Remarque : cet article fait partie d’une série de tutoriels sur l’utilisation de Power BI, PowerApps et Microsoft Flow avec SharePoint Online. Nous vous recommandons de lire la présentation de la série pour en avoir une vue d’ensemble et accéder aux téléchargements associés.

Dans cette tâche, vous allez créer un rapport Power BI basé sur deux listes SharePoint. Vous allez importer des données de liste dans Power BI Desktop et les nettoyer un peu, effectuer une modélisation de base des données et créer un jeu de visuels qui vous donnent des informations sur les données.

Conseil : le package à télécharger pour ce scénario inclut une version terminée de ce rapport : project-analysis.pbix.

Revue rapide de Power BI Desktop

Avant d’étudier la création de rapports, passons en revue Power BI Desktop. Comme il s’agit d’un outil puissant offrant de nombreuses fonctionnalités, nous allons nous concentrer sur une vue d’ensemble des zones que vous utiliserez dans cette tâche. Il existe trois zones de travail principales ou vues dans Power BI Desktop : Rapport, Données et Relations. Power BI Desktop comprend également l’éditeur de requête, qui s’ouvre dans une fenêtre distincte.

L’écran suivant montre les icônes des trois vues à gauche de Power BI Desktop : Rapport, Données et Relations, de haut en bas. La barre jaune sur le côté gauche indique la vue active. Dans le cas présent, la vue Rapport est affichée. Changez de vues en sélectionnant une de ces trois icônes.

Vues Power BI Desktop

La vue Rapport comporte cinq zones principales :

  1. Le ruban, qui affiche les tâches courantes associées aux rapports et visualisations.

  2. La vue Rapport (ou canevas), où les visualisations sont créées et organisées.

  3. La zone de l’onglet Pages en bas, qui vous permet de sélectionner ou d’ajouter une page de rapport.

  4. Le volet Visualisations, où vous modifiez des visualisations, personnaliser les couleurs ou les axes, appliquer des filtres, faire glisser les champs et bien plus encore.

  5. Le volet Champs, où les éléments de requête et les filtres peuvent être déplacés sur la vue Rapport ou vers la zone Filtres du volet Visualisations.

Volets, vues et onglets Power BI Desktop

La vue Données possède trois zones principales :

  1. Le ruban, où l’onglet Modélisation est sélectionné ci-dessous. Sous cet onglet, vous créez des colonnes et des tables calculées et apportez d’autres modifications au modèle de données.

  2. Le volet central, qui affiche les données de la table sélectionnée.

  3. Le volet Champs, où vous contrôlez la façon dont les champs sont affichés dans vos rapports.

Vue des données Power BI Desktop

Vous n’utilisez pas la vue Relations dans cette tâche, mais vous pourrez la consulter ultérieurement une fois que vous aurez importé les données de liste dans Power BI Desktop.

Dans l’éditeur de requête, vous générez des requêtes et transformez des données, puis chargez ce modèle de données affiné dans Power BI Desktop. L’éditeur de requête comporte quatre zones principales :

  1. Le ruban, qui propose de nombreuses options pour la mise en forme et la transformation des données récupérées.

  2. Le volet gauche, où les requêtes sont répertoriées et disponibles pour la sélection, l’affichage et la mise en forme.

  3. Le volet central, où les données de la requête sélectionnée sont affichées et disponibles pour la mise en forme.

  4. La fenêtre Paramètres d’une requête, qui répertorie les propriétés de la requête et les étapes de transformation des données appliquées.

Éditeur de requête Power BI Desktop

Étape 1 : Obtenir des données dans Power BI Desktop

Dans cette étape, vous allez d’abord vous connecter aux deux listes. Vous allez ensuite nettoyer les données en supprimant les colonnes inutiles pour votre analyse de données. Vous allez également modifier les types de données sur les colonnes restantes afin que les calculs fonctionnent correctement. Pour plus d’informations sur l’obtention et le nettoyage des données dans Power BI Desktop, consultez la section Obtention des données de notre formation guidée.

