Stvaranje izvješće usluge Power BI za analizu projekata

U ovom zadatku stvorit ćemo Power BI izvješće na temelju dva popisa. Uvest ćemo podatke s popisa u aplikaciju Power BI Desktop i malo je očistiti, napraviti osnovno modeliranje nekih podataka i stvoriti skup vizualnih elemenata koji će nam nešto reći o podacima.

Brzi pregled platforme Power BI Desktop

Prije nego što zakoračimo u stvaranje izvješća, pregledajmo aplikaciju Power BI Desktop. Ovo je moćan alat s puno mogućnosti, pa ćemo se usredotočiti na pregled područja koja ćete upotrebljavati u ovom zadatku. Postoje tri glavna područja rada ili prikaza u aplikaciji Power BI Desktop: prikaz Izvješća, prikaz Podataka i prikaz Odnosa. Power BI Desktop uključuje i Alat za uređivanje upita koji se otvara u zasebnom prozoru.

Sljedeći zaslon prikazuje tri ikone prikaza lijevo od aplikacije Power BI Desktop: izvješće, Podaci i Odnosi, od vrha do dna. Žuta traka lijevo označava trenutačni prikaz; u ovom slučaju prikazuje se prikaz izvješća. Promijenite prikaze odabirom neke od te tri ikone.

Prikaz izvješće ima pet glavnih područja:

1. Vrpcu, koja prikazuje uobičajene zadatke povezane s izvješćima i vizualizacijama.
2. Prikaz Izvješće ili radno područje na kojem se stvaraju i uređuju vizualizacije.
3. Područje kartice Stranice pri dnu, s pomoću kojeg možete odabrati ili dodati stranicu izvješća.
4. Okno Vizualizacije na kojem mijenjate vizualizacije, prilagođavate boje ili osi, primjenjujete filtre, povlačite polja i još mnogo toga.
5. Okno Polja u kojem se elementi upita i filtri mogu povući na prikaz Izvješće ili na područje Filtri okna Vizualizacije.

Prikaz Podaci ima tri glavna područja:

1. Vrpca koja ima karticu Modeliranje odabranu ispod. Na ovoj kartici stvarate računske tablice i stupce te unosite druge promjene u podatkovni model.
2. Središnje okno koje prikazuje podatke za odabranu tablicu.
3. Okno Polja u kojem kontrolirate kako se polja prikazuju u vašim izvješćima.

Prikaz Odnosi ne upotrebljavamo za ovaj zadatak, ali možete ga provjeriti kasnije nakon što podatke popisa uvrstimo u aplikaciju Power BI Desktop.

Alat za uređivanje upita upotrebljavate za izradu upita i pretvorbu podataka, a zatim tako preuređeni podatkovni model učitavate u aplikaciju Power BI Desktop. Alat za uređivanje upita ima četiri glavna područja:

1. Vrpcu, koja ima mnogo mogućnosti za oblikovanje i pretvorbu podataka koje unesete.
2. Lijevo okno, na kojem su upiti navedeni i dostupni za odabir,prikazivanje i oblikovanje.
3. Središnje okno, na kojem su podaci iz odabranog upita prikazani i dostupni za oblikovanje.
4. Prozor Postavke upita, u kojem su navedeni svojstva upita i koraci pretvorbe podataka koji su primijenjeni.

1. korak: Unošenje podataka u aplikaciju Power BI Desktop

U ovom ćemo se koraku prvo povezati s dva popisa. Zatim ćemo podatke očistiti uklanjanjem stupaca koji nam nisu potrebni za analizu podataka. Također ćemo promijeniti vrste podataka na nekim od preostalih stupaca tako da proračuni rade ispravno. Dodatne informacije o dobivanju i čišćenju podataka u aplikaciji Power BI Desktop potražite u članku Uzimanje podataka našeg Tečaja vođenog učenja.

