Tworzenie raportu usługi Power BI w celu analizowania projektów

Uwaga

Ten artykuł jest częścią serii samouczków dotyczących używania usług Power Apps, Power Automate i Power BI razem z usługą SharePoint Online. Najpierw zapoznaj się z wprowadzeniem do tej serii, aby uzyskać ogólny obraz oraz powiązane pliki do pobrania.

W tym zadaniu utworzymy raport usługi Power BI w oparciu o dwie listy. Przeniesiemy dane listy do programu Power BI Desktop, wyczyścimy je nieco, wykonamy podstawowe modelowanie danych i utworzymy zestaw elementów wizualnych, które będą przekazywać informacje dotyczące danych.

Krótki przegląd terminologii programu Power BI Desktop

Przed przejściem do szczegółów tworzenia raportów omówimy program Power BI Desktop. Jest to zaawansowane narzędzie zawierające wiele funkcji, więc skupimy się na omówieniu obszarów, których będziesz używać w tym zadaniu. Istnieją trzy główne obszary robocze lub widoki w programie Power BI Desktop: widok Raport, Dane i Relacje. Program Power BI Desktop zawiera również Edytor zapytań, który jest otwierany w osobnym oknie.

Następujący ekran pokazuje trzy ikony widoków po lewej stronie programu Power BI Desktop: Raport, Dane i Relacje, od góry do dołu. Żółty pasek wzdłuż lewej krawędzi wskazuje bieżący widok. W tym przypadku wyświetlony jest widok Raport. Zmień widoki, wybierając dowolną z tych trzech ikon.

Widoki Power BI Desktop.

Widok Raport ma pięć głównych obszarów:

  1. Wstążka, która wyświetla typowe zadania związane z raportami i wizualizacjami.
  2. Widok Raport (kanwa), w którym tworzy się i rozmieszcza wizualizacje.
  3. Obszar karty Strony u dołu, który umożliwia wybranie lub dodanie strony raportu.
  4. Okienko Wizualizacje, w którym można zmieniać wizualizacje, dostosowywać kolory lub osie, stosować filtry, przeciągać pola i wykonywać inne czynności.
  5. Okienko Pola, w którym można przeciągać elementy zapytania i filtry do widoku Raport lub obszaru Filtry okienka Wizualizacje.

Tabele, widoki i okienka programu Power BI Desktop.

Widok Dane ma trzy główne obszary:

  1. Wstążka z wybraną kartą Modelowanie poniżej. Na tej karcie można utworzyć obliczane tabele i kolumny, a także wprowadzić inne zmiany w modelu danych.
  2. Środkowe okienko, które wyświetla dane dla wybranej tabeli.
  3. Okienko Pola, w którym możesz kontrolować sposób wyświetlania pól w raportach.

Widok danych programu Power BI Desktop.

Nie używamy widoku Relacje w tym zadaniu, ale możesz go sprawdzić później, po przeniesieniu danych listy do programu Power BI Desktop.

W Edytorze zapytań tworzy się zapytania i przekształca dane, a następnie ładuje się dostosowany model danych do programu Power BI Desktop. Edytor zapytań ma cztery główne obszary:

  1. Wstążka, która zawiera wiele opcji umożliwiających kształtowanie i przekształcanie wprowadzanych danych.
  2. Okienko po lewej stronie, które zawiera listę zapytań dostępnych do wyboru, wyświetlenia i kształtowania.
  3. Okienko środkowe, w którym wyświetlane są dane z wybranego zapytania z możliwością kształtowania.
  4. Okno Ustawienia zapytania, które zawiera listę zastosowanych kroków związanych z przekształcaniem właściwości i danych zapytania.

Edytor zapytań programu Power BI Desktop.