Se connecter aux listes SharePoint

  1. Dans Power BI Desktop, sous l’onglet Accueil, cliquez ou appuyez sur Obtenir les données, puis Autre....

    Obtenir les données

  2. Dans la boîte de dialogue Obtenir les données, cliquez ou appuyez sur Liste SharePoint Online, puis sur Se connecter.

    Se connecter à la liste SharePoint

  3. Entrez l’URL de votre site SharePoint, puis cliquez ou appuyez sur OK.

    URL de la liste SharePoint

  4. Si la boîte de dialogue suivante s’ouvre, vérifiez que vous êtes connecté avec les informations d’identification correctes, puis cliquez ou appuyez sur Se connecter.

    Informations d’identification de la liste SharePoint

  5. Sélectionnez Détails du projet et Demandes de projet, puis cliquez ou appuyez sur Modifier.

    Sélectionner des listes SharePoint

    Les listes sont maintenant affichées en tant que tables dans l’éditeur de requête.

    Tables dans l’éditeur de requête

Supprimer les colonnes inutiles des tables

  1. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez ou appuyez sur Détails du projet.

  2. Dans le volet central, sélectionnez la colonne FileSystemObjectType, puis cliquez ou appuyez sur Supprimer les colonnes.

    Supprimer des colonnes

  3. Supprimez les deux colonnes après la colonne Id : ServerRedirectedEmbedURL et ContentTypeId. Conseil : utilisez la touche Maj pour sélectionner les deux colonnes, puis cliquez ou appuyez sur Supprimer les colonnes.

  4. Supprimez toutes les colonnes à droite de la colonne PMAssigned (22 colonnes au total). La table doit correspondre à l’image suivante :

    Table Détails du projet dans l’éditeur de requête

  5. Répétez le processus que vous avez effectué pour Détails du projet, puis supprimez toutes les colonnes à droite de la colonne Approved (22 colonnes au total). La table doit correspondre à l’image suivante :

     Table Demandes de projet dans l’éditeur de requête

Modifier le type de données des colonnes Détails du projet

  1. Sélectionnez la colonne ProjectedDays, cliquez ou appuyez sur Data Type: Any (Type de données : tout), puis sur Nombre entier.

    Modifier le type de données en nombre entier

  2. Répétez l’étape précédente pour la colonne ActualDays.

  3. Sélectionnez la colonne ApprovedDate, cliquez ou appuyez sur Data Type: Any (Type de données : tout), puis sur Date.

     Modifier le type de données en date

  4. Répétez l’étape précédente pour les colonnes ProjectedStartDate et ProjectedEndDate.

Modifier le type de données des colonnes Demandes de projet

  1. Sélectionnez la colonne EstimatedDays, cliquez ou appuyez sur Data Type: Any (Type de données : tout), puis sur Nombre entier.

  2. Sélectionnez la colonne RequestDate, cliquez ou appuyez sur Data Type: Any (Type de données : tout), puis sur Date.

Appliquer et enregistrer les modifications

  1. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Fermer et appliquer pour fermer l’éditeur de requête et revenir à la fenêtre principale de Power BI Desktop.

    Fermer et appliquer les modifications

  2. Cliquez ou appuyez sur Fichier, puis sur Enregistrer pour enregistrer le fichier sous le nom project-analysis.pbix.

Étape 2 : Améliorer le modèle de données

Maintenant que vous avez migré les données de vos listes SharePoint dans Power BI Desktop, vous pouvez passer à la modélisation des données. La modélisation des données peut prendre du temps, mais nous allons vous montrer rapidement certaines opérations intéressantes que vous pouvez effectuer pour exploiter au mieux les données de liste dans Power BI Desktop :

  • Modifier la façon dont les deux tables sont liées

  • Ajouter une table de dates pour pouvoir effectuer des calculs basés sur les jours de la semaine

  • Ajouter des colonnes calculées pour calculer les intervalles de temps entre deux étapes majeures du projet

  • Ajouter des mesures pour calculer l’écart entre les jours réels et prévus d’un projet

Une fois que vous avez terminé ces étapes, vous pouvez créer des visualisations qui tirent parti des améliorations apportées à votre modèle. Pour plus d’informations sur la modélisation des données dans Power BI Desktop, consultez la section Modélisation de notre formation guidée.

