Nota: questo articolo fa parte di una serie di esercitazioni sull'uso di PowerApps, Microsoft Flow e Power BI con SharePoint Online. Assicurarsi di leggere l'introduzione alla serie per farsi un'idea del quadro generale, nonché dei download correlati.

In questa attività si creerà un flusso per gestire il processo di approvazione dei progetti. Dato che Microsoft Flow è integrato in SharePoint, è semplice creare un flusso direttamente da un elenco. Il flusso creato verrà attivato quando si aggiunge un elemento all'elenco Richieste di progetto. Il flusso invia un messaggio di posta elettronica al revisore del progetto, che approva o rifiuta la richiesta direttamente nel messaggio di posta elettronica. Il flusso invia quindi un messaggio di posta elettronica di approvazione o rifiuto al richiedente del progetto e aggiorna in modo appropriato gli elenchi di SharePoint.

Passaggio 1: Configurare il modello di flusso

  1. Nell'elenco Richieste di progetto fare clic o toccare Flusso, quindi Crea un flusso.

    Creare un flusso

  2. Nel riquadro destro, fare clic o toccare Invia un messaggio di posta elettronica di approvazione quando viene aggiunto un nuovo elemento.

    Creare un flusso di approvazione

  3. Se non è già stato effettuato l'accesso, accedere a SharePoint e a Outlook, quindi fare clic o toccare Continua.

    Accedere per usare il modello

    È ora possibile visualizzare il modello per questo flusso, pronto per il completamento. Le caselle nel flusso rappresentano i vari passaggi che accettano input dai passaggi precedenti, oltre all'input fornito dall'utente. Ogni passaggio può quindi fornire output per i passaggi successivi. Ad esempio, il passaggio Invia messaggio di posta elettronica di approvazione ottiene informazioni sull'elenco dal passaggio precedente, usa l'indirizzo e-mail fornito dall'utente ed esegue l'output di un valore di approvazione o rifiuto al passaggio successivo.

    Modello di approvazione

  4. Immettere un indirizzo di posta elettronica valido nella casella A. L'indirizzo deve risolversi in un nome di tenant, come illustrato nella figura seguente.

    Contatto di posta elettronica di approvazione

    La casella successiva nel flusso di risponde al messaggio di posta elettronica del revisore di progetto e indirizza il flusso a uno di due rami: SE SÌ o SE NO.

    Condizione di approvazione

Passaggio 2: Creare azioni per Approva = SÌ

  1. Nel ramo SE SÌ, fare clic o toccare la casella Invia messaggio di posta elettronica.

    Email di approvazione

  2. Per impostazione predefinita, viene inviato un messaggio di posta elettronica alla persona che ha creato l'elemento di elenco, con la riga dell'oggetto e corpo del messaggio qui visualizzati. È possibile aggiornare queste informazioni come si preferisce.

  3. Fare clic o toccare Aggiungi un'azione.

    Aggiungi un'azione

  4. In Scegliere un'azione cercare "SharePoint", quindi fare clic o toccare SharePoint - Aggiorna elemento.

    Azione Aggiorna elemento

  5. Immettere l'URL del sito di SharePoint e il nome dell'elenco.

    Parametri Aggiorna elemento

  6. Selezionare la casella ID, quindi fare clic o toccare ID nella finestra di dialogo del contenuto dinamico.

    Contenuto dinamico ID elenco

    Il contenuto dinamico è disponibile per tutto il flusso, in base ai passaggi precedenti. In questo caso, sono disponibili le informazioni dell'elenco SharePoint, che possono essere usate nelle azioni create.

  7. Selezionare la casella Titolo, cercare "Titolo" nella finestra di dialogo del contenuto dinamico, quindi fare clic o toccare Titolo.

    Contenuto dinamico titolo elenco

  8. Nella casella Approvato immettere "Sì". Questa parte del flusso deve ora apparire come nell'immagine seguente.

    Aggiornamento dell'elenco

  9. Fare clic o toccare di nuovo Aggiungi un'azione. Questa volta verrà aggiunto un elemento all'elenco Dettagli progetto per il progetto che è stato approvato.

    Aggiungi un'azione

  10. In Scegliere un'azione cercare "SharePoint", quindi selezionare SharePoint - Crea elemento.

    Azione Crea elemento

  11. Immettere l'URL del sito di SharePoint e il nome dell'elenco.

    Parametri Crea elemento

  12. Selezionare la casella Titolo, cercare "Titolo" nella finestra di dialogo del contenuto dinamico, quindi fare clic o toccare Titolo.