Krok 1. Pobieranie danych do programu Power BI Desktop

W tym kroku najpierw połączymy się z dwiema listami. Następnie wyczyścimy dane poprzez usunięcie kolumn, których nie potrzebujemy do przeprowadzenia analizy danych. Ponadto zmienimy typy danych w niektórych pozostałych kolumnach, aby umożliwić prawidłowe działanie obliczeń. Aby uzyskać więcej informacji o pobieraniu i czyszczeniu danych w programie Power BI Desktop, zobacz sekcję Pobieranie danych w naszym kursie szkoleniowym z przewodnikiem.

Łączenie z listami

  1. W programie Power BI Desktop na karcie Narzędzia główne kliknij lub naciśnij pozycję Pobierz dane, a następnie Więcej…

    Pobierz dane.

  2. W oknie dialogowym Pobieranie danych kliknij lub naciśnij pozycję Lista usługi SharePoint Online, a następnie Połącz.

    Łączenie z listą.

  3. Wprowadź adres URL witryny programu SharePoint, a następnie kliknij lub naciśnij przycisk OK.

    Lista adresów URL.

  4. Jeśli zostanie wyświetlone poniższe okno dialogowe, upewnij się, że logujesz się przy użyciu odpowiednich poświadczeń, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Połącz.

    Lista poświadczeń.

  5. Wybierz pozycje Project Details oraz Project Requests, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Edytuj.

    Wybieranie list.

    Listy są teraz wyświetlane jako tabele w Edytorze zapytań.

    Tabele w Edytorze zapytań.

Usuwanie zbędnych kolumn z tabeli

  1. W lewym okienku nawigacji wybierz Szczegóły projektu.

  2. W środkowym okienku wybierz kolumnę FileSystemObjectType, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Usuń kolumny.

    Usuwanie kolumn.

  3. Usuń dwie kolumny po kolumnie Id: ServerRedirectedEmbedURL oraz ContentTypeId.

    Porada

    Wybierz obie kolumny przy użyciu klawisza Shift, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Usuń kolumny.

  4. Usuń wszystkie kolumny z prawej strony kolumny PMAssigned (łącznie 22 kolumny). Tabela powinna być zgodna z poniższą ilustracją:

    Tabela Project Details w Edytorze zapytań.

  5. Powtórz właśnie wykonany proces dla tabeli Project Requests: usuń kolumny FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId i wszystkie kolumny z prawej strony kolumny Approved (łącznie 22 kolumny). Tabela powinna być zgodna z poniższą ilustracją:

     Tabela Project Requests w Edytorze zapytań.

Zmiana typu danych w kolumnach tabeli Project Details

  1. Wybierz kolumnę ProjectedDays, kliknij lub naciśnij pozycję Typ danych: dowolny, a następnie wybierz opcję Liczba całkowita.

    Zmiana typu danych na liczbę całkowitą.

  2. Powtórz poprzedni krok dla kolumny ActualDays.

  3. Wybierz kolumnę ApprovedDate, kliknij lub naciśnij pozycję Typ danych: dowolny, a następnie wybierz opcję Data.

     Zmiana typu danych na datę.

  4. Powtórz poprzedni krok dla kolumn ProjectedStartDate oraz ProjectedEndDate.

Zmiana typu danych w kolumnach tabeli Project Requests

  1. Wybierz kolumnę EstimatedDays, kliknij lub naciśnij pozycję Typ danych: dowolny, a następnie wybierz opcję Liczba całkowita.

  2. Wybierz kolumnę RequestDate, kliknij lub naciśnij pozycję Typ danych: dowolny, a następnie wybierz opcję Data.

Zastosowanie i zapisanie zmian

  1. Na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Zamknij i zastosuj, aby zamknąć Edytor zapytań i powrócić do głównego okna programu Power BI Desktop.

    Zamknięcie i zastosowanie zmian.

