Obrazac: Upravljanja projektima

Tvrtke ili ustanove trebaju centralno mjesto za upravljanje višestrukim projektima jer osiguravaju da različiti timovi postižu svoje ciljeve i ispunjavaju kriterije uspjeha kako je planirano.

Neki česti slučajevi upotrebe za upravljanje projektima uključuju upravljanje idejama o novim proizvodima, izradu projektnih planova i praćenje prekretnica te upravljanje učinkom tima.

Microsoft Power Platform pruža rješenje bez koda s niskim kodom za tvrtke ili ustanove koje stvaraju jednostavna rješenja za upravljanje projektima tijekom cijelog životnog ciklusa. Ovaj članak nudi nekoliko primjera iz stvarnog svijeta kako su kupci upotrijebili Microsoft Power Platform za stvaranje učinkovitih aplikacija i tijekova rada za upravljanje projektima.

Kako prepoznati obrazac upravljanja projektima

Poslovne skupine unutar tvrtka ili ustanova uviđa potrebu za alatom za upravljanje projektima, praćenje napretka i nadzor ishoda.

U tipičnom scenariju upravljanja projektima:

1. Planirajte svoje poslovanje za upravljanje idejama, planovima, zadacima i prekretnicama.

2. Pratite napredak prema planu, obavijestite zainteresirane stranke o statusu projekta i po potrebi eskalirajte blokatore.

3. Pregledajte napredak, nadzirite ishode i vizualizirajte ključne aspekte napretka projekta.

Kako klijenti upotrebljavaju obrazac upravljanja projektima

Aplikacija Traveler tvrtke Custom Air Products and Services

Pročitajte cijelu priču.

(CAPS) je pružatelj rješenja za grijanje, ventilaciju i klimatizaciju (HVAC) sa sjedištem u Houstonu koji je specijaliziran za projektiranje, izgradnju, ugradnju, modifikaciju i servisiranje klimatizacijske opreme u industrijskom i komercijalnom segmentu HVAC industrije.

Tim za upravljanje projektima tvrtke CAPS trebao je prilagođeno rješenje za praćenje cjelokupnog životnog ciklusa HVAC jedinica tijekom njihovog procesa proizvodnje, s naglaskom na kvalitetnu izgradnju. Rješenje je trebalo prilagoditi potrebama svakog odjela te pratiti provjere kvalitete i omogućiti da se odgovarajući vlasnici odjave u svakoj fazi procesa. Nadalje, tim je želio osnažiti bilo koga u tvrtki ili ustanovi da izvještava o problemima putem svojih mobilnih uređaja. Jedan od ključnih problema s kojim su se suočavali bio je da se dokument "putnik" — papirnati dokument koji je korišten za praćenje provjera kvalitete — gubio.

Rebecca Sackett, asistentica analitičara podataka, pronašla Power Apps je Office 365 u pretplati i počela eksperimentirati s izradom aplikacija protiv SharePoint popisa kako bi zamijenila ručne procese. Rebecca je napravila rješenje za digitalizaciju putničkog dokumenta, nazvanog Power Apps CAPS Traveler. Voditelji projekata i zainteresirane strane upotrebljavaju glavnu aplikaciju za upravljanje putnicima kako bi dobili pregled svih aktivnih projekata, vidjeli ključne statistike i upravljali kalendarima testiranja i otpreme.

Voditelji projekata pokreću projekte i dodaju detalje za svaki potreban korak, poput Odlično, Boja, Električno i Testiranje. Osoblje iz svakog odjela zatim koristi popratnu mobilnu aplikaciju koja je izrađena po mjeri s određenim pitanjima za njihov odjel. Kasnije središnji tim objedinjuje podatke i koristi izvješća kako bi identificirao uobičajene razloge zašto određeni korak nije proveden.

Postoji deset takvih aplikacija za odjavu, uz glavnu aplikaciju za upravljanje, i sve one čitaju i zapisuju podatke u isti skup popisa programa SharePoint. Nakon što su svi koraci dovršeni, netko iz tima za kontrolu kvalitete izvršava završnu odjavu. Tada se automatski pokreće tok za generiranje PDF izvješća.

Aplikacija Environment Canterbury InZone

Pročitajte cijelu priču.

Environment Canterbury (ECan) radi u partnerstvu sa zajednicama Canterburyja na Novom Zelandu na dugoročnim programima ishoda na okoliš koji se sastoje od više prekretnica i povezanih projekata. Trebalo im je pristupačno rješenje koje će osigurati veću dosljednost projekata, veću razinu vidljivosti i brži pristup podacima.

Pomoću aplikacije upravitelji zona slatkovodne vode i sudionici projekta mogu vidjeti status svojih projekata. Svi su projekti označeni zonom i određenim prekretnicama, a sve prekretnice dugoročnim ishodima. Aplikacija nudi prilagođenu shemu boja, što olakšava razlikovanje i kretanje između projekata, prekretnica i ishoda. Svi zasloni za projekte su zeleni, prekretnice su plave, a ishodi narančasti.

Obavijesti se šalju radi bržeg ažuriranja podataka i pružaju eskalacije ako se projekti ne ažuriraju u potrebno vrijeme. Tokovi se također koriste za pozivanje određenih prikaza i generiranje HTML sažetaka e-pošte na temelju tablica – sa svim stavkama koje se odnose na određenu osobu u jednoj e-poruci.

