Uspostavljanje modela suradnje

Dobro definiran i strukturiran model suradnje ključan je za učinkoviti rad mješovitog tima. Ovaj odjeljak razmatra čimbenike koji mogu doprinijeti ovom uspjehu, kao što su dobro definirane uloge i odgovornosti, strukturirani poslovni ritam, pouzdani komunikacijski kanali i pristupačan dokumentacijski portal.

Definirajte uloge i odgovornosti

Da biste stvorili učinkovit mješoviti tim, prvo morate uspostaviti jasne uloge i odgovornosti. Ključni pristup je započeti s malim i uvesti više uloga i osoblja samo kada je to potrebno. Koristite manje ciljeve za nadogradnju uspjeha i demonstrirajte vrijednost modela mješovitog tima prije pokušaja ambicioznijih projekata.

Vaš bi tim trebao uključivati najmanje sljedeće osoblje i uloge:

• Vlasnik proizvoda – obično je to osoba zadužena za osiguranje uspjeha projekata. On ili ona će također definirati jasnu i uvjerljivu svrhu ili mogu zajednički razviti tu viziju s ostatkom tima.
• Stručnjak za domenu – ovo je poslovno orijentirani član tima koji razumije i može artikulirati i izazov i rješenje. Uz jednostavnost pristupa s niskim kodom servisa Power Apps, on ili ona bi trebali biti u mogućnosti smisliti način stvaranja tog rješenja.
• Profesionalni programer – 'Pro Dev' preuzima rješenje od stručnjaka za domenu i daje mu dovoljnu podršku za kodiranje kako bi mogao isporučiti željenu funkcionalnost (i ništa više) ako je potrebno.
• Administrator – ovaj član tima olakšava scenarije integracije i podrške, dok obavlja pozadinske administrativne usluge. Sva daljnja podrška u smislu vremena i stručnosti koja je potrebna glavnom timu može se ponuditi na fleksibilnoj osnovi, a ne kao stalni član grupe. Ovaj pristup osigurava učinkovit rad mješovitog tima, istovremeno pružajući pristup većem broju resursa koji su vlasniku proizvoda potrebni kako bi tim postigao svoje ciljeve.

Uspostavite ritam poslovnog modela

Sinkronizacija operativnih ritmova povezanih s razvojem aplikacija u mješovitom timu može poboljšati učinkovitost tima usklađivanjem sa sljedećom strukturom:

• Definirajte kalendarski događaj koji se ponavlja za timsku sinkronizaciju. Za većinu timova, tjedni ili dvotjedni sastanci za ažuriranje statusa su u redu. Međutim, nemojte zakazivati sastanke radi sastanaka i pokušajte izbjeći povećanje učestalosti sastanaka blizu rokova jer takav pristup može biti kontraproduktivan.
• Pridržavajte se dogovorenog radnog vremena. U idealnom slučaju, vaš će tim biti raspoređen, iako mješoviti timovi također mogu učinkovito raditi u svim geografskim područjima i vremenskim zonama. Bez obzira na raspored rada, pobrinite se da svi razumiju svrhu i trajanje radnog vremena i poštuju te granice.
• Stvorite tjedni ritam. Tjedni ritam tima trebao bi uključivati samostalni rad, suradničke interakcije i, kada je potrebno, učinkovite sastanke. Ovi sastanci trebaju imati određenu svrhu, kao što je:
  • Pregledi opsega – za okupljanje timova na novim inicijativama.
  • Recenzije korisničkog iskustva – za pregled dizajna i modela aplikacije. Sastanci za planiranje drugih sastanaka, sastanci umjesto e-pošte ili izravnih poruka ili sastanci bez jasno definirane svrhe ubojice su produktivnosti.
• Radite učinkovito. Tim se mora interno uskladiti kako bi stvorio najupotrebljivije rješenje. Ovo usklađivanje trebalo bi uključivati mogućnost ponovne upotrebe komponenti koje su drugi izgradili.
• Održavajte dosljedan napredak prema cilju. Kako bismo osigurali da tim ispuni svoje ciljeve, bitno je da svi rade zajedno kako bi postigli taj ishod. Za mješovite timove koji rade sa servisom Power Apps, održavanje ovog napretka znači prikupljanje i razumijevanje povratnih informacija korisnika, određivanje prioriteta zaostataka te uspostavljanje i održavanje holističkog plana cijelog projekta.
• Generirajte matricu podrške. Matrica podrške pruža strukturirani pristup za dobivanje potrebne podrške za napredak prema općim ciljevima tima. Neizbježan izazov s poslovnim tehnolozima koji izravno izrađuju aplikacije jest kada dosegnu granice svog znanja i sposobnosti. Kome se u ovom trenutku obraćaju i kako to čine? Kako se nose s korisničkim izvješćem o pogrešci? Ova bi matrica trebala odrediti kako mogu izraditi potvrdu o prijavi problema službi za podršku kako bi angažirali pravi tim u otklanjanju poteškoća i rješavanju problema, na temelju ozbiljnosti problema. Za svaki scenarij podrške ova matrica objašnjava put eskalacije i rješavanja problema.