  2. Kliknij lub naciśnij pozycję Plik, a następnie Zapisz i zapisz projekt pod nazwą project-analysis.pbix.

Krok 2. Poprawienie modelu danych

Teraz, gdy dane z list zostały przeniesione do programu Power BI Desktop, przejdziemy do modelowania danych. Modelowanie danych może być czasochłonnym procesem, niemniej pokrótce opiszemy niektóre ciekawe czynności, które można wykonać, aby jeszcze lepiej wykorzystać dane listy w programie Power BI Desktop:

  • Zmiana relacji między dwiema tabelami
  • Dodanie tabeli dat, która umożliwia wykonywanie obliczeń w oparciu o dni tygodnia
  • Dodanie kolumn obliczeniowych w celu obliczania przedziałów czasu między punktami kontrolnymi projektu
  • Dodanie miar umożliwiających obliczanie wariancji dla przewidywanej i faktycznej liczby dni projektu

Po zakończeniu tych kroków możemy utworzyć wizualizacje wykorzystujące usprawnienia zawarte w naszym modelu. Aby uzyskać więcej informacji o modelowaniu danych w programie Power BI Desktop, zobacz sekcję Modelowanie w naszym kursie szkoleniowym z przewodnikiem.

Zmiana relacji tabeli

Gdy program Power BI Desktop pobrał listy, utworzył między nimi relację w oparciu o kolumnę Id zawartą w obu tabelach. Relacja powinna być faktycznie oparta na kolumnie Id w tabeli Project Requests oraz kolumnie RequestId w tabeli Project Details. Teraz to zmienimy:

  1. Kliknij lub naciśnij ikonę Widok danych.

    Widok danych.

  2. Na karcie Modelowanie kliknij lub naciśnij polecenie Zarządzaj relacjami. Pozostaniemy na tej karcie widoku Dane podczas wykonywania wszystkich kroków związanych z modelowaniem danych.

    Zarządzaj relacjami.

  3. Upewnij się, że wybrano istniejącą relację, kliknij lub naciśnij pozycję Usuń, a następnie ponownie Usuń, aby potwierdzić.

    Usuń relację.

  4. Kliknij polecenie Nowy, aby utworzyć inną relację.

  5. W oknie dialogowym Tworzenie relacji:

    1. Jako pierwszą tabelę wybierz Project Requests i kolumnę Id.

    2. Jako drugą tabelę wybierz Project Details i kolumnę RequestId.

    3. Ekran powinien wyglądać tak, jak na poniższej ilustracji. Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij lub naciśnij pozycję OK, a następnie pozycję Zamknij.

      Utwórz relację.

Dodawanie tabeli dat w celu ułatwienia obliczeń opartych na datach

  1. Kliknij lub naciśnij pozycję Nowa tabela.

    Nowa tabela.

  2. Wprowadź tę formułę na pasku formuły: Dates = CALENDARAUTO().

    Pasek formuły z formułą Dates = CALENDARAUTO().

    Ta formuła tworzy tabelę o nazwie Dates z jedną kolumną daty. Tabela obejmuje wszystkie daty z innej tabeli i jest aktualizowana automatycznie w przypadku dodania kolejnych dat (np. w przypadku odświeżenia danych).

    Ta i inne formuły w tej sekcji używają języka formuł przeznaczonego dla usługi Power BI i innych technologii: Data Analysis Expressions (DAX). Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podstawy języka w usłudze Power BI Desktop.

  3. Naciśnij klawisz Enter, aby utworzyć tabelę Dates.

    Tabela Dates.

Dodawanie kolumny obliczeniowej do tabeli Dates

  1. Z poziomu tabeli dat kliknij lub naciśnij pozycję Nowa kolumna.

    Nowa kolumna.

  2. Wprowadź następującą formułę na pasku formuł: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

    Ta formuła określa, czy data w kolumnie Date wskazuje dzień powszedni. Jeśli data wskazuje dzień powszedni, kolumna IsWeekDay ma wartość 1. W przeciwnym razie ma wartość 0.

  3. Naciśnij klawisz Enter, aby dodać kolumnę IsWeekDay do tabeli Dates.

    Dodawanie kolumny IsWeekDay.

Dodawanie kolumny obliczeniowej do tabeli Project Details

  1. W okienku po prawej stronie kliknij lub naciśnij tabelę Project Details, a następnie pozycję Nowa kolumna.

    Nowa kolumna.

