Patroon: projectbeheer
Organisaties hebben een centrale plek nodig om meerdere projecten te beheren, zodat verschillende teams hun doelen bereiken en voldoen aan de geplande succescriteria.
Enkele veelvoorkomende gebruiksscenario's voor projectbeheer zijn het beheren van nieuwe productideeën, het opstellen van projectplannen en het bijhouden van mijlpalen, en het beheren van teamprestaties.
Microsoft Power Platform biedt een no-code, low-code oplossing voor organisaties om eenvoudig te gebruiken oplossingen te maken voor het beheren van projecten gedurende hun levenscyclus. Dit artikel bevat verschillende praktijkvoorbeelden van hoe klanten Microsoft Power Platform hebben gebruikt om efficiënte projectbeheertoepassingen en -werkstromen te maken.
Het patroon voor projectbeheer herkennen
Bedrijfsgroepen binnen organisaties zien de behoefte aan een tool om projecten te beheren, voortgang bij te houden en resultaten te bewaken.
In een typisch scenario voor projectbeheer doet u het volgende:
Uw werk plannen om ideeën, plannen, taken en mijlpalen te beheren.
De voortgang bijhouden aan de hand van het plan, belanghebbenden op de hoogte stellen van de projectstatus en blokkerende factoren indien nodig escaleren.
De voortgang beoordelen, resultaten bewaken en de belangrijkste aspecten van de voortgang van het project visualiseren.
Hoe klanten het patroon voor projectbeheer gebruiken
Traveler-app van Custom Air Products and Services
Custom Air products & Services, Inc. (CAPS) is een in Houston gevestigde leverancier van verwarmings-, ventilatie- en airconditioningoplossingen (HVAC) die is gespecialiseerd in het ontwerp, de constructie, de installatie, de aanpassing en het onderhoud van airconditioningapparatuur in zowel het industriële als het commerciële segment van de HVAC-industrie.
Het CAPS-projectbeheerteam had een op maat gemaakte oplossing nodig om de volledige levenscyclus van HVAC-units te volgen tijdens het productieproces, met de nadruk op kwaliteitsconstructie. De oplossing moest worden aangepast om aan de behoeften van elke afdeling te voldoen, kwaliteitscontroles bij te houden en de respectievelijke eigenaren in staat te stellen zich af te melden voor elke fase in het proces. Bovendien wilde het team iedereen in de organisatie in staat stellen om problemen via hun mobiele apparaten te melden. Een van de belangrijkste problemen waarmee ze werden geconfronteerd, was dat men het "Traveler"-document, een papieren document dat werd gebruikt om kwaliteitscontroles bij te houden, kwijtraakte.
Rebecca Sackett, een data-analist-assistent, vond Power Apps in het Office 365-abonnement en begon te experimenteren met het maken van apps op basis van SharePoint-lijsten om handmatige processen te vervangen. Rebecca bouwde een Power Apps-oplossing voor het digitaliseren van het Traveler-document, genaamd CAPS Traveler. Projectmanagers en belanghebbenden gebruiken de hoofdapp voor Traveler-beheer om een overzicht te krijgen van alle actieve projecten, de belangrijkste statistieken te bekijken en de test- en verzendkalenders te beheren.
Projectmanagers starten projecten en voegen details toe voor elke vereiste stap, zoals Fab, Paint, Electrical en Testing. Het personeel van elke afdeling gebruikt vervolgens een bijbehorende mobiele app die op maat is gemaakt met specifieke vragen voor hun afdeling. Later verzamelt het centrale team de gegevens en gebruikt het de rapporten om veelvoorkomende redenen vast te stellen waarom een bepaalde stap niet is uitgevoerd.
Naast de hoofdbeheer-app zijn er tien van dergelijke goedkeuringsapps, en deze lezen en schrijven allemaal gegevens naar dezelfde set SharePoint-lijsten. Nadat alle stappen zijn doorlopen, voert iemand van het kwaliteitscontroleteam een laatste goedkeuring uit. Er wordt dan automatisch een stroom geactiveerd om een PDF-rapport te genereren.
Omgevingsapp van Canterbury InZone
Environment Canterbury (ECan) werkt samen met de gemeenschappen van Canterbury, Nieuw-Zeeland, aan langetermijnprogramma's voor milieu-effecten die bestaan uit meerdere mijlpalen en gerelateerde projecten. Zij hadden een betaalbare oplossing nodig die voor meer consistentie tussen projecten, grotere zichtbaarheid en snellere toegang tot gegevens zou zorgen.
Met een app kunnen beheerders van zoetwatergebieden en projectdeelnemers de status van hun projecten bekijken. Alle projecten worden getagd met de zone en specifieke mijlpalen, en alle mijlpalen worden getagd met de langetermijnresultaten. De app biedt een aangepast kleurenschema, waardoor het gemakkelijk is om onderscheid te maken en te navigeren tussen projecten, mijlpalen en resultaten. Alle schermen voor projecten zijn groen, mijlpalen zijn blauw en resultaten zijn oranje.
Er worden meldingen verzonden om gegevensupdates te vragen en om escalaties te bieden als projecten niet op het vereiste moment worden bijgewerkt. De stromen worden ook gebruikt om in een enkele e-mail specifieke weergaven op te roepen en op HTML-tabellen gebaseerde samenvattingsberichten per e-mail te genereren met alle items die betrekking hebben op een specifieke persoon.
