Remarque : cet article fait partie d’une série de tutoriels sur l’utilisation de Power BI, PowerApps et Microsoft Flow avec SharePoint Online. Nous vous recommandons de lire la présentation de la série pour en avoir une vue d’ensemble et accéder aux téléchargements associés.

SharePoint dispose d’une multitude de fonctionnalités pour le partage et la collaboration, mais nous allons nous concentrer sur une seule fonctionnalité pour ce scénario : les listes SharePoint. Une liste est tout simplement une collection de données que vous pouvez partager avec les membres de l’équipe et les autres utilisateurs du site. Nous allons passer en revue les listes utilisées dans ce scénario, puis vous pourrez créer les vôtres dans votre site SharePoint Online.

Étape 1 : Présentation des listes

La première liste s’appelle Demandes de projet : un demandeur de projet ajoute une demande. L’approbateur du projet examine ensuite la demande, puis l’approuve ou la refuse.

Colonne de la liste Type de données Remarques
Title Une seule ligne de texte Colonne par défaut, utilisée pour le nom du projet
Description Une seule ligne de texte
ProjectType Une seule ligne de texte Valeurs : nouveau matériel, matériel mis à niveau, nouveau logiciel, mise à niveau logicielle
RequestDate Date
Requestor Une seule ligne de texte
EstimatedDays Nombre Permet de comparer l’estimation du demandeur, l’estimation du responsable de projet et la réalité
Approved Une seule ligne de texte Valeurs : en attente, oui, non

Remarque : nous utilisons également la colonne ID, qui est générée par SharePoint et masquée par défaut. Nous utilisons des types de base de données par souci de simplicité, mais une application réelle peut utiliser des types complexes, comme Personne ou Groupe pour la colonne Requestor. Pour plus d’informations sur les types de données pris en charge par PowerApps, consultez Se connecter à SharePoint à partir de Microsoft PowerApps.

La deuxième liste s’appelle Détails du projet. Elle effectue le suivi des détails pour tous les projets approuvés, tels que le responsable affecté au projet.

Colonne de la liste Type de données Remarques
Title Une seule ligne de texte Colonne par défaut, utilisée pour le nom du projet
RequestID Nombre Correspond à la valeur de la colonne ID de la liste Demandes de projet
ApprovedDate Date
Statut Une seule ligne de texte Valeurs : non démarré, en cours, terminé
ProjectedStartDate Date Date à laquelle le responsable de projet estime le début du projet
ProjectedEndDate Date Date à laquelle le responsable de projet estime la fin du projet
ProjectedDays Nombre Jours ouvrés : généralement calculée, mais ce n’est pas le cas dans ce scénario
ActualDays Nombre Pour les projets achevés
PMAssigned Une seule ligne de texte Responsable du projet

Étape 2 : Créer et passer en revue les listes

Pour poursuivre le scénario, vous devez créer les deux listes SharePoint et les remplir avec des exemples de données. Nous allons vous montrer comment effectuer cette opération en créant la liste et en y collant les exemples de données. Vérifiez que vous disposez des fichiers Excel provenant du package à télécharger.

Remarque : utilisez Internet Explorer pour cette étape.

Créer les listes

  1. Dans Internet Explorer, dans votre site SharePoint, cliquez ou appuyez sur Nouveau, puis sur Liste.

    Créer une liste SharePoint

  2. Entrez le nom « Demandes de projet », puis cliquez ou appuyez sur Créer.

    Spécifier le nom de la nouvelle liste

    La liste Demandes de projet est créée, avec le champ par défaut Titre.

