Ratkaistavien liiketoimintaan liittyvien ongelmien (käyttötapauksen) tunnistaminen

Kun Microsoft Power Platformia käytetään liiketoimintaan liittyvän ongelman ratkaisemiseen, ensimmäiseksi on valittava ratkaistava ongelma.

IT-alalla ratkaistavaa liiketoimintaan liittyvää ongelmaan kutsutaan yleisesti käyttötapaukseksi.

Kysy itseltäsi, mitä liiketoimintaan liittyvää ongelmaa yrität ratkaista. (Nimeä ongelma lyhyesti, sillä usein siitä tulee luotavan sovelluksen nimi.) Kun määrität ongelmaa, jaa ongelmalauseeksi ja tulokseksi, jota tavoittelet.

Näissä artikkeleissa esimerkkinä käytetyssä sovelluksessa päädyttiin seuraavaan lausekkeeseen: Kuluraportointi: luo prosessi, joka on työntekijöiden ja talousosaston kannalta tehokas, nopeuttaa budjettiseurantaa ja vähentää riskejä tilintarkastuksissa.

Jos tiedät jos täsmälleen, mikä ratkaistava ongelma on, voit siirtyä kohtaan Ongelman manuaalisen ratkaisun kustannusten pohtiminen. Jos tarvitset ideoita tai haluat harjoitella pienen ongelman avulla ennen alkuperäiseen siirtymistä, jatka lukemista.

Mitä Power Appsilla voi tehdä?

Jos kyse on ensimmäisestä Power Appsilla tehtävästä sovelluksesta, mieti, mitä yrityksessä tapahtuu ja minkälaisia toimintoja teet ryhmäsi kanssa päivästä toiseen. Määritä sen jälkeen liiketoimintaan liittyvä ongelma, jonka ratkaisemiseen käytetään tällä hetkellä manuaalista prosessia.

Automaation mahdollisia käyttötapauksia ovat nykyistä työympäristöä koskevat aukot, valitukset ja tehottomuudet. Sovelluksella mahdollisia prosesseja ovat paperia tai sähköpostia edelleen käyttävät prosessit sekä prosessit, joissa tietoja on siirrettävä manuaalisesti paikasta toiseen (sähköpostista tietokantaan tai laskentataulukosta toiseen).

Voit etsiä inspiraatiota tutustumalla asiakkaiden omiin tarinoihin.

On hyvä tietää, mitä hyötyä miettimästäsi sovelluksesta on työtovereille ja esimiehelle, etenkin jos tarvitset apua sovellusten tekemiseen tai käyttämiseen. Seuraavassa luettelossa on erilaisia ongelmia, jotka voidaan ratkaista ympäristökohtaisesti:

• Käytettävyys – sovellusten käyttäminen missä ja milloin vain

• Mobiilikäyttö – töitä voi tehdä sovelluksen avulla myös liikkeellä ollessa

• Konsolidointi – tietojen kerääminen entistä automaattisemmin minimoi manuaalisen konsolidoinnin

• Koulutus – käyttäjien pitäminen ajan tasalla koulutustuloksista ja sertifioinneista sekä niiden seuraaminen

• Demokratisointi – paremmat mahdollisuudet ratkaista itse oman osaston tai osan ongelmia

• Osallistaminen – kitkan vähentäminen sellaisten työntekijöiden kanssa joilla on muista poikkeava työympäristö (esimerkiksi etätyöntekijät tai toimintarajoitteiset työntekijät)

• Tehokkuus – toivotun tuloksen saavuttamiseen kuluvan ajan lyhentäminen, tarpeettomien vaiheiden vähentäminen

• Tuottavuus – prosessin siirtomäärän kasvattaminen

• Oikea-aikaisuus – kattavan yhteistyön nopeuttaminen eri sidosryhmien välillä

• Skaalautuvuus – siirtomäärän kasvattaminen

• Analyysi – tarvittavien lisätietojen kerääminen ja tallentaminen tavalla, joka helpottaa analyysia

• Raportointi – tietojen entistä nopeampi tai kokonaisvaltaisempi raportointi johdolle

• Suojaus – tietojen tallentaminen ja käyttäminen turvallisesti

• Vaatimustenmukaisuus – henkilötietojen käsittelyyn liittyvien ongelmien ratkaiseminen; lakisääteisten tai kirjanpidon vaatimusten noudattaminen

• Kestävyys – tuhlauksen (kuten paperin ja sähkön) ja saasteiden vähentäminen

Ongelman manuaalisen ratkaisun kustannusten pohtiminen

Ennen projektin aloittamista kannattaa pohtia vielä hetki, kannattaako projekti aloittaa.

Ongelman manuaalisen ratkaisun ylätason kustannuksista voi nimittäin olla mahdollista arvioida. Se voidaan ilmaista aikana, joka koko prosessin suorittamiseen kuluu, tai jos tiedät työntekijän kokonaiskulut (kuten kuukausi- tai tuntipalkan ja muut kulut), voit kertoa ongelman ratkaisemiseen kuluvan ajan kyseisellä tuntihinnalla, jolloin saat kustannuksen jokaisella prosessin suorituskerralle. Jos sitten tiedät, kuinka monta kertaa prosessi suoritetaan, voit laskea vuosittaisen kustannuksen.

Ota huomioon, että kaikki projektit eivät tuota aika- tai kustannussäästöjä. Joskus prosessin automatisointi voi tuottaa puhdistettua tai ajankohtaista tietoa tai kustannusten välttämistä (tietojen sieppaaminen esimerkiksi mahdollistaa kirjausketjun, joka voi auttaa välttämään taloudelliset seuraamukset tilintarkastuksen yhteydessä.)

Tämä on vain alustava arvio, jolla voidaan varmistaa, että sovellusprojektiin kannattaa ryhtyä. Toisessa artikkelissa käsitellään tarkemmin kustannus- ja liiketoiminta-arvovertailun analysointia.

Jos päätät jatkaa projektin parissa, seuraavaksi on tiedostettava tarkasti nykyinen prosessi ja selvitettävä, miten sitä voi optimoida.