Povezivanje s popisima

1. U aplikaciji Power BI Desktop, na kartici Početna, kliknite ili dodirnite mogućnost Uzmi podatke, a zatim Više…

   

2. U dijaloškom okviru Uzmi podatke kliknite ili dodirnite stavku Popis platforme SharePoint Online, a zatim Poveži.

   

3. Unesite URL-adresu web-stranice svoje platforme SharePoint, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost U redu.

   

4. Ako dobijete sljedeći dijaloški okvir, provjerite jeste li prijavljeni s ispravnim vjerodajnicama, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Poveži.

   

5. Odaberite mogućnost Pojedinosti projekta i Zahtjevi projekta, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Uredi.

   

   Popisi su sada prikazani kao tablice u alatu za uređivanje upita.

   

Uklonite nepotrebne stupce iz tablica

1. U lijevom navigacijskom oknu odaberite Detalji projekta.

2. U središnjem oknu odaberite stupac FileSystemObjectType, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Ukloni stupce.

   

3. Uklonite dva stupca nakon stupca Id: ServerRedirectedEmbedURL i ContentTypeId.

   Savjet

   S pomoću tipke Shift odaberite oba stupca, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Ukloni stupce.

4. Uklonite sve stupce s desne strane stupca PMAssigned (ukupno 22 stupca). Tablica bi se trebala podudarati sa sljedećom slikom:

   

5. Ponovite postupak kroz koji ste upravo prošli, sada za Zahtjevi za projekt : uklonite stupce FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId i sve stupce s desne strane stupca Odobreno (ukupno 22 stupca). Tablica bi se trebala podudarati sa sljedećom slikom:

   

Promjena vrste podataka u stupcima Pojedinosti projekta

1. Odaberite stupac ProjectedDays, kliknite ili dodirnite mogućnost Vrsta podataka: Bilo koja, i zatim mogućnost Cijeli broj.

   

2. Ponovite prethodni korak za stupac ActualDays.

3. Odaberite stupac ApprovedDate, kliknite ili dodirnite mogućnost Vrsta podataka: Bilo koja, i zatim mogućnost Datum.

   

4. Ponovite prethodni korak za stupce ProjectedStartDate i ProjectedEndDate.

Promjena vrste podataka u stupcima Zahtjeva za projekt

1. Odaberite stupac EstimatedDays, kliknite ili dodirnite mogućnost Vrsta podataka: Bilo koja, i zatim mogućnost Cijeli broj.

2. Odaberite stupac RequestDate, kliknite ili dodirnite mogućnost Vrsta podataka: Bilo koja, i zatim mogućnost Datum.

Primijenite i spremite promjene

1. Na kartici Početna kliknite mogućnost Zatvori i primijeni kako biste zatvorili alat za uređivanje upita i vratili se na glavni prozor aplikacije Power BI Desktop.

   

2. Kliknite ili dodirnite stavku Datoteka, zatim Spremi i spremite pod nazivom project-analysis.pbix.

2. korak: Poboljšanje podatkovnog modela

Sad kad imamo podatke s naših popisa platforme povučenih u Power BI Desktop, prijeći ćemo na modeliranje podataka. Modeliranje podataka može biti dugotrajan postupak, ali ukratko ćemo vam pokazati nekoliko zanimljivih stvari koje možete učiniti kako biste iz podataka s popisa u aplikaciji Power BI Desktop izvukli više:

• Promijenite međusobnu povezanost dviju tablica
• Dodajte tablicu datuma kako bismo mogli računati na temelju radnih dana
• Dodajte izračunane stupce kako biste izračunali vremenske raspone između važnih kontrolnih točaka projekta
• Dodajte mjere za izračun odstupanja predviđenih u odnosu na stvarne dane za projekt

Nakon dovršetka ovih koraka, možemo izraditi vizualizacije koje iskorištavaju poboljšanja u našem modelu. Dodatne informacije o modeliranju podataka u aplikaciji Power BI Desktop potražite u članku Modeliranje podataka našeg Tečaja vođenog učenja.

