このチュートリアルでは、ルックアップ フィールドを使用して 2 つの SharePoint リストを関連付ける方法について説明します。

概要

SharePoint には、次の 2 種類のルックアップ フィールドがあります。

  • ルックアップ: 別のリストへのリンクです。たとえば、Orders リストには、Customer リスト内の顧客にリンクするルックアップ フィールドがあります。
  • 選択肢: フィールドをクリックまたはタップすると小さなメニューが表示され、そこから項目を選択することができます。

このチュートリアルでは、このような種類のルックアップ フィールドを使用するアプリを作成します。

ルックアップ フィールドの用途

企業内のデータは大きく複雑です。 SharePoint リスト内のデータは、別のリスト内のデータと関連していることが少なくありません。 ルックアップ フィールドは、そうしたビジネス データを 1 つにまとめる代表的な方法といえます。

たとえば、Orders リストのルックアップ フィールドを Customers リストにリンクすれば、どの顧客からの注文であるかがわかります。 Orders リストのルックアップ フィールドを使うことで、Customers リストから他のデータを取得することができるのです。 また、ルックアップ フィールドを使って Orders リストを Product リストに接続すれば、注文された製品について必要な情報 (製品の写真や仕様、製造元の詳細など) を取り込むこともできます。

選択肢フィールドの用途

選択肢フィールドは、ごく短いリストに使用します。といっても、独立したリストを作成するのではなく、小さなメニューにリストの値を登録しておき、選択肢フィールドをクリックまたはタップしたときにこのメニューが表示されるので、いずれかの値を選択します。

顧客のステータス コード、製品の入手可能性、都道府県コードなど、基本的にデータの件数がさほど多くなく、内容も固定的なリストがその用途となります。 実際には、このようなデータを独立したリストとして実装し、ルックアップ フィールドを使用してそのリストにリンクすることもできます。ただし、通常は、選択肢フィールドとして実装した方が、簡単で手間もかかりません。

SharePoint でリストを作成する

このチュートリアルでは、AssetsRepairShop という 2 つの SharePoint カスタム リストをリンクします。 Assets リストの目的は、チームのハードウェア機器を追跡することです。 ハードウェアは故障することがあるので、それを修理できる近隣の業者を RepairShop リストで追跡します。

この例で使用するルックアップ フィールド

RepairShop リストでは、業者を識別するためのフィールドとして ContactEmail が使用されています。 Assets リストの各行で参照する値をあらかじめ用意しておくために、RepairShop リストを先に定義します。

Assets リストには 2 つのルックアップ フィールドがあります。 * 1 つは、RepairShop という、種類がルックアップのフィールドです。電子メール アドレスを使用して、RepairShop リスト内のエントリを参照します。 * もう 1 つは AssetType です。種類が選択肢のフィールドで、ハードウェア資産の種類を列挙します。

通常は、これら以外にも、追跡すべき情報に応じてフィールドを定義することになるでしょう。

RepairShop リストの定義とデータの追加

この作業を最初に行っておくことで、Assets リストにデータを追加すると、RepairShop のエントリを Assets.RepairShop ルックアップ フィールドから選択することができます。

  1. SharePoint サイトで、新しい RepairShop リストを作成します。

  2. 1 行テキストという種類の ContactEmail フィールドを追加します。

  3. 他にも必要なフィールドがあれば追加します。

  4. [+ 新規] をクリックまたはタップして、サンプル データをリストに入力します。少なくとも 3 行は追加しましょう。ContactEmail の値が重複しないようにしてください。 資産を修理する必要が生じたとき、このいずれかを選択することになります。

Assets リストの定義

  1. SharePoint サイトで、新しい Assets リストを作成します。

  2. プラス記号をクリックまたはタップし、[展開表示] を選択します。

  3. 選択肢という種類の AssetType フィールドを追加し、選択肢メニューに表示する値を [それぞれの行に選択肢を入力してください] ボックスに入力します。 その後、[OK] をクリックまたはタップしてください。

  4. さらにもう 1 つのフィールドを追加します。手順 2. と同様、プラス記号をクリックまたはタップし、[展開表示] を選択します。

  5. ルックアップという種類の RepairShop フィールドを追加し、[情報の取得先] ボックスから [RepairShop] を選択して、[この列] ボックスから [ContactEmail] を選択します。 その後、[OK] をクリックまたはタップしてください。

  6. 他にも必要なフィールドがあれば追加します。

Assets リストからアプリを作成する

このアプリを使用して Assets リストにデータを追加します。

  1. PowerApps Studio を開きます。 PowerApps を初めてご利用になる場合は、所属組織の電子メール アドレスを使って無料でサインアップし、指示に従って Windows ストアから PowerApps Studio をダウンロードしてください。

  2. [ファイル] メニュー (画面左側) の [新規] をクリックまたはタップし、[SharePoint] をクリックまたはタップします。

  1. [最近利用したサイト] の一覧から SharePoint サイトを選択するか、該当するサイトの URL を直接テキスト ボックスに入力します。 [移動] をクリックまたはタップします。

  1. SharePoint サイトからメインのリスト (この例では Assets) を選択します。 右下隅の [接続] ボタンをクリックまたはタップします。

Assets リストにデータを追加する

ここで、アプリを実行し、詳細の表示画面でルックアップ フィールドがどのように表示されるかを確認することができます。

  1. F5 キーを押すか、[プレビュー]( ) を選択します。

  2. 右上隅にある + 記号をクリックまたはタップしてエントリを追加します。

  3. この資産のタイトルを入力します。

  4. [AssetType] のドロップダウン矢印をクリックまたはタップします。 表示される値は、このフィールドの作成時に入力した値です。 いずれかのエントリを選択します。

  5. [RepairShop] のドロップダウン矢印をクリックまたはタップします。 いずれかのエントリを選択します。

  6. 右上隅にあるチェック マークをクリックまたはタップして新しいエントリを保存します。

  7. (省略可能) この手順を繰り返して、必要な数だけ項目をリストに追加します。

  8. Esc キーを押して既定のワークスペースに戻ります。

BLOB の詳細については、