Remarque : cet article fait partie d’une série de tutoriels sur l’utilisation de Power BI, PowerApps et Microsoft Flow avec SharePoint Online. Nous vous recommandons de lire la présentation de la série pour en avoir une vue d’ensemble et accéder aux téléchargements associés.

Dans cette tâche, vous allez créer un flux qui gère le processus d’approbation des projets. Comme Microsoft Flow est intégré à SharePoint, il est facile de créer un flux directement à partir d’une liste. Le flux que vous allez créer est déclenché lorsqu’un élément est ajouté à la liste Demandes de projet. Le flux envoie un courrier à l’approbateur du projet, qui approuve ou refuse la demande directement dans le courrier. Le flux envoie ensuite un courrier d’approbation ou de refus au demandeur de projet et met à jour vos listes SharePoint en conséquence.

Étape 1 : Configurer le modèle de flux

  1. Dans la liste Demandes de projet, cliquez ou appuyez sur Flow, puis sur Créer un flux.

    Créer un flux

  2. Dans le volet de droite, cliquez ou appuyez sur Envoyer un e-mail d’approbation lors de l’ajout d’un nouvel élément.

    Créer un flux d’approbation

  3. Si vous n’êtes pas déjà connecté, connectez-vous à SharePoint et Outlook, puis cliquez ou appuyez sur Continuer.

    Se connecter pour utiliser le modèle

    Vous voyez maintenant le modèle de ce flux que vous pouvez donc compléter. Les zones du flux représentent des étapes. Elles reprennent les entrées des étapes précédentes, ainsi que celles que vous fournissez. Chaque étape peut ensuite fournir la sortie vers les étapes suivantes. Par exemple, l’étape Envoyer un e-mail d’approbation obtient des informations de liste de l’étape précédente, utilise l’adresse de courrier que vous fournissez et génère une valeur d’approbation ou de refus à l’étape suivante.

    Modèle d’approbation

  4. Dans la zone À, entrez une adresse de courrier valide. L’adresse doit correspondre au nom de votre locataire, comme indiqué dans l’image suivante.

    Contact du courrier d’approbation

    La zone suivante du flux répond au courrier de l’approbateur du projet et route le flux vers une des deux branches : SI OUI ou SI NON.

    Condition d’approbation

Étape 2 : Créer des actions Approuver = OUI

  1. Dans la branche SI OUI, cliquez ou appuyez sur la zone Send email (Envoyer un e-mail).

    Courrier d’approbation

  2. Par défaut, un courrier est envoyé à la personne qui a créé l’élément de liste, avec la ligne d’objet et le corps du message que vous voyez. Vous pouvez les mettre à jour si vous le souhaitez.

  3. Cliquez ou appuyez sur Ajouter une action.

    Ajouter une action

  4. Sous Choisir une action, recherchez « SharePoint », puis cliquez ou appuyez sur SharePoint – Update item (SharePoint – Mettre à jour l’élément).

    Action Mettre à jour l’élément

  5. Entrez le nom de la liste et l’URL du site SharePoint.

    Paramètres de l’action Mettre à jour l’élément

  6. Sélectionnez la zone ID, puis cliquez ou appuyez sur ID dans la boîte de dialogue de contenu dynamique.

    Contenu dynamique ID de la liste

    Le contenu dynamique est disponible dans le flux et dépend des étapes précédentes. Dans le cas présent, les informations de liste SharePoint sont disponibles et vous pouvez les utiliser dans les actions que vous créez.

  7. Sélectionnez la zone Title (Titre), recherchez le terme « Title » dans la boîte de dialogue de contenu dynamique, puis cliquez ou appuyez sur Title (Titre).

    Contenu dynamique de titre de la liste

  8. Dans la zone Approved (Approuvé), entrez « Oui ». Cette partie du flux doit maintenant ressembler à l’image suivante.

    Mise à jour de la liste

  9. Cliquez ou appuyez de nouveau sur Ajouter une action. Cette fois, vous allez ajouter un élément à la liste Détails du projet pour le projet qui a été approuvé.

    Ajouter une action

  10. Sous Choisir une action, recherchez « SharePoint », puis sélectionnez SharePoint – Créer l’élément (SharePoint – Create item).

    Action de création de l’élément

  11. Entrez le nom de la liste et l’URL du site SharePoint.

    Paramètres de création de l’élément

  12. Sélectionnez la zone Title (Titre), recherchez le terme « Title » dans la boîte de dialogue de contenu dynamique, puis cliquez ou appuyez sur Title (Titre).