Definirajte kako tim komunicira

Standardizacija timske komunikacije još je jedna bitna komponenta u održavanju učinkovitog rada. Svi članovi tima moraju znati kako se tim povezuje, posebno u asinkronim načinima rada u različitim vremenskim zonama. Vaša komunikacijska strategija trebala bi uzeti u obzir sljedeća područja:

• Kanali. Koje će kanale tim koristiti za primarnu i sekundarnu komunikaciju? Koje su prednosti i mane svakog od njih? U svijetu izbora jednostavno usvajanje e-pošte možda nije najbolje rješenje i opcije kao što je Microsoft Teams mogu pružiti bolje razumijevanje, poboljšanu sljedivost i veće stope odgovora.
• Vrste obavijesti. Kako ćete obavijestiti svoj tim o ažuriranjima ili događajima na koje trebaju djelovati?
• Količina i učestalost poruka. Koliko često informirate svoj tim? Dnevna komunikacija može pružiti koristan sažetak onoga što se dogodilo taj dan, ali neke poruke možda će trebati ranije obraditi. Većina stručnih radnika pretrpana je e-poštom. Osigurajte da ste postigli ravnotežu između učestalosti i količine kako biste izbjegli da članovi tima budu zatrpani porukama vezanim za projekt.
• Automatizacija. Kako možete automatizirati komunikacijski proces? Standardizirani predlošci e-pošte, botovi i upozorenja o događajima mogu pomoći, ali ih treba koristiti odgovorno ako želite izbjeći preopterećivanje sposobnosti članova tima da odgovore.
• Dobre komunikacijske vještine. Neće svi u timu imati istu razinu komunikacijskih vještina, ali svatko može postati bolji. Jednostavni pristupi kao što je odabir dobrog predmeta za e-poštu čine drastičnu razliku u tome koliko dobro tim odgovara na tu poruku. Poticati jednostavno i učinkovito pisanje u svim komunikacijama; gdje postoje radnje koje članovi tima trebaju poduzeti, budite konkretni i navedite te radnje u retku predmeta.

Primjer kako primijeniti učinkovite komunikacijske vještine može biti kada trebate promijeniti definiciju tablice servisa Dataverse, kao što je dodavanje više polja. Kada pošaljete obavijest o ovoj namjeravanoj promjeni, tim mora shvatiti da, ako ne odgovore u razumnom roku, nedostatak odgovora znači njihovo slaganje. Standardizirani i logični komunikacijski procesi pomažu u poboljšanju učinkovitosti i postizanju očekivanih rezultata.

Objavite dokumentacijski portal

Dokumentacija nije samo opcionalni dio bilo kojeg projekta – ključna je za komunikaciju, suradnju, podršku i tekuće operacije. Komentirani kod je dobar kod, a stvaranje sveobuhvatne dokumentacije za objašnjenje i obuku bitan je dio faza implementacije i učenja svakog mješovitog projekta.

