Nota: Este artículo forma parte de una serie de tutoriales sobre el uso de PowerApps, Microsoft Flow y Power BI con SharePoint Online. Asegúrese de leer la introducción a la serie para hacerse una idea general, así como para obtener descargas relacionadas.

En esta tarea, vamos a crear un informe de Power BI basado en las dos listas de SharePoint. Trasladaremos los datos de las listas a Power BI Desktop y los limpiaremos un poco, realizaremos algunas operaciones básicas de modelado de datos y crearemos un conjunto de objetos visuales que nos proporcionarán cierta información acerca de los datos.

Sugerencia: El paquete de descarga para este escenario incluye una versión terminada del informe: project-analysis.pbix.

Repaso rápido de Power BI Desktop

Antes de profundizar en la creación de informes, revisemos Power BI Desktop. Es una herramienta eficaz, con gran cantidad de características, por lo que nos centraremos en proporcionar información general de las áreas que se van a utilizar en esta tarea. En Power BI Desktop hay tres áreas de trabajo o vistas principales: vista Informe, vista Datos y vista Relaciones. Power BI Desktop también incluye el Editor de consultas, que se abre en una ventana independiente.

La siguiente pantalla muestra los iconos de las tres vistas a la izquierda de Power BI Desktop: Informe, Datos y Relaciones, de arriba a abajo. La barra amarilla de la izquierda indica la vista activa; en este caso, se muestra la vista Informe. Para cambiar de vista, seleccione cualquiera de los tres iconos.

Vistas de Power BI Desktop

La vista Informe tiene cinco áreas principales:

  1. La cinta de opciones, que muestra tareas comunes asociadas a informes y visualizaciones.

  2. La vista Informe, o lienzo, donde las visualizaciones se crean y se organizan.

  3. El área de la pestaña Páginas de la parte inferior, que permite seleccionar o agregar una página del informe.

  4. El panel Visualizaciones, donde se cambian las visualizaciones, se personalizan los colores o ejes, se aplican filtros, se arrastran los campos, etc.

  5. El panel Campos, en el que los elementos de consulta y los filtros se pueden arrastrar a la vista Informe, o bien al área Filtros del panel Visualizaciones.

Paneles, vistas y pestañas de Power BI Desktop

La vista Datos tiene tres áreas principales:

  1. La cinta de opciones, que tiene la pestaña Modelado seleccionada a continuación. En esta pestaña, se crean tablas y columnas calculadas, y se realizan otros cambios en el modelo de datos.

  2. El panel central, que muestra los datos de la tabla seleccionada.

  3. El panel Campos, donde se controla cómo se muestran los campos en los informes.

Vista de datos de Power BI Desktop

En esta tarea no se usa la vista Relaciones, pero se puede consultar más adelante, después de que trasladar los datos de lista a Power BI Desktop.

En el Editor de consultas, se crean consultas y se transforman datos y, posteriormente, el modelo de datos refinados se carga en Power BI Desktop. El Editor de consultas tiene cuatro áreas principales:

  1. La cinta de opciones, que tiene muchas opciones para dar forma y transformar los datos que se proporcionan.

  2. El panel izquierdo, en el que se enumeran las consultas que se pueden seleccionar, visualizar y dar forma.

  3. El panel central, en el que se muestran los datos de la consulta seleccionada y están disponibles para darles forma.

  4. La ventana Configuración de la consulta, que enumera las propiedades de la consulta y los pasos de transformación de datos que se han aplicado.

Editor de consultas de Power BI Desktop

Paso 1: Obtención de datos en Power BI Desktop

En este paso, en primer lugar se conectará a las dos listas. Luego limpiará los datos, para lo que debe eliminar las columnas que no sean necesarias para el análisis de datos. También cambiará los tipos de datos de algunas de las columnas restantes para que los cálculos se realicen correctamente. Para más información acerca de cómo obtener y limpiar datos en Power BI Desktop, consulte la sección Obtención de datos del curso de aprendizaje guiado.