  2. Wprowadź tę formułę na pasku formuły:

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Details'[ApprovedDate],
          'Project Details'[ProjectedStartDate]
      )
    )
    

    Ta formuła oblicza różnicę (w dniach) pomiędzy czasem zatwierdzenia projektu i przewidywanym czasem rozpoczęcia. Używa kolumny IsWeekday z tabeli Dates, więc liczy tylko dni powszednie.

  3. Naciśnij klawisz Enter, aby dodać kolumnę ApprovedStartDiff do tabeli Project Details.

    Dodawanie kolumny ApprovedStartDiff.

Dodawanie kolumny obliczeniowej do tabeli Project Requests

  1. W okienku po prawej stronie kliknij lub naciśnij tabelę Project Requests, a następnie pozycję Nowa kolumna.

    Nowa kolumna.

  2. Wprowadź tę formułę na pasku formuły:

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Requests'[RequestDate],
          NOW()
       )
    )
    

    Ta formuła oblicza różnicę (w dniach) pomiędzy czasem zażądania projektu i datą dzisiejszą — NOW(). Dla przypomnienia: ta formuła zlicza wyłącznie dni powszednie. Ta kolumna służy do wyszukiwania projektów, które najdłużej oczekują na rozpoczęcie.

  3. Naciśnij klawisz Enter, aby dodać kolumnę RequestDateAge do tabeli Project Requests.

    Dodawanie kolumny RequestDateAge.

Dodawanie miary do tabeli Project Details

  1. W okienku po prawej stronie kliknij lub naciśnij tabelę Project Details, a następnie pozycję Nowa miara.

    Nowa miara.

  2. Wprowadź tę formułę na pasku formuły:

    VarProjectedActual = DIVIDE(
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    )
    

    Ta formuła oblicza wariancję między faktycznymi i prognozowanymi dniami projektu. Dodajemy tę funkcję w formie miary, a nie kolumny obliczeniowej, aby zwracała prawidłowe wyniki niezależnie od sposobu filtrowania lub agregowania danych w raporcie.

  3. Naciśnij klawisz Enter, aby dodać miarę VarProjectedActual do tabeli Project Details.

    Dodawanie miary VarProjectedActual.

Dodawanie miary do tabeli Project Requests

  1. W okienku po prawej stronie kliknij lub naciśnij tabelę Project Requests, a następnie pozycję Nowa miara.

    Nowa miara.

  2. Wprowadź tę formułę na pasku formuły:

    MaxDaysPending = MAXX(
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    )
    

    Ta formuła wyszukuje najdłużej oczekujący projekt w oparciu o wcześniej zdefiniowaną kolumnę obliczeniową.

  3. Naciśnij klawisz Enter, aby dodać miarę MaxDaysPending do tabeli Project Requests.

    Dodawanie miary MaxDaysPending.

Krok 3. Utworzenie wizualizacji raportu

Teraz doszliśmy do kroku, który często przychodzi ludziom na myśl, gdy myślą o analizowaniu danych: do tworzenia wizualizacji, które umożliwiają dostrzeżenie wzorców w naszych danych. W tym kroku utworzymy cztery wizualizacje:

  • Wykres kolumnowy przedstawiający przewidywaną liczbę dni w porównaniu do faktycznej liczby dni dla projektów
  • Wykres kolumnowy przedstawiający wariancję dla każdego projektu
  • Kartę przedstawiającą najdłużej oczekujący projekt
  • Tabelę przedstawiającą czas między zatwierdzeniem projektu i przewidywaną datą rozpoczęcia

Po utworzeniu tych wizualizacji raportu w programie Power BI Desktop opublikujemy dane i raporty w usłudze Power BI, aby utworzyć i udostępnić pulpity nawigacyjne. Aby uzyskać więcej informacji o tworzeniu raportów w programie Power BI Desktop, zobacz sekcję Wizualizacje w naszym kursie szkoleniowym z przewodnikiem.