Promjena odnosa tablice

Kada aplikacija Power BI Desktop uveze popise, stvara među njima odnos na temelju stupca Id u obje tablice. Odnos bi zapravo trebao postojati između stupca Id u tablici Zahtjevi za projekt i stupca RequestId u tablici Pojedinosti projekta. Popravimo to:

1. Kliknite ili dodirnite ikonu Prikaz podataka.

   

2. Na kartici Modeliranje kliknite ili dodirnite mogućnost Upravljaj odnosima. Ostat ćemo na ovoj kartici u prikazu Podaci kako bismo obavili sve korake modeliranja podataka.

   

3. Provjerite je li odabran postojeći odnos, kliknite ili dodirnite mogućnost Izbriši, a zatim kako biste potvrdili ponovno Izbriši.

   

4. Kako biste stvorili različiti odnos, kliknite Novo.

5. U dijaloškom okviru Stvori odnos:

   1. Za prvu tablicu odaberite mogućnost Zahtjevi za projekt i stupac Id.

   2. Za drugu tablicu odaberite mogućnost Pojedinosti projekta i stupac RequestId.

   3. Zaslon bi trebao izgledati kao sljedeća slika. Kada ste spremni, kliknite ili dodirnite mogućnost U redu, a zatim Zatvori.

      

Dodavanje tablice datuma kako bi se olakšali izračuni na temelju datuma

1. Kliknite ili dodirnite mogućnost Nova tablica.

   

2. Unesite ovu formulu u traku za formule: Dates = CALENDARAUTO().

   

   Ta formula stvara tablicu pod nazivom Datumi s jednim stupcem datuma. Tablica obuhvaća sve datume iz vaše druge tablice i automatski se ažurira ako se dodaju dodatni datumi (tj. ako se podaci osvježe).

   U ovoj i ostalim formulama u ovom odjeljku upotrebljavaju se Izrazi za analizu podataka (DAX, Data Analysis Expressions), jezik formule za uslugu Power BI i druge tehnologije. Dodatne informacije potražite u članku Osnove DAX-a za uslugu Power BI Desktop.

3. Pritisnite Unos za stvaranje tablice Datumi.

   

Dodavanje izračunanih stupaca u tablicu Datuma

1. Dok ste još na tablici datuma, kliknite ili dodirnite mogućnost Novi stupac.

   

2. Unesite ovu formulu u traku za formule: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

   Ova formula određuje je li datum u stupcu Datum radni dan. Ako je datum radni dan, tada stupac IsWeekDay dobiva vrijednost 1; u suprotnom dobiva vrijednost 0.

3. Pritisnite Unos za dodavanje stupca IsWeekDay u tablicu Datumi.

   

Dodavanje izračunanih stupca u tablicu Pojedinosti projekta

1. U desnom oknu kliknite ili dodirnite tablicu Pojedinosti projekta, a zatim Novi stupac.

   

2. Unesite ovu formulu u traku za formule:

   ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
      DATESBETWEEN(Dates[Date],
         'Project Details'[ApprovedDate],
         'Project Details'[ProjectedStartDate]
     )
   )
   

   Ova formula izračunava razliku u danima između dana kada je projekt odobren i dana kada se predviđa početak. Ona upotrebljava stupac IsWeekday iz tablice Datumi, pa broji samo radne dane.

3. Pritisnite Unos za dodavanje stupca ApprovedStartDiff u tablicu Pojedinosti projekta.

   

Dodavanje izračunanih stupca u tablicu Zahtjevi za projekt

1. U desnom oknu kliknite ili dodirnite tablicu Zahtjevi za projekt, a zatim Novi stupac.

   

2. Unesite ovu formulu u traku za formule:

   RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
      DATESBETWEEN(Dates[Date],
         'Project Requests'[RequestDate],
         NOW()
      )
   )
   

   Ova formula izračunava razliku u danima između dana kada je za projekt postavljen zahtjev i današnjeg dana (NOW()). Ponavljamo, formula broji samo radne dane. Ovaj stupac upotrebljava se za traženje projekta koji je najdulje na čekanju.

