Creare un report di Power BI per analizzare i progetti
Nota
Questo articolo fa parte di una serie di esercitazioni sull'uso di Power Apps, Power Automate e Power BI con SharePoint Online. Assicurati di leggere l'introduzione alla serie per farti un'idea del quadro generale, nonché dei download correlati.
In questa attività, creeremo un report di Power BI basato su due elenchi. I dati elenco verranno acquisiti in Power BI Desktop, quindi ne verrà eseguita la pulizia e la modellazione di base e infine verrà creato un set di oggetti visivi che offrono informazioni sui dati.
Riepilogo rapido di Power BI Desktop
Prima di iniziare la creazione del report, esaminiamo Power BI Desktop. Si tratta di uno strumento potente, con molte funzionalità di cui illustriamo una panoramica delle aree che saranno usate in questa attività. In Power BI Desktop esistono tre aree di lavoro principali, o visualizzazioni: visualizzazione Report, visualizzazione Dati e visualizzazione Relazioni. Power BI Desktop include anche un editor di query, che viene aperto in una finestra separata.
La schermata seguente mostra le icone delle tre viste disponibili sul lato sinistro di Power BI Desktop: dall'alto verso il basso Report, Dati e Relazioni. La barra gialla lungo il lato sinistro indica la visualizzazione corrente (in questo caso, Report). Per cambiare visualizzazione, seleziona una di queste tre icone.
La visualizzazione Report include cinque aree principali:
- La barra multifunzione, che visualizza le attività comuni associate a report e visualizzazioni.
- La visualizzazione Report, o canvas, dove vengono create e disposte le visualizzazioni.
- La scheda Pagine nella parte inferiore, che consente di selezionare o aggiungere una pagina del report.
- Il riquadro Visualizzazioni, in cui puoi cambiare visualizzazione, personalizzare i colori o gli assi, applicare filtri, trascinare i campi e altro ancora.
- Il riquadro Campi, in cui gli elementi della query e i filtri possono essere trascinati nella vista Report oppure nell'area Filtri del riquadro Visualizzazioni.
La visualizzazione Dati contiene tre aree principali:
- La barra multifunzione, visualizzata di seguito con la scheda Modellazione selezionata, in cui puoi creare tabelle e colonne calcolate e apportare altre modifiche al modello di dati.
- Il riquadro centrale, che mostra i dati per la tabella selezionata.
- Il riquadro Campi, in cui puoi controllare la modalità di visualizzazione dei campi nei report.
In quest'attività non verrà usata la visualizzazione Relazioni, ma potrai esaminarla in seguito, dopo aver acquisito i dati di elenco in Power BI Desktop.
Nell'editor di query, puoi compilare query e trasformare i dati, quindi caricare il modello di dati ottimizzato in Power BI Desktop. L'editor di query include quattro aree principali:
- La barra multifunzione, che contiene numerose opzioni per il data shaping e la trasformazione dei dati acquisiti.
- Il riquadro sinistro, in cui le query vengono elencate e rese disponibili per la selezione, la visualizzazione e il data shaping.
- Il riquadro centrale, in cui vengono visualizzati i dati dalla query selezionata disponibili per il data shaping.
- La finestra Impostazioni query, che elenca le proprietà della query e i passaggi di trasformazione dei dati che sono stati applicati.
Passaggio 1: Acquisire i dati in Power BI Desktop
In questo passaggio, prima di tutto esegui la connessione ai due elenchi, quindi passi alla pulizia dei dati, con la rimozione delle colonne non necessarie per l'analisi dei dati. Verranno anche modificati i tipi di dati in alcune delle colonne rimanenti, in modo che i calcoli funzionino correttamente. Per altre informazioni sull'acquisizione e sulla pulizia dei dati in Power BI Desktop, vedi la sezione Acquisizione dei dati nel corso di apprendimento guidato.
Connettersi agli elenchi
In Power BI Desktop, nella scheda Home, tocca o fai clic su Recupera dati, quindi Altro…
Nella finestra di dialogo Recupera dati tocca o fai clic su Elenchi SharePoint Online, quindi Connetti.
Immetti l'URL per il sito di SharePoint, quindi tocca o fai clic su OK.
Se viene visualizzata la finestra di dialogo seguente, assicurati di aver effettuato l'accesso con le credenziali corrette, quindi tocca o fai clic su Connetti.
Seleziona Dettagli progetto e Richieste di progetto, quindi tocca o fai clic su Modifica.
Gli elenchi vengono ora visualizzati sotto forma di tabelle nell'editor di query.
