プロジェクトの承認を管理するフローを作成する

注: この記事は、SharePoint Online で PowerApps、Microsoft Flow、Power BI を使用するチュートリアル シリーズの一部です。 シリーズ全般に関することや、関連するファイルのダウンロードの詳細については、シリーズの概要に関する記事をご覧ください。

このタスクでは、プロジェクトの承認プロセスを進めるフローを作成します。 Microsoft Flow は SharePoint と統合されているため、リストから直接、簡単にフローを作成できます。 作成するフローは、項目が Project Requests リストに追加されると、トリガーされます。 フローがプロジェクトの承認者に電子メールを送信し、承認者は申請を電子メールで直接承認または拒否します。 その後、フローはプロジェクト申請者に承認または拒否の電子メールを送信し、SharePoint リストを適宜更新します。

手順 1: フロー テンプレートを構成する

1. Project Requests リストで、[フロー]、[フローの作成] の順にクリックまたはタップします。

   

2. 右側のウィンドウで、[新しいアイテムが追加されたときに承認メールを送信する] をクリックまたはタップします。

   

3. サインインをまだ行っていない場合、SharePoint と Outlook にサインインし、[続行] をクリックまたはタップします。

   

   このフローのテンプレートが、完了待ちの状態で表示されます。 フロー内のボックスは手順を表します。 これらは前の手順からの入力と、ユーザーが指定した入力を受け取ります。 各手順は後続の手順に出力を渡すことができます。 たとえば、「承認の電子メールの送信」手順では、前の手順からリストの情報を取得し、ユーザーが指定したメール アドレスを使用して、承認または拒否の値を出力として次の手順に渡します。

   

4. [宛先] ボックスに有効な電子メール アドレスを入力します。 次の図のように、アドレスはテナント内の名前に解決される必要があります。

   

   フローの次のボックスでは、プロジェクトの承認者の電子メールに応答し、[はいの場合] または [いいえの場合] の 2 つの 分岐 のいずれかにフローをルーティングします。

   

手順 2: 承認アクションを作成する = YES

1. [はいの場合] の分岐で、[電子メールの送信] ボックスをクリックまたはタップします。

   

2. 既定では、電子メールはリスト アイテムを作成したユーザーに対して送信されます。ユーザーは件名とメッセージ本文を確認できます。 これらは必要に応じて更新できます。

3. [Add an Action](アクションの追加) をクリックまたはタップします。

   

4. [アクションを選択してください] から "SharePoint" を検索し、[SharePoint – Update item](SharePoint – 項目の更新) をクリックまたはタップします。

   

5. SharePoint サイトの URL とリスト名を入力します。

   

6. [ID] ボックスを選択し、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで ID をクリックまたはタップします。

   

   ダイナミック コンテンツは、前の手順を基にフロー全体で使用できます。 ここでは、SharePoint リストの情報が利用可能です。また、作成するアクションでこれを使用できます。

7. [Title] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで "Title" を検索し、[Title] をクリックまたはタップします。

   

8. [Approved] ボックスで「Yes」と入力します。 フローのこの部分は次の図のように表示されます。

   

9. [Add an Action](アクションの追加) を再度クリックまたはタップします。 今回は、承認済みプロジェクトの Project Details リストに項目を追加します。

   

10. [アクションを選択してください] から "SharePoint" を選択し、[SharePoint – Create item](SharePoint – 項目の作成) をクリックまたはタップします。

    

11. SharePoint サイトの URL とリスト名を入力します。

    

12. [Title] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで "Title" を検索し、[Title] をクリックまたはタップします。

    

13. [RequestId] ボックスを選択し、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで [ID] をクリックまたはタップします。

    

14. [PMAssigned] ボックスで「Unassigned」と入力します。 フローのこの部分は次の図のように表示されます。

    

手順 3: 承認アクションを作成する = NO

既定では、この分岐でのアクションはありません。 プロジェクト申請者に送信する電子メールを作成し、Project Requests リストを更新します。 プロジェクトは現在進行していないため、Project Details リストには項目を追加しません。

1. [いいえの場合] の分岐で、[Add an Action](アクションの追加) をクリックまたはタップします。

   

2. [アクションを選択してください] から "Outlook" を検索して、[Office 365 Outlook – Send an email](Office 365 Outlook – 電子メールを送信する) を選択します。

   

3. [宛先] ボックスで、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスから作成者の電子メールを追加します。

   

4. [件名] ボックスと [本文] ボックスで、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスからタイトルを追加します。

   

5. 次の図のように、電子メールの件名と本文に追加します。

   

6. ここでは、Project Requests リストを更新します。 [Add an Action](アクションの追加) をクリックまたはタップします。

   

7. [アクションを選択してください] から "SharePoint" を検索し、[SharePoint – Update item](SharePoint – 項目の更新) を選択します。

   

8. SharePoint サイトの URL とリスト名を入力します。

   

9. [ID] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで [ID] をクリックまたはタップします。

   

10. [Title] ボックスを選択して、[ダイナミック コンテンツ] ダイアログ ボックスで "Title" を検索し、[Title] をクリックまたはタップします。

    

11. [Approved] ボックスで「No」と入力します。 フローのこの部分は次の図のように表示されます。

    

12. 画面の右上で [フローの作成]、[完了] の順にクリックまたはタップします。

    

    フローが完了しました。ボックスを折りたたむと、次の図のようになります。

    

手順 4: 承認フローを実行する

1. Project Requests リストで、[クイック編集] をクリックして、次のような項目を追加します。

   • [Title] = "New monitor for Megan"
   • [Approved] = "保留中"
   • [Description] = "Megan が 24 インチのモニターを必要としている"
   • [EstimatedDays] = "1"
   • [ProjectType] = "新規ハードウェア"
   • [RequestDate] = "02/03/2017"
   • [Requestor] = "Megan Bowen"

   

2. 完了したら、ページの最上部で [完了] をクリックします。

   

3. 承認者の電子メール アカウントの受信トレイを確認します。 次のような電子メールを受け取っています。

   

   電子メールが承認者の Allan DeYoung に 送信されていることに注意してください。 フローを設定したのが Megan Bowen であるため、電子メールは Megan Bowen から 送信されています。

4. [承認] または [拒否] をクリックすると、フローは別のプロセスを実行し、次のようなフィードバックを直接電子メールで受け取ります。

   

5. フローは、次の図のとおり、Allan の返答を含む電子メールを Megan に 送信します。 この電子メールも Megan から 送信されます。それは、彼女がフローを所有しているためです。

   

次の手順

このチュートリアル シリーズの次の手順では、プロジェクトを管理するアプリを作成します。