Yhteistyömallin luominen

Hyvin määritetty ja rakenteinen yhteistyömalli on keskeinen osa fuusiokehitystiimin tehokasta toimintaa. Tässä osassa käsitellään onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä, kuten hyvin määritettyjä rooleja ja vastuualueita, rakenteellista työrytmiä, luotettavia viestintäkanavia ja helppokäyttöistä dokumentointiportaalia.

Määritä roolit ja velvollisuudet

Tehokkaan fuusiokehitystiimin luomiseksi on ensin määritettävä selkeät roolit ja vastuualueet. Keskeinen tapa on aloittaa pienestä ja lisätä rooleja ja henkilöstöä vain tarpeen mukaan. Käytä pienempiä tavoitteita onnistumiseen ja havainnollistamaan fuusiotiimimallin arvoa, ennen kuin yrität tehdä vaativampia projekteja.

Ryhmän tulee sisältää vähintään seuraavat henkilöt ja roolit:

• Tuoteomistaja – yleensä tämä on henkilö, jonka tehtävänä on varmistaa projektien onnistuminen. Hän määrittää myös selkeän ja houkuttelevan tarkoituksen tai voi kehittää sen yhdessä tiimin muiden jäsenten kanssa.
• Toimialueasiantuntija – tämä on tiimin liiketoimintaa tunteva jäsen, joka ymmärtää ja voi sanoittaa sekä haasteen että ratkaisun. Power Appsin low-code-lähestymistavan yksinkertaisuuden vuoksi hänen pitäisi pystyä luomaan ratkaisu mahdollisimman pitkälle.
• Ammattikehittäjä – Pro Dev -ohjelmistokehittäjä ottaa ratkaisun toimialueen asiantuntijalta ja antaa sille tarvittavan koodaustuen, jotta ratkaisu voi tarjota sille tarkoitetun toiminnan (eikä mitään muuta) tarpeen mukaan.
• Järjestelmänvalvoja – tämä tiimin jäsen ohjaa integrointi- ja tukiskenaarioita ja suorittaa taustalla hallintapalveluita. Kaikki ydintiimin tarvitseman lisätuen aika ja asiantuntemus voidaan tuoda joustavasti eikä ryhmän pysyvänä jäsenenä. Tämä tapa varmistaa fuusiotiimin tehokkaan toiminnan antaen samalla mahdollisuuden lisäresurssien käyttöön, joita tuoteomistaja tarvitsee, jotta tiimi voi saavuttaa tavoitteensa.

Liiketoimintamallin rytmin muodostaminen

Sovelluskehitykseen liittyvien toiminnallisten rytmien synkronoiminen fuusiotiimissä voi parantaa tiimin tehokkuutta yhdenmukaistamalla seuraavaan rakenteeseen:

• Määritä toistuva kalenteritapahtuma tiimin synkronointia varten. Useimmille tiimeille viikoittain tai kahden viikon välein pidettävät statuspäivityskokoukset toimivat hyvin. Älä kuitenkaan aikatauluta kokouksia pelkkää kokoustamista varten ja vältä kokousten määrän lisäämistä määräaikojen lähellä, sillä tämä voi olla haitallista.
• Pidä kiinni sovitusta työajasta. Ihanteellisessa tilanteessa tiimi toimii samassa tilassa, vaikka fuusiotiimit voivat työskennellä tehokkaasti myös alueiden ja aikavyöhykkeiden välillä. Varmista työjärjestelyistä riippumatta, että kaikki ymmärtävät työajan tarkoituksen ja keston ja että näitä rajoja noudatetaan.
• Luo viikkorytmi. Tiimin viikoittaiseen rytmiin pitäisi kuulua itsenäistä työtä, yhteistyövuorovaikutusta ja tarvittaessa tehokkaita kokouksia. Näillä tapaamisilla on oltava tietty tarkoitus, kuten
  • Vaikutusaluearviot – voit tuoda tiimin yhteen tarkastelemaan uusia aloitteita.
  • Käyttökokemusarviot – voit käydä läpi sovelluksen rakenteen ja kuvat sovelluksen toiminnasta. Kokoukset, joissa suunnitellaan muita kokouksia, kokoukset sähköpostiviestien tai pikaviestien asemesta, tai kokoukset, joissa ei ole selkeästi määritettyä tarkoitusta, ovat tuottavuutta haittaavia.
• Työskentele tehokkaasti. Tiimin on sisäisesti toimittava yhtenäisesti, jotta se voi luoda käyttökelpoisimman ratkaisun. Tämän yhdenmukaisuuden tulisi sisältää mahdollisuus käyttää uudelleen muiden kehittämiä osia.
• Ylläpidä jatkuva eteneminen tavoitetta kohti. Jotta tiimi voi saavuttaa tavoitteensa, on tärkeää, että kaikki toimivat yhdessä tämän tuloksen saavuttamiseksi. Power Appsia hyödyntäville fuusiotiimeille tämän edistymisen ylläpitäminen tarkoittaa käyttäjäpalautteen keräämistä ja ymmärtämistä, työlistan priorisointia sekä koko projektin kokonaisvaltaisen etenemissuunnitelman perustamista ja ylläpitoa.
• Luo tukimatriisi. Tukimatriisi tarjoaa rakenteellisen tavan, joka antaa tarvittavan tuen ryhmän yleistavoitteiden saavuttamiselle. Haaste, jota ei voi välttää liiketoiminnan tekijöiden luodessa suoraan sovelluksia on se, kun he saavuttavat tietonsa ja kykyjensä rajat. Keihin he tässä vaiheessa ovat yhteydessä ja miten he tekevät sen? Miten he käsittelevät käyttäjän virheraporttia? Tässä matriisissa on määritettävä, miten he voivat luoda tukilipun, jotta oikea ryhmä voi osallistua ongelman vianmääritykseen ja ratkaisemiseen ongelman vakavuuden mukaan. Tässä matriisissa selostetaan kunkin tukiskenaarion eskalointi- ja vianmäärityspolku.