Tworzenie wykresu słupkowego w celu przedstawienia porównania między datą przewidywaną i faktyczną

  1. Kliknij lub naciśnij ikonę Raport. Pozostaniemy w tym widoku przez resztę czasu w programie Power BI Desktop.

    Wyświetl raport.

  2. W okienku Wizualizacje po prawej stronie kliknij lub naciśnij pozycję Skumulowany wykres kolumnowy.

    Wizualizacje — skumulowany wykres kolumnowy.

  3. Przeciągnij kolumny PMAssigned i Title z tabeli Project Details w okienku Pola do sekcji w okienku Wizualizacje.

    Oś w okienku Wizualizacje.

  4. Przeciągnij kolumny ActualDays i ProjectedDays z tabeli Project Details w okienku Pola do sekcji Wartość w okienku Wizualizacje.

    Wartość w okienku Wizualizacje.

  5. Wizualizacja powinna teraz wyglądać tak, jak na poniższej ilustracji.

    Kolumny ProjectedDays i ActualDays według wartości PMAssigned.

  6. Przeciągnij kolumnę Status z tabeli Project Details w okienku Pola do obszaru Filtry okienka Wizualizacje, a następnie zaznacz pole wyboru Ukończono.

    Filtrowanie według kolumny Status.

    Wykres jest teraz filtrowany i przedstawia tylko ukończone projekty, co ma sens, ponieważ porównujemy przewidywaną liczbę dni z faktyczną.

  7. Kliknij strzałki w lewym górnym rogu wykresu, aby przejść w górę lub w dół w hierarchii menedżerów projektów i projektów. Na poniższej ilustracji przedstawiono przechodzenie do szczegółów projektów.

    Przechodzenie do szczegółów wykresu kolumnowego.

Tworzenie wykresu słupkowego w celu przedstawienia wariancji na podstawie przewidywanego czasu

  1. Kliknij lub naciśnij kanwę poza utworzoną wizualizacją.

  2. W okienku Wizualizacje po prawej stronie kliknij lub naciśnij pozycję Skumulowany wykres kolumnowy.

    Wizualizacje — skumulowany wykres kolumnowy.

  3. Przeciągnij kolumny PMAssigned i Title z tabeli Project Details w okienku Pola do sekcji w okienku Wizualizacje.

    Oś w okienku Wizualizacje.

  4. Przeciągnij kolumnę VarProjectedActual z tabeli Project Details w okienku Pola do sekcji Wartość w okienku Wizualizacje.

    VarProjectedActual wartość w okienku Wizualizacje.

  5. Przeciągnij kolumnę Status z tabeli Project Details w okienku Pola do obszaru Filtry okienka Wizualizacje, a następnie zaznacz pole wyboru Ukończono.

    Filtrowanie według kolumny Stan w szczegółach projektu.

    Wizualizacja powinna teraz wyglądać tak, jak na poniższej ilustracji.

    Kolumna VarProjectedActual według wartości PMAssigned.

    Na podstawie tego wykresu można zobaczyć, że istnieje dużo większa zmienność w przypadku projektów przypisanych do Irvina Sayersa w porównaniu do projektów Joni Sherman. Wyświetl szczegóły, aby zobaczyć zmienność według projektu oraz dowiedzieć się, czy przewidywana liczba dni mniej więcej odpowiada faktycznej liczbie dni.

    Kolumna VarProjectedActual według wartości Title.

  6. Zanim utworzymy więcej wizualizacji, przenieś i zmień rozmiar już utworzonych wizualizacji, aby mieściły się obok siebie.

    Dopasowywanie wykresów obok siebie.

Tworzenie karty przedstawiającej najdłużej oczekujący projekt

  1. Kliknij lub naciśnij kanwę poza utworzoną wizualizacją.

  2. W okienku Wizualizacje po prawej stronie kliknij lub naciśnij pozycję Karta.

    Wizualizacje — karta.

  3. Przeciągnij kolumnę MaxDaysPending z tabeli Project Requests w okienku Pola do sekcji Pola w okienku Wizualizacje.

    Pola w okienku Wizualizacje.