Conexión a listas de SharePoint

  1. En Power BI Desktop, en la pestaña Inicio, haga clic o pulse en Obtener datos y luego en Más...

    Obtener datos

  2. En el cuadro de diálogo Obtener datos, haga clic o pulse en Lista de SharePoint Online y, luego, en Conectar.

    Conectarse a lista de SharePoint

  3. Escriba la dirección URL del sitio de SharePoint y, después, haga clic en Aceptar o pulse en él.

    Dirección URL de lista de SharePoint

  4. Si aparece el siguiente cuadro de diálogo, asegúrese de que ha iniciado sesión con las credenciales correctas y haga clic o pulse en Conectar.

    Credenciales de lista de SharePoint

  5. Seleccione Project Details y Project Requests, y haga clic o pulse en Editar.

    Seleccionar listas de SharePoint

    Las listas se muestran como tablas en el Editor de consultas.

    Tablas en el Editor de consultas

Eliminación de columnas innecesarias de las tablas

  1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic o pulse en Project Details.

  2. En el panel central, seleccione la columna FileSystemObjectType y, después, haga clic o pulse Quitar columnas.

    Quitar columnas

  3. Quitar las dos columnas después de la columna Id: ServerRedirectedEmbedURL y ContentTypeId. Sugerencia: utilice la tecla Máyus para seleccionar ambas columnas y , después, haga clic o pulse en Quitar columnas.

  4. Quite todas las columnas a la derecha de la columna PMAssigned (un total de 22 columnas). La tabla debe coincidir con la de la siguiente imagen:

    Tabla Project Details en el Editor de consultas

  5. Repita el proceso que ha realizado en Project Details y quite todas las columnas a la derecha de la columna Approved (un total de 22 columnas). La tabla debe coincidir con la de la siguiente imagen:

     Tabla Project Requests en el Editor de consultas

Cambiar el tipo de datos en las columnas de Project Details

  1. Seleccione la columna ProjectedDays, haga clic o pulse Tipo de datos: cualquiera y , luego, Número entero.

    Cambiar el tipo de datos a número entero

  2. Repita el paso anterior en la columna ActualDays.

  3. Seleccione la columna ApprovedDate, haga clic o pulse Tipo de datos: cualquiera y, luego, Fecha.

     Cambiar el tipo de datos a fecha

  4. Repita el paso anterior en las columnas ProjectedStartDate y ProjectedEndDate.

Cambio del tipo de datos en las columnas de Project Requests

  1. Seleccione la columna EstimatedDays, haga clic o pulse Tipo de datos: cualquiera y , luego, Número entero.

  2. Seleccione la columna RequestDate, haga clic o pulse Tipo de datos: cualquiera y, luego, Fecha.

Aplicación y guardado de cambios

  1. En la pestaña Inicio, haga clic en Cerrar y aplicar para cerrar el Editor de consultas y vuelva a la ventana principal de Power BI Desktop.

    Cerrar y aplicar cambios

  2. Haga clic o pulse en Archivo y , luego, en Guardar y guarde el proyecto con el nombre project-analysis.pbix.

Paso 2: Mejora del modelo de datos

Ahora que los datos de las listas de SharePoint se encuentran en Power BI Desktop, pasaremos al modelado de datos. El modelado de datos puede ser un proceso lento, pero le mostraremos sucintamente varias cosas interesantes que puede hacer para sacar el máximo partido a los datos de las listas en Power BI Desktop:

  • Cambiar las relaciones entre dos tablas cualesquiera

  • Agregar una tabla de fechas para poder realizar cálculos basados en los días laborables

  • Agregar columnas calculadas para calcular los intervalos de tiempo entre los hitos del proyecto

  • Agregar medidas para calcular la varianza en los días previstos frentes a los días reales de un proyecto

Una vez completados estos pasos, se pueden crear visualizaciones que saquen provecho de las mejoras en nuestro modelo. Para más información acerca del modelado de datos en Power BI Desktop, consulte la sección Modelado del curso de aprendizaje guiado.

