Malli: Projektinhallinta

Organisaatiot tarvitsevat keskitetyn paikan useiden projektien hallintaan varmistaakseen, että eri tiimit saavuttavat tavoitteensa ja täyttävät onnistumisehdot suunnitelmien mukaan.

Yleisiä projektinhallinnan tapauksia ovat esimerkiksi uusien tuoteideoiden hallinta, projektisuunnitelmien luominen, välitavoitteiden seuranta ja tiimin tehokkuuden hallinta.

Microsoft Power Platform tarjoaa organisaatioille no-code- ja low-code-ratkaisun, jolla voi luoda helppokäyttöiset ratkaisut projektien hallintaan koko niiden elinkaaren ajan. Tässä artikkelissa on useita tosielämän esimerkkejä siitä, miten asiakkaat ovat luoneet tehokkaita projektinhallintasovelluksia ja työnkulkujaMicrosoft Power Platformin avulla.

Projektinhallintamallien tunnistaminen

Organisaatioissa toimivat liimetoimintaryhmät tarvitsevat työkalun projektien hallintaan, edistymisen seuraamiseen ja tulosten seuraamiseen.

Tyypillisessä projektinhallintaskenaariossa:

1. Suunnittelet työsi ideoiden, suunnitelmien, tehtävien ja välitavoitteiden hallintaa varten.

2. Seuraat suunnitelman etenemistä, ilmoitat sidosryhmille projektin tilasta ja tarvittaessa eskaloit esteiden tapahtuessa.

3. Voit tarkastella edistymistä, seurata tuloksia ja visualisoida projektin edistymiseen liittyviä tärkeitä seikkoja.

Miten asiakkaat ovat käyttäneet projektinhallintamallia

Custom Air Products and Servicesin Traveler-sovellus

Lue koko tarina.

Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) on Houstonissa pääkonttoria pitävä lämmityksen, ilmanvaihdon ja ilmastoinnin (LVI) palveluntarjoaja, joka on erikoistunut ilmastointilaitteiden suunnitteluun, rakentamiseen, asennukseen, räätälöintiin ja huoltoon LVI-toimialan teollisissa ja kaupallisissa segmenteissä.

CAPSin projektinhallintaryhmä tarvitsi mukautetun ratkaisun, jolla seurataan ilmastointiyksiköiden koko elinkaarta, kun ne ovat läpäisseet tuotantoprosessin – keskittyen laadukkaaseen rakentamiseen. Ratkaisua oli mukautettava kunkin osaston tarpeiden mukaan, sekä seurattava laatutarkistuksia ja sallia prosessin omistajien hyväksyä prosessin jokainen vaihe. Lisäksi tiimi halusi myös antaa organisaation käyttäjille mahdollisuuden raportoida ongelmista mobiililaitteidensa kautta. Yksi heidän kohtaamistaan ongelmista oli se, että kirjausasiakirja – paperiasiakirja, jolla seurattiin laatutarkistuksia – usein meni hukkaan.

Rebecca Sackett, tietoanalyytikon apulainen, löysi Power Appsin Office 365 -tilauksestaan, ja aloitti kokeilla luoda sovelluksia SharePoint-luetteloiden pohjalta manuaalisten prosessien korvaamiseksi. Hän rakensi kirjausasiakirjan digitalisoivan Power Apps -ratkaisun nimeltään CAPS Traveler. Projektipäälliköt ja sidosryhmät saavat Traveler-hallintasovelluksesta yleiskuvauksen kaikista aktiivisista projekteista, voivat tarkastella tärkeimpiä tilastotietoja sekä hallita testaus- ja toimituskalentereita.

Projektipäälliköt aloittavat projektit ja lisäävät kunkin pakollisen vaiheen – kuten Valmistus, Maalaus, Sähköistys ja Testaus – tiedot. Tämän jälkeen kunkin osaston henkilöstö käyttää mobiilisovellusta, joka on mukautettu sisältämään heidän osastolleen liittyviä kysymyksiä. Myöhemmin keskustiimi kerää tiedot ja tunnistaa raporttien avulla yleiset syyt siihen, miksi tiettyä vaihetta ei tehty.

