Nota: questo articolo fa parte di una serie di esercitazioni sull'uso di PowerApps, Microsoft Flow e Power BI con SharePoint Online. Assicurarsi di leggere l'introduzione alla serie per farsi un'idea del quadro generale, nonché dei download correlati.

In questa attività si creerà un report di Power BI basato sui due elenchi di SharePoint. I dati elenco verranno acquisiti in Power BI Desktop, quindi ne verrà eseguita la pulizia e la modellazione di base e infine verrà creato un set di oggetti visivi che offrono informazioni sui dati.

Suggerimento: il pacchetto di download per questo scenario include una versione completa di questo report: project-analysis.pbix.

Analisi rapida di Power BI Desktop

Prima di approfondire la creazione di report, si esaminerà Power BI Desktop. Si tratta di uno strumento potente, con molte funzionalità, quindi verrà illustrata una panoramica delle aree che saranno usate in questa attività. In Power BI Desktop esistono tre aree di lavoro principali, o visualizzazioni: visualizzazione Report, visualizzazione Dati e visualizzazione e Relazioni. Power BI Desktop include anche l'Editor di query, che viene aperto in una finestra separata.

La schermata seguente mostra le icone delle tre viste sul lato sinistro di Power BI Desktop: Report, Dati, e Relazioni, dall'alto verso il basso. La barra gialla lungo il lato sinistro indica la visualizzazione corrente (in questo caso, Report). Per cambiare visualizzazione, selezionare una di queste tre icone.

Visualizzazioni di Power BI Desktop

La visualizzazione Report include cinque aree principali:

  1. La barra multifunzione, che mostra le attività comuni associate ai report e alle visualizzazioni.

  2. La visualizzazione Report, o area di disegno, in cui vengono create e disposte le visualizzazioni.

  3. L'area della scheda Pagine nella parte inferiore, in cui è possibile selezionare o aggiungere una pagina del report.

  4. Il riquadro Visualizzazioni, in cui cambiare visualizzazione, personalizzare i colori o gli assi, applicare filtri, trascinare i campi e altro ancora.

  5. Il riquadro Campi, in cui gli elementi della query e i filtri possono essere trascinati nella visualizzazione Report o trascinati nell'area Filtri del riquadro Visualizzazioni.

Schede, visualizzazioni e riquadri di Power BI

La visualizzazione Dati contiene tre aree principali:

  1. La barra multifunzione, visualizzata di seguito con la scheda Modellazione selezionata, in cui è possibile creare tabelle e colonne calcolate e apportare altre modifiche al modello di dati.

  2. Il riquadro centrale, che mostra i dati per la tabella selezionata.

  3. Il riquadro Campi, in cui controllare la modalità di visualizzazione dei campi nei report.

Visualizzazione dati di Power BI Desktop

In quest'attività non verrà usata la visualizzazione Relazioni, ma è possibile esaminarla in seguito, dopo aver acquisito i dati elenco in Power BI Desktop.

Nell'Editor di query, è possibile compilare query e trasformare i dati, quindi caricare il modello di dati ottimizzato in Power BI Desktop. Editor di query include quattro aree principali:

  1. La barra multifunzione, che contiene numerose opzioni per il data shaping e la trasformazione dei dati acquisiti.

  2. Il riquadro sinistro, in cui le query vengono elencate e rese disponibili per la selezione, la visualizzazione e il data shaping.

  3. Il riquadro centrale, in cui vengono visualizzati i dati dalla query selezionata disponibili per il data shaping.

  4. La finestra Impostazioni query, che elenca le proprietà della query e i passaggi di trasformazione dei dati che sono stati applicati.

Editor di query di Power BI Desktop

Passaggio 1: Acquisire i dati in Power BI Desktop

In questo passaggio, verrà effettuata prima di tutto la connessione ai due elenchi, quindi si passerà alla pulizia dei dati, con la rimozione delle colonne non necessarie per l'analisi dei dati. Verranno anche modificati i tipi di dati in alcune delle colonne rimanenti, in modo che i calcoli funzionino correttamente. Per altre informazioni sull'acquisizione e sulla pulizia dei dati in Power BI Desktop, vedere la sezione Acquisizione dei dati nel corso di apprendimento guidato.

