Optymalizowanie procesu biznesowego

Po sprawdzeniu całego procesu biznesowego należy się zastanowić nad jego optymalizacją. Usprawnienie procesu pozwala uniknąć tak wielu kroków, że pracownicy są przytłoczeni lub zdezorientowani.

Niektóre pomocne metody podejścia do optymalizowania procesów:

• Zacznijmy od celu. Określ cele, które mają zostać osiągnięte w procesie biznesowym. Cele te powinny dostarczyć ogólnej wizji twoich nadziei na przyszły proces.

• Zastanów się, czy coś może być wykonane bardziej wydajnie, taniej czy wyższej jakości.

• Poszukaj kluczowych wskaźników wydajności, aby określić, co działa dobrze i co wymaga poprawy.

• Wróć do poprzedniego kroku i pobierz dane wejściowe, udostępniając dokument procesu wraz z zespołem.

• Udostępnij dokument procesu zarządowi, aby uzyskać perspektywę wyższego poziomu i zapewnić przejrzystą odpowiedzialność za każdy krok w ramach procesu.

• Spójrz na swój proces z punktu widzenia użytkownika lub klienta, który może z niego skorzystać, i zastanów się, w jaki sposób możesz poprawić jego wrażenia i ogólną satysfakcję.

Oto najważniejsze pytania dotyczące zapytania:

• Czy jakiekolwiek pozostałe działania można wyciąć z procesu, aby zwiększyć wydajność lub jakość lub obniżyć koszty?

• Jeśli wycięcie jest ważne dla całego biznesu, czy można je obsłużyć w oddzielnym procesie biznesowym?

• Czy można ulepszyć krok, aby osiągnąć swój cel w lepszy sposób?

• Czy można zmienić kolejność kroków?

• Czy można łączyć kroki?

• Czy kroki w tym procesie mogą być uruchamiane równocześnie?

• Czy możesz zmniejszyć liczbę osób potrzebnych do wykonania procesu?

• Czy możesz zmienić sposób powiadamiania następnej osoby w procesie, aby szybciej reagowała?

• Czy istnieje aspekt procesu, który można zautomatyzować? Taki jak:

  • Automatyczne przechwytywanie danych, a wprowadzenie ręczne

  • Automatyzacja decyzji na podstawie danych

  • Automatyzacja podjętej czynności

  • Korzystanie z AI, aby zastąpić ludzką uwagę

Przykład: Optymalizacja procesu raportu wydatków

Przejrzeliśmy bieżący proces wydatków i znaleźliśmy kilka oczywistych usprawnień, które można wprowadzić:

• Przejdź cały proces bez użycia papieru. (Zauważyliśmy, że oszczędności i wpływ na środowisko również stanowią korzyść z projektu).

• Przed przystąpieniem do zatwierdzania raportu wykonaj wszystkie możliwe sprawdzanie zgodności. (Znaczne zmniejszenie czasu przepływu pracy i połączenia na całym końcu).

• Automatyczne wyszukiwanie i dodawanie kodów księgowania podczas przesyłania raportu z wydatków.

• Włączenie księgowania w celu przeniesienia zatwierdzonych wydatków do systemu finansowego bez ponownego wprowadzania żadnych danych.

• Automatycznie twórz raporty o kosztach tygodniowych na podstawie danych cyfrowych.

Charlotte rozważa dalsze sposoby optymalizowania procesu oceny budżetu. Rebecca bada, w jaki sposób można zoptymalizować audyt półroczny za pomocą sztucznej inteligencji.

Nasz zaproponowany proces wygląda jak na poniższej ilustracji.