Aplikacija Partners In Health Gift Review

Pročitajte cijelu priču.

Partners in Health (PIH) oslanja se na pojedinačne donatore za otprilike polovicu svojih financijskig sredstava svake godine, dok druga polovica uglavnom dolazi iz državnih potpora, korporacija i zaklada. Neprofitna organizacija ima oko 10 službenika za darove koji su odgovorni za upravljanje 1,000 i više svojih najizdašnijih pojedinačnih donatora. PIH je želio poboljšati sposobnost službenika za darove da upravljaju svojim portfeljima pokazujući im darove dok stižu i dajući službenicima pogled od 360 stupnjeva na njihove donatorske portfelje.

Bella Chih-Ning, voditeljica odjela za analitiku i aplikacije u tvrtki PIH, izradila je aplikaciju za pregled poklona i nadzornu ploču za službenike koji su zaduženi za darove za upravljanje i vizualizaciju mnogih aspekata donacija. Pomoću aplikacije Pregled darova službenici koji su zaduženi za darove mogu pregledavati donacije odmah po njihovom dolasku, dodati relevantne bilješke i osigurati da donacije budu dodijeljene odgovarajućem fondu. To stvara kontrolni popis Popisa obveza na kojem službenik koji je zadužen za darove pregledava donaciju kako bi osigurao da je dodijeljena odgovarajućoj kampanji, kodirana u ispravnu vrstu poklona i dodijeljena pravom fondu. Službenik koji je zadužen za darove može pitanja e-poštom poslati timu tvrtke PIH DevOps izravno iz aplikacije. Nakon što je sve jasno, službenici zaduženi za darove označavaju kontrolni popis kao "gotov", što postaje vidljivo njihovim menadžerima.

"Trening Svaki dan po jedna aplikacija zaista mi je otvorio oči kako lako može biti izraditi alate koji pojednostavljuju procese i osnažuju naše kolege da budu bolji u svom poslu", kaže Bella Chih-Ning.

Aplikacija R3 Retail Project Portfolio

Pročitajte cijelu priču.

Tvrtka R3 Retail Development pruža duboku stručnost u savjetovanju o upravljanju projektima kako bi maksimizirala dobit za supermarkete, prehrambene proizvode, preradu hrane, komercijalne, maloprodajne i male industrijske kupce širom Sjedinjenih Država. R3 je trebao visoko prilagođeni pristup za svoje potrebe cjelokupnog upravljanja projektima.

Aplikacija Project Portfolio izrađena je u roku od samo 120 sati i sada upravlja s više od 200 projekata. Voditelji projekata R3 i regionalni voditelji trgovina s kojima surađuju sada koriste novu aplikaciju Project Portfolio. Aplikacija ima bogat skup mogućnosti koji uključuje:

• Nadzorna ploča koja prikazuje sažetke statistike na temelju prijavljenog korisnika.

• Informacije o praćenju projekata, uključujući datume, zadatke, probleme, kupnje, narudžbenice i ljude.

• Praćenje IP adresa za sve instalirane uređaje, poput hladnjaka.

• Mogućnosti prijenosa datoteka za dokumente poput arhitektonskih datoteka za HVAC sustave.

• Opsežna prilagođena poslovna logika, poput automatskog postavljanja vrijednosti datuma na temelju unosa statusa.

Administratori mogu dodijeliti sigurnosna odobrenja određenim korisnicima aplikacija prema njihovim ulogama. Administratori također mogu konfigurirati popis vrsta zadataka i očekivano vrijeme za svaki zadatak, što se pak koristi za automatsko generiranje datuma dospijeća.

R3 koristi Power Automate za slanje automatiziranih obavijesti i podsjetnika. Svi su podaci pohranjeni na usluzi Microsoft Dataverse.

Alati za raspoređivanje Capitol Music Group

Pročitajte cijelu priču.

Capitol Music Group (CMG) ugledao je priliku za modernizaciju marketinških alata za tijek rada i raspoređivanja, prethodno izrađenih koristeći InfoPath. Aplikacija kritična za poslovanje upravljala je rasporedima za nova izdanja i — tijekom vremena— evoluirala je za prikupljanje podataka za različite vrste izdanja i medija. CMG je želio automatizirati rutinske procese, proširiti vidljivost i suradnju između partnerskih marki i brže se prilagoditi novim marketinškim kanalima na mreži. No, njihova aplikacija Capitol Scheduling postala je duboko integrirana u tokove procesa i sastojala se u potpunosti od XML podataka koji su zahtijevali puno složenog znanja za upravljanje. Želeći modernizirani pristup s niskim kodom razvoju i upravljanju aplikacijama CMG je na kraju odlučio premjestiti svoju aplikaciju s InfoPath-a na Microsoft Power Platform, uključujući Power Apps i Power Automate.

Capitol je želio da njihovi timovi koriste novo sučelje za zakazivanje kako bi lako komunicirali, dobivali odobrenja i surađivali na marketingu za različite vrste izdanja - bila to fizička, digitalna ili video strana.

"Uz Microsoft Power Platform Capitol na jednostavan način dijeli marketinške informacije tijekom cijelog životnog ciklusa proizvoda ", govori Karen Reali, viša menadžerica u tvrtki Universal Music Group. "Čak im pomaže da olakšaju i pojednostave projekte s više oznaka."