Connettersi agli elenchi di SharePoint

  1. In Power BI Desktop, nella scheda Home, fare clic o toccare Recupera dati, quindi Altro...

    Recupera dati

  2. Nella finestra di dialogo Recupera dati fare clic o toccare Elenchi SharePoint Online, quindi Connetti.

    Connettersi a un elenco di SharePoint

  3. Immettere l'URL per il sito di SharePoint, quindi fare clic o toccare OK.

    URL dell'elenco SharePoint

  4. Se viene visualizzata la finestra di dialogo seguente, assicurarsi di aver effettuato l'accesso con le credenziali corrette, quindi fare clic o toccare Connetti.

    Credenziali dell'elenco SharePoint

  5. Selezionare Dettagli progetto e ** Richieste di progetto, quindi fare clic o toccare **Modifica.

    Selezionare elenchi di SharePoint

    Gli elenchi vengono ora visualizzati sotto forma di tabelle nell'Editor di query.

    Tabelle nell'Editor di query

Rimuovere le colonne superflue dalle tabelle

  1. Nel riquadro di spostamento a sinistra fare clic o toccare Dettagli progetto.

  2. Nel riquadro centrale, selezionare la colonna FileSystemObjectType, quindi fare clic o toccare Rimuovi colonne.

    Rimuovi colonne

  3. Rimuovere le due colonne dopo la colonna Id: ServerRedirectedEmbedURL e ContentTypeId. Suggerimento: usare il tasto MAIUSC per selezionare entrambe le colonne, quindi fare clic o toccare Rimuovi colonne.

  4. Rimuovere tutte le colonne a destra della colonna AssegnatoPM (in totale 22 colonne). La tabella deve corrispondere all'immagine seguente:

    Tabella Dettagli progetto nell'Editor di query

  5. Ripetere la procedura dettagliata eseguita per Dettagli progetto e rimuovere tutte le colonne a destra della colonna Approvato (un totale di 22 colonne). La tabella deve corrispondere all'immagine seguente:

     Tabella Richieste di progetto nell'Editor di query

Modificare il tipo di dati nelle colonne di Dettagli progetto

  1. Selezionare la colonna ProjectedDays, fare clic o toccare Tipo di dati: Qualsiasi, quindi Numero intero.

    Modificare il tipo di dati in un numero intero

  2. Ripetere il passaggio precedente per la colonna ActualDays.

  3. Selezionare la colonna ApprovedDate, fare clic o toccare Tipo di dati: Qualsiasi, quindi Data.

     Modificare il tipo di dati in una data

  4. Ripetere i passaggi precedenti per le colonne ProjectedStartDate e ProjectedEndDate.

Modificare il tipo di dati nelle colonne di Richieste di progetto

  1. Selezionare la colonna GiorniStimati, fare clic o toccare Tipo di dati: Qualsiasi, quindi Numero intero.

  2. Selezionare la colonna RequestDate, fare clic o toccare Tipo di dati: Qualsiasi, quindi Data.

Applicare e salvare le modifiche

  1. Nella scheda Home, fare clic su Chiudi e Applica per chiudere l'Editor di query e tornare alla finestra principale di Power BI Desktop.

    Chiudere e applicare le modifiche

  2. Fare clic o toccare File, quindi Salva e salvare con il nome project-analysis.pbix.

Passaggio 2: Migliorare il modello di dati

Ora che i dati dagli elenchi di SharePoint sono stati acquisiti in Power BI Desktop, si passerà alla modellazione dei dati. La modellazione dei dati può richiedere molto tempo, ma ecco brevemente alcune operazioni interessanti da eseguire per sfruttare al meglio i dati elenco in Power BI Desktop:

  • Cambiare la modalità di correlazione tra due tabelle

  • Aggiungere una tabella data per eseguire calcoli in base ai giorni feriali

  • Aggiungere colonne calcolate per calcolare gli intervalli di tempo tra le attività cardine di progetto

  • Aggiungere le misure per calcolare la varianza tra i giorni previsti e quelli effettivi per un progetto

Dopo aver completato questi passaggi, è possibile creare visualizzazioni che sfruttino i miglioramenti apportati al modello in esame. Per altre informazioni sulla modellazione dei dati in Power BI Desktop, vedere la sezione Modellazione nel corso di apprendimento guidato.