    Liste Demandes de projet

Ajouter des colonnes à la liste

  1. Cliquez ou appuyez sur l’icône Nouvel élément , puis sur Une ligne de texte.

    Ajouter un champ Une ligne de texte

  2. Entrez le nom « Description », puis cliquez ou appuyez sur Créer.

    Créer la colonne de description

  3. Répétez les étapes 1. et 2. pour les autres colonnes de la liste :

    1. Une ligne de texte > « ProjectType »
    2. Date > « RequestDate »
    3. Une ligne de texte > « Requestor »
    4. Nombre > « EstimatedDays »
    5. Une ligne de texte > « Approved »

Copier des données dans la liste

  1. Cliquez ou appuyez sur Modification rapide.

    Modification rapide pour les listes

  2. Sélectionnez les cellules dans la grille.

    Liste avec toutes les colonnes

  3. Ouvrez le classeur project-requests.xlsx et sélectionnez toutes les données (et non les en-têtes).

    Tableau Excel Demandes de projet

  4. Copiez les données et collez-les dans la grille dans SharePoint, puis cliquez ou appuyez sur Terminé.

    Liste terminée avec des données

  5. Répétez le processus de copie et de création de liste pour la liste « Détails du projet », à l’aide du classeur project-details.xlsx. Consultez le tableau Détails du projet de l’étape 1 : Présentation des listes pour connaître les types de données et les noms de colonne.

Étape 3 : Mettre à jour les connexions aux exemples (facultatif)

Comme indiqué dans l’introduction de cette série de tutoriels, nous avons inclus deux exemples d’applications et un rapport dans le package à télécharger. Vous pouvez effectuer ce scénario sans utiliser ces exemples, mais si vous souhaitez les utiliser, vous devez mettre à jour les connexions aux listes SharePoint. Elles utilisent ainsi vos listes en tant que sources de données, plutôt que les nôtres.

Mettre à jour les connexions aux exemples d’applications

  1. Ouvrez projet-management-app.msapp dans PowerApps Studio.

  2. Cliquez ou appuyez sur Autoriser, de sorte que PowerApps puisse utiliser SharePoint.

  3. Sur le ruban, sous l’onglet View (Vue), cliquez ou appuyez sur Sources de données.

    Sources de données PowerApps

  4. Dans le volet de droite, cliquez ou appuyez sur les points de suspension (...) en regard de Détails du projet, puis sur Supprimer.

    Supprimer la source de données Détails du projet

  5. Dans le volet de droite, cliquez ou appuyez sur Ajouter une source de données.

    Ajouter une source de données

  6. Cliquez ou appuyez sur Nouvelle connexion .

    Nouvelle connexion

  7. Cliquez ou appuyez sur SharePoint, puis sur Se connecter.

    Connexion à SharePoint

  8. Entrez l’URL du site SharePoint Online qui contient les listes que vous avez créées, puis cliquez ou appuyez sur Atteindre.

    URL SharePoint

  9. Sélectionnez la liste Détails du projet, puis cliquez ou appuyez sur Se connecter.

    Liste Détails du projet

    L’onglet Sources de données du volet de droite affiche maintenant la connexion que vous avez créée.

    Sources de données

  10. Dans le volet de droite, cliquez ou appuyez sur les points de suspension (...) en regard de Détails du projet, puis sur Actualiser.

    Actualiser la source de données Détails du projet

  11. Cliquez sur icône Exécuter l’application dans le coin supérieur droit pour exécuter l’application et vérifier que les connexions fonctionnent correctement.

  12. Répétez les étapes décrites dans cette section pour project-requests-app.msapp à l’aide de la liste Demandes de projet.

Mettre à jour les connexions de l’exemple de rapport

  1. Ouvrez project-analysis.pbix dans Power BI Desktop.

  2. Dans le ruban, sous l’onglet Accueil, cliquez ou appuyez sur Modifier les requêtes, puis sur Paramètres de la source de données.

    Modifier les requêtes

  3. Cliquez ou appuyez sur Changer la source.

    Paramètres de la source de données

  4. Entrez l’URL de votre site SharePoint Online, puis cliquez ou appuyez sur OK.

    URL de la liste SharePoint

  5. Power BI Desktop affiche une bannière sous le ruban afin que vous puissiez appliquer les modifications et afficher des données à partir de la nouvelle source. Cliquez ou appuyez sur Appliquer les modifications.

    Appliquer les modifications de requête

  6. Connectez-vous à un compte d’organisation (compte utilisé pour accéder à SharePoint Online), puis cliquez ou appuyez sur Se connecter.

    Se connecter à SharePoint Online

Étapes suivantes

L’étape suivante de cette série de tutoriels consiste à générer une application pour gérer des demandes de projet.