Ryhmän viestintätapojen määritteleminen

Tiimin viestinnän standardointi on tärkeä osa tehokkaan toiminnan ylläpitämistä. Kaikkien ryhmän jäsenten on hyvä tietää, miten ryhmä on yhteydessä, erityisesti aikavyöhykkeiden välisessä asynkronisessa tilassa. Viestintästrategiassa on otettava huomioon seuraavat alueet:

• Kanavat. Mitä kanavia ryhmä käyttää ensisijaisessa ja toissijaisessa viestinnässä? Mitkä ovat kunkin edut ja haitat? Monista valintavaihtoehdoista sähköpostin käyttö ei ehkä ole paras ratkaisu, ja vaihtoehdot, kuten Microsoft Teams voi auttaa selkiyttämistä sekä parantaa seurattavuutta ja vastausprosenttia.
• Ilmoitustyypit. Miten aiot ilmoittaa ryhmällesi päivityksistä tai tapahtumista, joiden perusteella heidän on toimittava?
• Viestien tiheys ja määrä. Kuinka usein ilmoitat ryhmälle? Päivittäinen viestintä voi sisältää hyödyllisen yhteenvedon siitä, mitä sinä päivänä on tapahtunut, mutta jotkin viestit saattavat tarvita aiempia toimia. Useimmat tietotyöntekijät ovat ylikuormitettuja sähköpostiviestien vuoksi. Varmista, että tiheys ja määrä ovat tasapainossa, jotta ryhmän jäsenet eivät saa liikaa projektiin liittyviä viestejä.
• Automatisointi. Miten yhteydenpitoprosessia voi automatisoida? Standardoidut sähköpostimallit, botit ja tapahtumahälytykset voivat auttaa, mutta niitä on käytettävä vastuuntuntoisesti, jotta ne eivät ylikuormita ryhmän jäsenten mahdollisuutta vastata.
• Hyvät viestintätaidot. Kaikilla ryhmän jäsenillä ei ole yhtä paljon viestintätaitoja, mutta kuka tahansa voi parantaa viestintätaitojaan. Yksinkertaiset toimintatavat, kuten hyvän aiheen valitseminen sähköpostiviestiin, vaikuttaa paljon siihen, miten hyvin ryhmä reagoi viestiin. Kannusta yksinkertaista ja tehokasta kirjoittamista kaikessa viestinnässä; jos ryhmän jäsenillä on tiettyjä tehtäviä toimintoja, ole täsmällinen ja määritä ne aiherivillä.

Esimerkki tehokkaasta viestintätaitojen käytöstä on se, kun sinun on muutettava Dataverse-taulukkomääritystä esimerkiksi lisäämällä useita kenttiä. Kun lähetät ilmoituksen tästä aiotusta muutoksesta, ryhmän on ymmärrettävä, että jos he eivät vastaa kohtuullisessa ajassa, vastauksen puuttuminen osoittaa, että he hyväksyvät muutoksen. Standardoidut ja loogiset viestintäprosessit parantavat tehokkuutta ja tuottavat odotettuja tuloksia.

Dokumentaatioportaalin julkaiseminen

Dokumentaatio ei ole vain valinnainen osa projektia, vaan se on olennaisen tärkeää viestinnän, yhteiskäytön, tuen ja jatkuvan toiminnan kannalta. Kommentoitu koodi on hyvä koodia, ja kattavan täydennys- ja koulutusdokumentaation luominen on olennainen osa minkä tahansa fuusioprojektin käyttöönotto- ja oppimisvaiheita.