Modificare le relazioni tra tabelle

Quando Power BI Desktop ha acquisito gli elenchi, ha creato una relazione tra di essi in base alla colonna Id in entrambe le tabelle. Deve esserci effettivamente una relazione tra la colonna Id la tabelle Richieste di progetto e la colonna RequestId nella tabella Dettagli progetto. Ecco come correggerlo:

  1. Fare clic o toccare l'icona Visualizzazione dati.

    Visualizzazione dati

  2. Nella scheda Modellazione fare clic o toccare Gestisci relazioni. Si resterà in questa scheda nella visualizzazione Dati per tutti i passaggi di modellazione dati.

    Gestisci relazioni

  3. Verificare che sia selezionata la relazione esistente, fare clic o toccare Elimina, quindi di nuovo Elimina per confermare.

    Eliminare la relazione

  4. Fare clic su Nuova per creare una relazione diversa.

  5. Nella finestra di dialogo Crea relazione:

    1. Per la prima tabella selezionare Richieste di progettoe la colonna Id.
    2. Per la seconda tabella selezionare Dettagli progettoe la colonna RequestId.
    3. La schermata deve apparire come nell'immagine seguente. Quando si è pronti, fare clic o toccare OK.

      Creare una relazione

Aggiungere una tabella data per semplificare i calcoli basati su date

  1. Fare clic o toccare Nuova tabella.

    Nuova tabella

  2. Immettere la formula nella barra della formula: Dates = CALENDARAUTO().

    Barra della formula con Dates = CALENDARAUTO()

    Questa formula crea una tabella denominata Date con una singola colonna di data. La tabella illustra tutte le date delle altre tabelle e viene aggiornata automaticamente se vengono aggiunte le date aggiuntive (ad esempio se i dati vengano aggiornati).

    Questa formula e le altre in questa sezione usano Data Analysis Expressions (DAX), un linguaggio delle formule per Power BI e altre tecnologie. Per altre informazioni, vedere Nozioni di DAX in Power BI Desktop.

  3. Premere INVIO per creare la tabella Date.

    Tabella Date

Aggiungere una colonna calcolata alla tabella Date

  1. Sempre nella tabella Date, fare clic o toccare Nuova colonna.

    Nuova colonna

  2. Immettere questa formula nell'apposita barra: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

    Questa formula determina se una data nella colonna Data rappresenta un giorno feriale. Se la data è un giorno feriale, la colonna IsWeekDay ottiene un valore pari a 1; in caso contrario, ottiene un valore pari a 0.

  3. Premere INVIO per aggiungere la colonna IsWeekDay alla tabella Date.

    Aggiungere la colonna IsWeekDay

Aggiungere una colonna calcolata alla tabella Dettagli progetto

  1. Nel riquadro destro, fare clic o toccare la tabella Dettagli progetto, quindi Nuova colonna.

    Nuova colonna

  2. Immettere questa formula nell'apposita barra:

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
    
          'Project Details'[ApprovedDate],
    
          'Project Details'[ProjectedStartDate]
    
      )
    
    )
    

    Questa formula calcola la differenza in giorni tra la data di approvazione di un progetto e la data di inizio prevista. Usa la colonna GiornoFeriale della tabella Date, in modo da contare solo i giorni feriali.

  3. Premere INVIO per aggiungere la colonna DiffInizioApprovata alla tabella Dettagli progetto.

    Aggiungere la colonna DiffInizioApprovata

Aggiungere una colonna calcolata alla tabella Richieste di progetto

  1. Nel riquadro destro, fare clic o toccare la tabella Richieste di progetto, quindi Nuova colonna.

    Nuova colonna

  2. Immettere questa formula nell'apposita barra:

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
    
          'Project Requests'[RequestDate],
    
          NOW()
    
       )
    
    )
    

    Questa formula calcola la differenza in giorni tra la data in cui un progetto è stato richiesto e la data di oggi (NOW()). Anche in questo caso, la formula conta solo i giorni feriali. Questa colonna viene usata per la ricerca del progetto che è in sospeso da più tempo.

