Opmerking: dit artikel maakt deel uit van een reeks zelfstudies over het gebruik van PowerApps, Microsoft Flow en Power BI met SharePoint Online. Lees de inleiding tot de reeks zodat u een idee van het geheel krijgt en van de betreffende downloads.

In deze taak maken we een stroom die het goedkeuringsproces voor projecten aanstuurt. Microsoft Flow is geïntegreerd met SharePoint. U kunt dus makkelijk rechtstreeks vanuit een lijst een stroom maken. De stroom die we maken wordt geactiveerd als een item wordt toegevoegd aan de lijst Projectaanvragen. De stroom verzendt een e-mailbericht naar de fiatteur van het project, die de aanvraag rechtstreeks via e-mail goedkeurt of afkeurt. Vervolgens verzendt de stroom een e-mail met een goedkeuring of afkeuring naar de projectaanvrager en werkt de SharePoint-lijsten dienovereenkomstig bij.

Stap 1: Stroomsjabloon configureren

  1. Klik of tik in de lijst Projectaanvragen op Stroom en vervolgens op Stroom maken.

    Een stroom maken

  2. Klik of tik in het rechterdeelvenster op Goedkeuring starten wanneer een nieuw item is toegevoegd.

    Een goedkeuringsstroom maken

  3. Als u nog niet bent aangemeld, meldt u zich aan bij SharePoint en Outlook en klikt of tikt u op Doorgaan.

    Aanmelden om sjabloon te gebruiken

    U ziet nu de sjabloon voor deze stroom, die u nu kunt voltooien. De vakken in de stroom stellen stappen voor. Hierin komt de invoer uit vorige stappen terecht, evenals de door u opgegeven invoer. Elke stap kan vervolgens uitvoer voor de volgende stappen leveren.

    Goedkeuringssjabloon

  4. Voer in het vak Toegewezen aan een naam in die geldig is in uw tenant.

    Contactpersoon voor goedkeurings-e-mail

    Het volgende vak in de stroom reageert op de beslissing van de projectfiatteur en leidt de stroom om naar een van de twee vertakkingen: Indien ja of Indien nee.

    Voorwaarde voor goedkeuring

Stap 2: Acties maken voor goedkeuring = ja

De standaardinstelling is dat met deze vertakking per e-mail wordt gemeld dat de aanvraag is goedgekeurd. Daarnaast wordt de lijst Projectaanvragen bijgewerkt en wordt er een item toegevoegd aan de lijst Projectgegevens omdat het project is goedgekeurd.

  1. Klik of tik in de vertakking Indien ja op Maker van item informeren over goedkeuring en klik vervolgens op Bewerken om de standaardopties te zien voor het e-mailbericht dat wordt verzonden naar de aanvrager.

    E-mailinstellingen bewerken

  2. Standaard wordt aan de persoon die het lijstitem heeft gemaakt, een e-mail verzonden met de onderwerpregel en de hoofdtekst die u hier ziet. U kunt deze desgewenst bijwerken.

    Standaard-e-mailinstellingen

  3. Klik of tik op Een actie toevoegen.

    Een actie toevoegen

  4. Zoek onder Kies een actie op 'SharePoint' en klik of tik op SharePoint: item bijwerken.

    Actie Item bijwerken

  5. Voer de URL van de SharePoint-site en de lijstnaam in.

    Itemparameters bijwerken

  6. Selecteer het vak Id en klik of tik in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op Id.

    Dynamische inhoud van lijst-id

    Dynamische inhoud is op basis van de vorige stappen beschikbaar in de hele stroom. In dit geval zijn de SharePoint-lijstgegevens beschikbaar, die we kunnen gebruiken in de acties die we maken.

  7. Selecteer het vak Titel, zoek in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op 'Titel' en klik of tik op Titel.

    Dynamische inhoud van lijsttitel

  8. Voer 'Ja' in in het vak Goedgekeurd. Dit deel van de stroom moet er nu uitzien als in de volgende afbeelding.

    Update van lijst

  9. Klik of tik opnieuw op Een actie toevoegen. Deze keer voegen we een item toe aan de lijst Projectdetails voor het goedgekeurde project.

