Wzorzec: Zarządzanie zasobami

Usługa Power Apps stanowi doskonałą platformę do zarządzania fizycznymi zasobami firmy.

Niezależnie od tego, czy chcesz tylko wiedzieć, kto ma obecnie jaki sprzęt, czy też utworzyć system rezerwacji na ograniczone zasoby, takie jak przestrzeń robocza lub pojazdy, usługa Power Apps możesz pomóc w tworzeniu narzędzi, które są łatwe w użyciu dla pracowników i dostarczają aktualnych informacji pomagających śledzić, zarządzać i analizować wzorce w zakresie wykorzystania zasobów.

Poniżej znajduje się kilka przykładów rzeczywistych przypadków użycia, które pokazują, jak różne organizacje zastąpiły systemy oparte na papierze i poczcie e-mail rozwiązaniami opartymi na usłudze Power Apps. Ponadto firma Microsoft utworzyła kilka szablonów, których można użyć do szybkiego rozpoczęcia własnych projektów rezerwowania i wyewidencjonowywania zasobów.

Jak rozpoznać wzorzec wyewidencjonowywania zasobów

W typowym scenariuszu zarządzania zasobami:

1. Pracownik znajduje dostępny zasób (taki jak pokój, pojazd lub sprzęt).

2. Wyewidencjonowuje zasób od razu lub rezerwuje go na określony czas.

3. Kierownictwo centralnie zarządza dostępnymi zasobami i je monitoruje.

Szablon: Rozwiązanie Powrót do miejsca pracy

Dokumentacja rozwiązania Powrót do miejsca pracy

Ponownie otwórz odpowiedzialnie, inteligentnie monitoruj i stale chroń dzięki rozwiązaniom zapewniającym bezpieczniejsze środowisko pracy. Wyposaż kierowników placówek i liderów grup zadaniowych w podejmowanie świadomych decyzji dotyczących bezpiecznego ponownego otwierania lokalizacji. Zapewnij pracownikom możliwość bezpiecznego powrotu dzięki samoobsługowym narzędziom do bezpiecznej i produktywnej pracy. Pomóż liderom BHP zapewnić opiekę i dobre samopoczucie Twojej siły roboczej.

Główne moduły rozwiązania Powrót do miejsca pracy

• Pulpit nawigacyjny gotowości lokalizacji ułatwi ustalenie gotowości placówek i efektywne zarządzanie tym, które są bezpieczne do ponownego otwarcia.

• Zarządzanie bezpieczeństwem placówki daje kierownikom placówki narzędzia potrzebne do zarządzania oddaniem i gotowością tych placówek.

• Zarządzanie ochroną miejsca pracy zapewnia liderom BHP narzędzia, których potrzebują do aktywnego zarządzania przypadkami COVID-19, identyfikowania punktów zapalnych w celu poprawy bezpieczeństwa oraz importowania danych z systemów zewnętrznych w celu wsparcia zarządzania przypadkami i ręcznego śledzenia kontaktów.

• Powrót pracowników do miejsca pracy oferuje pracownikom samoobsługowe narzędzie, którego potrzebują, aby mieć pewność powrotu i zachować produktywność na miejscu. Mogą korzystać z opcji Powrót do miejsca pracy, aby zdalnie się zameldować i samodzielnie sprawdzić przed wejściem do budynku.

Aplikacje do planowania przestrzeni roboczej

• Dyrektorzy obiektów używają aplikacji Zarządzanie bezpieczeństwem placówek do konfigurowania obiektów dostępnych do rezerwacji i oglądania pulpitów nawigacyjnych rezerwacji.

  

• Pracownicy używają aplikacji Powrót pracowników do miejsca pracy, aby rezerwować miejsce.

  

Dodatkowe aplikacje i szablony

• Dostępne w witrynie create.powerapps.com:

  • Asset Checkout (aplikacja kanwy lub aplikacja oparta na modelu)

  • Book a Room (aplikacja kanwy)

• Szablony społeczności: szablony aplikacji do rezerwacji

Jak klienci używają tego wzorca

Aplikacja Worksplace Scheduler firmy Armanino

Zapoznaj się z całym artykułem.

Czasami nie chodzi o to, ile masz, ale o to, jak tego używasz. Armanino — jedna z 20 największych niezależnych firm księgowych i konsultingowych w Stanach Zjednoczonych — znalazła się na rozdrożu między tradycyjnym modelem biura a potrzebą stworzenia warunków do elastycznej pracy. Wykorzystuje przestrzeń biurową do pracy zespołowej i spotkań z klientami w 16 lokalizacjach w 15 głównych ośrodkach miejskich, gdzie ma oddziały, ale także wysyła specjalistów wszędzie tam, gdzie jest to konieczne. Firma z jednej strony chciała mieć pewność, że pomieszczenia biurowe są zawsze dostępne dla wysoce mobilnych pracowników, ale z drugiej nie chciała przepłacać za niewykorzystaną przestrzeń.

Stworzono więc aplikację mobilną Workspace Scheduler za pomocą usługi Power Apps. W tym celu firma skorzystała z pomocy własnego, dedykowanego zespołu specjalistów od platformy Microsoft Dynamics 365 — wieloletniego uczestnika programu Microsoft AI Inner Circle i certyfikowanego złotego partnera.

