Nota: Este artículo forma parte de una serie de tutoriales sobre el uso de PowerApps, Microsoft Flow y Power BI con SharePoint Online. Asegúrese de leer la introducción a la serie para hacerse una idea general, así como para obtener descargas relacionadas.

En esta tarea, vamos a crear un flujo que acciona el proceso de aprobación de proyectos. Microsoft Flow está integrado con SharePoint, por lo que resulta fácil crear un flujo de directamente desde una lista. El flujo que vamos a crear se desencadena cuando se agrega un elemento a la lista Project Requests. El flujo envía un correo electrónico al aprobador del proyecto, quien aprueba o rechaza la solicitud directamente en el correo electrónico. Después, el flujo envía un correo electrónico de aprobación o rechazo al solicitante del proyecto y actualiza nuestras listas de SharePoint en consecuencia.

Paso 1: Configuración de la plantilla de flujo

  1. En la lista Project Requests, pulse o haga clic en Flujo y, luego, en Crear un flujo.

    Creación de un flujo

  2. En el panel derecho, haga clic o pulse en Enviar correo electrónico de aprobación cuando se agregue un elemento nuevo.

    Crear un flujo de aprobación

  3. Si aún no ha iniciado sesión, inicie sesión en SharePoint y Outlook, y pulse o haga clic en Continuar.

    Iniciar sesión para usar la plantilla

    Ahora verá la plantilla para este flujo, lista para que la complete. Los cuadros en el flujo representan pasos. Toman tanto la entrada de los pasos anteriores como la que el usuario proporcione. Cada paso puede proporcionar salida a los pasos posteriores. Por ejemplo, el paso Send approval email obtiene la información de la lista del paso anterior, usa la dirección de correo electrónico que el usuario proporciona y genera un valor de aprobación o rechazo para el paso siguiente.

    Plantilla de aprobación

  4. Escriba una dirección de correo electrónico válida en el cuadro Para. La dirección debe resolverse en un nombre de su inquilino, como se muestra en la siguiente imagen.

    Contacto de correo electrónico de aprobación

    El siguiente cuadro del flujo responde al correo electrónico del aprobador del proyecto y enruta el flujo a una de las dos ramas: EN CASO POSITIVO o EN CASO NEGATIVO.

    Condición de aprobación

Paso 2: Creación de acciones para Approve = YES

  1. En la rama EN CASO AFIRMATIVO, pulse o haga clic en el cuadro Enviar correo electrónico.

    Correo electrónico de aprobación

  2. De forma predeterminada, se envía un correo electrónico a la persona que creó el elemento de la lista, con la línea de asunto y cuerpo del mensaje que se ven. Puede actualizar estos elementos si lo desea.

  3. Pulse o haga clic en Agregar una acción.

    Agregar una acción

  4. En Elegir una acción, busque "SharePoint", a continuación, haga clic o pulse en SharePoint: actualizar elemento.

    Actualizar acción del elemento

  5. Escriba el nombre de lista y la dirección URL del sitio de SharePoint.

    Actualizar los parámetros del elemento

  6. Seleccione el cuadro ID y pulse o haga clic en ID en el cuadro de diálogo de contenido dinámico.

    Enumerar contenido dinámico de ID

    El contenido dinámico está disponible en todo el flujo, basándose en los pasos anteriores. En este caso, la información de la lista de SharePoint está disponible y se puede usar en las acciones que se creen.

  7. Seleccione el cuadro Title, busque "Title" en el cuadro de diálogo de contenido dinámico y pulse o haga clic en Title.

    Enumerar contenido dinámico de Title

  8. En el cuadro Aprobado, escriba "Sí". Ahora esta parte del flujo debería parecerse a la siguiente imagen.

    Actualización de lista

  9. Vuelva a pulse o a hacer clic en Agregar una acción. Esta vez vamos a agregar un elemento a la lista Project Details del proyecto que se ha aprobado.

    Agregar una acción

  10. En Elegir una acción, busque "SharePoint" y seleccione SharePoint: crear elemento.

    Acción Crear elemento

  11. Escriba el nombre de lista y la dirección URL del sitio de SharePoint.

    Crear los parámetros del elemento

  12. Seleccione el cuadro Title, busque "Title" en el cuadro de diálogo de contenido dinámico y pulse o haga clic en Title.