  4. Kliknij lub naciśnij pozycję Format (wałek do malowania), a następnie ustaw opcję Obramowanie na Włączone.

    Malarz formatów — Obramowanie.

  5. Ustaw opcję Tytuł na Włączone, a następnie dodaj tytuł „Maksymalna liczba dni oczekiwania na zatwierdzenie”.

    Dodaj tytuł.

    Wizualizacja powinna teraz wyglądać tak, jak na poniższej ilustracji.

     Maksymalna liczba dni oczekiwania na zatwierdzenie.

    Po opublikowaniu tego raportu użyjemy kafelka do wyzwalania alertu w przypadku przekroczenia określonego progu przez maksymalną wartość oczekiwania projektu.

Tworzenie tabeli przedstawiającej czas między zatwierdzeniem projektu i przewidywaną datą rozpoczęcia

  1. Kliknij lub naciśnij kanwę poza utworzoną wizualizacją.

  2. W okienku Wizualizacje po prawej stronie kliknij lub naciśnij pozycję Tabela.

    Wizualizacje — Tabela.

  3. Przeciągnij kolumny PMAssigned, Title i ApprovedStartDiff z tabeli Project Details w okienku Pola do sekcji Wartości w okienku Wizualizacje.

    Wartości w okienku Wizualizacje.

  4. Przeciągnij kolumnę ProjectedStartDate z tabeli Project Details w okienku Pola do obszaru Filtry okienka Wizualizacje, a następnie wybierz wszystkie daty poza opcją (Pusta).

    Filtrowanie według wartości ProjectedStartDate.

  5. Zmień rozmiar kolumn tabeli tak, aby widzieć wszystkie dane, i posortuj je malejąco według wartości ApprovedStartDiff. Wizualizacja powinna teraz wyglądać tak, jak na poniższej ilustracji.

    Tabela z wartościami ApprovedStartDiff.

  6. W obszarze Wartości kliknij lub naciśnij strzałkę w dół dla wartości ApprovedStartDiff, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Średnia. Zostanie wyświetlony średni czas między zatwierdzeniem projektu i przewidywaną datą rozpoczęcia.

    Oblicz średnią.

  7. Ponownie kliknij lub naciśnij strzałkę w dół dla wartości ApprovedStartDiff, kliknij lub naciśnij pozycję Formatowanie warunkowe, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję Skale kolorów tła.

    Formatowanie warunkowe.

  8. Ustaw kolory dla pól Minimum i Maksimum, jak pokazano poniżej, a następnie kliknij lub naciśnij pozycję OK.

    Opcje formatowania warunkowego.

    Wizualizacja powinna teraz wyglądać tak, jak na poniższej ilustracji.

    Ukończone formatowanie warunkowe.

    Jak widać, projekty obsługiwane przez Irvina Sayersa zazwyczaj rozpoczynają się znacznie później po zatwierdzeniu. Mogą istnieć czynniki inne niż przypisany menedżer, niemniej warto zbadać tę sprawę.

W ten sposób dotarliśmy do końca sekcji dotyczącej raportów. Teraz masz kompletny raport oparty na danych zaimportowanych z programu SharePoint, które zostały wyczyszczone i poddane modelowaniu w programie Power BI Desktop. Jeśli wszystko poszło zgodnie z planem, raport powinien wyglądać tak, jak na poniższej ilustracji.

Ukończony raport.

Następne kroki

Następnym krokiem w tej serii samouczków jest opublikowanie raportu dotyczącego projektów usługi Power BI i utworzenie pulpitu nawigacyjnego.

Zobacz także

Uwaga

Czy możesz poinformować nas o preferencjach dotyczących języka dokumentacji? Wypełnij krótką ankietę. (zauważ, że ta ankieta jest po angielsku)

Ankieta zajmie około siedmiu minut. Nie są zbierane żadne dane osobowe (oświadczenie o ochronie prywatności).