Modifier les relations entre les tables

Lorsque la solution Power BI Desktop a importé les listes, elle a créé une relation entre elles en fonction de la colonne Id des deux tables. La relation doit en fait être définie entre la colonne Id de la table Demandes de projet et la colonne RequestId de la table Détails du projet. Pour corriger cela, procédez comme suit :

  1. Cliquez ou appuyez sur l’icône Vue de données.

    Vue de données

  2. Sous l’onglet Modélisation, cliquez ou appuyez sur Gérer les relations. Vous allez rester sur cet onglet de la vue Données pour toutes les étapes de modélisation des données.

    Gérer les relations

  3. Vérifiez que la relation existante est sélectionnée, cliquez ou appuyez sur Supprimer, puis à nouveau sur Supprimer pour confirmer.

    Supprimer une relation

  4. Cliquez sur Nouveau pour créer une autre relation.

  5. Dans la boîte de dialogue Créer une relation :

    1. Pour la première table, sélectionnez Demandes de projet et la colonne Id.
    2. Pour la deuxième table, sélectionnez Détails du projet et la colonne RequestId.
    3. L’écran doit ressembler à l’image suivante. Lorsque vous êtes prêt, cliquez ou appuyez sur OK.

    Créer une relation

Ajouter une table de dates pour faciliter le calcul des dates

  1. Cliquez ou appuyez sur Nouvelle table.

    Nouvelle table

  2. Dans la barre de formule, entrez la formule suivante : Dates = CALENDARAUTO().

    Barre de formule avec Dates = CALENDARAUTO()

    Cette formule crée une table appelée Dates avec une seule colonne de date. La table couvre toutes les dates des autres tables et se met à jour automatiquement si des dates supplémentaires sont ajoutées (par exemple si les données sont actualisées).

    Cette formule et les autres formules de cette section utilisent le format DAX (Data Analysis Expressions), un langage de formule pour Power BI et d’autres technologies. Pour plus d’informations, consultez Principes fondamentaux de DAX dans Power BI Desktop.

  3. Appuyez sur Entrée pour créer la table Dates.

    Table Dates

Ajouter une colonne calculée à la table Dates

  1. Tout en restant sur la table Dates, cliquez ou appuyez sur Nouvelle colonne.

    Nouvelle colonne

  2. Dans la barre de formule, entrez la formule suivante : IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

    Cette formule détermine si une date de la colonne Date est un jour de semaine. Si la date est un jour de semaine, la colonne IsWeekDay reçoit la valeur 1 ; sinon, elle reçoit la valeur 0.

  3. Appuyez sur Entrée pour ajouter la colonne IsWeekDay à la table Dates.

    Ajouter la colonne IsWeekDay

Ajouter une colonne calculée à la table Détails du projet

  1. Dans le volet de droite, cliquez ou appuyez sur les points de suspension Détails du projet, puis sur Nouvelle colonne.

    Nouvelle colonne

  2. Dans la barre de formule, entrez la formule suivante :

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date], 
    
          'Project Details'[ApprovedDate],
    
          'Project Details'[ProjectedStartDate] 
    
      )
    
    )
    

    Cette formule calcule la différence en jours entre la date d’approbation d’un projet et la date prévue de début du projet. Elle utilise la colonne IsWeekday de la table Dates et compte donc uniquement les jours ouvrables.

  3. Appuyez sur Entrée pour ajouter la colonne ApprovedStartDiff à la table Détails du projet.

    Ajouter une colonne ApprovedStartDiff

Ajouter une colonne calculée à la table Demandes de projet

  1. Dans le volet de droite, cliquez ou appuyez sur les points de suspension Demandes de projet, puis sur Nouvelle colonne.

    Nouvelle colonne

  2. Dans la barre de formule, entrez la formule suivante :

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date], 
    
          'Project Requests'[RequestDate],
    
          NOW() 
    
       )
    
    )
    

    Cette formule calcule la différence en jours entre la date de demande d’un projet et la date du jour (NOW()). Là encore, la formule compte uniquement les jours ouvrables. Cette colonne est utilisée pour rechercher le projet qui a été en attente le plus longtemps.

