Power BI-jelentés létrehozása projektek elemzéséhez

Ebben a feladatban létrehozunk egy Power BI-jelentés a két lista alapján. Betöltjük a listák adatait a Power BI Desktopra, és kicsit megtisztítjuk, végzünk némi alapszintű adatmodellezést, és létrehozunk néhány, az adatok szempontjából releváns látványelemet.

A Power BI Desktop gyors áttekintése

Mielőtt belevetjük magunkat a jelentés létrehozásába, nézzük át a Power BI Desktop jellemzőit. Ez egy hatékony, sokfunkciós eszköz, ezért azoknak a területeknek az áttekintésére fogunk koncentrálni, amelyeket ebben a feladatban fog használni. A Power BI Desktopnak három fő munkaterülete vagy nézete van: Jelentés nézet, Adatok nézet és Kapcsolatok nézet. A Power BI Desktop része a Lekérdezésszerkesztő is, amely külön ablakban nyílik meg.

Az alábbi képernyőn a három nézet ikonja látható a Power BI Desktop bal oldalán: Jelentés, Adatok és Kapcsolatok, felülről lefelé. A bal szélen a sárga sáv a jelenlegi nézetet jelöli; ebben az esetben a Jelentés nézet látható. A nézeteket ezzel a három ikonnal lehet átváltani.

A Jelentés nézet a következő öt fő területből áll:

1. A menüszalag, amely a jelentéskehez és vizualizációkhoz társított gyakori feladatokat jeleníti meg.
2. A Jelentés nézet vagy vászon, ahol a vizualizációkat lehet létrehozni és elrendezni.
3. A Lapok fülterület alul, amely lehetővé teszi jelentéslap kiválasztását és hozzáadását.
4. A Vizualizációk ablaktábla, ahol megváltoztathatja a vizualizációkat, személyre szabhatja a színeket és tengelyeket, szűrőket alkalmazhat, áthúzhatja a mezőket stb.
5. A Mezők ablaktábla, ahol a lekérdezési elemeket és szűrőket át lehet húzni a Jelentés nézetre vagy a Vizualizációk ablaktábla Szűrők területére.

Az Adatok nézet három fő területre tagozódik:

1. A menüszalag, amelynek a Modellezés lapja van kiválasztva az alábbi képen. Ezek a lapon számított táblázatokat, oszlopokat hozhat létre, és egyéb módosításokat végezhet az adatmodellen.
2. A középső ablaktábla, amelyen a kiválasztott táblához jelennek meg adatok.
3. A Mezők ablaktábla, ahol beállíthatja, hogyan jelenjenek meg a mezők a jelentésekben.

Ebben a feladatban nem használjuk a Kapcsolatok nézetet, de később megnézheti, miután felvettük a listaadatokat a Power BI Desktopba.

A Lekérdezésszerkesztő lehetővé teszi lekérdezések felépítését és adatok átalakítását, majd ennek a kifinomult adatmodellnek a Power BI Desktopba való betöltését. A Lekérdezésszerkesztő négy fő területtel rendelkezik:

1. A menüszalag, amelyen számos lehetőség áll rendelkezésre a felvett adatok alakítására és átalakítására.
2. A bal oldali ablaktábla, ahol a kiválasztásra, megtekintésre és alakításra rendelkezésre álló lekérdezések vannak felsorolva.
3. A középső ablaktábla, ahol a kiválasztott lekérdezéshez tartozó adatok jelennek meg, melyek rendelkezésre állnak alakításra.
4. A Lekérdezés beállításai ablak, amely felsorolja a lekérdezés tulajdonságait és alkalmazott adatátalakítási lépéseket.

1. lépés: Adatok beolvasása a Power BI Desktop szolgáltatásba

Ebben a lépésben először csatlakozunk a két listához. Ezután rendet teszünk az adatok között az adatelemzéshez szükségtelen oszlopok eltávolításával. Az adattípusokat is megváltoztatjuk a fennmaradó oszlopok közül néhányban, hogy a számítások megfelelően működjenek. Az adatok Power BI Desktopban való lekéréséről és tisztításáról további információért lásd az interaktív tanulási tanfolyamunk Getting Data (Adatok lekérése) című szakaszát.

Csatlakozás a listákhoz

1. A Power BI Desktop Kezdőlap lapján kattintson vagy koppintson az Adatok lekérése, majd a Továbbiak… elemre.

   

2. Az Adatok lekérése párbeszédpanelen kattintson vagy koppintson a SharePoint Online-lista elemre, majd a Kapcsolódás elemre.

