntas técnicas frecuentes (o incluso no tan frecuentes) sobre el funcionamiento de la aplicación. Estas preguntas deben ser razonables, con las respuestas bien escritas y accesibles.
• Guías paso a paso. Las guías prácticas son conjuntos de procedimientos digeribles al instante que brindan respuestas simples a preguntas comunes de configuración y operación. Por lo general, responderían una pregunta específica, como "¿Cómo empiezo a crear una nueva aplicación?"
• Incorporación. Las instrucciones de incorporación son documentos exclusivamente internos diseñados para ayudar a los nuevos miembros del equipo. Esta documentación incluiría información como solicitudes de acceso, unirse a listas de distribución de correo electrónico, configurar y suscribirse a alertas, etc.

Procedimientos recomendados

Las siguientes mejores prácticas deberían ayudar a definir límites y enfoques para un trabajo eficiente dentro de los equipos de Fusion.

Responsabilidad

Si bien los equipos de desarrollo y fusión liderados por los fabricantes permiten un rápido desarrollo e implementación de aplicaciones, es vital garantizar que este esfuerzo sea abierto y se lleve a cabo en asociación con el departamento de TI. Los creadores deben ser responsables ante TI para ayudar a prevenir problemas relacionados con el crecimiento de los sistemas de TI en la sombra.

En consecuencia, se debe alertar a TI cada vez que un fabricante comienza a crear una aplicación. Esta notificación, a su vez, facilita el proceso de desarrollo, ya que TI puede brindar el soporte adecuado al fabricante y al equipo de fusión, ayudándolos a crear aplicaciones bien diseñadas que estén protegidas y administradas adecuadamente.

Automatización

Una automatización bien implementada puede proporcionar un gran impulso a la productividad. Un ejemplo de cómo aumentar el éxito de la implementación de soluciones es mediante la automatización de las comprobaciones necesarias en las implementaciones de varias soluciones. Estos controles automatizados pueden incluir:

• Verificación de la versión de la solución, donde cada implementación utiliza un número de versión actualizado, evitando así problemas al solucionar problemas.
• Duplique referencias de conexión.
• Referencias de conexión que faltan.
• Componentes duplicados.

La solución PR Checker incluye un ejemplo de cómo incorporar esta automatización de manera efectiva.

Informes

Los equipos de Fusion y las aplicaciones desarrolladas por creadores deben alinearse con un enfoque de datos primero, lo que significa crear aplicaciones donde sea posible monitorear el éxito directamente. Lograr este resultado requiere una buena instrumentación que brinde la capacidad de descubrir lo que el equipo está haciendo bien, junto con el análisis de esta retroalimentación para generar evaluaciones precisas de la efectividad de una aplicación en particular. Para lograr este resultado, debe:

• Supervisar y evaluar las aplicaciones. El hecho de que una persona piense que algo es útil o una buena idea, no significa automáticamente que todos encontrarán valor en ello. Los equipos deben monitorear la usabilidad de la aplicación y evaluar su funcionalidad para garantizar que cualquier desarrollo nuevo sea útil y funcione correctamente.
• Fomentar el buen juicio. En otras palabras, no cree aplicaciones solo porque puede hacerlo, sino solo para abordar una necesidad comercial específica.