    Contenuto dinamico titolo elenco

  13. Selezionare la casella IDRichiesta, quindi fare clic o toccare ID nella finestra di dialogo del contenuto dinamico.

    Contenuto dinamico ID elenco

  14. Nella casella AssegnatoPM immettere "Non assegnato". Questa parte del flusso deve ora apparire come nell'immagine seguente.

    Creazione elemento completa

Passaggio 3: Creare azioni per Approva = NO

Per impostazione predefinita, non sono presenti azioni per questo ramo. Verrà creato un messaggio di posta elettronica da inviare al richiedente di progetto e aggiornato l'elenco Richieste di progetto. Non verrà aggiunto un elemento all'elenco Dettagli progetto perché il progetto non prosegue.

  1. Nel ramo SE NO fare clic o toccare Aggiungi un'azione.

    Aggiungi un'azione

  2. In Scegliere un'azione, cercare "Outlook", quindi selezionare Office 365 Outlook – Invia un messaggio di posta elettronica.

    Azione Invia messaggio di posta elettronica

  3. Nella casella A, aggiungere Creato da Posta elettronica dalla finestra di dialogo del contenuto dinamico.

    Creato da contenuto dinamico di posta elettronica

  4. Nelle caselle Oggetto e Corpo, aggiungere Titolo dalla finestra di dialogo del contenuto dinamico.

    Contenuto dinamico titolo elenco

  5. Aggiungere testo all'oggetto e al corpo del messaggio di posta elettronica, come illustrato nell'immagine seguente.

    Email di rifiuto

  6. Ora verrà aggiornato l'elenco Richieste di progetto. Fare clic o toccare Aggiungi un'azione.

    Aggiungi un'azione

  7. In Scegliere un'azione cercare "SharePoint", quindi selezionare SharePoint - Aggiorna elemento.

    Azione Aggiorna elemento

  8. Immettere l'URL del sito di SharePoint e il nome dell'elenco.

    Parametri Aggiorna elemento

  9. Selezionare la casella ID, quindi fare clic o toccare ID nella finestra di dialogo del contenuto dinamico.

    Contenuto dinamico ID elenco

  10. Selezionare la casella Titolo, cercare "Titolo" nella finestra di dialogo del contenuto dinamico, quindi fare clic o toccare Titolo.

    Contenuto dinamico titolo elenco

  11. Nella casella Approvato immettere "No". Questa parte del flusso deve ora apparire come nell'immagine seguente.

    Aggiornamento elemento completo

  12. In alto a destra della schermata, fare clic o toccare Crea flusso, quindi Fine.

    Pulsante Fine

    Il flusso è stato completato e dovrebbe essere simile all'immagine seguente se si comprimono le caselle.

    Flusso completato

Passaggio 4: Eseguire il flusso di approvazione

  1. Nell'elenco Richieste di progetto fare clic su Modifica rapida e aggiungere un elemento come il seguente:

    • Titolo = "Nuovo monitor per Martina"
    • Approvato = "In sospeso"
    • Descrizione = "Martina ha bisogno di un monitor da 24 pollici"
    • GiorniStimati = "1"
    • TipoProgetto = "Nuovo hardware"
    • DataRichiesta = "=03/02/2017"
    • Richiedente = "Megan Bowen"

    Elemento aggiunto all'elenco

  2. Al termine, fare clic su Fine nella parte superiore della pagina.

    Segno di spunta Fine

  3. Controllare se nella posta in arrivo dell'account di posta elettronica del revisore sia arrivato un messaggio simile al seguente.

    Messaggio di posta elettronica per Allan DeYoung

    Si noti che il messaggio è stato inviato al revisore, Allan DeYoung, da parte di Megan Bowen, perché è stata lei a configurare il flusso.

  4. Dopo aver fatto clic su Approva o su Rifiuta, il flusso esegue un altro processo e si ottiene un feedback analogo al seguente direttamente nella posta elettronica.

    Azione di approvazione completa

  5. Il flusso invia un messaggio di posta elettronica a Martina Milani con la risposta di Lorenzo, come illustrato nell'immagine seguente. Anche questo messaggio di posta elettronica proviene da Martina, perché è la proprietaria del flusso.

    Messaggio di posta elettronica per Megan Bowen

Passaggi successivi

Il passaggio successivo di questa serie di esercitazioni consiste nel creare un'app per gestire i progetti.