   

3. Adja meg a SharePoint-hely URL-címét, majd kattintson vagy koppintson az OK gombra.

   

4. Ha megjelenik a következő párbeszédpanel, győződjön meg róla, hogy a megfelelő hitelesítő adatokkal van bejelentkezve, majd kattintson vagy koppintson a Kapcsolódás gombra.

   

5. Jelölje be a Project Details és a Project Requests négyzeteket, majd kattintson vagy koppintson a Szerkesztés gombra.

   

   A listák most táblákként jelennek meg a Lekérdezésszerkesztőben.

   

Szükségtelen oszlopok eltávolítása a táblákból

1. A bal oldali navigációs panelen válassza a Project Details (Projekt részletei) lehetőséget ·.

2. A középső ablaktáblán jelölje ki a FileSystemObjectType oszlopot, majd kattintson vagy koppintson az Oszlopok eltávolítása gombra.

   

3. Távolítsa el az ID oszlop utáni következő két oszlopot: ServerRedirectedEmbedURL és ContentTypeId.

   Tipp.

   Jelölje ki a Shift billentyűvel mindkét oszlopot, majd kattintson vagy koppintson az Oszlopok eltávolítása gombra.

4. Távolítsa el a PMAssigned oszloptól jobbra található összes oszlopot (összesen 22 oszlop). A táblának úgy kell kinéznie, mint a következő képen:

   

5. Ismételje meg az imént elvégzett folyamatot a Projektkérelmekre vonatkozóan: törölje a FileSystemObjectType, a ServerRedirectedEmbedURL, a ContentTypeId és az Approved oszloptól jobbra található minden oszlopot (mindösszesen 22-t). A táblának úgy kell kinéznie, mint a következő képen:

   

A Projektadatok-oszlopok adattípusának megváltoztatása

1. Jelölje ki a ProjectedDays oszlopot, kattintson vagy koppintson az Adattípus: bármely legördülő menüre, majd az Egész szám pontra.

   

2. Ismételje meg az előző lépést az ActualDays oszloppal.

3. Jelölje ki az ApprovedDate oszlopot, kattintson vagy koppintson az Adattípus: bármely legördülő menüre, majd a Dátum pontra.

   

4. Ismételje meg az előző lépést a ProjectedStartDate és a ProjectedEndDate oszlopokkal.

A Projektkérelmek-oszlopok adattípusának megváltoztatása

1. Jelölje ki az EstimatedDays oszlopot, kattintson vagy koppintson az Adattípus: bármely legördülő menüre, majd az Egész szám pontra.

2. Jelölje ki a RequestDate oszlopot, kattintson vagy koppintson az Adattípus: bármely legördülő menüre, majd a Dátum pontra.

Módosítások alkalmazása és mentése

1. A Lekérdezésszerkesztő bezárásához és a Power BI Desktop főablakához való visszatéréshez kattintson a Kezdőlap lapon a Bezárás és alkalmazás gombra.

   

2. Kattintson vagy koppintson a Fájl, majd a Mentés elemre, és mentse a munkát project-analysis.pbix néven.

2. lépés: Az adatmodell javítása

Most, hogy a listák adatait felvettük a Power BI Desktop-ba, továbblépünk az adatmodellezésre. Az adatmodellezés időigényes eljárás lehet, de röviden bemutatunk néhány érdekes dolgot, amelyekkel többet kihozhat a listaadatokból a Power BI Desktopon:

• A két tábla egymással való kapcsolatának módosítása
• Dátumtábla hozzáadása, hogy a hét napjain alapuló számításokat végezhessünk
• Számított oszlopok hozzáadása a projekt mérföldkövei közötti időtávok kiszámításához
• Mértékek hozzáadása a projekt tervezett és tényleges napjai közötti variancia kiszámításához

Ezeknek a lépéseknek a követése után olyan vizualizációkat készíthetünk, amelyek kihasználják a modell javításának előnyeit. A Power BI Desktopban történő adatmodellezésről további információért lásd az Interaktív tanulás tanfolyam Modellezés szakaszát.