    Een actie toevoegen

  10. Zoek onder Kies een actie op 'SharePoint' en selecteer SharePoint: item maken.

    Actie Item maken

  11. Voer de URL van de SharePoint-site en de lijstnaam in.

    Itemparameters maken

  12. Selecteer het vak Titel, zoek in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op 'Titel' en klik of tik op Titel.

    Dynamische inhoud van lijsttitel

  13. Selecteer het vak RequestId en klik of tik in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op Id.

    Dynamische inhoud van lijst-id

  14. Voer 'Niet-toegewezen' in in het vak PMAssigned. Dit deel van de stroom moet er nu uitzien als in de volgende afbeelding.

    Item maken voltooid

Stap 3: Controleer actie voor goedkeuren = nee

De standaardinstelling is dat met deze vertakking per e-mail wordt gemeld dat de aanvraag is geweigerd. De lijst Projectaanvragen wordt ook bijgewerkt. We voegen geen item toe aan de lijst Projectdetails omdat er nog niets gebeurd met het project.

  1. Klik of tik in de vertakking Indien nee op Maker van item informeren over afwijzing en klik vervolgens op Bewerken om de standaardopties te zien voor het e-mailbericht dat wordt verzonden naar de aanvrager.

    E-mailinstellingen bewerken

  2. Standaard wordt aan de persoon die het lijstitem heeft gemaakt, een e-mail verzonden met de onderwerpregel en de hoofdtekst die u hier ziet. U kunt deze desgewenst bijwerken.

    Standaard-e-mailinstellingen

  3. Klik of tik op Een actie toevoegen.

    Een actie toevoegen

  4. Zoek onder Kies een actie op 'SharePoint' en klik of tik op SharePoint: item bijwerken.

    Actie Item bijwerken

  5. Voer de URL van de SharePoint-site en de lijstnaam in.

    Itemparameters bijwerken

  6. Selecteer het vak Id en klik of tik in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op Id.

    Dynamische inhoud van lijst-id

  7. Selecteer het vak Titel, zoek in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op 'Titel' en klik of tik op Titel.

    Dynamische inhoud van lijsttitel

  8. Voer 'Nee' in in het vak Goedgekeurd. Dit deel van de stroom moet er nu uitzien als in de volgende afbeelding.

    Update van lijst

  9. Klik of tik rechtsboven in het scherm op Stroom maken en vervolgens op Gereed.

    Knop Gereed

    De stroom is nu klaar en moet, als u de vakken samenvouwt, eruitzien als in de volgende afbeelding.

    Voltooide stroom

Stap 4: Goedkeuringsstroom uitvoeren

  1. Klik in de lijst Projectaanvragen op Snel bewerken en voeg een item toe, bijvoorbeeld:

    • Title = "Nieuw monitor voor Ilene"
    • Approved = "In wachtrij"
    • Description = "Ilene heeft een 24-inch monitor nodig"
    • EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "Nieuwe hardware"
    • RequestDate = "03-02-2017"
    • Requestor = "Ilene de Crom"

    Item aan lijst toegevoegd

  2. Klik bovenaan de pagina op Gereed als u klaar bent.

    Vinkje Gereed

  3. Controleer het postvak van het e-mailaccount van de fiatteur. Als het goed is, hebt u een e-mail ontvangen, zoals de volgende.

    E-mail aan Arnaud Schoonen

  4. Nadat u op Goedkeuren of Weigeren hebt geklikt, wordt door de stroom een ander proces uitgevoerd en krijgt u rechtstreeks feedback via e-mail, zoals hieronder weergegeven.

    Goedkeuringsactie voltooid

  5. De stroom verzendt een e-mail met het antwoord van Arnaud aan Ilene, zoals in de volgende afbeelding. Deze e-mail is afkomstig van Ilene omdat zij eigenaar is van de stroom.

    E-mail aan Ilene de Crom

Volgende stappen

De volgende stap in deze reeks zelfstudies bestaat uit het maken van een app voor het beheren van projecten.