    Enumerar contenido dinámico de Title

  13. Seleccione el cuadro RequestId y pulse o haga clic en ID en el cuadro de diálogo de contenido dinámico.

    Enumerar contenido dinámico de ID

  14. En el cuadro PMAssigned, escriba "Sin asignar". Ahora esta parte del flujo debería parecerse a la siguiente imagen.

    Crear elemento completo

Paso 3: Creación de acciones para Approve = NO

De forma predeterminada, no hay acciones para esta rama. Se creará un correo electrónico que se envía al solicitante del proyecto y se actualizará la lista Project Requests. No se va a agregar un elemento a la lista Project Details porque el proyecto no avanza.

  1. En la rama EN CASO NEGATIVO, pulse o haga clic en Agregar una acción.

    Agregar una acción

  2. En Elegir una acción, busque "Outlook" y seleccione Office 365 Outlook: enviar un correo electrónico.

    Acción Enviar correo electrónico

  3. En el cuadro A, agregue Creado por correo electrónico desde el cuadro de diálogo de contenido dinámico.

    Contenido dinámico de Creado por correo electrónico

  4. En los cuadros Asunto y Cuerpo, agregue Title desde el cuadro de diálogo de contenido dinámico.

    Enumerar contenido dinámico de Title

  5. Agregue al asunto y al cuerpo del correo electrónico, como se muestra en la siguiente imagen.

    Correo electrónico de rechazo

  6. Ahora se actualizará la lista Project Requests. Pulse o haga clic en Agregar una acción.

    Agregar una acción

  7. En Elegir una acción, busque "SharePoint" y seleccione SharePoint: actualizar elemento.

    Actualizar acción del elemento

  8. Escriba el nombre de lista y la dirección URL del sitio de SharePoint.

    Actualizar los parámetros del elemento

  9. Seleccione el cuadro ID y pulse o haga clic en ID en el cuadro de diálogo de contenido dinámico.

    Enumerar contenido dinámico de ID

  10. Seleccione el cuadro Title, busque "Title" en el cuadro de diálogo de contenido dinámico y pulse o haga clic en Title.

    Enumerar contenido dinámico de Title

  11. En el cuadro Aprobado, escriba "No". Ahora esta parte del flujo debería parecerse a la siguiente imagen.

    Actualizar elemento completo

  12. En la parte superior derecha de la pantalla, pulse o haga clic en Crear flujo y en Listo.

    Botón Listo

    El flujo está completo y debería ser similar a la siguiente imagen si se contraen los cuadros.

    Flujo finalizado

Paso 4: Ejecución del flujo de aprobación

  1. En la lista Solicitudes de proyecto, haga clic en editar rápido y agregar un elemento como el siguiente:

    • Title = "New monitor for Megan"
    • Approved = "Pending"
    • Description = "Megan needs a 24" monitor"
    • EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = "02/03/2017"
    • Requestor = "Megan Bowen"

    Elemento agregado a la lista

  2. Haga clic en Listo en la parte superior de la página cuando haya terminado.

    Marca de verificación de Listo

  3. Compruebe la bandeja de entrada de la cuenta de correo electrónico del aprobador. Debe tener un correo electrónico similar al siguiente.

    Correo electrónico para Allan Deyoung

    Tenga en cuenta que el correo electrónico se envía al aprobador, Allan DeYoung. Se envía desde Megan Bowen, dado que ella ha configurado el flujo.

  4. Después de hacer clic en Aprobar o Rechazar el flujo ejecuta otro proceso y obtiene información similar a la siguiente directamente en el correo electrónico.

    Acción de aprobación completa

  5. El flujo envía un correo electrónico a Megan con la respuesta de Allan, como se muestra en la siguiente imagen. Este correo electrónico también procede de Megan porque es la dueña del grupo.

    Correo electrónico a Megan Bowen

Pasos siguientes

El siguiente paso de esta serie de tutoriales es crear una aplicación para administrar proyectos.