Táblák kapcsolatának módosítása

Amikor a Power BI Desktop beolvasta a listákat, kapcsolatokat hozott létre közöttük a két tábla Azonosító oszlopa alapján. A kapcsolatnak valójában a Projektkérelmek tábla Azonosító oszlopa és a Projektadatok tábla RequestId oszlopa között kell létrejönnie. Ezt könnyen orvosolhatjuk:

1. Kattintson vagy koppintson az Adatnézet ikonra.

   

2. A Modellezés lapon kattintson vagy koppintson a Kapcsolatok kezelése gombra. Az összes adatmodellezési lépés követése közben az Adat nézetnek ezen a lapján fogunk maradni.

   

3. Győződjön meg róla, hogy a meglévő kapcsolat ki van választva, kattintson vagy koppintson a Törlés gombra, majd a megerősítéshez újra a Törlés gombra.

   

4. Másik kapcsolat létrehozásához kattintson az Új gombra.

5. A Kapcsolat létrehozása párbeszédpanelen tegye a következőket:

   1. Az első táblához válassza a Projektkérelmek elemet, majd jelölje ki az Id oszlopot.

   2. A második táblához válassza ki a Projektadatok elemet, majd jelölje ki a RequestId oszlopot.

   3. A képernyőnek az alábbi képhez hasonlóan kell kinéznie. Amikor elkészült, kattintson vagy koppintson az OK gombra, majd válassza a Bezárás lehetőséget.

      

Dátumtábla felvétele a dátumokon alapuló számítások megkönnyítéséhez

1. Kattintson vagy koppintson az Új tábla gombra.

   

2. Adja meg ezt a képletet a képletsávban: Dates = CALENDARAUTO().

   

   Ez a képlet létrehoz egy Dátumok nevű táblát egy dátumoszloppal. A tábla tartalmazza az összes dátumot a többi táblából, és további dátumok hozzáadásakor (pl., ha frissülnek az adatok) automatikusan frissül.

   Ez a képlet és a szakaszban található más képletek a Data Analysis Expression (DAX) képletnyelvet használja a Power BI és egyéb technológiához. További tudnivalókat lásd: DAX alapjai a Power BI Desktopban.

3. A Dátumok tábla létrehozásához nyomja meg az Enter billentyűt.

   

Számított oszlop hozzáadása a Dátumok táblához

1. A dátumtáblában kattintson vagy koppintson az Új oszlop gombra.

   

2. Adja meg ezt a képletet a képletsávban: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

   Ez a képlet határozza meg, hogy a Dátum oszlopban szereplő dátum hétköznap-e. Ha a dátum hétköznap, az IsWeekDay oszlop értéke 1 lesz; egyéb esetben az értéke 0.

3. Nyomja meg az Enter billentyűt az IsWeekDay oszlop Dátumok táblához való hozzáadásához.

   

Számított oszlop hozzáadása a Projektadatok táblához

1. A jobb oldali ablaktáblán kattintson vagy koppintson a Projektadatok táblára, majd az Új oszlop gombra.

   

2. Adja meg ezt a képletet a képletsávban:

   ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
      DATESBETWEEN(Dates[Date],
         'Project Details'[ApprovedDate],
         'Project Details'[ProjectedStartDate]
     )
   )
   

   Ez a képlet kiszámítja a projekt jóváhagyása és az előre jelzett kezdete közötti különbséget napokban. A Dátumok tábla IsWeekday oszlopát használja, tehát csak a hétköznapokat számolja.

3. Az ApprovedStartDiff oszlop Projektadatok táblához való hozzáadásához nyomja meg az Enter billentyűt.

   

Számított oszlop hozzáadása a Projektkérelmek táblához

1. A jobb oldali ablaktáblán kattintson vagy koppintson a Projektkérelmek táblára, majd az Új oszlop gombra.

   

2. Adja meg ezt a képletet a képletsávban:

   RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
      DATESBETWEEN(Dates[Date],
         'Project Requests'[RequestDate],
         NOW()
      )
   )
   

   Ez a képlet kiszámítja a projektkérelem dátuma és a mai dátum (NOW()) közötti különbséget napokban. Ez a képlet szintén csak a hétköznapokat számolja. Ebben az oszlopban meg lehet keresni a legrégebb idő óta függőben lévő projektet.

3. Nyomja meg az Enter billentyűt a RequestDateAge oszlop Projektkérelmek táblához való adásához.

   

Mérték hozzáadása a Projectadatok táblához

1. A jobb oldali ablaktáblán kattintson vagy koppintson a Projektadatok táblára, majd az Új mérték gombra.

   

2. Adja meg ezt a képletet a képletsávban:

   VarProjectedActual = DIVIDE(
       SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
       SUM('Project Details'[ProjectedDays])
   )
   

   Ez a képlet kiszámítja a projekt tényleges és tervezett napjai közötti varianciát. Ezt nem számított oszlopként, hanem mértékként vesszük fel, hogy megfelelő eredményeket adjon, attól függetlenül, hogyan történik az adatok szűrése vagy összesítése a jelentésben.