  3. Premere per aggiungere la colonna RequestDateAge alla tabella Dettagli progetto.

    Aggiungere la colonna RequestDateAge

Aggiungere una misura alla tabella Dettagli progetto

  1. Nel riquadro destro, fare clic o toccare la tabella Dettagli progetto, quindi Nuova misura.

    Nuova misura

  2. Immettere questa formula nell'apposita barra:

    VarProjectedActual = DIVIDE(
    
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
    
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    
    )
    

    Questa formula calcola la varianza tra i giorni effettivi e previsti per un progetto. Si aggiunge questa formula come misura, piuttosto che come colonna calcolata, in modo che restituisca il risultato corretto indipendentemente dalla modalità di filtro o aggregazione dei dati in un report.

  3. Premere INVIO per aggiungere la misura VarPrevistaEffettiva alla tabella Dettagli progetto.

    Aggiungere la misura VarPrevistaEffettiva

Aggiungere una misura alla tabella Richieste di progetto

  1. Nel riquadro destro, fare clic o toccare la tabella Richieste di progetto, quindi Nuova misura.

    Nuova misura

  2. Immettere questa formula nell'apposita barra:

    MaxDaysPending = MAXX(
    
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
    
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    
    )
    

    Questa formula trova il progetto che è in sospeso da più tempo, in base alla colonna calcolata definita in precedenza.

  3. Premere INVIO per aggiungere la misura MaxGiorniAttesa alla tabella Richieste di progetto.

    Aggiungere la misura MaxDaysPending

Passaggio 3: Creare visualizzazioni dei report

A questo punto si procederà al passaggio necessario per l'analisi dei dati, cioè la creazione delle visualizzazioni per trovare i modelli nei dati. In questo passaggio si creeranno quattro visualizzazioni:

  • Un istogramma che mostra un confronto tra giorni previsti e giorni effettivi nei progetti

  • Un istogramma che mostra la varianza per ogni progetto

  • Una scheda che mostra il progetto che è in sospeso da più tempo

  • Una tabella che mostra il tempo intercorso tra l'approvazione del progetto la e data di inizio prevista

Dopo aver creato queste visualizzazioni dei report in Power BI Desktop, verranno pubblicati i dati e i report nel servizio Power BI, per poter creare e condividere i dashboard. Per altre informazioni sulla creazione di report in Power BI Desktop, vedere la sezione Visualizzazioni nel corso di apprendimento guidato.

Creare un grafico a barre per visualizzare un confronto tra giorni previsti ed effettivi

  1. Fare clic o toccare l'icona Report. Questa visualizzazione verrà mantenuta per la parte restante dell'esercitazione in Power BI Desktop.

    Visualizzazione report

  2. Nel riquadro Visualizzazioni a destra fare clic o toccare Istogramma a colonne raggruppate.

    Visualizzazioni - istogramma a colonne raggruppate

  3. Trascinare AssegnatoPM e Titolo da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Asse nel riquadro Visualizzazioni.

    Asse nel riquadro Visualizzazioni

  4. Trascinare ActualDays e ProjectedDays da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Valore nel riquadro Visualizzazioni.

    Valore nel riquadro Visualizzazioni

  5. La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.

    GiorniPrevisti e GiorniEffettivi in base ad AssegnatoPM

  6. Trascinare Stato da Dettagli progetto nel riquadro Campi sull'area Filtri del riquadro Visualizzazioni, quindi selezionare la casella di controllo Completato.

    Filtrare per colonna Stato

    Il grafico è ora filtrato in modo da mostrare solo i progetti completati, il che è utile perché si stanno confrontando i giorni previsti con quelli effettivi.

  7. Fare clic sulle frecce nell'angolo superiore sinistro del grafico e spostarsi su e giù per la gerarchia dei responsabili di progetto e dei progetti. Nella figura seguente, è illustrato l'aspetto del drill-down nei progetti.

    Drill-down nell'istogramma

Creare un grafico a barre per visualizzare un confronto dai giorni previsti

  1. Fare clic o toccare nell'area di disegno fuori dalla visualizzazione appena creata.

  2. Nel riquadro Visualizzazioni a destra fare clic o toccare Istogramma a colonne raggruppate.

    Visualizzazioni - istogramma a colonne raggruppate

  3. Trascinare AssegnatoPM e Titolo da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Asse nel riquadro Visualizzazioni.

