Projektek jóváhagyását kezelő folyamat létrehozása

Ebben a feladatban egy olyan folyamatot hozunk létre, amely a projektek jóváhagyását irányítja. A Power Automate integrálva van a SharePointtal, így könnyedék létrehozhatók folyamatok közvetlenül egy listából. A létrehozott folyamat akkor indul el, amikor új elemet adnak hozzá a Project Requests (Projektkérelmek) listához. A folyamat e-mailt küld a projekt jóváhagyójának, aki közvetlenül e-mailben hagyja jóvá vagy utasítja el a kérelmet. A folyamat ekkor a jóváhagyásról vagy elutasításról szóló e-mailt küld a projekt kérelmezőjének, és megfelelő módon frissíti a listákat.

1. lépés: A folyamatsablon konfigurálása

1. A Project Requests (Projektkérelmek) listában kattintson vagy koppintson a Folyamat majd a Folyamat létrehozása elemre.

   

2. A jobb oldali panelen kattintson vagy koppintson a Jóváhagyás megkezdése új elem hozzáadásakor lehetőségre.

   

3. Ha még nem tette meg, jelentkezzen be a SharePointba és az Outlookba, majd kattintson vagy koppintson a Tovább elemre.

   

   Megjelenik a folyamat sablonja, mely készen áll a kitöltésre. A folyamat mezői lépéseknek felelnek meg. Az előző lépésekből származó és itt megadott bemeneteik is vannak. Minden lépés kimeneteket biztosíthat a rákövetkező lépések számára.

   

4. A Felelős mezőbe írjon be egy, a bérlőben érvényes nevet.

   

   A folyamat következő mezője a projekt jóváhagyójának döntésére reagál, és a folyamatot a két ág egyikére tereli: Ha igen vagy Ha nem.

   

2. lépés: Létrehozási műveletek jóváhagyás esetén (Approve = yes)

Ez az ág alapértelmezés szerint e-mailt küld a jóváhagyásról a kérelmezőnek. A példában a Project Requests (Projektkérelmek) listát is frissítjük, és egy elemet is hozzáadunk a Project Details (Projekt részletei) listához, hiszen a projektet jóváhagyták.

1. A Ha igen ágon kattintson vagy koppintson az Inform item creator of approval (Elem létrehozójának értesítése a jóváhagyásról), majd a Szerkesztés lehetőségre a kérelmezőnek küldött e-mail alapértelmezett beállításainak megjelenítéséhez.

   

2. A rendszer alapértelmezés szerint a képen látható tárgysorral és üzenettörzzsel rendelkező e-mailt küld a listaelem létrehozójának. Ezek igény szerint módosíthatók.

   

3. Kattintson vagy koppintson a Művelet hozzáadása lehetőségre.

   

4. A Művelet kiválasztása panelen keressen rá a „SharePoint” kifejezésre, majd kattintson vagy koppintson a SharePoint – Elem frissítése lehetőségre.

   

5. Írja be a SharePoint-webhely URL-címét és a lista nevét.

   

6. Jelölje ki az Id (Azonosító) mezőt, majd kattintson vagy koppintson az ID (Azonosító) lehetőségre a Dinamikus tartalom párbeszédpanelen.

   

   A dinamikus tartalom a teljes folyamat során elérhető e fenti lépések alapján. Ebben az esetben a lista adatai lesznek elérhetők és használhatók a létrehozott műveletekben.

7. Válassza a Title (Cím) mezőt, keressen rá a „Title” („Cím”) kifejezésre a dinamikus tartalom párbeszédpanelén, majd kattintson vagy koppintson a Title (Cím) elemre.

   

8. Az Approved (Jóváhagyva) mezőbe írja be az „Igen” értéket. Az folyamat ezen részének most a következő képhez hasonlóan kell kinéznie.

   

9. Kattintson vagy koppintson ismét a Művelet hozzáadása lehetőségre. Ezúttal a jóváhagyott projekt Project Details (Projekt részletei) listájához adunk hozzá egy új elemet.

   

10. A Művelet kiválasztása panelen keressen rá a „SharePoint” kifejezésre, majd válassza a SharePoint – Elem létrehozása lehetőséget.

    

11. Írja be a SharePoint-webhely URL-címét és a lista nevét.

