Estabelecendo um modelo de colaboração

Um modelo de colaboração bem definido e estruturado é fundamental para a operação eficiente de uma equipe de fusão. Esta seção considera os fatores que podem contribuir para esse sucesso, como funções e responsabilidades bem definidas, ritmo de negócios estruturado, canais de comunicação confiáveis e um portal de documentação acessível.

Definir funções e responsabilidades

Para criar uma equipe de fusão eficiente, você deve primeiro estabelecer funções e responsabilidades claras. A abordagem principal é começar pequeno e só introduzir mais funções e pessoal quando necessário. Use metas menores para alcançar o sucesso e demonstrar o valor do modelo de equipe de fusão antes de tentar projetos mais ambiciosos.

No mínimo, sua equipe deve incluir as seguintes pessoas e funções:

• O proprietário do produto – normalmente, essa é a pessoa encarregada de garantir o sucesso dos projetos. Ele ou ela também definirá o propósito claro e convincente ou poderá desenvolver essa visão com o restante da equipe.
• O especialista do domínio – esse é o membro da equipe com experiência em negócios que entende e pode articular tanto o desafio quanto a solução. Com a simplicidade da abordagem de pouco código do Power Apps, ele ou ela deve ser capaz de obter a maior parte do caminho para criar essa solução.
• O desenvolvedor profissional – o "Desenvolvedor Pro" pega a solução do especialista do domínio e fornece suporte de codificação suficiente para permitir que ela entregue a funcionalidade pretendida (e nada mais), se necessário.
• O administrador – esse membro da equipe facilita cenários de integração e suporte, enquanto executa serviços administrativos de back-end. Qualquer suporte adicional em termos de tempo e experiência que a equipe principal exija pode ser trazido de forma flexível, em vez de ser um membro permanente do grupo. Essa abordagem garante a operação eficiente da equipe de fusão, ao mesmo tempo em que fornece acesso a mais recursos que o proprietário do produto precisa para que a equipe atinja seus objetivos.

Estabelecer um ritmo de modelo de negócios

Sincronizar os ritmos operacionais relacionados ao desenvolvimento de aplicativos na equipe de fusão pode melhorar a eficácia da equipe com o alinhamento da seguinte estrutura:

• Defina um evento de calendário repetido para sincronização de equipe. Para a maioria das equipes, tudo bem fazer reuniões de atualização de status semanais ou quinzenais. No entanto, não agende reuniões apenas por agendar e tente evitar aumentar a frequência das reuniões perto dos prazos de entrega, pois essa abordagem pode ser contraproducente.
• Mantenha o horário de trabalho acordado. De maneira ideal, sua equipe estará colocalizada, embora as equipes de fusão também possam trabalhar de forma eficaz em vários fusos horários e regiões geográficas. Não importa como o trabalho é organizado, é preciso se certificar de que todos entendam o propósito e a duração das horas de trabalho e respeitem esses limites.
• Crie um ritmo semanal. O ritmo semanal da equipe deve incluir trabalho individual, interações colaborativas e, quando necessário, reuniões efetivas. Essas reuniões devem ter um objetivo específico, como:
  • Revisões de escopo – para reunir as equipes em novas iniciativas.
  • Revisões da experiência do usuário – para revisar o design e os modelos de aplicativos. Reuniões para planejar outras reuniões, reuniões no lugar de emails ou mensagens instantâneas, ou reuniões sem um propósito claramente definido são destruidores de produtividade.
• Trabalhe com eficiência. A equipe precisa se alinhar internamente para criar a solução mais utilizável. Esse alinhamento deve incluir a capacidade de reutilizar componentes que outros criaram.
• Manter um progresso consistente em direção à meta. Para garantir que a equipe atinja suas metas, é essencial que todos trabalhem juntos para alcançar esse resultado. Para equipes de fusão que trabalham com o Power Apps, manter esse progresso significa capturar e entender os comentários do usuário, priorizar a lista de pendências, bem como estabelecer e manter um roteiro holístico de todo o projeto.
• Gere uma matriz de suporte. Uma matriz de suporte fornece uma abordagem estruturada para obter o suporte necessário a fim de progredir em direção as metais gerais da equipe. Um desafio inevitável dos tecnólogos de negócios que criam aplicativos diretamente é quando eles atingem os limites de seus conhecimentos e habilidades. Nesse ponto, com quem eles entram em contato e como eles fazem isso? Como eles lidam com um relatório de bug do usuário? Essa matriz deve definir como eles podem gerar um tíquete de suporte para engajar a equipe certa na solução de problemas, com base na gravidade do problema. Para cada cenário de suporte, essa matriz explica o caminho de escalonamento e solução de problemas.