  3. Appuyez sur Entrée pour ajouter la colonne RequestDateAge à la table Demandes de projet.

    Ajouter une colonne RequestDateAge

Ajouter une mesure à la table Détails du projet

  1. Dans le volet de droite, cliquez ou appuyez sur les points de suspension Détails du projet, puis sur Nouvelle mesure.

    Nouvelle mesure

  2. Dans la barre de formule, entrez la formule suivante :

    VarProjectedActual = DIVIDE(
    
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]), 
    
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    
    )
    

    Cette formule calcule l’écart entre les jours réels et prévus d’un projet. Vous ajoutez cela en tant que mesure, plutôt qu’en tant que colonne calculée. La formule retourne donc les résultats corrects, quelle que soit la façon dont les données sont filtrées ou regroupées dans un rapport.

  3. Appuyez sur Entrée pour ajouter la mesure VarProjectedActual à la table Détails du projet.

    Ajouter la mesure VarProjectedActual

Ajouter une mesure à la table Demandes de projet

  1. Dans le volet de droite, cliquez ou appuyez sur les points de suspension Demandes de projet, puis sur Nouvelle mesure.

    Nouvelle mesure

  2. Dans la barre de formule, entrez la formule suivante :

    MaxDaysPending = MAXX(
    
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"), 
    
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    
    )
    

    Cette formule recherche le projet qui a été en attente le plus longtemps, en fonction de la colonne calculée définie précédemment.

  3. Appuyez sur Entrée pour ajouter la mesure MaxDaysPending à la table Demandes de projet.

    Ajouter une mesure MaxDaysPending

Étape 3 : Créer des visualisations de rapport

Vous êtes maintenant arrivé à l’étape à laquelle de nombreuses personnes pensent quand elles parlent d’analyse des données : la création de visualisations qui permettent de révéler des modèles dans vos données. Lors de cette étape, vous allez créer quatre visualisations :

  • Un histogramme qui affiche les jours prévus et réels des projets

  • Un histogramme qui affiche l’écart pour chaque projet

  • Une carte qui affiche le projet qui a été en attente le plus longtemps

  • Une table qui affiche la durée entre l’approbation du projet et la date de début prévue

Une fois que vous avez créé les visualisations de rapport dans Power BI Desktop, publiez les données et les rapports sur le service Power BI afin que vous puissiez créer et partager des tableaux de bord. Pour plus d’informations sur la création de rapports dans Power BI Desktop, consultez la section Visualisations de notre formation guidée.

Créer un graphique à barres pour afficher les jours prévus et réels

  1. Cliquez ou appuyez sur l’icône de la vue Rapport. Vous allez rester dans cette vue pour le reste des étapes à effectuer dans Power BI Desktop.

    Vue Rapport

  2. Dans le volet Visualisations à droite, cliquez ou appuyez sur Histogramme groupé.

    Visualisations - Histogramme groupé

  3. Faites glisser PMAssigned et Title de la zone Détails du projet du volet Champs à la zone Axe du volet Visualisations.

    Zone Axe du volet Visualisations

  4. Faites glisser ActualDays et ProjectedDays de la zone Détails du projet du volet Champs à la zone Valeur du volet Visualisations.

    Zone Valeur du volet Visualisations

  5. La visualisation doit maintenant ressembler à l’image suivante.

    Données ProjectedDays et ActualDays par PMAssigned

  6. Faites glisser Status de la zone Détails du projet du volet Champs à la zone Filtres du volet Visualisations, puis cochez la case Completed (Terminé).

    Filtrer par colonne Status

    Le graphique est maintenant filtré de façon à afficher uniquement les projets achevés, ce qui est logique, car nous comparons les jours prévus et réels.

  7. Cliquez sur les flèches dans le coin supérieur gauche du graphique pour vous déplacer dans la hiérarchie des responsables de projet et des projets. L’image suivante affiche le résultat de la descente dans la hiérarchie des projets.

    Histogramme Descente dans la hiérarchie

Créer un graphique à barres pour afficher l’écart par rapport aux jours prévus

  1. Cliquez ou appuyez sur le canevas à l’extérieur de la visualisation que vous venez de créer.

  2. Dans le volet Visualisations à droite, cliquez ou appuyez sur Histogramme groupé.

    Visualisations - Histogramme groupé

  3. Faites glisser PMAssigned et Title de la zone Détails du projet du volet Champs à la zone Axe du volet Visualisations.

