Wzorzec: Zarządzanie projektami

Organizacje potrzebują centralnego miejsca do zarządzania wieloma projektami, aby zapewnić różnym zespołom osiąganie celów i spełnianie kryteriów sukcesu zgodnie z planem.

Typowe przypadki stosowania zarządzania projektami to zarządzanie nowymi pomysłami na produkty, tworzenie planów projektów, śledzenie punktów kontrolnych czy zarządzanie wydajnością zespołu.

Microsoft Power Platform to środowisko niewymagające pisania kodu lub wymagające pisania go w ograniczonym zakresie, na której organizacje mogą tworzyć łatwe w użyciu rozwiązania do zarządzania projektami w całym cyklu ich życia. W tym artykule przedstawiono kilka rzeczywistych przykładów tego, jak klienci wykorzystywali usługę Microsoft Power Platform do tworzenia sprawnych aplikacji zarządzania projektami i przepływami pracy.

Jak rozpoznać wzorzec zarządzania projektami

Grupy biznesowe w organizacjach dostrzegają potrzebę narzędzia do zarządzania projektami, śledzenia postępu i monitorowania wyników.

W typowym scenariuszu zarządzania projektami:

1. Planujesz pracę w celu zarządzania pomysłami, planami, zadaniami i punktami kontrolnymi.

2. Śledzisz postępy w stosunku do planu, powiadamiasz zainteresowane strony o stanie projektu i w razie potrzeby zawiadamiasz o problemach osoby na wyższych szczeblach.

3. Obserwujesz postępy, monitorujesz wyniki i wizualizujesz kluczowe aspekty postępów projektu.

Jak klienci używają wzorca zarządzania projektami

Aplikacja Traveler firmy Custom Air Products and Services

Zapoznaj się z całym artykułem.

Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) mająca siedzibę w Houston dostarczająca rozwiązania HVAC (ogrzewanie, wentylacja i klimatyzacja). Specjalizuje się w projektowaniu, budowaniu, instalowaniu, modyfikowaniu i serwisowaniu instalacji klimatyzacyjnych dla odbiorców przemysłowych i komercyjnych.

Zespół zarządzania projektami w CAPS potrzebował spersonalizowanego rozwiązania do śledzenia całego cyklu życia systemów HVAC przechodzących przez proces produkcyjny, ze szczególnym uwzględnieniem wysokiej jakości konstrukcji. Rozwiązanie musiało być dostosowane do potrzeb każdego działu, umożliwić kontrolowanie jakości oraz pozwalać odpowiednim osobom odpowiedzialnym zatwierdzać każdy etap procesu. Ponadto zespół chciał umożliwić wszystkim osobom w organizacji zgłaszanie problemów z ich urządzeń mobilnych. Jednym z kluczowych problemów, z jakim borykała się firma, było to, że dokument „obiegowy” — papierowy dokument służący do śledzenia kontroli jakości — gubił się po drodze.

Rebecca Sackett, asystent analityka danych, znalazła program Power Apps w subskrypcji Office 365 i eksperymentuje z tworzeniem aplikacji na listach SharePoint w celu zastąpienia procesów ręcznych. Rebecca skompilowała rozwiązanie Power Apps służące do cyfryzacji dokumentu podróży o nazwie CAPS Traveler. Obecnie kierownicy projektów i inni interesariusze używają głównej aplikacji administracyjnej Traveler, aby mieć obraz wszystkich aktywnych projektów, przeglądać kluczowe statystyki oraz zarządzać kalendarzami testów i wysyłek.

Kierownicy projektów inicjują projekty i dodają szczegóły dla każdego wymaganego kroku, takiego jak wytworzenie, lakierowanie, dodanie wyposażenia elektrycznego i testowanie. Następnie pracownicy w poszczególnych działach używają towarzyszącej aplikacji mobilnej, która zawiera pytania kontrolne specyficzne dla każdego działu. Później centralny zespół zestawia dane i za pomocą raportów identyfikuje typowe powodów, dla których konkretne kroki nie zostały wykonane.

