Nota: Este artículo forma parte de una serie de tutoriales sobre el uso de PowerApps, Microsoft Flow y Power BI con SharePoint Online. Asegúrese de leer la introducción a la serie para hacerse una idea general, así como para obtener descargas relacionadas.

SharePoint tiene una gran cantidad de características para la colaboración y el uso compartido, pero nos centraremos en una característica de este escenario: las listas de SharePoint. Una lista no es más que una colección de datos que se pueden compartir con los miembros del equipo y otros usuarios del sitio. Analizaremos las listas que se usan en este escenario y, después, podrá crearlas en su propio sitio de SharePoint Online.

Paso 1: Información de las listas

La primera lista es Project Requests, en la que un solicitante del proyecto agrega una solicitud. A continuación, el aprobador de proyecto examina la solicitud y la aprueba o rechaza.

Columna de lista Tipo de datos Notas
Título Una línea de texto Columna predeterminada, se utiliza para el nombre del proyecto
Descripción Una línea de texto
ProjectType Una línea de texto Valores: hardware nuevo, hardware actualizado, software nuevo, software actualizado
RequestDate Fecha
Requestor Una línea de texto
EstimatedDays Número Permite la comparación de la estimación del solicitante con la estimación del jefe de proyecto con la fecha real
Approved Una línea de texto Valores: pendiente, sí o no

Nota: También utilizamos la columna ID, que genera SharePoint y está oculta de forma predeterminada. Utilizamos tipos de datos básicos para simplificar, pero una aplicación real podría utilizar tipos más complejos, como Persona o grupo en la columna Requestor. Para obtener información sobre los tipos de datos que admite PowerApps, consulte Conexión de Microsoft PowerApps a SharePoint.

La segunda lista es Project Details, que realiza un seguimiento de los detalles de todos los proyectos aprobados, como el jefe de proyecto asignado.

Columna de lista Tipo de datos Notas
Título Una línea de texto Columna predeterminada, se utiliza para el nombre del proyecto
RequestID Número Coincide con el valor de la lista Project Requests de la columna ID
ApprovedDate Fecha
Estado Una línea de texto Valores: no iniciado, en curso, completado
ProjectedStartDate Fecha El momento en que el jefe de proyecto estima que se va a iniciar el proyecto
ProjectedEndDate Fecha El momento en que el jefe de proyecto estima que se va a finalizar el proyecto
ProjectedDays Número Días hábiles; normalmente se calcularían, pero no en este escenario
ActualDays Número Para los proyectos completados
PMAssigned Una línea de texto Jefe de proyecto

Paso 2: Creación y revisión de las listas

Para continuar con el escenario, debe crear las dos listas de SharePoint y rellenarlas con datos de ejemplo. Le mostraremos cómo hacerlo mediante la creación de la lista y el pegado en ella de datos de ejemplo. Asegúrese de que dispone de los archivos de Excel del paquete de descarga.

Nota: Use Internet Explorer para este paso.

Creación de las listas

  1. En Internet Explorer, en el sitio de SharePoint, haga clic o pulse en New (Nuevo) y , luego, en List (Lista).

    Crear una lista de SharePoint nueva

  2. Escriba el nombre "Project Requests" y haga clic o pulse Create (Crear).

    Especificar un nombre para la lista nueva

    Se crea la lista Project Requests con el campo predeterminado Title.

    Lista de Project Requests

Adición de columnas a la lista

  1. Haga clic o pulse en el icono de elemento nuevo y , después, en Single line of text (Una línea de texto).

    Campo para agregar una línea de texto

  2. Escriba el nombre "Description" y haga clic o pulse en Create (Crear).

    Crear columna de descripción

  3. Repita los pasos 1. y 2. para las demás columnas de la lista:

    1. Single line of text (Una línea de texto) > "ProjectType"
    2. Date (Fecha) > "RequestDate"
    3. Single line of text (Una línea de texto) > "Requestor"
    4. Number (Número) > "EstimatedDays"
    5. Single line of text (Una línea de texto) > "Approved"

