注: この記事は、SharePoint Online で PowerApps、Microsoft Flow、Power BI を使用するチュートリアル シリーズの一部です。 シリーズ全般に関することや、関連するファイルのダウンロードの詳細については、シリーズの概要に関する記事をご覧ください。

このタスクでは、プロジェクトの承認プロセスを進めるフローを作成します。 Microsoft Flow は SharePoint と統合されているため、リストから直接、簡単にフローを作成できます。 作成するフローは、項目が Project Requests リストに追加されると、トリガーされます。 フローがプロジェクトの承認者に電子メールを送信し、承認者は申請を電子メールで直接承認または拒否します。 その後、フローはプロジェクト申請者に承認または拒否の電子メールを送信し、SharePoint リストを適宜更新します。

手順 1: フロー テンプレートを構成する

  1. Project Requests リストで、[フロー][フローの作成] の順にクリックまたはタップします。

    フローの作成

  2. 右側のウィンドウで、[新しいアイテムが追加されたときに承認メールを送信する] をクリックまたはタップします。

    承認フローの作成

  3. サインインをまだ行っていない場合、SharePoint と Outlook にサインインし、[続行] をクリックまたはタップします。

    テンプレートを使用してサインイン

    このフローのテンプレートが、完了待ちの状態で表示されます。 フロー内のボックスは手順を表します。 これらは前の手順からの入力と、ユーザーが指定した入力を受け取ります。 各手順は後続の手順に出力を渡すことができます。 たとえば、「承認の電子メールの送信」手順では、前の手順からリストの情報を取得し、ユーザーが指定したメール アドレスを使用して、承認または拒否の値を出力として次の手順に渡します。

    承認テンプレート

  4. [宛先] ボックスに有効な電子メール アドレスを入力します。 次の図のように、アドレスはテナント内の名前に解決される必要があります。

    承認の電子メールの問い合わせ先

    フローの次のボックスでは、プロジェクトの承認者の電子メールに応答し、[はいの場合] または [いいえの場合] の 2 つの 分岐 のいずれかにフローをルーティングします。

    承認条件

手順 2: 承認アクションを作成する = YES

  1. [はいの場合] の分岐で、[電子メールの送信] ボックスをクリックまたはタップします。

    承認の電子メール

  2. 既定では、電子メールはリスト アイテムを作成したユーザーに対して送信されます。ユーザーは件名とメッセージ本文を確認できます。 これらは必要に応じて更新できます。

  3. [Add an Action](アクションの追加) をクリックまたはタップします。

    アクションの追加

  4. [アクションを選択してください] から "SharePoint" を検索し、[SharePoint – Update item](SharePoint – 項目の更新) をクリックまたはタップします。

    項目の更新アクション

  5. SharePoint サイトの URL とリスト名を入力します。

    項目の更新パラメーター

  6. [ID] ボックスを選択し、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで ID をクリックまたはタップします。

    リスト ID ダイナミック コンテンツ

    ダイナミック コンテンツは、前の手順を基にフロー全体で使用できます。 ここでは、SharePoint リストの情報が利用可能です。また、作成するアクションでこれを使用できます。

  7. [Title] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで "Title" を検索し、[Title] をクリックまたはタップします。

    リスト タイトル ダイナミック コンテンツ

  8. [Approved] ボックスで「Yes」と入力します。 フローのこの部分は次の図のように表示されます。

    リストの更新

  9. [Add an Action](アクションの追加) を再度クリックまたはタップします。 今回は、承認済みプロジェクトの Project Details リストに項目を追加します。

    アクションの追加

  10. [アクションを選択してください] から "SharePoint" を選択し、[SharePoint – Create item](SharePoint – 項目の作成) をクリックまたはタップします。

    項目の作成アクション

  11. SharePoint サイトの URL とリスト名を入力します。

    項目の作成パラメーター

  12. [Title] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで "Title" を検索し、[Title] をクリックまたはタップします。

    リスト タイトル ダイナミック コンテンツ

  13. [RequestId] ボックスを選択し、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで [ID] をクリックまたはタップします。

    リスト ID ダイナミック コンテンツ

  14. [PMAssigned] ボックスで「Unassigned」と入力します。 フローのこの部分は次の図のように表示されます。

    項目の作成の完了

手順 3: 承認アクションを作成する = NO

既定では、この分岐でのアクションはありません。 プロジェクト申請者に送信する電子メールを作成し、Project Requests リストを更新します。 プロジェクトは現在進行していないため、Project Details リストには項目を追加しません。

  1. [いいえの場合] の分岐で、[Add an Action](アクションの追加) をクリックまたはタップします。

    アクションの追加

  2. [アクションを選択してください] から "Outlook" を検索して、[Office 365 Outlook – Send an email](Office 365 Outlook – 電子メールを送信する) を選択します。

    電子メールの送信アクション

  3. [宛先] ボックスで、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスから作成者の電子メールを追加します。

    作成者の電子メール ダイナミック コンテンツ

  4. [件名] ボックスと [本文] ボックスで、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスからタイトルを追加します。

    リスト タイトル ダイナミック コンテンツ

  5. 次の図のように、電子メールの件名と本文に追加します。

    拒否の電子メール

  6. ここでは、Project Requests リストを更新します。 [Add an Action](アクションの追加) をクリックまたはタップします。

    アクションの追加

  7. [アクションを選択してください] から "SharePoint" を検索し、[SharePoint – Update item](SharePoint – 項目の更新) を選択します。

    項目の更新アクション

  8. SharePoint サイトの URL とリスト名を入力します。

    項目の更新パラメーター

  9. [ID] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで [ID] をクリックまたはタップします。

    リスト ID ダイナミック コンテンツ

  10. [Title] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで "Title" を検索し、[Title] をクリックまたはタップします。

    リスト タイトル ダイナミック コンテンツ

  11. [Approved] ボックスで「No」と入力します。 フローのこの部分は次の図のように表示されます。

    項目の更新の完了

  12. 画面の右上で [フローの作成][完了] の順にクリックまたはタップします。

    [完了] ボタン

    フローが完了しました。ボックスを折りたたむと、次の図のようになります。

    完了フロー

手順 4: 承認フローを実行する

  1. Project Requests リストで、[クイック編集] をクリックして、次のような項目を追加します。

    • [Title] = "New monitor for Megan"
    • [Approved] = "保留中"
    • [Description] = "Megan が 24 インチのモニターを必要としている"
    • [EstimatedDays] = "1"
    • [ProjectType] = "新規ハードウェア"
    • [RequestDate] = "02/03/2017"
    • [Requestor] = "Megan Bowen"

    リストに追加される項目

  2. 完了したら、ページの最上部で [完了] をクリックします。

    完了チェック マーク

  3. 承認者の電子メール アカウントの受信トレイを確認します。 次のような電子メールを受け取っています。

    Allan Deyoung への電子メール

    電子メールが承認者の Allan DeYoung 送信されていることに注意してください。 フローを設定したのが Megan Bowen であるため、電子メールは Megan Bowen から 送信されています。

  4. [承認] または [拒否] をクリックすると、フローは別のプロセスを実行し、次のようなフィードバックを直接電子メールで受け取ります。

    承認アクションの完了

  5. フローは、次の図のとおり、Allan の返答を含む電子メールを Megan 送信します。 この電子メールも Megan から 送信されます。それは、彼女がフローを所有しているためです。

    Megan Bowen への電子メール

次の手順

このチュートリアル シリーズの次の手順では、プロジェクトを管理するアプリを作成します。