• Sovellusluettelo. Sovellusluettelo on matriisi tai taulukko, joka tiivistää ja koordinoi kaikki sovellukset tietyn ryhmän vastuulla. Luettelo sisältää kaikki vastaavat omistajat roolien ja vastuualueiden osiosta. Tärkeä tehtävä on varmistaa, että ryhmä tietää tarkalleen, kuka omistaa mitäkin. Tämä yksinkertaistaa prosessia, jossa oikeaan ryhmän jäseneen voidaan ottaa yhteyttä tiettyjen vastausten takia.
• Tekniset kysymykset. Ryhmäsi tulee ylläpitää listaa, jossa on usein kysyttyjä (tai ei niin usein kysyttyjä) teknisiä kysymyksiä sovelluksen toiminnasta. Näiden kysymysten on oltava järkeviä, ja vastauksien on oltava hyvin kirjoitettuja ja helposti saatavilla.
• Toimintaohjeet. Toimintaohjeet ovat heti helppokäyttöisiä toimintosarjoja, jotka tarjoavat yksinkertaisia vastauksia yleisiin määrityksen ja käytön kysymyksiin. Yleensä ne vastaavat tiettyyn kysymykseen, kuten "Miten aloitan uuden sovelluksen luomisen?"
• Perehdytys. Perehdytysohjeet ovat vain sisäiseen käyttöön tarkoitettuja asiakirjoja, jotka auttavat uusia ryhmän jäseniä. Tässä dokumentaatiossa on tietoja esimerkiksi käyttöoikeuspyynnöistä, sähköpostin jakeluluetteloihin liittymisestä, hälytysten määrittämisestä ja tilaamisesta.

Parhaat käytännöt

Seuraavien parhaiden käytäntöjen tulisi auttaa rajojen ja tapojen määrittämisessä tehostamaan työskentelyä fuusiotiimeissä.

Vastuullisuus

Vaikka tekijäjohtoinen kehitys ja fuusiotiimit mahdollistavat sovellusten nopean kehittämisen ja käyttöönoton, on erittäin tärkeää varmistaa, että työt toteutetaan yhteistyössä IT-osaston kanssa. Tekijöillä on oltava vastuu IT-osastolle estääkseen ongelmia, jotka liittyvät IT-varjojärjestelmien kasvuun.

Siksi IT-osastolle on annettava ilmoitus aina, kun tekijä alkaa rakentaa sovellusta. Tämä ilmoitus puolestaan helpottaa kehitysprosessia, sillä IT voi tarjota sopivaa tukea tekijälle ja fuusiotiimille, mikä auttaa luomaan hyvin suunnitellut sovellukset, jotka on suojattu ja hallittu oikein.

Automaatio

Hyvin toteutettu automatisointi voi parantaa tuottavuutta merkittävästi. Esimerkki ratkaisun käyttöönoton onnistumisen parantamisesta on automatisoida tarvittavat tarkistukset usean ratkaisun käyttöönotoissa. Automatisoituja tarkistuksia voivat olla esimerkiksi seuraavat:

• Ratkaisun version tarkistus, jossa jokainen käyttöönotto käyttää päivitettyä versionumeroa, mikä välttää ongelmia vianmäärityksessä.
• Yhteysviittausten kaksoiskappaleet.
• Puuttuvat yhteysviitteet.
• Päällekkäiset komponentit.

PR Checker -ratkaisu sisältää esimerkin siitä, miten tämä automatisointi otetaan käyttöön tehokkaasti.

Raportointi

Fuusiotiimien ja tekijöiden kehittämien sovellusten on noudatettava data ensin -lähestymistapaa, mikä tarkoittaa sellaisten sovellusten rakentamista, jossa onnistumista voidaan valvoa suoraan. Tämän tuloksen saavuttamiseen tarvitaan hyvä välineistö, jonka avulla voidaan selvittää, mitä ryhmä tekee hyvin sekä analyysi tästä palautteesta, jotta tietyn sovelluksen tehokkuudesta voidaan saada tarkkoja arvioita. Voit saavuttaa tämän tavoitteen näin:

• Valvo ja arvioi sovelluksia. Vaikka yksi henkilö ajattelee jonkin olevan hyödyllistä tai hyvä idea, se ei automaattisesti tarkoita, että jokainen henkilö löytää siitä arvoa. Ryhmien on valvottava sovellusten käytettävyyttä ja arvioitava niiden toimintoja, jotta uudet kehityssuunnat ovat hyödyllisiä ja toimivat asianmukaisesti.
• Kannusta hyvää arviointikykyä. Toisin sanoen älä luo sovelluksia pelkästään siksi, että voit – vaan rakenna niitä vain tietyn liiketoimintatarpeen mukaan.