Rimuovi le colonne superflue dalle tabelle
Nel riquadro di spostamento a sinistra seleziona Dettagli progetto.
Nel riquadro centrale, seleziona la colonna FileSystemObjectType, quindi tocca o fai clic su Rimuovi colonne.
Rimuovi le due colonne dopo la colonna Id: ServerRedirectedEmbedURL e ContentTypeId.
Suggerimento
Usa il tasto MAIUSC per selezionare entrambe le colonne, quindi tocca o fai clic su Rimuovi colonne.
Rimuovi tutte le colonne a destra della colonna PMAssigned (in totale 22 colonne). La tabella deve corrispondere all'immagine seguente:
Ripeti la procedura appena eseguita per Project Requests: rimuovi FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId e tutte le colonne a destra della colonna Approved (22 colonne in totale). La tabella deve corrispondere all'immagine seguente:
Modificare il tipo di dati nelle colonne di Dettagli progetto
Seleziona la colonna ProjectedDays, tocca o fai clic su Tipo di dati: Qualsiasi, quindi su Numero intero.
Ripeti il passaggio precedente per la colonna ActualDays.
Seleziona la colonna ApprovedDate, tocca o fai clic su Tipo di dati: Qualsiasi, quindi su Data.
Ripeti i passaggi precedenti per le colonne ProjectedStartDate e ProjectedEndDate.
Modificare il tipo di dati nelle colonne di Richieste di progetto
Seleziona la colonna GiorniStimati, tocca o fai clic su Tipo di dati: Qualsiasi, quindi su Numero intero.
Seleziona la colonna RequestDate, tocca o fai clic su Tipo di dati: Qualsiasi, quindi su Data.
Applicare e salvare le modifiche
Nella scheda Home fai clic su Chiudi e applica per chiudere l'editor di query e tornare alla finestra principale di Power BI Desktop.
Tocca o fai clic su File, quindi Salva e salva con il nome project-analysis.pbix.
Passaggio 2: Migliorare il modello di dati
Ora che i dati dagli elenchi sono stati acquisiti in Power BI Desktop, passiamo alla modellazione dei dati. La modellazione dei dati può richiedere molto tempo, ma ecco brevemente alcune operazioni interessanti che puoi eseguire per sfruttare al meglio i dati di elenco in Power BI Desktop:
- Cambiare la modalità di correlazione tra due tabelle
- Aggiungere una tabella data per eseguire calcoli in base ai giorni feriali
- Aggiungere colonne calcolate per calcolare gli intervalli di tempo tra le attività cardine di progetto
- Aggiungere le misure per calcolare la varianza tra i giorni previsti e quelli effettivi per un progetto
Dopo aver completato questi passaggi, possiamo creare visualizzazioni che sfruttino i miglioramenti apportati al modello in esame. Per altre informazioni sulla modellazione dei dati in Power BI Desktop, vedi la sezione Modellazione nel corso di apprendimento guidato.
Modificare le relazioni tra tabelle
Quando Power BI Desktop ha acquisito gli elenchi, ha creato una relazione tra di essi in base alla colonna Id in entrambe le tabelle. Deve esserci effettivamente una relazione tra la colonna Id la tabelle Richieste di progetto e la colonna RequestId nella tabella Dettagli progetto. Ecco come correggerlo:
Tocca o fai clic sull'icona Visualizzazione dati.
Nella scheda Modellazione tocca o fai clic su Gestisci relazioni. Restiamo in questa scheda nella visualizzazione Dati per tutti i passaggi di modellazione dati.
Verifica che sia selezionata la relazione esistente, tocca o fai clic su Elimina, quindi di nuovo Elimina per confermare.
Fai clic su Nuova per creare una relazione diversa.
Nella finestra di dialogo Crea relazione:
Per la prima tabella seleziona Richieste di progettoe la colonna Id.
Per la seconda tabella seleziona Dettagli progettoe la colonna RequestId.
La schermata deve apparire come nell'immagine seguente. Al termine, tocca o fai clic su OK e quindi su Chiudi.
Aggiungere una tabella data per semplificare i calcoli basati su date
Tocca o fai clic su Nuova tabella.
Immetti la formula nella barra della formula: Dates = CALENDARAUTO().
Questa formula crea una tabella denominata Date con una singola colonna di data. La tabella illustra tutte le date dell'altra tabella e viene aggiornata automaticamente se vengono aggiunte ulteriori date, ad esempio se i dati vengono aggiornati.