Cambiar las relaciones entre tablas

Cuando Power BI Desktop introdujo las listas, creó una relación entre ellas basada en la columna Id de ambas tablas. En realidad, la relación se establecería entre la columna Id de la tabla Project Requests y la columna RequestId de la tabla Project Details. Vamos a solucionar ese problema:

  1. Haga clic o pulse el icono de la vista Datos.

    Vista Datos

  2. En la pestaña Modelado, haga clic o pulse Administrar relaciones. Permaneceremos en esta pestaña de la vista Datos para todos los pasos del modelado de datos.

    Administrar relaciones

  3. Asegúrese de que está seleccionada la relación existente, haga clic o pulse Eliminar y, después, otra vez Eliminar para confirmar.

    Eliminar relación

  4. Haga clic en Nuevo para crear otra relación.

  5. En el cuadro de dialogo Crear relación:

    1. Para la primera tabla, seleccione Project Requestsy la columna Id.
    2. Para la segunda tabla, seleccione Project Detailsy la columna RequestId.
    3. La pantalla debe ser como la de siguiente imagen. Cuando esté listo, haga clic o pulse en Aceptar.

    Crear relación

Adición de una tabla de fechas para facilitar los cálculos de fecha

  1. Haga clic o pulse Nueva tabla.

    Nueva tabla

  2. Escriba esta fórmula en la barra de fórmulas: Dates = CALENDARAUTO().

    Barra de fórmulas con Dates = CALENDARAUTO()

    Esta fórmula crea una tabla denominada Dates con una sola columna de fecha. La tabla cubre todas las fechas de las restantes tablas y se actualiza automáticamente si se agregan fechas adicionales (es decir, si se actualizan los datos).

    Tanto esta fórmula como las restantes de esta sección usan expresiones de análisis de datos (DAX), un lenguaje de fórmulas de Power BI y otras tecnologías. Para más información, consulte Aspectos básicos de DAX en Power BI Desktop.

  3. Presione Entrar para crear la tabla Dates.

    Tabla Dates

Adición de una calculada a la tabla Dates

  1. Aún en la tabla de fechas, haga clic o pulse en Nueva columna.

    Nueva columna

  2. Escriba esta fórmula en la barra de fórmulas: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

    Esta fórmula determina si una fecha de la columna Date es un día laborable. Si la fecha es un día laborable, la columna IsWeekDay obtiene el valor 1; de lo contrario, obtiene el valor 0.

  3. Presione Entrar para agregar la columna IsWeekDay a la tabla Dates.

    Agregar columna IsWeekDay

Adición de una columna calculada a la tabla Project Details

  1. En el panel derecho, haga clic o pulse en la tabla Project Details y , después, en Nueva columna.

    Nueva columna

  2. Escriba esta fórmula en la barra de fórmulas:

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date], 
    
          'Project Details'[ApprovedDate],
    
          'Project Details'[ProjectedStartDate] 
    
      )
    
    )
    

    Esta fórmula calcula la diferencia, en días, entre el momento en que se aprobó un proyecto y cuando está previsto que se inicie. Usa la columna IsWeekday de la tabla Dates, por lo solo cuentan los días laborables.

  3. Presione Entrar para agregar la columna ApprovedStartDiff a la tabla Project Details.

    Agregar columna ApprovedStartDiff

Adición de una columna calculada a la tabla Project Requests

  1. En el panel derecho, haga clic o pulse en la tabla Project Requests y , después, en Nueva columna.

    Nueva columna

  2. Escriba esta fórmula en la barra de fórmulas:

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date], 
    
          'Project Requests'[RequestDate],
    
          NOW() 
    
       )
    
    )
    

    Esta fórmula calcula la diferencia, en días, entre la fecha en que se solicitó un proyecto y la fecha de hoy [AHORA()]. Una vez más, la fórmula solo cuenta los días laborables. Esta columna se utiliza para buscar el proyecto que más tiempo lleva pendiente.