3. Pritisnite Unos za dodavanje stupca RequestDateAge u tablicu Zahtjevi za projekt.

   

Dodavanje mjere u tablicu Pojedinosti projekta

1. U desnom oknu kliknite ili dodirnite tablicu Pojedinosti projekta, a zatim Nova mjera.

   

2. Unesite ovu formulu u traku za formule:

   VarProjectedActual = DIVIDE(
       SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
       SUM('Project Details'[ProjectedDays])
   )
   

   Ova formula izračunava odstupanje između stvarnog i predviđenog dana za projekt. To dodajemo kao mjeru, a ne kao izračunani stupac, tako da vraća ispravne rezultate bez obzira na to kako se podaci filtriraju ili objedinjuju u izvješću.

3. Pritisnite Unos za dodavanje mjere VarProjectedActual u tablicu Pojedinosti projekta.

   

Dodavanje mjere u tablicu Zahtjevi za projekt

1. U desnom oknu kliknite ili dodirnite tablicu Zahtjevi za projekt, a zatim Nova mjera.

   

2. Unesite ovu formulu u traku za formule:

   MaxDaysPending = MAXX(
       FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
       'Project Requests'[RequestDateAge]
   )
   

   Ova formula pronalazi projekt koji je najdulje na čekanju na temelju izračunanog stupca koji smo prethodno definirali.

3. Pritisnite Unos za dodavanje mjere MaxDaysPending u tablicu Zahtjevi za projekt.

   

3. korak: Stvaranje vizualizacije izvješća

Sada smo u koraku o kojem mnogi misle kada razmišljaju o analizi podataka: stvaranju vizualizacija kako bismo mogli pronaći uzorke u našim podacima. U ovom koraku stvorit ćemo četiri vizualizacije:

• Grafikon stupca koji prikazuje predviđene dane u odnosu na stvarne dane na projektima
• Grafikon stupca koji prikazuje odstupanje za svaki projekt
• Kartica koja prikazuje projekt koji je najdulje na čekanju
• Tablica koja prikazuje vrijeme između odobrenja projekta i predviđenog datuma početka

Nakon što smo stvorili ove vizualizacije izvješća u aplikaciji Power BI Desktop, podatke i izvješća objavit ćemo na usluzi Power BI, tako da možemo stvarati i dijeliti nadzorne ploče. Dodatne informacije o stvaranju izviješća u aplikaciji Power BI Desktop potražite u članku Vizualizacije našeg Tečaja vođenog učenja.

Stvaranje trakastog grafikona za prikaz predviđenog u odnosu na stvarno

1. Kliknite ili dodirnite prikaz Izvješće. Ostat ćemo na ovom prikazu ostatak svog vremena bavljenja s aplikacijom Power BI Desktop.

   

2. U desnom oknu Vizualizacije kliknite ili dodirnite mogućnost Grupirani stupčasti grafikon.

   

3. Povucite stavke PMAssigned i Naslov iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do Osi u oknu Vizualizacije.

   

4. Povucite stavke ActualDays i ProjectedDays iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do stavke Vrijednost u oknu Vizualizacije.

   

5. Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

   

6. Povucite stavku Statusiz mogućnosti Pojedinosti projekta u oknu Polja prema području Filtri okna Vizualizacije, a zatim odaberite potvrdni okvir Dovršeno.

   

   Grafikon je filtriran tako da prikazuje samo završene projekte, što ima smisla jer uspoređujemo predviđene sa stvarnim danima.

7. Kliknite strelice u gornjem lijevom kutu grafikona kako biste se pomicali gore i dolje po hijerarhiji voditelja projekata i projekata. Na sljedećoj slici vidite kako u projektima izgleda pretraživanje kroz razine naniže.

   

Stvaranje trakastog grafikona za prikaz odstupanja od predviđenog

1. Kliknite ili dodirnite radno područje izvan vizualizacije koju ste upravo stvorili.

2. U desnom oknu Vizualizacije kliknite ili dodirnite mogućnost Grupirani stupčasti grafikon.

   

3. Povucite stavke PMAssigned i Naslov iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do Osi u oknu Vizualizacije.