Oprócz głównej aplikacji administracyjnej istnieje dziesięć pomocniczych aplikacji do zatwierdzania. Wszystkie odczytują i zapisują dane w tym samym zbiorze list programu SharePoint. Gdy wszystkie kroki są wykonane, jedna osoba w zespole kontroli jakości dokonuje ostatecznej akceptacji. Następnie jest automatycznie inicjowany przepływ służący wygenerowaniu raportu PDF.

Aplikacja InZone urzędu Environment Canterbury

Zapoznaj się z całym artykułem.

Environment Canterbury (ECan) wspólnie z lokalnymi społecznościami regionu Canterbury w Nowej Zelandii realizuje długofalowe programy ekologiczne, które obejmują wiele kamieni milowych i powiązanych projektów. Urząd potrzebował niedrogiego rozwiązania, które zapewniłoby większą spójność projektów, lepszy wgląd w sytuację i szybszy dostęp do danych.

Za pomocą aplikacji kierownicy i uczestnicy projektów związanych z zaopatrzeniem w wodę mogą przeglądać statusy swoich projektów. Wszystkie projekty mają przypisane strefy i określone kamienie milowe, a wszystkie kamienie milowe mają przypisane długofalowe rezultaty. Aplikacja ma spersonalizowany schemat kolorystyczny, który ułatwia rozróżnianie i poruszanie się między projektami, punktami kontrolnymi i wynikami. Wszystkie ekrany projektów są zielone, kamieni milowych (punktów kontrolnych) — niebieskie, a wyników (rezultatów) — pomarańczowe.

Aplikacja wysyła powiadomienia monitujące o zaktualizowanie danych oraz uruchamia eskalacje, gdy informacje o projektach nie są aktualizowane w wymaganym czasie. Są również wykorzystywane przepływy do wywoływania określonych widoków i generowania wiadomości e-mail z tabelami podsumowującymi, które w jednym miejscu gromadzą wszystkie informacje związane z konkretną osobą.

Aplikacja Gift Review organizacji Partners In Health

Zapoznaj się z całym artykułem.

W Partners In Health (PIH) corocznie mniej więcej połowa budżetu pochodzi od prywatnych darczyńców, natomiast druga połowa głównie z dotacji rządowych oraz wpłat korporacji i fundacji. Ta organizacja non-profit ma około 10 specjalistów zarządzających wpłatami od nieco ponad 1000 najhojniejszych darczyńców. Organizacja chciała ułatwić specjalistom zarządzanie podległymi portfelami, pokazując na bieżąco wpływające darowizny oraz dostarczając kompleksowy obraz całego zarządzanego portfela.

Bella Chih-Ning, kierownik ds. analityki i aplikacji w PIH, stworzyła aplikację Gift Review oraz pulpit nawigacyjny dla specjalistów, który umożliwia im zarządzanie wieloma aspektami darowizn i ich wizualizowanie. W aplikacji Gift Review specjaliści mogą wyświetlać darowizny w chwili ich wpłynięcia, dodawać odpowiednie uwagi oraz pilnować, aby darowizny zostały przypisane do odpowiednich funduszy. Jest tworzona lista kontrolna zadań do wykonania, w której specjalista sprawdza, czy darowizna została przydzielona do odpowiedniej kampanii, oznaczona kodem właściwym dla rodzaju darowizny i przypisana do odpowiedniego funduszu. W razie pytań specjalista może je wysłać do zespołu DevOps PIH bezpośrednio z aplikacji. Gdy wszystko jest jasne, specjalista oznacza listę kontrolną jako „gotową” i wtedy staje się ona widoczna dla przełożonego.

„Szkolenie Aplikacja w jeden dzień otworzyło mi oczy na to, jak łatwo można tworzyć narzędzia, które usprawniają procesy i ułatwiają codzienną pracę wielu ludziom”, mówi Bella Chih-Ning.