3. Nyomja meg az Enter billentyűt a VarProjectedActual mérték Projektadatok táblához való hozzáadásához.

   

Mérték hozzáadása a Projektkérelmek táblához

1. A jobb oldali ablaktáblán kattintson vagy koppintson a Projektkérelmek táblára, majd az Új mérték gombra.

   

2. Adja meg ezt a képletet a képletsávban:

   MaxDaysPending = MAXX(
       FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
       'Project Requests'[RequestDateAge]
   )
   

   Ez a képlet megkeresi a legrégebb óta függőben lévő projektet a korábban meghatározott számított oszlop alapján.

3. Nyomja meg az Enter billentyűt a MaxDaysPending mérték Projektkérelmek táblához való hozzáadásához.

   

3. lépés: Jelentések vizualizációinak létrehozása

Most elérkeztünk ahhoz a lépéshez, amelyre sok ember az adatelemzés kapcsán gondol: vizualizációk létrehozása, hogy mintákat találhassunk az adatokban. Ebben a lépésben négy vizualizációt hozunk létre:

• Egy oszlopdiagramot, amely megjeleníti a tervezett napok számát a projekttel eltöltött tényleges napokhoz viszonyítva,
• Az egyes projektek varianciáját megjelenítő oszlopdiagramot,
• A leghosszabb ideig függőben lévő projektet megjelenítő kártyát,
• A projekt jóváhagyása és a tervezett kezdési dátum közötti időt megjelenítő táblázatot.

Miután létre hoztuk ezeket a jelentésvizualizációkat a Power BI Desktopban, közzétesszük az adatokat és a jelentéseket a Power BI szolgáltatásban, hogy irányítópultokat hozhassunk létre és oszthassunk meg. A jelentések Power BI Desktopban való létrehozásával kapcsolatos további információkért lásd az interaktív tanulás Visualizations (Vizualizációk) szakaszát.

Sávdiagram létrehozása a tervezett és a tényleges közötti eltérés megjelenítéséhez

1. Kattintson vagy koppintson a Jelentés nézet ikonjára. A fennmaradó időben ebben a nézetben fogunk maradni a Power BI Desktopban.

   

2. A Vizualizációk ablaktábla jobb oldalán kattintson vagy koppintson a Fürtözött oszlopdiagram elemre.

   

3. Húzza át a PMAssigned és a Cím elemeket a Projektadatok tábla Mezők ablaktáblájából a Vizualizációk ablaktábla Tengely elemére.

   

4. Húzza át az ActualDays és a ProjectedDays elemeket a Projektadatok tábla Mezők ablaktáblájából a Vizualizációk ablaktábla Érték elemére.

   

5. A vizualizációnak most a következő képhez hasonlónak kell lennie.

   

6. Húzza át az Állapot elemet a Projektadatok tábla Mezők ablaktáblájából a Vizualizációk ablaktábla Szűrők területére, majd jelölje be a Befejezve jelölőnégyzetet.

   

   A diagramot most úgy szűrjük, hogy csak a befejezett projekteket jelenítse meg, ami logikus lépés, mert a tervezett napok számát hasonlítjuk össze a tényleges napokéval.

7. Kattintson a diagram bal felső sarkában lévő nyilakra a projektmenedzserek és projektek hierarchiájának fel-le mozgatásához. A következő képen láthatja, hogyan néz ki a projektek részletezése.

   

Oszlopdiagram létrehozása a tervezetthez viszonyított variancia megjelenítéséhez

1. Kattintson vagy koppintson az imént létrehozott vizualizáción kívüli területen a vászonra.

2. A Vizualizációk ablaktábla jobb oldalán kattintson vagy koppintson a Fürtözött oszlopdiagram elemre.

   

3. Húzza át a PMAssigned és a Cím elemeket a Projektadatok tábla Mezők ablaktáblájából a Vizualizációk ablaktábla Tengely elemére.

   

4. Húzza át a VarProjectedActual elemet a Projektadatok tábla Mezők ablaktáblájából a Vizualizációk ablaktábla Érték elemére.