    Asse nel riquadro Visualizzazioni

  4. Trascinare VarPrevistaEffettiva da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Valore nel riquadro Visualizzazioni.

    Valore nel riquadro Visualizzazioni

  5. Trascinare Stato da Dettagli progetto nel riquadro Campi sull'area Filtri del riquadro Visualizzazioni, quindi selezionare la casella di controllo Completato.

    Filtrare per colonna Stato

    La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.

    VarPrevistaEffettiva per AssegnatoPM

    Da questo grafico è possibile osservare che la variabilità tra i progetti gestiti da Irvin Sayers rispetto a quelli gestiti da Joni Sherman è di gran lunga superiore. Eseguire il drill-down per visualizzare la variabilità in base al progetto e verificare se il numero di giorni previsti è superiore o inferiore a quello dei giorni effettivi.

    VarPrevistaEffettiva per Titolo

  6. Prima di creare altre visualizzazioni, spostare e ridimensionare quelle già create, in modo da affiancarle.

    Adattare i grafici per affiancarli

Creare una scheda che mostri il progetto sospeso da più tempo

  1. Fare clic o toccare nell'area di disegno fuori dalla visualizzazione appena creata.

  2. Nel riquadro Visualizzazioni a destra fare clic o toccare Scheda.

    Visualizzazioni - scheda

  3. Trascinare MaxGiorniAttesa da Richieste di progetto nel riquadro Campi su Campi nel riquadro Visualizzazioni.

    Campi nel riquadro Visualizzazioni

  4. Fare clic o toccare Formato (icona del rullo), quindi impostare Bordo su Attivato.

    Rullo Formato - Bordo

  5. Impostare Title su Attivato, quindi aggiungere il titolo "Numero massimo di giorni in attesa di approvazione".

    Aggiungere un titolo

    La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.

     Numero massimo di giorni in attesa di approvazione

    Dopo aver pubblicato il report, si userà questo riquadro per attivare un avviso se il valore massimo per un progetto in sospeso raggiunge una determinata soglia.

Creare una tabella che mostri il tempo intercorso tra l'approvazione del progetto la e data di inizio prevista

  1. Fare clic o toccare nell'area di disegno fuori dalla visualizzazione appena creata.

  2. Nel riquadro Visualizzazioni a destra fare clic o toccare Tabella.

    Visualizzazioni - tabella

  3. Trascinare AssegnatoPM, Titolo e DiffInizioApprovata da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Valori nel riquadro Visualizzazioni.

    Valori nel riquadro Visualizzazioni

  4. Trascinare DataInizioPrevista da Dettagli progetto nel riquadro Campi sull'area Filtri del riquadro Visualizzazioni, quindi selezionare tutti i dati eccetto (Vuoto).

    Filtrare in base a DataInizioPrevista

  5. Ridimensionare le colonne della tabella per visualizzare tutti i dati. La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.

    Tabella con valori DiffInizioApprovata

  6. Fare clic o toccare la freccia rivolta verso il basso per DiffInizioApprovata, quindi fare clic o toccare Media, per poter osservare la durata media tra l'approvazione del progetto e la data di inizio prevista.

    Calcolare la media

  7. Fare clic o toccare di nuovo la freccia rivolta verso il basso per DiffInizioApprovata, quindi fare clic o toccare Formattazione condizionale.

    Formattazione condizionale

  8. Usare le impostazioni predefinite e fare clic su OK.

    Opzioni di formattazione condizionale

    La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.

    Formattazione condizionale completata

    Come si può notare, i progetti gestiti da Irvin Sayers tendono a iniziare molto più tardi dopo l'approvazione. Potrebbe esserci fattori diversi dal responsabile assegnato, ma potrebbe valere la pena indagare ulteriormente.

A questo punto, è stato creato un report completo basato sui dati importati da SharePoint, puliti e modellati in Power BI Desktop. Se l'esercitazione è stata eseguita correttamente, l'aspetto del report sarà il seguente.

Report completato

Passaggi successivi

Il passaggio successivo di questa serie di esercitazioni consiste nel pubblicare il report di progetto di Power BI e creare un dashboard.