Együttműködési modell létrehozása

A jól meghatározott és strukturált együttműködési modell központi szerepet játszik a fúziós csapat hatékony működésének tekintetében. Ez a szakasz megvizsgálja a sikerhez szükséges tényezőket, például a jól meghatározott szerepköröket és felelősségeket, a strukturált üzleti tevékenységeket, a megbízható kommunikációs csatornákat és a hozzáférhető dokumentációs portálokat.

Szerepkörök és felelősségi körök meghatározása

Egy hatékony fúziós csapat létrehozásához először egyértelmű szerepköröket és felelősségi köröket kell meghatároznia. Alapvető fontosságú a kis léptékben való kezdés, és a további szerepkörök és személyzet kizárólag szükség esetén történő bevezetése. Mielőtt nagyobb, ambiciózusabb projektekbe kezdene, először kisebb célkitűzések mellett alapozza meg a sikereket és vizsgálja meg a fúziós csapatmodell jelentette értéket.

A csoportjának legalább a következő személyeket és szerepköröket magában kell foglalnia:

• A termék tulajdonosa – általában ez az a személy, akinek a feladata a projektek sikerének biztosítása. Ő fogja meghatározni az egyértelmű és átfogó célkitűzést is, illetve a csapat többi részével együtt tovább fejlesztheti az elképzeléseket.
• Az üzletág szakértője – Ez a csoport üzletközpontú szakembere, aki megérti és meg is tudja határozni a kihívásokat, illetve a megoldásokat is. A Power Apps alacsony kódigényű megközelítése jelentette egyszerűségnek köszönhetően nem jelenthet problémát számára a megoldás megtalálása.
• A professzionális fejlesztő – A „profi fejlesztő” átveszi a megoldást az üzletági szakértőtől, és elegendő kódolási támogatást biztosít ahhoz, hogy szükség esetén képes legyen biztosítani a rendeltetésszerű funkcióit (és semmi mást).
• A rendszergazda – Ez a csoporttag elősegíti az integrációt és a támogatási forgatókönyveket, miközben háttérbeli felügyeleti szolgáltatásokat lát el. Ha az így kialakult csapatnak további támogatásra van szüksége idő és szakértelem tekintetében, azt rugalmasan kell biztosítani, anélkül hogy további állandó tagok csatlakoznának a csoporthoz. Ez a megközelítés biztosítja a fúziós csapat hatékony működését, ugyanakkor hozzáférést biztosít azokhoz az erőforráshoz, amelyekre a terméktulajdonosnak szüksége van a csoport célkitűzéseinek eléréséhez.

Az üzleti tevékenységmodell meghatározása

Az alkalmazásfejlesztéssel kapcsolatos műveleti tevékenységek szinkronizálása javíthatja a csoport hatékonyságát a következő struktúrának megfelelően:

• Ismétlődő naptári esemény meghatározása a csoport szinkronizálásához. A legtöbb csoport esetén a heti vagy kétheti állapotfrissítési értekezletek megfelelően működnek. Ugyanakkor ne ütemezzen olyan találkozókat, amelyeknek nincs különösebb célja, illetve próbálja elkerülni azt, hogy a határidők közeledtével gyakori találkozókat tartson, mivel az ilyen megközelítés nem bizonyul hatékonynak.
• Tartsa be a megállapodás szerinti munkaórákat. Ideális esetben a csoport tagjai egymáshoz közel fognak elhelyezkedni, azonban a fúziós csapatok esetében akkor is hatékony munkavégzés figyelhető meg, ha a csoporttagok különböző földrajzi helyeken és időzónákban tartózkodnak. A munkavégzéstől függetlenül gondoskodjon arról, hogy mindenki tisztában legyen a munkaórák céljával és időtartamával, valamint hogy mindenki betartsa a korlátokat.
• Hozzon létre heti tevékenységeket. A csoport heti tevékenységei között kell legyen egyéni munkavégzés, közös interakció, illetve szükség esetén hatékony találkozók is. A találkozóknak meghatározott céllal kell rendelkezniük, például:
  • Hatókör-felülvizsgálatok – a csoportok új kezdeményezésekkel való ismertetése.
  • Felhasználói élmény áttekintése – az alkalmazástervezés és a modellek áttekintése. Vannak olyan értekezlettípusok is, amelyek csak az időt pazarolják: értekezletek azért, hogy megbeszéljenek egy következő értekezletet; értekezletek e-mailek vagy üzenetek helyett; értekezletek, amelyeknek nincs jól meghatározott célja.
• Hatékony munkavégzés. A csoportnak belsőleg kell megfelelnie ahhoz, hogy a lehető legjobb megoldásokat biztosíthassa. A megfelelőségnek magában kell foglalnia a mások által létrehozott összetevők újbóli felhasználásának képességét is.
• Haladjon folyamatosan a célkitűzések elérése felé. Annak érdekében, hogy a csoport teljesítse a célkitűzéseit, elengedhetetlen, hogy mindenki együttműködjön az eredmény elérése érdekében. A Power Apps szolgáltatással dolgozó fúziós csapatok szempontjából ez azt jelenti, hogy rögzítik és feldolgozzák a felhasználói visszajelzéseket, előtérbe helyezik a lemaradásokat, illetve gondoskodnak a teljes projekt során az átfogó ütemterv fenntartásáról.
• Támogatási mátrix létrehozása. A támogatási mátrix strukturált megközelítést biztosít a csoport általános céljainak eléréséhez szükséges támogatás eléréséhez. Az alkalmazásokat létrehozó üzleti szakemberek elkerülhetetlenül eljutnak arra a pontra, amikor elfogynak az ismereteik és nem elegendőek a képességeik. Ezen a ponton kitől tudnak segítségek kérni, és hogyan teszik meg mindezt? Hogyan tudják kezelni a felhasználói hibajelentéseket? Ennek a mátrixnak meg kell határoznia, hogy miként hozhatnak létre támogatási jegyeket annak érdekében, hogy a probléma súlyosságától függően a megfelelő csapat oldja meg a problémát. Ez a mátrix minden támogatási forgatókönyv esetében ismerteti az eszkalációs és hibaelhárítási útvonalat.