  3. Presione Entrar para agregar la columna RequestDateAge a la tabla Project Requests.

    Agregar columna RequestDateAge

Adición de una medida a la tabla Project Details

  1. En el panel derecho, haga clic o pulse en la tabla Project Details y , después, en Nueva medida.

    Nueva medida

  2. Escriba esta fórmula en la barra de fórmulas:

    VarProjectedActual = DIVIDE(
    
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]), 
    
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    
    )
    

    Esta fórmula calcula la varianza entre días reales y previstos de un proyecto. Se agrega como una medida, en lugar de como una columna calculada, por lo que devuelve los resultados correctos, independientemente de cómo se filtren o se agreguen los datos en un informe.

  3. Presione Entrar para agregar la medida VarProjectedActual a la tabla Project Details.

    Agregar medida VarProjectedActual

Adición de una medida a la tabla Project Requests

  1. En el panel derecho, haga clic o pulse en la tabla Project Requests y , después, en Nueva medida.

    Nueva medida

  2. Escriba esta fórmula en la barra de fórmulas:

    MaxDaysPending = MAXX(
    
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"), 
    
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    
    )
    

    Esta fórmula busca el proyecto más tiempo lleva pendiente, en función de la columna calculada que se ha definido antes.

  3. Presione Entrar para agregar la medida MaxDaysPending a la tabla Project Requests.

    Agregar medida MaxDaysPending

Paso 3: Creación de visualizaciones de informes

Ahora estamos en el paso en el que mucha gente piensa cuando piensan en el análisis de datos: la creación de visualizaciones para poder buscar patrones en los datos. En este paso, crearemos cuatro visualizaciones:

  • Un gráfico de columnas que muestra los días previstos frente a días reales de los proyectos

  • Un gráfico de columnas que muestra la varianza de cada proyecto

  • Una tarjeta que muestra el proyecto que lleva más tiempo pendiente

  • Una tabla que muestra el tiempo transcurrido entre la aprobación del proyecto y la fecha de inicio previsto

Una vez que hemos creado estas visualizaciones de informes en Power BI Desktop, publicaremos los datos e informes para el servicio Power BI, con el fin de que podamos crear y compartir paneles. Para más información acerca de la creación de informes en Power BI Desktop, consulte la sección Visualizaciones del curso de aprendizaje guiado.

Creación de un gráfico de barras que muestre las fechas previstas frente a las reales

  1. Haga clic o pulse el icono de la vista Informe. Permaneceremos en esta vista durante el resto de nuestro tiempo en Power BI Desktop.

    Vista Informe

  2. En el panel Visualizaciones panel de la derecha, haga clic o pulse Gráfico de columnas agrupadas.

    Visualizaciones: gráfico de columnas agrupadas

  3. Arrastre PMAssigned y Title de Project Details, en el panel Campos, a Eje, en el panel Visualizaciones.

    Eje en el panel Visualizaciones

  4. Arrastre ActualDays y ProjectedDays de Project Details, en el panel Campos, a Valores, en el panel Visualizaciones.

    Valores en el panel Visualizaciones

  5. Ahora la visualización debería parecerse a la siguiente imagen.

    ProjectedDays y ActualDays por PMAssigned

  6. Arrastre Status desde el panel Campos de Project Details hasta el área Filtros del panel Visualizaciones y seleccione la casilla Completado.

    Filtrar por columna Status

    El gráfico ahora está filtrado y muestra solo los proyectos completos, lo que tiene sentido porque se comparan días previstos con días reales.

  7. Haga clic en las flechas de la esquina superior izquierda del gráfico para subir y bajar por la jerarquía de los jefes de proyecto y proyectos. En la siguiente imagen, verá cómo se exploran proyectos en profundidad.

    Explorar en profundidad un gráfico de columnas

Creación de un gráfico de barras que muestre la varianza a partir de las fechas previstas

  1. Haga clic o pulse en el lienzo fuera de la visualización que acaba de crear.

  2. En el panel Visualizaciones panel de la derecha, haga clic o pulse Gráfico de columnas agrupadas.

    Visualizaciones: gráfico de columnas agrupadas

  3. Arrastre PMAssigned y Title de Project Details, en el panel Campos, a Eje, en el panel Visualizaciones.

    Eje en el panel Visualizaciones

  4. Arrastre VarProjectedActual de Project Details, en el panel Campos, a Valores, en el panel Visualizaciones.

    Valores en el panel Visualizaciones

  5. Arrastre Status desde el panel Campos de Project Details hasta el área Filtros del panel Visualizaciones y seleccione la casilla Completado.