Aplikacja mobilna zapewnia każdemu pracownikowi szybkie i dokładne informacje o tym, jakie pomieszczenia są dostępne, oraz możliwość rezerwacji dzięki łącznikom dla programów Microsoft Outlook, Użytkownicy usługi Office 365 i SQL Server.

Teraz każdy pracownik Armanino, który chce udostępnić swoje pomieszczenie biurowe, może w aplikacji Workspace Scheduler wskazać, kiedy jest ono wolne, a każdy pracownik będący w drodze może z wyprzedzeniem je znaleźć i zarezerwować.

Aplikacja RoomFinder firmy Eneco

Zapoznaj się z całym artykułem.

Eneco World to coś więcej niż budynek głównej siedziby firmy — to odzwierciedlenie filozofii zbierania ludzi w jednym miejscu, aby mogli współpracować i wymyślać nowe pomysły. Aby zwiększyć skuteczność i wydajność pracy, holenderski dostawca energii Eneco zwrócił się do Macaw — zaufanego złotego partnera Microsoft — o pomoc w opracowaniu aplikacji, która zapewniłaby prawie 3000 pracowników możliwość łatwego znajdowania pomieszczeń biurowych potrzebnych do spotkań i pracy zespołowej.

Firma Eneco spełniła to oczekiwanie za pomocą usług chmurowych opartych na platformie Microsoft Office 365, wykorzystując usługi Power Apps, Power Automate i Power BI do stworzenia aplikacji, która łączy ludzi i pomysły.

Wyzwanie

Chociaż pracownicy Eneco skorzystali na tym, że wszyscy znajdowali się w tym samym biurze, szybko okazało się, że trudno znaleźć wolne sale konferencyjne i ciche miejsca do pracy. Pracownicy Eneco używali domyślnej funkcji rezerwowania pomieszczeń dostępnej w programie Microsoft Exchange do rezerwowania oficjalnych sal konferencyjnych w budynku centrali, ale było też około 200 mniejszych pokoi, do których pracownicy potrzebowali dostępu na co dzień. Wśród nich były również pokoje ciszy dla jednego lub dwóch pracowników, które można było wykorzystać do skupienia się lub wspólnej pracy, pokoje na małe spotkania oraz sale scrumowe dla zespołów projektowych.

Do niedawna pracownicy musieli przeszukiwać 14 pięter, aby znaleźć wolne sale konferencyjne, i wpisywać swoje imiona i nazwiska w papierowych arkuszach, aby je zarezerwować. „To duży budynek”, mówi Ferry Bouwman, kierownik techniczny ds. usługi Office 365 w Eneco. „Jeśli jestem na drugim piętrze, to nie wiem, czy na przykład jest dostępny pokój na trzynastym piętrze”. Kolejnym wyzwaniem było to, że tylko pomieszczenia na trzech piętrach, które firma nazywa Eneco Village, można było rezerwować na spotkania z osobami spoza Eneco. Sale na innych piętrach były przeznaczone tylko na spotkania wewnętrzne, ale nie można było ich rezerwować.

„W 2017 roku jeden dział zorganizował Dzień Wyzwań, aby zachęcić do rywalizacji w stworzeniu aplikacji, która mogłaby stanowić rozwiązanie, ale zaproponowany pomysł był kosztowny”, mówi van der Burg. „Więc zwrócili się do nas i powiedzieli: „Macie Power Apps. Może uda Wam się coś z tego zrobić.””

Niestandardowa aplikacja do znajdowania pomieszczeń

Rozwiązanie powstało w wyniku współpracy z partnerem Microsoft o nazwie Macaw, centrum kompetencyjnym Eneco w zakresie usługi Office 365 oraz użytkowników końcowych. Firma Macaw na platformie Microsoft Power Apps w usłudze Office 365 zaprojektowała niestandardową aplikację dla Eneco, a platformę Microsoft Power BI wykorzystała do raportowania i predykcyjnej analizy danych.

„Zaczęliśmy od wypisania wymagań Eneco na tablicy”, mówi Erik Bouman, konsultant ds. rozwiązań w środowisku Office 365 w firmie Macaw. „Wykorzystując dane o dostępnych pokojach, zbudowaliśmy funkcje, które przedstawiają organizatorom spotkań listę pomieszczeń i przedziałów czasowych. Ważne było, aby aplikacja była maksymalnie przyjazna dla użytkowników. W środowisku Power Apps opracowywanie było szybkie i łatwe.”

Virgin Atlantic

Tu przeczytasz całą historię

Firma Virgin Atlantic musiał rozdać 3000 iPadów członkom personelu pokładowego. Zespół zarządzania zasobami IT stworzył aplikację opartą na usłudze Power Apps przeznaczoną do skanowania kodu kreskowego iPad i przypisywania go każdemu członkowi załogi. Wszystkie informacje były zapisywane w usłudze SharePoint Online, a później importowane do firmowego systemu zarządzania zasobami. W ciągu sześciu tygodni z pomocą aplikacji rozdano 90% iPadów, znacznie skracając czas w porównaniu z ręcznym spisywaniem numerów seryjnych urządzeń i numerów identyfikacyjnych (płacowych) pracowników. W niektóre dni wolontariusze rozdawali nawet 250 iPadów.