A csoport kommunikációjának meghatározása

A csoport kommunikációjának egységesítése szintén kulcsfontosságú eleme a hatékony működés fenntartásának. A csoporttagoknak tudniuk kell, hogy miként léphetnek egymással kapcsolatba, különösen az eltérő időzónák esetében. A kommunikációs stratégiának a következő területeket kell figyelembe vennie:

• Csatornák. Milyen csatornákat fog a csoport használni az elsődleges és a másodlagos kommunikációhoz? Milyen előnyei és hátrányai vannak az egyes megoldásoknak? A lehetőségekkel teli világunkban nem mindig az e-mail jelenti a legjobb megoldást; az olyan opciók például, mint a Microsoft Teams jobb átláthatóságot, hatékonyabb nyomon követést és magasabb válaszadási arányt eredményezhet.
• Értesítési típusok. Hogyan értesíti a csoportját a fontos frissítésekről és eseményekről?
• Üzenetek mennyisége és gyakorisága. Milyen gyakran értesíti a csoportját? A napi kommunikáció hasznos összegzést nyújthat az aznap történtekről, de egyes üzenetek esetében korábbi beavatkozásra is szükség lehet. A dolgozók többségét túlterhelik az e-mailek. Ügyeljen arra, hogy a gyakoriság és a mennyiség egyensúlyban legyen, mivel így elkerülhető, hogy a csoporttagokat projektekhez kapcsolódó e-mailek terheljék le.
• Automatizálás. Hogyan automatizálható a kommunikációs folyamat? A sablonosított e-mailek, a csevegőrobotok és az eseményemlékeztetők hasznosak lehetnek, azonban felelősségteljesen kell őket használni, hogy ne sérüljön a csoporttagok válaszadási képessége.
• Jó kommunikációs készségek. A csoportban nem mindenki rendelkezik ugyanolyan szintű kommunikációs készségekkel, de bárki fejlődhet ilyen téren. Az olyan egyszerű megközelítések, mint például a jó téma kiválasztása az e-mailhez, drámai különbséget jelenthet annak tekintetében, hogy milyen jól válaszol a csapat az adott üzenetre. Ösztönözze az egyszerű és hatékony írásbeli kommunikációt; ha vannak feladatok, amelyeket a csoporttagoknak el kell végezniük, fogalmazzon egyértelműen és már a tárgyban jelölje meg az elvégzendő feladatot.

Vegyünk egy példát a kommunikációs készségek hatékony megvalósulására: tegyük fel, hogy módosítania kell egy tábla meghatározását a Dataverse-ben, például további mezőket kell hozzáadnia. Amikor értesítést küld a tervezett változásról, a csoportnak meg kell értenie, hogy ha ésszerű idő alatt nem válaszolnak, akkor a válasz hiánya a beleegyezésüket tükrözi. A szabványosított és logikus kommunikációs folyamatok segítenek a hatékonyság javításában és az elvárt eredmények elérésében.

Dokumentációs portál közzététele

A dokumentáció nem csupán opcionális része egy adott projektnek – nélkülözhetetlen a kommunikációhoz, az együttműködéshez, a támogatáshoz és a műveletek folyamatosságához. A megjegyzésekkel ellátott kód hatékony eszköz, az átfogó magyarázó és képzési dokumentációk létrehozása pedig alapvető részét képezik minden fúziós projekt üzembe helyezési és tanulási fázisának.

