Een stroom maken om projectgoedkeuringen te beheren

In deze taak maken we een stroom die het goedkeuringsproces voor projecten aanstuurt. Power Automate is geïntegreerd met SharePoint. U kunt dus makkelijk rechtstreeks vanuit een lijst een stroom maken. De stroom die we maken wordt geactiveerd als een item wordt toegevoegd aan de lijst Projectaanvragen. De stroom verzendt een e-mailbericht naar de fiatteur van het project, die de aanvraag rechtstreeks via e-mail goedkeurt of afkeurt. Vervolgens verzendt de stroom een e-mail met een goedkeuring of afkeuring naar de projectaanvrager en werkt de lijsten dienovereenkomstig bij.

Stap 1: De stroomsjabloon configureren

1. Klik of tik in de lijst Projectaanvragen op Stroom en vervolgens op Een stroom maken.

   

2. Klik of tik in het rechterdeelvenster op Goedkeuring starten wanneer een nieuw item is toegevoegd.

   

3. Als u nog niet bent aangemeld, meldt u zich aan bij SharePoint en Outlook en klikt of tikt u op Doorgaan.

   

   U ziet nu de sjabloon voor deze stroom, die u nu kunt voltooien. De vakken in de stroom stellen stappen voor. Hierin komt de invoer uit vorige stappen terecht, evenals de door u opgegeven invoer. Elke stap kan vervolgens uitvoer voor de volgende stappen leveren.

   

4. Voer in het vak Toegewezen aan een naam in die geldig is in uw tenant.

   

   Het volgende vak in de stroom reageert op de beslissing van de projectfiatteur en leidt de stroom om naar een van de twee vertakkingen: Indien ja of Indien nee.

   

Stap 2: Acties maken voor goedkeuring = ja

De standaardinstelling is dat met deze vertakking per e-mail wordt gemeld dat de aanvraag is goedgekeurd. Daarnaast wordt de lijst Projectaanvragen bijgewerkt en wordt er een item toegevoegd aan de lijst Projectgegevens omdat het project is goedgekeurd.

1. Klik of tik in de vertakking Indien ja op Maker van item informeren over goedkeuring en klik vervolgens op Bewerken om de standaardopties te zien voor het e-mailbericht dat wordt verzonden naar de aanvrager.

   

2. Standaard wordt aan de persoon die het lijstitem heeft gemaakt, een e-mail verzonden met de onderwerpregel en de hoofdtekst die u hier ziet. U kunt deze desgewenst bijwerken.

   

3. Klik of tik op Een actie toevoegen.

   

4. Zoek onder Kies een actie op 'SharePoint' en klik of tik op SharePoint: item bijwerken.

   

5. Voer de URL van de SharePoint-site en de lijstnaam in.

   

6. Selecteer het vak Id en klik of tik in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op Id.

   

   Dynamische inhoud is op basis van de vorige stappen beschikbaar in de hele stroom. In dit geval zijn de lijstgegevens beschikbaar, die we kunnen gebruiken in de acties die we maken.

7. Selecteer het vak Titel, zoek in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op 'Titel' en klik of tik op Titel.

   

8. Voer 'Ja' in in het vak Goedgekeurd. Dit deel van de stroom moet er nu uitzien als in de volgende afbeelding.

   

9. Klik of tik opnieuw op Een actie toevoegen. Deze keer voegen we een item toe aan de lijst Projectdetails voor het goedgekeurde project.

   

10. Zoek onder Kies een actie naar 'SharePoint' en selecteer SharePoint: item maken.

    

11. Voer de URL van de SharePoint-site en de lijstnaam in.

    

12. Selecteer het vak Titel, zoek in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op 'Titel' en klik of tik op Titel.

    

13. Selecteer het vak RequestId en klik of tik in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op Id.

    

14. Voer 'Niet-toegewezen' in in het vak PMAssigned. Dit deel van de stroom moet er nu uitzien als in de volgende afbeelding.

    

Stap 3: Controleer actie voor goedkeuren = nee

De standaardinstelling is dat met deze vertakking per e-mail wordt gemeld dat de aanvraag is geweigerd. De lijst Projectaanvragen wordt ook bijgewerkt. We voegen geen item toe aan de lijst Projectdetails omdat er nog niets gebeurd met het project.

1. Klik of tik in de vertakking Indien nee op Maker van item informeren over afwijzing en klik vervolgens op Bewerken om de standaardopties te zien voor het e-mailbericht dat wordt verzonden naar de aanvrager.

   

2. Standaard wordt aan de persoon die het lijstitem heeft gemaakt, een e-mail verzonden met de onderwerpregel en de hoofdtekst die u hier ziet. U kunt deze desgewenst bijwerken.

   

3. Klik of tik op Een actie toevoegen.

   

4. Zoek onder Kies een actie op 'SharePoint' en klik of tik op SharePoint: item bijwerken.

   

5. Voer de URL van de SharePoint-site en de lijstnaam in.

   

6. Selecteer het vak Id en klik of tik in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op Id.

   

7. Selecteer het vak Titel, zoek in het dialoogvenster voor dynamische inhoud op 'Titel' en klik of tik op Titel.

   

8. Voer 'Nee' in in het vak Goedgekeurd. Dit deel van de stroom moet er nu uitzien als in de volgende afbeelding.

   

9. Klik of tik rechtsboven in het scherm op Stroom maken.

   De stroom is nu klaar en moet, als u de vakken samenvouwt, eruitzien als in de volgende afbeelding.

   

10. Klik of tik rechtsboven in het scherm op Gereed.

    

Stap 4: Goedkeuringsstroom uitvoeren

1. Klik in de lijst Projectaanvragen op Snel bewerken en voeg een item toe, bijvoorbeeld:

   • Title = "Nieuw monitor voor Ilene"

   • Description = "Ilene heeft een 24-inch monitor nodig"

   • ProjectType = "Nieuwe hardware"

   • RequestDate = "03-02-2017"

   • Requestor = "Ilene de Crom"

   • EstimatedDays = "1"

   • Approved = "In wachtrij"

     

2. Klik boven aan de pagina op Gereed als u klaar bent.

   

3. Controleer het postvak van het e-mailaccount van de fiatteur. Als het goed is, hebt u een e-mail ontvangen, zoals de volgende.

   

4. Nadat u op Goedkeuren of Weigeren hebt geklikt, wordt door de stroom een ander proces uitgevoerd en krijgt u rechtstreeks feedback via e-mail, zoals hieronder weergegeven.

   

5. De stroom verzendt een e-mail met het antwoord van Arnaud aan Ilene, zoals in de volgende afbeelding. Deze e-mail is afkomstig van Megan als eigenaar van de stroom.

   

Volgende stappen

De volgende stap in deze reeks zelfstudies bestaat uit het maken van een app voor het beheren van projecten.

Zie ook

• Scenario's voor SharePoint-integratie