Definir como a equipe se comunica

A padronização das comunicações da equipe é outro componente essencial para manter uma operação eficiente. Todos os membros da equipe devem saber como a equipe se conecta, principalmente em modos assíncronos entre fusos horários. Sua estratégia de comunicação deve considerar as seguintes áreas:

• Canais. Quais canais a equipe usará para comunicações primárias e secundárias? Quais são as vantagens e desvantagens de cada uma? Em um mundo de escolhas, simplesmente adotar o email pode não ser a melhor solução, e opções como o Microsoft Teams podem fornecer mais clareza, rastreabilidade melhorada e taxas de resposta mais altas.
• Tipos de notificação. Como você vai notificar sua equipe sobre atualizações ou eventos em relação aos quais eles precisam agir?
• Frequência e volume de mensagens. Com que frequência você informa sua equipe? Uma comunicação diária pode fornecer um resumo útil do que aconteceu naquele dia, mas algumas mensagens podem precisar de ação antecipada. A maioria dos profissionais de conhecimento é sobrecarregada com emails. Certifique-se de atingir um equilíbrio entre frequência e volume para evitar que os membros da equipe sejam sobrecarregados com mensagens relacionadas ao projeto.
• Automação. Como automatizar o processo de comunicação? Modelos de email padronizados, bots e alertas de eventos podem ajudar, mas precisam ser usados com responsabilidade para não sobrecarregar a capacidade de resposta dos membros da equipe.
• Boas habilidades de comunicação. Nem todos em uma equipe terão o mesmo nível de habilidades de comunicação, mas todos podem melhorar. Abordagens simples, como escolher um bom assunto para um email, fazem uma diferença drástica na forma como a equipe responde a essa mensagem. Incentive a escrita simples e eficaz em todas as comunicações; onde houver ações que os membros da equipe precisem realizar, seja específico e mencione essas ações na linha de assunto.

Um exemplo de como empregar habilidades de comunicação eficazes pode ser quando você precisa alterar uma definição de tabela no Dataverse, como adicionar vários campos. Quando você envia uma notificação dessa mudança pretendida, a equipe deve entender que, se não responder dentro de um prazo razoável, essa falta de resposta indica concordância. Processos de comunicação padronizados e lógicos ajudam a melhorar a eficiência e fornecem os resultados esperados.

Publicar um portal de documentação

A documentação não é apenas uma parte opcional de qualquer projeto – ela é essencial para comunicação, colaboração, suporte e operações contínuas. O código comentado é um bom código, e a criação de documentação explicativa e de treinamento abrangente é uma parte essencial das fases de implantação e aprendizado de qualquer projeto de fusão.

• Catálogo de aplicativos. O catálogo de aplicativos é uma matriz ou tabela que resume e coordena todos os aplicativos sob a responsabilidade de uma determinada equipe. O catálogo inclui todos os respectivos proprietários da seção de funções e responsabilidades. Uma função essencial é garantir que a equipe saiba exatamente quem é o dono do quê, simplificando assim o processo de contato com o membro certo da equipe para obter respostas específicas.
• Dúvidas técnicas. Sua equipe deve manter um repositório de perguntas técnicas frequentes (ou mesmo não tão frequentes) sobre o funcionamento do aplicativo. Essas perguntas precisam ser razoáveis, com respostas bem escritas e acessíveis.
• Guias de instruções. Os guias de instruções são conjuntos de procedimentos instantaneamente digeríveis que fornecem respostas simples a perguntas comuns de configuração e operação. Normalmente, eles responderiam a uma pergunta específica do tipo "Como posso começar a criar um novo aplicativo?"
• Integração. As instruções de integração são documentos apenas internos projetados para ajudar os novos membros da equipe. Essa documentação inclui informações como solicitações de acesso, ingresso em listas de distribuição de email, configuração e assinatura de alertas e assim por diante.

Melhores práticas

As melhores práticas a seguir devem ajudar na definição de limites e abordagens para um trabalho eficiente nas equipes de fusão.

Responsabilidade

Embora as equipes de desenvolvimento e fusão lideradas pelo criador permitam o rápido desenvolvimento e implantação de aplicativos, é essencial garantir que esse esforço seja explícito e conduzido em parceria com o departamento de TI. Os criadores devem prestar contas à TI para ajudar a evitar problemas relacionados ao crescimento dos sistemas de TI sombra.

Em consequência, a TI deve ser alertada sempre que um criador começar a criar um aplicativo. Essa notificação, por sua vez, facilita o processo de desenvolvimento, pois a TI pode fornecer suporte adequado ao criador e à equipe de fusão, ajudando-os a criar aplicativos bem arquitetados, protegidos e gerenciados adequadamente.

Automação

Uma automação bem implementada pode dar um enorme impulso à produtividade. Um exemplo de como aumentar o sucesso da implantação da solução é automatizar todas as verificações necessárias em implantações de várias soluções. Essas verificações automatizadas podem incluir:

• Verificação da versão da solução, onde cada implantação usa um número de versão atualizado, evitando assim problemas na solução de problemas.
• Duplicar referências de conexão.
• Referências de conexão ausentes.
• Componentes duplicados.

A solução Verificador de PR inclui um exemplo de como incorporar essa automação de forma eficaz.

Relatando

As equipes de fusão e os aplicativos desenvolvidos pelos criadores devem se alinhar a uma abordagem que prioriza os dados, o que significa criar aplicativos nos quais seja possível monitorar o sucesso diretamente. Alcançar esse resultado requer uma boa instrumentação que forneça a capacidade de descobrir o que a equipe está fazendo bem, juntamente com a análise desses comentários para gerar avaliações precisas da eficácia de um determinado aplicativo. Para alcançar esse resultado, você deve:

• Monitorar e avaliar aplicativos. Só porque uma pessoa acha que algo é útil ou uma boa ideia, não significa que todos encontrarão automaticamente valor nisso. As equipes precisam monitorar a usabilidade do aplicativo e avaliar sua funcionalidade para garantir que quaisquer novos desenvolvimentos sejam úteis e funcionem adequadamente.
• Incentivar o bom julgamento. Em outras palavras, não crie aplicativos apenas porque você pode – crie-os apenas para atender a uma necessidade de negócios específica.