Questa formula e le altre in questa sezione usano Data Analysis Expressions (DAX), un linguaggio delle formule per Power BI e altre tecnologie. Per ulteriori informazioni, vedi le informazioni di base su DAX in Power BI Desktop.
Premi INVIO per creare la tabella Date.
Aggiungere una colonna calcolata alla tabella Date
Sempre nella tabella Date, tocca o fai clic su Nuova colonna.
Immetti questa formula nell'apposita barra: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).
Questa formula determina se una data nella colonna Data rappresenta un giorno feriale. Se la data è un giorno feriale, la colonna IsWeekDay ottiene un valore pari a 1; in caso contrario, ottiene un valore pari a 0.
Premi INVIO per aggiungere la colonna IsWeekDay alla tabella Date.
Aggiungere una colonna calcolata alla tabella Dettagli progetto
Nel riquadro destro, tocca o fai clic sulla tabella Dettagli progetto, quindi Nuova colonna.
Immetti questa formula nell'apposita barra:
ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]), DATESBETWEEN(Dates[Date], 'Project Details'[ApprovedDate], 'Project Details'[ProjectedStartDate] ) )
Questa formula calcola la differenza in giorni tra la data di approvazione di un progetto e la data di inizio prevista. Usa la colonna GiornoFeriale della tabella Date, in modo da contare solo i giorni feriali.
Premi INVIO per aggiungere la colonna DiffInizioApprovata alla tabella Dettagli progetto.
Aggiungere una colonna calcolata alla tabella Richieste di progetto
Nel riquadro destro, tocca o fai clic sulla tabella Richieste di progetto, quindi Nuova colonna.
Immetti questa formula nell'apposita barra:
RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]), DATESBETWEEN(Dates[Date], 'Project Requests'[RequestDate], NOW() ) )
Questa formula calcola la differenza in giorni tra la data in cui un progetto è stato richiesto e la data di oggi (NOW()). Anche in questo caso, la formula conta solo i giorni feriali. Questa colonna viene usata per la ricerca del progetto che è in sospeso da più tempo.
Premi INVIO per aggiungere la colonna RequestDateAge alla tabella Dettagli progetto.
Aggiungere una misura alla tabella Dettagli progetto
Nel riquadro destro, tocca o fai clic sulla tabella Dettagli progetto, quindi Nuova misura.
Immetti questa formula nell'apposita barra:
VarProjectedActual = DIVIDE( SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]), SUM('Project Details'[ProjectedDays]) )
Questa formula calcola la varianza tra i giorni effettivi e previsti per un progetto. Aggiungi questa formula come misura, piuttosto che come colonna calcolata, in modo che restituisca il risultato corretto indipendentemente dalla modalità di filtro o aggregazione dei dati in un report.
Premi INVIO per aggiungere la misura VarPrevistaEffettiva alla tabella Dettagli progetto.
Aggiungere una misura alla tabella Richieste di progetto
Nel riquadro destro, tocca o fai clic sulla tabella Richieste di progetto, quindi Nuova misura.
Immetti questa formula nell'apposita barra:
MaxDaysPending = MAXX( FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"), 'Project Requests'[RequestDateAge] )
Questa formula trova il progetto che è in sospeso da più tempo, in base alla colonna calcolata definita in precedenza.
Premi INVIO per aggiungere la misura MaxGiorniAttesa alla tabella Richieste di progetto.
Passaggio 3: Creare visualizzazioni dei report
A questo punto procediamo al passaggio necessario per l'analisi dei dati, cioè la creazione delle visualizzazioni per trovare i modelli nei dati. In questo passaggio crei quattro visualizzazioni:
- Un istogramma che mostra un confronto tra giorni previsti e giorni effettivi nei progetti
- Un istogramma che mostra la varianza per ogni progetto
- Una scheda che mostra il progetto che è in sospeso da più tempo
- Una tabella che mostra il tempo intercorso tra l'approvazione del progetto la e data di inizio prevista
Dopo aver creato queste visualizzazioni dei report in Power BI Desktop, verranno pubblicati i dati e i report nel servizio Power BI, per poter creare e condividere i dashboard. Per altre informazioni sulla creazione di report in Power BI Desktop, vedi la sezione Visualizzazioni nel corso di apprendimento guidato.
Creare un grafico a barre per visualizzare un confronto tra giorni previsti ed effettivi
Tocca o fai clic sull'icona Report. Questa visualizzazione viene mantenuta per la parte restante dell'esercitazione in Power BI Desktop.
Nel riquadro Visualizzazioni a destra tocca o fai clic su Istogramma a colonne raggruppate.