    Contenu dynamique de titre de la liste

  13. Sélectionnez la zone RequestId, puis cliquez ou appuyez sur ID dans la boîte de dialogue de contenu dynamique.

    Contenu dynamique ID de la liste

  14. Dans la zone PMAssigned, entrez « Non affecté ». Cette partie du flux doit maintenant ressembler à l’image suivante.

    Création de l’élément terminée

Étape 3 : Créer des actions Approuver = NON

Par défaut, il n’existe aucune action pour cette branche. Vous allez créer un courrier à envoyer au demandeur du projet, puis mettre à jour la liste Demandes de projet. Vous n’ajoutez pas d’élément à la liste Détails du projet, car le projet n’avance pas.

  1. Dans la branche SI NON, cliquez ou appuyez sur Ajouter une action.

    Ajouter une action

  2. Sous Choisir une action, recherchez « Outlook », puis sélectionnez Office 365 Outlook – Envoyer un message électronique.

    Action Envoyer un message électronique

  3. Dans la zone To (À), ajoutez Created By Email (Créé par e-mail) à partir de la boîte de dialogue de contenu dynamique.

    Contenu dynamique Créé par e-mail

  4. Dans les zones Subject (Objet) et Body (Corps), ajoutez Title (Titre) à partir de la boîte de dialogue de contenu dynamique.

    Contenu dynamique de titre de la liste

  5. Ajoutez ces éléments à l’objet et au corps du message, comme dans l’image suivante.

    Courrier de refus

  6. Vous allez maintenant mettre à jour la liste Demandes de projet. Cliquez ou appuyez sur Ajouter une action.

    Ajouter une action

  7. Sous Choisir une action, recherchez « SharePoint », puis sélectionnez SharePoint – Update item (SharePoint – Mettre à jour l’élément).

    Action Mettre à jour l’élément

  8. Entrez le nom de la liste et l’URL du site SharePoint.

    Paramètres de l’action Mettre à jour l’élément

  9. Sélectionnez la zone ID, puis cliquez ou appuyez sur ID dans la boîte de dialogue de contenu dynamique.

    Contenu dynamique ID de la liste

  10. Sélectionnez la zone Title (Titre), recherchez le terme « Title » dans la boîte de dialogue de contenu dynamique, puis cliquez ou appuyez sur Title (Titre).

    Contenu dynamique de titre de la liste

  11. Dans la zone Approved (Approuvé), entrez « Non ». Cette partie du flux doit maintenant ressembler à l’image suivante.

    Mise à jour de l’élément terminée

  12. En haut à droite de l’écran, cliquez ou appuyez sur Créer un flux, puis sur Terminé.

    Bouton Terminé

    Le flux est à présent terminé et doit ressembler à l’image suivante si vous réduisez les zones.

    Flux terminé

Étape 4 : Exécuter le flux d’approbation

  1. Dans la liste Demandes de projet, cliquez sur Modification rapide et ajoutez un élément comme suit :

    • Title (Titre) = « Nouvel écran pour Megan »
    • Approved (Approuvé) = « En attente »
    • Description = « Megan a besoin d’un écran 24 pouces »
    • EstimatedDays = « 1 »
    • ProjectType = « Nouveau matériel »
    • RequestDate = « 02/03/2017 »
    • Requestor = « Megan Bowen »

    Élément ajouté à la liste

  2. Cliquez sur Terminé en haut de la page lorsque vous avez terminé.

    Coche Terminé

  3. Vérifiez la boîte de réception du compte de messagerie de l’approbateur. Vous devez voir un courrier semblable à ce qui suit.

    Courrier à Allan Deyoung

    Notez que le courrier est envoyé à l’approbateur Allan DeYoung. Il est envoyé par Megan Bowen, car elle a configuré le flux.

  4. Une fois que vous avez cliqué sur Approuver ou Refuser, le flux exécute un autre processus et vous obtenez des commentaires comme celui ci-dessous, directement dans le message.

    Action d’approbation terminée

  5. Le flux envoie un courrier à Megan avec la réponse d’Allan, comme dans l’image suivante. Ce courrier vient également de Megan, car elle est la propriétaire du flux.

    Courrier à Megan Bowen

Étapes suivantes

L’étape suivante de cette série de tutoriels consiste à créer une application pour gérer des projets.