   

4. Povucite stavke VarProjectedActual iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do stavke Vrijednost u oknu Vizualizacije.

   

5. Povucite stavku Statusiz mogućnosti Pojedinosti projekta u oknu Polja prema području Filtri okna Vizualizacije, a zatim odaberite potvrdni okvir Dovršeno.

   

   Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

   

   Iz ovog grafikona možete vidjeti koliko je više varijabilnosti za projekte koje je vodio Irvin Sayers u odnosu na Joni Shermana. Provjerite varijabilnost po projektu i jesu li predviđeni dani veći ili manji od stvarnih dana.

   

6. Prije nego što stvorimo više vizualizacije, pomaknite i promijenite veličinu onih koje ste već stvorili, tako da se jedna s drugom podudaraju.

   

Stvorite karticu koja prikazuje projekt koji je najdulje na čekanju

1. Kliknite ili dodirnite radno područje izvan vizualizacije koju ste upravo stvorili.

2. U desnom oknu Vizualizacije kliknite ili dodirnite mogućnost Kartica.

   

3. Povucite stavku MaxDaysPending iz mogućnosti Zahtjevi za projekt u oknu Polja na Polja u oknu Vizualizacije.

   

4. Kliknite ili dodirnite Format (valjak za boju), zatim mogućnost Obrub postavite na Uključeno.

   

5. Postavite mogućnost Naslov na Uključeno, a zatim dodajte naslov „Maks. dani čekanja odobrenja”.

   

   Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

   

   Nakon što objavimo ovo izvješće, upotrijebit ćemo ovu pločicu da pokrenemo upozorenje ako maksimalna vrijednost projekta na čekanju dosegne određeni prag.

Stvaranje tablice koja prikazuje vrijeme između odobrenja projekta i predviđenog datuma početka

1. Kliknite ili dodirnite radno područje izvan vizualizacije koju ste upravo stvorili.

2. U desnom oknu Vizualizacije kliknite ili dodirnite mogućnost Tablica.

   

3. Povucite stavke PMAssigned, Naslov i ApprovedStartDiff iz mogućnosti Pojedinosti projekta u okno Polja do Vrijednosti u oknu Vizualizacije.

   

4. Povucite stavku ProjectedStartDate iz mogućnosti Pojedinosti projekta u oknu Polja prema području Filtri okna Vizualizacije, a zatim odaberite sve datume izuzev za (Prazno).

   

5. Promijenite veličinu stupaca tablice kako biste mogli vidjeti sve podatke i sortirati prema stavki ApprovedStartDiff, silazno. Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

   

6. U području Vrijednosti kliknite ili dodirnite strelicu prema dolje za stavku ApprovedStartDiff, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Prosjek. Sada možemo vidjeti prosječno trajanje između odobrenja projekta i predviđenog datuma početka.

   

7. Ponovno kliknite ili dodirnite strelicu prema dolje za ApprovedStartDiff, kliknite ili dodirnite Uvjetno oblikovanje, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost Palete boja pozadine.

   

8. Postavite boje za polja Minimum i Maksimum kao što je prikazano u nastavku, a zatim kliknite ili dodirnite mogućnost U redu.

   

   Vizualizacija bi sada trebala izgledati kao sljedeća slika.

   

   Kao što vidite, projekti koje Irvin Sayers pokreće obično počinju dosta kasnije nakon odobrenja. Mogu postojati drugačiji faktori od dodijeljenog voditelja, ali to bi bilo vrijedno istražiti.

To nas dovodi do kraja odjeljka o izvješću i sada biste trebali imati cjelovito izvješće na temelju podataka uvezenih s platforme SharePoint te očišćenih i modeliranih u aplikaciji Power BI Desktop. Ako bi sve išlo po planu, vaše bi izvješće trebao izgledati kao na sljedećoj slici.

Sljedeći koraci

Sljedeći je korak u ovom nizu vodiča objavljivanje izvješća o projektu na usluzi Power BI te stvaranje nadzorne ploče.

Pogledajte također

• Scenariji integracije sustava SharePoint