Aplikacja Project Portfolio firmy R3 Retail

Zapoznaj się z całym artykułem.

Firma R3 Retail Development oferuje fachowe, profesjonalne doradztwo w dziedzinie zarządzania projektami ukierunkowanymi na maksymalizację zysków w supermarketów, sklepach spożywczych, zakładach przetwórstwa spożywczego, sieciach wielobranżowych i spożywczych oraz niewielkich zakładach przemysłowych w Stanach Zjednoczonych. Firma potrzebowała wysoce dostosowanego podejścia do jej kompleksowych potrzeb w zakresie zarządzania projektami.

Aplikacja Project Portfolio powstała w ciągu zaledwie 120 godzin i obecnie zarządza ponad 200 projektami. Kierownicy projektów z R3 oraz współpracujący z nimi regionalni kierownicy sklepów teraz używają nowej aplikacji Project Portfolio. Aplikacja ma bogaty zestaw funkcji, które obejmują:

• Pulpit nawigacyjny, który wyświetla zbiorcze statystyki dla zalogowanego użytkownika.

• Informacje ze śledzenia projektów, w tym daty, zadania, problemy, zamówienia zakupu i osoby.

• Śledzenie adresów IP dla wszystkich zainstalowanych urządzeń, takich jak lodówki.

• Możliwości przesyłania plików dokumentów, takich jak pliki architektoniczne dla systemów HVAC.

• Rozbudowana niestandardowa logika biznesowa, taka jak automatyczne ustawianie wartości dat na podstawie wpisów stanu.

Administratorzy mogą udzielać pozwoleń na dostęp określonym użytkownikom aplikacji zgodnie z ich rolami. Administratorzy mogą również konfigurować listy z różnymi typami zadań i ustawiać oczekiwany czas dla każdego zadania, który posłuży do automatycznego generowania terminów ukończenia.

R3 wykorzystuje usługę Power Automate do automatycznego wysyłania powiadomień i przypomnień. Wszystkie dane są przechowywane w usłudze Microsoft Dataverse.

Narzędzia do planowania w firmie Capitol Music Group

Zapoznaj się z całym artykułem.

Firma Capitol Music Group (CMG) dostrzegła możliwość zmodernizowania narzędzi do organizacji i planowania procesu marketingowego, wcześniej zbudowanych przy użyciu programu InfoPath. Aplikacja o krytycznym znaczeniu dla firmy zarządzała harmonogramami dla nowych wydań, a — z czasem — rozwinęła się w narzędzie przechowujące dane dla różnych formuł wydań i multimediów. Firma CMG chciała zautomatyzować rutynowe procesy, poszerzyć widoczność i współpracę między wytwórniami partnerskimi oraz szybciej dostosowywać się do nowych internetowych kanałów marketingowych. Ale jej aplikacja Capitol Scheduling stała się głęboko zintegrowana z przepływami procesów i składała się w całości z danych XML, którymi zarządzanie wymagało mnóstwa wewnętrznej wiedzy. Chcąc uzyskać możliwość szybkiego tworzenia aplikacji niewymagających pisania dużej ilości kodu źródłowego oraz sprawnego zarządzania nimi, firma CMG postanowiła ostatecznie przenieść aplikację ze środowiska InfoPath do Microsoft Power Platform, które zawierało m.in. usługi Power Apps i Power Automate.

Firma Capitol chciała, aby jej zespoły używały nowego interfejsu planowania, który pozwalał łatwo komunikować się, uzyskiwać aprobaty i współpracować przy marketingu różnych formuł wydawania nagrań — fizycznej, cyfrowej i wizualnej.

„Dzięki usłudze Microsoft Power Platform Capitol może łatwo udostępniać informacje marketingowe w całym cyklu życia produktu”, mówi Karen Reali, starsza menedżer w Universal Music Group. „Nowe narzędzie optymalizuje nawet projekty realizowane wspólnie przez kilka wytwórni.”