Copia de datos en la lista

  1. Haga clic o pulse en Quick edit (Edición rápida).

    Edición rápida de la lista

  2. Seleccione las celdas de la cuadrícula.

    Lista con todas las columnas

  3. Abra el libro project-requests.xlsx y seleccione todos los datos (no los encabezados).

    Tabla de Excel Project Requests

  4. Copie los datos y péguelos en la cuadrícula de SharePoint y haga clic en o pulse en Done (Listo).

    Lista completada con datos

  5. Repita el proceso de creación y copia de la lista "Project Details", para lo que usará el libro project-details.xlsx. Consulte la tabla Project Details en Paso 1: Información de las listas, ya que contiene los tipos de datos y los nombres de las columnas.

Paso 3: Actualización de conexiones a ejemplos (opcional)

Como se mencionó en la introducción a esta serie de tutoriales, en el paquete de descarga se han incluido dos aplicaciones de ejemplo y un informe. Este escenario se puede completar sin usar estos ejemplos, pero si desea usarlos, es preciso que actualice las conexiones a las listas de SharePoint. Actualícelas para que usen sus listas como origen de datos, en lugar de las nuestras.

Actualizar las conexiones de las aplicaciones de ejemplo

  1. Abra project-management-app.msapp en PowerApps Studio.

  2. Haga clic o pulse Permitir para que PowerApps pueda usar SharePoint.

  3. En la cinta de opciones, en la pestaña Vista, pulse o haga clic en Orígenes de datos.

    Orígenes de datos de PowerApps

  4. En el panel derecho, haga clic o pulse el botón de puntos suspensivos (... ) que se encuentra al lado de Project Details y haga clic o pulse en Quitar.

    Quitar origen de datos de Project Details

  5. En el panel derecho, pulse o haga clic en Agregar origen de datos.

    Agregar origen de datos

  6. Pulse o haga clic en Nueva conexión.

    Nueva conexión

  7. Pulse o haga clic en SharePoint y, después, en Conectar.

    Conexión de SharePoint

  8. Escriba la dirección URL del sitio de SharePoint Online que contiene las listas que creó y pulse o haga clic en Ir.

    Dirección URL de SharePoint

  9. Seleccione la lista Project Details y pulse o haga clic en Conectar.

    Lista Project Details

    La pestaña Orígenes de datos en el panel derecho muestra ahora la conexión que ha creado.

    Orígenes de datos

  10. En el panel derecho, haga clic o pulse el botón de puntos suspensivos (... ) que se encuentra al lado de Project Details y haga clic o pulse en Actualizar.

    Actualizar origen de datos de Project Details

  11. Haga clic en Icono Ejecutar aplicación en la esquina superior derecha para ejecutar la aplicación y asegúrese de que las conexiones funcionan correctamente.

  12. Repita los pasos de esta sección en app.msapp de las solicitudes de proyecto, mediante el uso de la lista Project Requests.

Actualizar las conexiones del informe de ejemplo

  1. Abra project-analysis.pbix en Power BI Desktop.

  2. En la cinta de opciones, en la pestaña Inicio, pulse o haga clic en Editar consultas y, luego, en Configuración de origen de datos.

    Editar consultas

  3. Pulse o haga clic en Cambiar origen.

    Configuración de origen de datos

  4. Escriba la dirección URL del sitio de SharePoint Online y, después, haga clic en Aceptar o pulse en él.

    Dirección URL de lista de SharePoint

  5. Power BI Desktop muestra un banner debajo de la cinta de opciones, con el fin de que pueda aplicar los cambios y trasladar los datos del nuevo origen. Haga clic o pulse en Aplicar cambios.

    Aplicar cambios de consulta

  6. Inicie sesión con una cuenta de organización (la cuenta que utilice para acceder a SharePoint Online) y haga clic o pulse en Conectar.

    Conectarse a SharePoint Online

Pasos siguientes

El siguiente paso de esta serie de tutoriales es generar una aplicación para controlar las solicitudes de proyecto.