• Alkalmazáskatalógus. Az alkalmazáskatalógus egy mátrix vagy tábla, amely az adott csoport felelősségi területéhez tartozó összes alkalmazást összegzi és koordinálja. A katalógus tartalmazza az adott szakasz szerepköreihez és felelősségi köreihez tartozó tulajdonosokat. A legfontosabb funkció annak biztosítása, hogy a csoport pontosan tudja, kinek mi a tulajdona, ezzel leegyszerűsítve a csoport megfelelő tagjával való kapcsolatfelvételt a konkrét válaszok megtalálása esetében.
• Technikai kérdések. A csoportnak adattárat kell fenntartania az alkalmazás működésére vonatkozó gyakori (vagy akár nem túl gyakori) technikai kérdések összegyűjtése céljából. A kérdéseknek észszerűnek, a válaszoknak pedig jól megírtnak és könnyen elérhetőnek kell lenniük.
• Útmutatók. Az útmutatók azonnal elérhető eljárásgyűjtemények, amelyek egyszerű választ biztosítanak a gyakori beállítási és üzemeltetési kérdésekre. Általában egy konkrét kérdésre válaszolnak, például „Hogyan kezdhetek hozzá egy új alkalmazás létrehozásához?”.
• Betanítás. A betanítási segédletek olyan belső dokumentumok, amelyek célja, hogy segítsék az új csoporttagokat. A dokumentáció különböző hasznos információkat tartalmazna: például a hozzáférési kérelmek ismertetése, e-mail terjesztési listákra való feliratkozás, riasztások beállítása és bekapcsolása stb.

Ajánlott eljárások

A következő ajánlott eljárások segíthetnek a határok, valamint a hatékonyságot segítő megközelítések meghatározásában a fúziós csapatokon belül.

Számonkérhetőség

Bár az alkalmazásfejlesztők által vezetett fejlesztői és fúziós csoportok lehetővé teszik a gyors alkalmazásfejlesztést és -telepítést, fontos biztosítani, hogy az erőfeszítések átgondoltak legyenek, a végrehajtásuk pedig összhangban legyen az informatikai részleggel is. Az alkalmazásfejlesztőknek számonkérhetőnek kell lenniük az informatikai részleggel szemben annak érdekében, hogy megelőzzék az árnyékinformatikai rendszerek növekedésével kapcsolatos esetleges problémákat.

Ennek következtében figyelmeztetni kell az informatikai részleget valahányszor az alkalmazásfejlesztők hozzálátnak egy alkalmazás létrehozásához. Az ilyen értesítések végső soron megkönnyítik a fejlesztési folyamatot, mivel az informatikai részleg megfelelő támogatást tud nyújtani az alkalmazásfejlesztőnek és a fúziós csapatnak, ezáltal pedig jól strukturált, biztonságos és megfelelően kezelt alkalmazások jöhetnek létre.

Automatizálás

A jól megvalósított automatizálás rendkívüli mértékben fokozhatja a termelékenységet. A megoldások bevezetésének sikeressége azáltal is növelhető, ha automatizáljuk a többmegoldásos bevezetéseknél szükséges ellenőrzéseket. Az automatizált ellenőrzések közé tartozhatnak a következők:

• A megoldások verzióellenőrzése, amely esetében a telepítések frissített verziószámot használnak, és így elkerülhetők a problémák a hibaelhárítás során.
• Kapcsolati hivatkozások megkettőzése.
• Hiányzó kapcsolati hivatkozások.
• Megkettőzött összetevők.

A PR-ellenőrző megoldásban példát találhat arra, hogy miként lehet hatékonyan beépíteni az automatizálást.

Jelentéskészítés

A fúziós csapatok és az alkalmazásfejlesztők által létrehozott alkalmazásoknak meg kell felelniük az adatközpontú megközelítésnek, ami azt jelenti, hogy olyan helyzetekben kell alkalmazásokat létrehozni, ahol közvetlenül nyomon követhetők az elért eredmények. Ennek az eredménynek az eléréséhez olyan eszközökre van szükség, amelyek lehetőséget adnak annak felfedezésére, hogy mit csinál jól a csoport, valamint a visszajelzés elemzésével olyan pontos becsléseket lehet létrehozni, amelyek tükrözik egy adott alkalmazás hatékonyságát. Ennek eléréséhez a következőt kell tennie:

• Alkalmazások nyomon követése és értékelése. Attól, hogy valaki hasznosnak vagy jó ötletnek tart valamit, az még nem jelenti azt, hogy mások is automatikusan értékesnek fogják azt tartani. A csoportoknak figyelemmel kell követniük az alkalmazás használhatóságát és értékelniük kell a működését annak biztosításához, hogy az új fejlesztések hasznosak legyenek és megfelelően működjenek.
• A jó döntéshozatal ösztönzése. Más szavakkal, ne csak azért készítsen alkalmazásokat, mert képes rá – kizárólag jól meghatározott üzleti igények teljesítése céljából hozzon létre alkalmazásokat.