    

12. Válassza a Title (Cím) mezőt, keressen rá a „Title” („Cím”) kifejezésre a dinamikus tartalom párbeszédpanelén, majd kattintson vagy koppintson a Title (Cím) elemre.

    

13. Jelölje ki az RequestId (Kérelemazonosító) mezőt, majd kattintson vagy koppintson az ID (Azonosító) lehetőségre a Dinamikus tartalom párbeszédpanelen.

    

14. A PMAssigned (Felelős PM) mezőbe írja be a „Nincs” szót. Az folyamat ezen részének most a következő képhez hasonlóan kell kinéznie.

    

3. lépés: Ellenőrzési művelet elutasítás esetén (Approve = no)

Ez az ág alapértelmezés szerint e-mailt küld az elutasításról a kérelmezőnek. Emellett a Project Requests (Projektkérelmek) listát is frissítjük. A projekt nem halad előre, ezért a Project Details (Projekt részletei) listához nem kell új elemet hozzáadni.

1. A Ha nem ágon kattintson vagy koppintson az Inform item creator of rejection (Elem létrehozójának értesítése az elutasításról), majd a Szerkesztés lehetőségre a kérelmezőnek küldött e-mail alapértelmezett beállításainak megjelenítéséhez.

   

2. A rendszer alapértelmezés szerint a képen látható tárgysorral és üzenettörzzsel rendelkező e-mailt küld a listaelem létrehozójának. Ezek igény szerint módosíthatók.

   

3. Kattintson vagy koppintson a Művelet hozzáadása lehetőségre.

   

4. A Művelet kiválasztása panelen keressen rá a „SharePoint” kifejezésre, majd kattintson vagy koppintson a SharePoint – Elem frissítése lehetőségre.

   

5. Írja be a SharePoint-webhely URL-címét és a lista nevét.

   

6. Jelölje ki az Id (Azonosító) mezőt, majd kattintson vagy koppintson az ID (Azonosító) lehetőségre a dinamikus tartalom párbeszédpanelen.

   

7. Válassza a Title (Cím) mezőt, keressen rá a „Title” („Cím”) kifejezésre a dinamikus tartalom párbeszédpanelén, majd kattintson vagy koppintson a Title (Cím) elemre.

   

8. Az Approved (Jóváhagyva) mezőbe írja be az „Nem” értéket. Az folyamat ezen részének most a következő képhez hasonlóan kell kinéznie.

   

9. Kattintson vagy koppintson a képernyő jobb felső részén a Folyamat létrehozása lehetőségre.

   A folyamat ezzel elkészült, és a következő képhez hasonlóan kell kinéznie a párbeszédpanelek összecsukása után.

   

10. Kattintson vagy koppintson a képernyő jobb felső részén a Kész lehetőségre.

    

4. lépés: A jóváhagyási folyamat futtatása

1. A Project Requests (Projektkérelmek) listában kattintson a Gyorsszerkesztés lehetőségre, és adjon hozzá egy, a következőhöz hasonló elemet:

   • Title = "Új monitor Juditnak"

   • Description = "Juditnak 24 colos monitorra van szüksége"

   • ProjectType (Projekt típusa) = "Új hardver"

   • RequestDate (Kérelem dátuma) = "2017.02.03"

   • Requestor = "Szabó Judit"

   • EstimatedDays = "1"

   • Approved = "Függő"

     

2. Ha elkészült, kattintson a Kész lehetőségre az oldal tetején.

   

3. Ellenőrizze a beérkező üzeneteket a jóváhagyó e-mail-fiókjában. Az alábbihoz hasonló e-mailt kell látnia.

   

4. Miután rákattint a Jóváhagyás vagy az Elutasítás lehetőségre, a folyamat lefuttat egy másik eljárást, és az alábbihoz hasonló visszajelzést fog kapni közvetlenül az e-mailben.

   

5. A folyamat e-mailt küld Juditnak Tibor válaszával, ahogyan az a következő képen látható. Ez az e-mail Megantől származik, mert ők a folyamat tulajdonosai.

   

További lépések

Az oktatóanyag-sorozat következő lépése egy alkalmazás létrehozása a projektek kezeléséhez.

Kapcsolódó információk

• SharePoint-integrációs forgatókönyvek