    Zone Axe du volet Visualisations

  4. Faites glisser VarProjectedActual de Détails du projet dans le volet Champs à la zone Valeur du volet Visualisations.

    Zone Valeur du volet Visualisations

  5. Faites glisser Status de la zone Détails du projet du volet Champs à la zone Filtres du volet Visualisations, puis cochez la case Completed (Terminé).

    Filtrer par colonne Status

    La visualisation doit maintenant ressembler à l’image suivante.

    Données VarProjectedActual par PMAssigned

    Dans ce graphique, vous pouvez voir l’écart qui existe entre les projets exécutés par Irvin Sayers et ceux exécutés par Joni Sherman. Descendez dans la hiérarchie pour afficher la variabilité par projet et voir si les jours prévus étaient plus ou moins nombreux que les jours réels.

    Données VarProjectedActual par Title

  6. Avant de créer d’autres visualisations, déplacez et redimensionnez celles déjà créées afin qu’elles soient placées côte à côte.

    Placer les graphiques côte à côte

Créer une carte qui affiche le projet qui a été en attente le plus longtemps

  1. Cliquez ou appuyez sur le canevas à l’extérieur de la visualisation que vous venez de créer.

  2. Dans le volet Visualisations à droite, cliquez ou appuyez sur Carte.

    Visualisations - Carte

  3. Faites glisser MaxDaysPending de la zone Demandes de projet du volet Champs à la zone Champs du volet Visualisations.

    Champs dans le volet Visualisations

  4. Cliquez ou appuyez sur Format (icône en forme de rouleau), puis définissez Bordure sur Activé.

    Format (icône en forme de rouleau) - Bordure

  5. Définissez Title sur Activé, puis ajoutez le titre « Nombre de jours maximal de l’approbation en attente ».

    Ajouter un titre

    La visualisation doit maintenant ressembler à l’image suivante.

     Nombre de jours maximal de l’approbation en attente

    Une fois que vous avez publié ce rapport, vous allez utiliser cette vignette pour déclencher une alerte si la valeur maximale d’un projet en attente atteint un certain seuil.

Créer une table qui affiche la durée entre l’approbation du projet et la date de début prévue

  1. Cliquez ou appuyez sur le canevas à l’extérieur de la visualisation que vous venez de créer.

  2. Dans le volet Visualisations à droite, cliquez ou appuyez sur Table.

    Visualisations - Table

  3. Faites glisser PMAssigned, Title et ApprovedStartDiff de la zone Détails du projet dans le volet Champs à la zone Valeurs du volet Visualisations.

    Valeurs dans le volet Visualisations

  4. Faites glisser ProjectedStartDate dans la zone Détails du projet du volet Champs à la zone Filtres du volet Visualisations, puis sélectionnez toutes les dates, sauf (Vide).

    Filtrer par ProjectedStartDate

  5. Redimensionnez les colonnes de la table afin de voir toutes les données. La visualisation doit maintenant ressembler à l’image suivante.

    Table avec les valeurs ApprovedStartDiff

  6. Cliquez ou appuyez sur la flèche vers le bas pour ApprovedStartDiff, puis cliquez ou appuyez sur Moyenne. Vous pouvez ainsi voir la durée moyenne entre l’approbation du projet et la date de début prévue.

    Calculer la moyenne

  7. Cliquez ou appuyez à nouveau sur la flèche vers le bas pour ApprovedStartDiff, puis cliquez ou appuyez sur Mise en forme conditionnelle.

    Mise en forme conditionnelle

  8. Utilisez les paramètres par défaut et cliquez sur OK.

    Options de mise en forme conditionnelle

    La visualisation doit maintenant ressembler à l’image suivante.

    Mise en forme conditionnelle terminée

    Comme vous pouvez le voir, les projets exécutés par Irvin Sayers ont tendance à démarrer à une date très éloignée de l’approbation. Il se peut que d’autres facteurs que le responsable affecté entrent en jeu, ce qui pourrait être intéressant à étudier.

Cela vous amène à la fin de la section Rapport. Vous devez maintenant avoir un rapport complet basé sur les données importées de SharePoint et nettoyées et modélisées dans Power BI Desktop. Si tout s’est déroulé comme prévu, votre rapport doit ressembler à l’image suivante.

Rapport terminé

Étapes suivantes

L’étape suivante de cette série de tutoriels consiste à publier le rapport de projet Power BI et à créer un tableau de bord.