パターン: プロジェクト管理

組織は、さまざまなチームが目標を達成し、計画どおりに成功基準を確実に満たせるようにするため、複数のプロジェクトを管理するための中心的な場所を必要としています。

プロジェクト管理の一般的な使用例には、新製品のアイデアの管理、プロジェクト計画の作成とマイルストーンの追跡、チームのパフォーマンス管理などがあります。

Microsoft Power Platform は、組織がライフサイクル全体でプロジェクトを管理するための使いやすいソリューションを作成するためのノーコード、ローコード ソリューションを提供します。 この記事では、お客様が Microsoft Power Platform を使用して効率的なプロジェクト管理アプリケーションとワークフローをどのように作成したかに関して、実際の例をいくつか紹介します。

プロジェクト管理パターンの認識方法

組織内のビジネス グループは、プロジェクトを管理し、進捗状況を追跡し、結果を監視するためのツールの必要性を認識しています。

典型的なプロジェクト管理シナリオでは、次のことを行います。

1. アイデア、計画、タスク、およびマイルストーンを管理するための作業を計画します。

2. 計画に対する進捗状況を追跡し、プロジェクトのステータスを関係者に通知し、必要に応じて阻害要因をエスカレーションします。

3. 進捗状況を確認し、結果を監視し、プロジェクトの進捗状況の重要な側面を視覚化します。

顧客のプロジェクト管理パターンの導入事例

Custom Air Products and Services Traveler アプリ

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Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) は、ヒューストンを拠点とする暖房、換気、および空調 (HVAC) ソリューションのプロバイダーであり、HVAC 業界の産業および商業セグメントの両方で、空調機器の設計、建設、設置、変更、およびサービスを専門としています。

CAPS プロジェクト管理チームは、高品質の建設に重点を置いて、製造プロセスを経過する HVAC ユニットのライフサイクル全体を追跡するためのカスタマイズされたソリューションを必要としていました。 ソリューションは、各部門のニーズに合わせてカスタマイズし、品質チェックを追跡し、各所有者がプロセスの各段階で承認できるようにする必要がありました。 さらに、チームは、組織内の誰もがモバイル デバイスを介して問題について報告できるようにしたいと考えていました。 彼らが直面していた重要な問題の 1 つは、「トラベラー」ドキュメント— (品質チェック—を追跡するために使用された紙の文書) がなくなることでした。

データ アナリスト アシスタントの Rebecca Sackett 氏は、Office 365 サブスクリプションに Power Apps を見つけ、SharePoint リストに対してアプリを作成して手動プロセスを置き開ける実験を開始しました。 Rebecca は、CAPS Traveler という名前のトラベラー ドキュメントをデジタル化する Power Apps ソリューションを構築しました。 プロジェクト マネージャーと利害関係者は、メインのトラベラー管理アプリを使用して、アクティブなすべてのプロジェクトの概要を取得し、主要な統計を確認し、テストと出荷のカレンダーを管理します。

プロジェクト マネージャーはプロジェクトを開始し、Fab、Paint、Electrical、Testing などの必要な各ステップの詳細を追加します。 次に、各部門の担当者は、各部門に固有の質問を使用してカスタム ビルドされたコンパニオン モバイル アプリを使用します。 その後、中央チームはデータを照合し、レポートを使用して、特定の手順が実行されなかった一般的な理由を特定します。

メインの管理アプリに加えて、このようなサインオフアプリは 10 個あり、それらはすべて同じ SharePoint リスト セットのデータの読み取りと書き込みを行います。 すべてのステップが完了した後、品質管理チームの誰かが最終的なサインオフを実行します。 次に、フローが自動的にトリガーされ、PDF レポートが生成されます。

Environment Canterbury InZone アプリ

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Environment Canterbury (ECan) は、ニュージーランドのカンターベリーのコミュニティと協力して、複数のマイルストーンと関連プロジェクトで構成される長期的な環境成果プログラムに取り組んでいます。 彼らは、プロジェクト全体でより高い一貫性、より高いレベルの可視性、およびデータへのより迅速なアクセスを提供する手頃なソリューションを必要としていました。

アプリを使用して、淡水ゾーンの管理者とプロジェクト参加者は、プロジェクトのステータスを表示できます。 すべてのプロジェクトにはゾーンと特定のマイルストーンのタグが付けられ、すべてのマイルストーンには長期的な成果のタグが付けられます。 このアプリは、カスタマイズされた配色を提供します。これにより、プロジェクト、マイルストーン、および結果を簡単に区別してナビゲートできます。 プロジェクトのすべての画面は緑色、マイルストーンは青色、結果はオレンジ色です。

通知は、データの更新を促し、プロジェクトが必要なタイミングで更新されない場合にエスカレーションするために送信されます。 フローは、特定のビューを呼び出して、特定の人物に関連するすべてのアイテムを 1 つの電子メールにリストする HTML テーブル– ベースのダイジェスト電子メールを生成するためにも使用されます。