   

5. Húzza át az Állapot elemet a Projektadatok tábla Mezők ablaktáblájából a Vizualizációk ablaktábla Szűrők területére, majd jelölje be a Befejezve jelölőnégyzetet.

   

   A vizualizációnak most a következő képhez hasonlónak kell lennie.

   

   Ez a diagramon megmutatja, hogy mennyivel nagyobb azoknak a projekteknek a varianciája, amelyeket Irvin Sayers irányított azokhoz képest, amelyeket Joni Sherman. Hozzon létre részletezett nézetet a projektenkénti variancia és annak megtekintéséhez, hogy a tervezett napok száma több vagy kevesebb volt a tényleges napokénál.

   

6. Mielőtt további vizualizációkat hozna létre, helyezze és méretezze át a már létrehozottakat, hogy illeszkedjenek egymás mellé.

   

A legrégebb óta függőben lévő projektet megjelenítő kártya létrehozása

1. Kattintson vagy koppintson az imént létrehozott vizualizáción kívüli területen a vászonra.

2. A jobb oldali Vizualizációk ablaktáblán kattintson vagy koppintson a Kártya ikonra.

   

3. Húzza át a MaxDaysPending elemet a Mezők ablaktábla Projektkérelmek eleméről a Mezők elemre a Vizualizációk ablaktáblán.

   

4. Kattintson vagy koppintson a Formátum (festőhenger) ikonra, majd váltsa át a Szegély kapcsolóját Be értékre.

   

5. Váltsa át a Cím kapcsolóját Be értékre, majd vegye fel a „Jóváhagyásra váró napok maximális száma” címet.

   

   A vizualizációnak most a következő képhez hasonlónak kell lennie.

   

   A jelentés közzétevése után ezt a csempét fogjuk használni figyelmeztetés kiváltására, ha egy függőben lévő projektnél a maximális érték elér egy bizonyos küszöbértéket.

A projekt jóváhagyása és a tervezett kezdési dátum közötti időt megjelenítő tábla létrehozása

1. Kattintson vagy koppintson az imént létrehozott vizualizáción kívüli területen a vászonra.

2. A jobb oldali Vizualizációk ablaktáblán kattintson vagy koppintson a Tábla ikonra.

   

3. Húzza át a PMAssigned, a Cím és az ApprovedStartDiff elemeket a Mezők ablaktábla Projektadatok eleméről a Vizualizációk ablaktábla Értékek elemére.

   

4. Húzza át a ProjectedStartDate elemet a Mezők ablaktábla Projektadatok eleméből a Vizualizációk ablaktábla Szűrők területére, majd jelölje ki az összes dátumot az (Üres) kivételével.

   

5. Méretezze át a tábla oszlopait úgy, hogy minden adat látható legyen, és rendezze az ApprovedStartDiff szerint csökkenő sorrendben. A vizualizációnak most a következő képhez hasonlónak kell lennie.

   

6. Az Értékek területen kattintson vagy koppintson az ApprovedStartDiff melletti lefelé mutató nyílra, majd kattintson vagy koppintson az Average (Átlag) lehetőségre. Most már látható a projekt elfogadása és a tervezett kezdési időpont közötti átlagos idő.

   

7. Kattintson vagy koppintson újra az ApprovedStartDiff melletti lefelé mutató nyílra, majd a Feltételes formázás menüpontra, majd pedig kattintson vagy koppintson a Háttérszínek színskálái lehetőségre.

   

8. Állítsa be a színeket a Minimum és a Maximum mezőknél az alább látható módon, majd kattintson vagy koppintson az OK gombra.

   

   A vizualizációnak most a következő képhez hasonlónak kell lennie.

   

   Amint láthatja, az Irvin Sayers által futtatott projektek jóváhagyás után sokkal később kezdődnek. Emögött a hozzárendelt vezetőn kívül más tényezők is lehetnek, de megéri utánanézni.

Ezzel a jelentési szakasz végéhez értünk, és mostanra rendelkeznie kell egy teljes jelentéssel a SharePointból importált és a Power BI Desktopban tisztított és modellezett adatokkal. Ha minden a terv szerint haladt, a jelentésnek a következő képhez hasonlóan kell kinéznie.

További lépések

Ennek az oktatóanyag-sorozatnak a következő lépése a Power BI-projektjelentés közzététele és egy irányítópult létrehozása.

Kapcsolódó információk

• SharePoint-integrációs forgatókönyvek