Gift Review-app van Partners In Health
Partners In Health (PIH) vertrouwt elk jaar voor ongeveer de helft van zijn financiering op individuele donateurs, terwijl de andere helft voornamelijk afkomstig is van overheidssubsidies, bedrijven en stichtingen. De non-profitorganisatie beschikt over ongeveer 10 donatiemedewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beheren van meer dan 1.000 van hun meest genereuze individuele donateurs. PIH wilde het vermogen van de donatiemedewerkers om hun portfolio te beheren verbeteren door ze donaties te laten zien terwijl deze binnenkomen en door medewerkers een 360-gradenoverzicht van hun donateurportfolio's te bieden.
Bella Chih-Ning, Analytics and Applications manager bij PIH, bouwde een Gift Review-app en -dashboard voor donatiemedewerkers om vele aspecten van donaties te beheren en te visualiseren. Met de Gift Review-app kunnen donatiemedewerkers donaties direct bekijken zodra ze binnenkomen, relevante aantekeningen toevoegen en ervoor zorgen dat de donaties worden toegewezen aan het juiste fonds. Hierdoor ontstaat een controlelijst met takenlijst waar de donatiemedewerker de donatie beoordeelt om er zeker van te zijn dat deze is toegewezen aan de juiste campagne, gecodeerd voor het juiste type donatie en toegewezen aan het juiste fonds. De donatiemedewerker kan rechtstreeks vanuit de app vragen mailen naar het PIH DevOps-team. Wanneer alles duidelijk is, markeren de donatiemedewerkers de controlelijst als "gereed", wat zichtbaar wordt voor hun managers.
"De App in a Day-training heeft me echt de ogen geopend voor hoe gemakkelijk het kan zijn om tools te bouwen die processen stroomlijnen en onze collega's in staat stellen beter te zijn in hun werk", zegt Bella Chih-Ning.
Project Portfolio-app van R3 Retail
Het bedrijf R3 Retail Development biedt diepgaande expertise op het gebied van projectmanagementadvies om de winst te maximaliseren voor supermarkt-, kruideniers-, voedselverwerkende, commerciële, retail- en kleine industriële klanten in de Verenigde Staten. R3 had een sterk op maat gemaakte aanpak nodig voor zijn end-to-end behoeften op het gebied van projectbeheer.
De Project Portfolio-app, die in slechts 120 uur werd gebouwd, beheert nu meer dan 200 projecten. R3-projectmanagers en de regionale winkelmanagers die ze bedienen maken nu gebruik van de nieuwe Project Portfolio-app. De app heeft een uitgebreide reeks mogelijkheden, waaronder:
Een dashboard met overzichtsstatistieken op basis van de aangemelde gebruiker.
Informatie over het bijhouden van projecten, waaronder datums, taken, problemen, inkooporders en mensen.
Tracering van IP-adressen voor alle geïnstalleerde apparaten, zoals koelkasten.
Mogelijkheden voor het uploaden van bestanden voor documenten zoals architectuurbestanden voor HVAC-systemen.
Uitgebreide aangepaste bedrijfslogica, zoals het automatisch instellen van datumwaarden op basis van statusvermeldingen.
.
Beheerders kunnen beveiligingsmachtigingen toewijzen aan specifieke app-gebruikers op basis van hun rollen. Beheerders kunnen ook de lijst met taaktypen en de verwachte tijd voor elke taak configureren, waarmee automatisch vervaldatums worden gegenereerd.
R3 gebruikt Power Automate om automatische meldingen en herinneringen te verzenden. Alle gegevens worden opgeslagen in Microsoft Dataverse.
Planningstools van Capitol Music Group
Capitol Music Group (CMG) zag een kans om zijn marketingwerkstroom en planningstools te moderniseren, die eerder waren gebouwd met InfoPath. Een bedrijfskritische app beheerde planningen voor nieuwe releases en werd na verloop van tijd uitgebreid om gegevens vast te leggen voor verschillende soorten releases en media. CMG wilde routineprocessen automatiseren, de zichtbaarheid en samenwerking tussen partnerlabels vergroten en zich sneller aanpassen aan nieuwe online marketingkanalen. Maar de Capitol Scheduling-app was diep geïntegreerd in de processtromen en bestond volledig uit XML-gegevens waarvoor veel lokale kennis nodig was om te beheren. CMG, dat op zoek was naar een gestroomlijnde, low-code benadering van app-ontwikkeling en -beheer, besloot uiteindelijk om zijn app te migreren van InfoPath naar Microsoft Power Platform, met inbegrip van Power Apps en Power Automate.
Capitol wilde dat hun teams de nieuwe planningsinterface zouden gebruiken om gemakkelijk te communiceren, goedkeuringen te krijgen en samen te werken aan marketing voor verschillende soorten releases, zowel fysiek als aan de digitale of videokant.
"Met Microsoft Power Platform, beschkt Capitol over een gemakkelijke manier om marketinginformatie te delen gedurende de hele levenscyclus van het product":, zegt Karen Reali, Senior Manager bij Universal Music Group. "Het helpt hen zelfs om labeloverschrijdende projecten te vergemakkelijken en te stroomlijnen."
Notitie
Laat ons uw taalvoorkeuren voor documentatie weten! Beantwoord een korte enquête. (houd er rekening mee dat deze in het Engels is)
De enquête duurt ongeveer zeven minuten. Er worden geen persoonlijke gegevens verzameld (privacyverklaring).
Feedback
Binnenkort: Gedurende 2024 worden GitHub Issues uitgefaseerd als het feedbackmechanisme voor inhoud. Dit wordt vervangen door een nieuw feedbacksysteem. Ga voor meer informatie naar: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Feedback verzenden en bekijken voor