Päähallintasovelluksen lisäksi on 10 tällaista hyväksyntäsovellusta, jotka kaikki lukevat ja kirjoittavat tietoja samoihin SharePoint-luetteloihin. Kun kaikki vaiheet on suoritettu, joku laadunhallintaryhmän jäsen tekee lopullisen hyväksymisen. Tämän jälkeen työnkulku käynnistyy automaattisesti PDF-raportin luontia varten.

Environment Canterburyn InZone-sovellus

Lue koko tarina.

Environment Canterbury (ECan) työskentelee Uuden-Seelannin Canterburyn yhteisöjen kanssa pitkäaikaisissa ympäristöohjelmissa, jotka muodostuvat useista välitavoitteista ja niihin liittyvistä projekteista. Tarvittiin kohtuuhintainen ratkaisu, joka yhdenmukaistaisi projektit, parantaisi näkyvyyttä ja nopeutaisi tietojen käyttöä.

Puhtaan veden vyöhykkeiden päälliköt ja projektin osallistujat voivat sovelluksen avulla tarkastella projektiensa tilaa. Kaikkiin projekteihin on merkitty vyöhyke ja tietyt välitavoitteet, ja kaikkiin välitavoitteisiin on merkitty pitkän aikavälin tulokset. Sovellus tarjoaa mukautetun värimallin, jonka avulla projektit, välitavoitteet ja tulokset on helppo erottaa toisistaan ja siirtyä niiden välillä. Projektien kaikki näytöt ovat vihreitä, välitavoitteet siniset ja tulokset oranssit.

Ilmoitukset lähetetään tietopäivitysten kehottamiseksi ja jotta tarjotaan eskalointeja, jos projekteja ei päivitetä vaaditussa ajassa. Työnkulkujen avulla voidaan myös kutsua tiettyjä näkymiä ja luoda HTML-taulukkopohjaisia tiivistelmäsähköpostiviestejä, joissa on luettelo kaikista tiettyyn henkilöön liittyvistä kohteista yhdessä sähköpostiviestissä.

Partners In Healthin Gift Review -sovellus

Lue koko tarina.

Partners In Health (PIH) perustuu yksittäisiin lahjoittajiin noin puolet sen vuosittaisesta rahoituksesta, kun taas toinen puoli on peräisin pääasiassa julkishallinnon apuohjelmista, yrityksiltä ja säätiöiltä. Tällä voittoa tavoittelemattomalla järjestöllä on noin 10 eri virkailijaa, jotka vastaavat yhteydenpidosta yli 1 000 suurimman yksittäisen lahjoittajan kanssa. PIH halusi parantaa lahjoitusvirkailijoiden mahdollisuuksia hallita portfolioitaan antamalla heille tiedon lahjoituksista välittömästi sekä 360 asteen näkymän lahjoittajaportfolioon.

PIH:n analyysin ja sovelluksien päällikkö Bella Chih-Ning rakensi Gift Review -sovelluksen ja koontinäytön, jonka avulla virkailijat voivat hallita ja visualisoida monia lahjoitusten näkökulmia. Gift Review -sovelluksen avulla virkailijat voivat tarkastella lahjoituksia heti kun ne tulevat, lisätä asiaan liittyviä muistiinpanoja ja varmistaa, että lahjoitukset osoitetaan asianmukaiseen rahastoon. Tämä luo tehtäväluettelon tarkistusluettelon, jossa virkailija tarkistaa lahjoituksen ja varmistaa, että se on määritetty asianmukaiseen kampanjaan, koodattu oikeaan lahjoitustyyppiin ja määritetty oikeaan rahastoon. Virkalija voi lähettää sähköpostilla kysymyksiä PIH:n DevOps-tiimille suoraan sovelluksesta. Kun kaikki on selvää, virkailija merkitsee tarkistusluettelon valmiiksi, mikä näkyy esimiehille.

”Sovellus päivässä -koulutus avasi todella silmäni näkemään, miten helppo on rakentaa työkaluja, jotka tehostavat prosesseja ja antavat työtovereilleni työkalut tehdä työnsä paremmin”, kertoo Bella Chih-Ning.