• Katalog aplikacija. Katalog aplikacija je matrica ili tablica koja sažima i koordinira sve aplikacije unutar odgovornosti određenog tima. Katalog uključuje sve odgovarajuće vlasnike iz odjeljka uloga i odgovornosti. Ključna funkcija je osigurati da tim točno zna tko što posjeduje, čime se pojednostavljuje postupak kontaktiranja pravog člana tima za specifične odgovore.
• Tehnička pitanja. Vaš bi tim trebao održavati repozitorij često postavljanih (ili čak ne tako često postavljanih) tehničkih pitanja o radu aplikacije. Ova pitanja moraju biti razumna, s dobro napisanim i dostupnim odgovorima.
• Vodiči za korisnike. Vodiči za korisnike trenutno su probavljivi skupovi postupaka koji pružaju jednostavne odgovore na uobičajena pitanja o postavljanju i radu. Obično bi odgovorili na određeno pitanje, poput "Kako mogu započeti s izradom nove aplikacije?"
• Uključivanje. Upute za uključivanje samo su interni dokumenti osmišljeni kao pomoć novim članovima tima. Ova bi dokumentacija uključivala informacije kao što su zahtjevi za pristup, pridruživanje listama za distribuciju e-pošte, postavljanje i pretplata na upozorenja i tako dalje.

Najbolje prakse

Sljedeće najbolje prakse trebale bi pomoći u definiranju granica i pristupa za učinkovit rad unutar mješovitih timova.

Odgovornost

Dok razvojni i mješoviti timovi predvođeni kreatorima omogućuju brzi razvoj i implementaciju aplikacija, od ključne je važnosti osigurati da su ti napori otvoreni i provedeni u partnerstvu s IT odjelom. Kreatori moraju biti odgovorni za IT kako bi spriječili probleme u vezi s rastom IT sustava u sjeni.

Kao posljedica toga, IT mora biti upozoren kad god kreator počne izrađivati aplikaciju. Ova obavijest zauzvrat olakšava razvojni proces, budući da IT može pružiti odgovarajuću podršku kreatoru i mješovitom timu, pomažući im u stvaranju dobro projektiranih aplikacija koje su ispravno osigurane i kojima se ispravno upravlja.

Automatizacija

Dobro implementirana automatizacija može značajno povećati produktivnost. Primjer kako povećati uspješnost implementacije rješenja je automatizacija svih potrebnih provjera u implementacijama s više rješenja. Ove automatizirane provjere mogu uključivati:

• Provjera verzije rješenja, pri čemu svaka implementacija koristi ažurirani broj verzije, čime se izbjegavaju problemi prilikom rješavanja problema.
• Duplicirajte reference veze.
• Nema referenci veze.
• Duplicirajte komponente.

Rješenje za provjeru zahtjeva za reviziju koda uključuje primjer kako ovu automatizaciju učinkovito uvesti.

Prijavljivanje

Mješoviti timovi i aplikacije koje su razvili kreatori moraju se uskladiti s pristupom koji je usmjeren na podatke, što znači izradu aplikacija u kojima je moguće izravno nadzirati uspjeh. Postizanje ovog ishoda zahtijeva dobru instrumentaciju koja pruža mogućnost otkrivanja što tim dobro radi, zajedno s analizom ovih povratnih informacija kako bi se generirale točne procjene učinkovitosti određene aplikacije. Da biste postigli ovaj rezultat, trebali biste:

• Nadzirati i procijeniti aplikacije. Samo zato što jedna osoba misli da je nešto korisno ili dobra ideja, ne znači automatski da će svi pronaći vrijednost u tome. Timovi trebaju nadzirati upotrebljivost aplikacija i procijeniti njihovu funkcionalnost kako bi osigurali da su svi novi razvoji korisni i da ispravno funkcioniraju.
• Potaknite dobro prosuđivanje. Drugim riječima, nemojte izrađivati aplikacije samo zato što to možete – izrađujte ih samo za specifične poslovne potrebe.