    Filtrar por columna Status

    Ahora la visualización debería parecerse a la siguiente imagen.

    VarProjectedActual por PMAssigned

    En este gráfico se puede ver la variabilidad que hay para los proyectos que ejecutó Irvin Sayers frente a los que ejecutó Joni Sherman. Explore en profundidad para ver la variabilidad por proyecto y si el número de días previstos era superior o inferior al de días reales.

    VarProjectedActual por Title

  6. Para poder crear más visualizaciones, mueva las que ha creado y cámbielas de tamaño para que quepan en paralelo.

    Ajustar gráficos en paralelo

Creación de una tarjeta que muestre el proyecto que lleva más tiempo pendiente

  1. Haga clic o pulse en el lienzo fuera de la visualización que acaba de crear.

  2. En el panel Visualizaciones de la derecha, haga clic o pulse Tarjeta.

    Visualizaciones: tarjeta

  3. Arrastre MaxDaysPending de Project Requests, en el panel Campos, a Campos en el panel Visualizaciones.

    Campos en el panel Visualizaciones

  4. Haga clic o pulse en Formato (rodillo de pintura) y, después, en Borde, a Activar.

    Copiar formato: borde

  5. En Título, seleccione Activar y agregue el título "Max days pending approval".

    Agregar un título

    Ahora la visualización debería parecerse a la siguiente imagen.

     Max days pending approval

    Después de publicar este informe, vamos a usar este icono para desencadenar una alerta si el valor máximo de un proyecto pendiente llega a un umbral determinado.

Creación de una tabla que muestre el tiempo transcurrido entre la aprobación del proyecto y la fecha de inicio previsto

  1. Haga clic o pulse en el lienzo fuera de la visualización que acaba de crear.

  2. En el panel Visualizaciones de la derecha, haga clic o pulse en Tabla.

    Visualizaciones: tabla

  3. Arrastre PMAssigned, Title y ApprovedStartDiff de Project Details, en el panel Campos, a Valores, en el panel Visualizaciones.

    Valores en el panel Visualizaciones

  4. Arrastre ProjectedStartDate de Project Details, en el panel Campos, al área Filtros del panel Visualizaciones y seleccione todas las fechas, excepto (En blanco).

    Filtrar por ProjectedStartDate

  5. Cambie el tamaño de las columnas de la tabla para que pueda ver todos los datos. Ahora la visualización debería parecerse a la siguiente imagen.

    Tabla con los valores de ApprovedStartDiff

  6. Haga clic o pulse la flecha hacia abajo en ApprovedStartDiff y pulse o haga clic en Media, para que podamos ver la duración media entre la aprobación del proyecto y la fecha de inicio previsto.

    Calcular media

  7. Vuelva a hacer clic o a pulsar la flecha hacia abajo en ApprovedStartDiff y haga clic o pulse Formato condicional.

    Formato condicional

  8. Use la configuración predeterminada y haga clic en Aceptar.

    Opciones de formato condicional

    Ahora la visualización debería parecerse a la siguiente imagen.

    Formato condicional completado

    Como puede ver, los proyectos que ejecuta Irvin Sayers tienden a comenzar mucho más tarde que su aprobación. Puede que haya factores que no tengan nada que ver con el administrador asignado, pero merece la pena examinar este factor.

Esto nos lleva al final de la sección del informe y deberíamos tener un informe completo basado en los datos importados de SharePoint y limpiados y modelados en Power BI Desktop. Si todo ha salido según el plan, el informe debe ser similar al de la siguiente imagen.

Informe completado

Pasos siguientes

El siguiente paso en esta serie de tutoriales es publicar el informe de proyecto de Power BI y crear un panel.