Trascina PMAssigned e Title da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Asse nel riquadro Visualizzazioni.
Trascina ActualDays e ProjectedDays da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Valore nel riquadro Visualizzazioni.
La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.
Trascina Stato da Dettagli progetto nel riquadro Campi sull'area Filtri del riquadro Visualizzazioni, quindi seleziona la casella di controllo Completato.
Il grafico è ora filtrato in modo da mostrare solo i progetti completati, il che è utile perché si stanno confrontando i giorni previsti con quelli effettivi.
Fai clic sulle frecce nell'angolo superiore sinistro del grafico e spostati su e giù per la gerarchia dei responsabili di progetto e dei progetti. Nella figura seguente, è illustrato l'aspetto del drill-down nei progetti.
Creare un grafico a barre per visualizzare un confronto dai giorni previsti
Tocca o fai clic sull'area di disegno fuori dalla visualizzazione appena creata.
Nel riquadro Visualizzazioni a destra tocca o fai clic su Istogramma a colonne raggruppate.
Trascina PMAssigned e Title da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Asse nel riquadro Visualizzazioni.
Trascina VarProjectedActual da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Valore nel riquadro Visualizzazioni.
Trascina Stato da Dettagli progetto nel riquadro Campi sull'area Filtri del riquadro Visualizzazioni, quindi seleziona la casella di controllo Completato.
La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.
Da questo grafico puoi osservare che la variabilità tra i progetti gestiti da Irvin Sayers rispetto a quelli gestiti da Joni Sherman è di gran lunga superiore. Esegui il drill-down per visualizzare la variabilità in base al progetto e verificare se il numero di giorni previsti è superiore o inferiore a quello dei giorni effettivi.
Prima di creare altre visualizzazioni, sposta e ridimensiona quelle già create, in modo da affiancarle.
Creare una scheda che mostri il progetto sospeso da più tempo
Tocca o fai clic sull'area di disegno fuori dalla visualizzazione appena creata.
Nel riquadro Visualizzazioni a destra tocca o fai clic su Scheda.
Trascina MaxDaysPending da Richieste di progetto nel riquadro Campi su Campi nel riquadro Visualizzazioni.
Tocca o fai clic su Formato (icona del rullo), quindi impostare Bordo su Attivato.
Imposta Title su Attivato, quindi aggiungi il titolo "N. max giorni in attesa di approvazione".
La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.
Dopo aver pubblicato il report, usi questo riquadro per attivare un avviso se il valore massimo per un progetto in sospeso raggiunge una determinata soglia.
Creare una tabella che mostri il tempo intercorso tra l'approvazione del progetto la e data di inizio prevista
Tocca o fai clic sull'area di disegno fuori dalla visualizzazione appena creata.
Nel riquadro Visualizzazioni a destra tocca o fai clic su Tabella.
Trascina PMAssigned, Titolo e ApprovedStartDiff da Dettagli progetto nel riquadro Campi su Valori nel riquadro Visualizzazioni.
Trascina ProjectedStartDate da Dettagli progetto nel riquadro Campi sull'area Filtri del riquadro Visualizzazioni, quindi seleziona tutti i dati eccetto (Vuoto).
Ridimensiona le colonne della tabella per visualizzare tutti i dati e ordinarle in base a ApprovedStartDiff in ordine decrescente. La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.
Nell'area Valori tocca o fai clic sulla freccia verso il basso per ApprovedStartDiff, quindi tocca o fai clic su Media. Ora puoi vedere la durata media tra l'approvazione del progetto e la data di inizio prevista.
Tocca o fai di nuovo clic sulla freccia rivolta verso il basso per ApprovedStartDiff, tocca o fai clic su Formattazione condizionale e quindi su Scale dei colori di sfondo.
Imposta i colori per i campi Minimo e Massimo come illustrato sotto e quindi tocca o fai clic su OK.
La visualizzazione deve ora apparire come nell'immagine seguente.
Come puoi notare, i progetti gestiti da Irvin Sayers tendono a iniziare molto più tardi dopo l'approvazione. Potrebbero esserci fattori diversi dal responsabile assegnato, ma potrebbe valere la pena indagare ulteriormente.
A questo punto, hai creato un report completo basato sui dati importati da SharePoint, puliti e modellati in Power BI Desktop. Se l'esercitazione è stata eseguita correttamente, l'aspetto del report sarà il seguente.
Passaggi successivi
Il passaggio successivo di questa serie di esercitazioni consiste nel pubblicare il report di progetto di Power BI e creare un dashboard.
Vedi anche
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