ヘルス ギフト レビュー アプリのパートナー

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Partners In Health (PIH) は、毎年の資金の約半分を個々のドナーに依存していますが、残りの半分は主に政府の助成金、企業、財団からのものです。 この非営利団体には、1,000 人以上の最も寛大な個人寄付者を管理する責任を負う約 10 人のギフト オフィサーがいます。 PIH は、ギフトが到着したときにギフトを表示し、ドナー ポートフォリオの 360 度のビューを役員に提供することにより、ギフト オフィサーのポートフォリオを管理する能力を向上させたいと考えていました。

PIH のアナリティクスおよびアプリケーション マネージャーである Bella Chih-Ning 氏は、寄付の多くの側面を管理および視覚化するために、ギフト担当者向けのギフト レビュー アプリとダッシュボードを作成しました。 ギフト レビュー アプリを使用すると、ギフト担当者は寄付が届いたらすぐに表示し、関連するメモを追加して、寄付が適切な基金に割り当てられていることを確認できます。 これにより、To-Do リストのチェックリストが作成され、ギフト担当者が寄付を確認して、適切なキャンペーンに割り当てられ、正しいギフト タイプにコード化され、適切なファンドに割り当てられていることを確認します。 ギフト担当者は、アプリ内で直接 PIH DevOps チームに質問をメールで送信できます。 すべてが明確になった後、ギフト担当者はチェックリストに「完了」のマークを付け、マネージャーに表示されるようにします。

「App in a Day トレーニングは、プロセスを合理化し、同僚が仕事をより上手に行えるようにするツールを簡単に構築できることに本当に驚きました」と Bella Chih-Ning 氏は言います。

R3 Retail Project Portfolio アプリ

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R3 Retail Development 社は、プロジェクト管理コンサルティングに関する深い専門知識を提供して、米国全土のスーパーマーケット、食料品、食品加工、商業、小売、および小規模産業の顧客の利益を最大化します。 R3 は、エンド ツー エンドのプロジェクト管理のニーズに合わせて高度にカスタマイズされたアプローチを必要としていました。

Project Portfolio アプリはわずか 120 時間以内に構築され、現在 200 を超えるプロジェクトを管理しています。 R3 プロジェクト マネージャーと彼らがサービスを提供する地域のストア マネージャーは、新しい Project Portfolio アプリを使用するようになりました。 アプリには、次のような豊富な機能セットがあります。

• サインインしたユーザーに基づいて統計概要を表示するダッシュボード。

• 日付、タスク、問題、発注書、人などのプロジェクト追跡情報。

• 冷蔵庫など、設置されているすべてのデバイスの IP アドレス追跡。

• HVAC システムのアーキテクチャ ファイルなどのドキュメントのファイル アップロード機能。

• ステータス エントリに基づいて日付値を自動的に設定するなど、広範なカスタム ビジネス ロジック。

管理者は、役割に応じて特定のアプリ ユーザーにセキュリティ クリアランスを割り当てることができます。 管理者は、タスク タイプのリストと各タスクの予想時間を構成することもできます。これは、期日を自動的に生成するために使用されます。

R3 は  Power Automate  を使用して、自動通知とリマインダーを送信しています。 すべてのデータは Microsoft Dataverse に格納されます。

Capitol Music Group のスケジューリング ツール

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Capitol Music Group (CMG) は、以前は InfoPath を使用して構築されていたマーケティング ワークフローおよびスケジューリング ツールを最新化する機会を見つけました。 ビジネス クリティカルなアプリが新しいリリースのスケジュールを管理し、—「時間とともに」—さまざまなタイプのリリースおよびメディアのデータをキャプチャするように進化しました。 CMG は、日常的なプロセスを自動化し、パートナー ラベル間の可視性とコラボレーションを拡大し、オンラインの新しいマーケティング チャネルにより迅速に適応したいと考えていました。 しかし、その Capitol Scheduling アプリは、そのプロセス フローに深く統合されており、管理するために多くの "部族的な" 知識を必要とする XML データのみで構成されていました。 CMG は、アプリの開発と管理に対する合理化されたローコード アプローチを求めて、最終的にアプリを InfoPath から Microsoft Power Platform (Power Apps と Power Automate を含む) に移行することを決定しました。

Capitol は、チームが新しいスケジューリング インターフェイスを使用して、物理的、デジタル、またはビデオの側面など、さまざまなタイプのリリースのマーケティングで簡単に通信、承認を取得し、コラボレーションすることを望んでいました。

「Microsoft Power Platform によって、Capitol は、製品ライフサイクル全体にわたってマーケティング情報を共有する簡単な方法を手に入れました」と、Universal Music Group のシニア マネージャーである Karen Reali 氏は述べています。 「それは、彼らがクロスラベル プロジェクトを促進し、合理化するのにも役立ちます。」