R3 Retail Project Portfolio -sovellus

Lue koko tarina.

R3 Retail Development -yritys tarjoaa syviä asiantuntevia tietoja projektien hallinnan konsultoinnista, jonka avulla voidaan maksimoida liikevoitot supermarketeissa, ruokakaupoissa, ruoan valmistuksessa, vähittäiskaupassa ja pienissä teollisuusasiakkaissa kaikkialla Yhdysvalloissa. R3 tarvitsi hyvin mukautetun menetelmän kokonasivaltaisen projektinhallinnan tarpeisiin.

Project Portfolio -sovellus rakennettiin vain 120 tunnin kuluessa, ja nyt sillä hallitaan yli 200 projektia. R3:n projektipäälliköt ja heidän palvelemansa alueelliset myymäläpäälliköt käyttävät nyt uutta Project Portfolio -sovellusta. Sovelluksessa on monipuoliset toiminnot, kuten:

• Koontinäyttö, jossa näkyy kirjautuneen käyttäjän yhteenvetotilastot.

• Projektin seurantatiedot, kuten päivämäärät, tehtävät, ongelmat, ostotilaukset ja henkilöt.

• Kaikkien asennettujen laitteiden, kuten jääkaappien, IP-osoitteiden seuranta.

• Tiedostojen lataamisominaisuudet LVI-järjestelmien asiakirjoille, kuten arkkitehtuuriasiakirjoille.

• Monipuolinen mukautettu liiketoimintalogiikka, kuten päivämääräarvojen määrittäminen automaattisesti tilamerkintöjen perusteella.

Järjestelmänvalvojat voivat määrittää suojauksen käyttöoikeustiedot tietyille sovelluksen käyttäjille heidän rooliensa mukaisesti. Järjestelmänvalvojat voivat myös määrittää tehtävätyyppien luettelon ja kunkin tehtävän odotetun ajan, joiden avulla määräpäivät luodaan automaattisesti.

R3 lähettää Power Automaten avulla automaattisia ilmoituksia ja muistutuksia. Kaikki tiedot on tallennettu Microsoft Dataverseen.

Capitol Music Groupin aikataulutustyökalut

Lue koko tarina.

Capitol Music Group (CMG) näki mahdollisuuden uudenaikaistaa InfoPathin avulla aiemmin rakennetun markkinoinnin työnkulun ja aikataulutuksen työkalut. Liiketoimintakriittinen sovellus hallitsi aikataulut uusia julkaisuja varten ja – ajan mittaan – kehittyi tallentamaan tietoja eri tyyppisistä julkaisuista ja mediasta varten. CMG halusi automatisoida rutiiniprosesseja, laajentaa näkyvyyttä ja yhteistyötä kumppanilevymerkkien kanssa sekä mukautua nopeasti uusiin verkkomarkkinointikanaviin. Mutta yrityksen Capitol Scheduling-sovelluksesta oli kuitenkin tullut tiiviisti integroitu prosesseihin, ja se koostui kokonaan XML-tiedoista, jotka edellyttivät paljon hiljaista tietoa sovelluksen hallinnassa. CMG halusi siirsi sovelluksensa InfoPathista Microsoft Power Platformiin (joka sisältää sekä Power Appsin että Power Automaten), koska se halusi tehdä virtaviivaisen version low-code-lähestymistavalla sovelluskehitykseen ja hallintaan.

Capitol halusi, että sen tiimit voivat käyttää uutta aikataulutusliittymää, jotta voivat pitää helposti yhteyttä, saada hyväksynnät ja tehdä yhteistyötä erityyppisten julkaisujen markkinoinnissa – oli kyse sitten fyysisestä, digitaalisesta tai videopuolesta.

”Microsoft Power Platformin ansiosta Capitolilla on nyt helppo tapa jakaa markkinointitiedot tuotteen koko elinkaaren ajan”, sanoo Karen Reali, Senior Manager at Universal Music Group. ”Se jopa helpottaa ja virtaviivaistaa levymerkkien välisiä projekteja.”