Observação: este artigo faz parte de uma série de tutoriais sobre como usar o PowerApps, o Microsoft Flow e o Power BI com o SharePoint Online. Certifique-se de ler a Introdução da série para ter uma noção da visão geral, bem como dos downloads relacionados.

Nesta tarefa, criaremos um fluxo que orienta o processo de aprovação de projetos. O Microsoft Flow é integrado ao SharePoint, portanto, é fácil criar um fluxo diretamente de uma lista. O fluxo que criaremos é disparado quando um item é adicionado à lista Solicitações de Projeto. O fluxo envia um email para o aprovador do projeto, que aprova ou rejeita a solicitação diretamente no email. O fluxo, em seguida, envia um email de aprovação ou rejeição ao solicitante do projeto e atualiza nossas listas do SharePoint adequadamente.

Etapa 1: configurar o modelo de fluxo

  1. Na lista Solicitações de Projeto, clique ou toque em Fluxo e em Criar um fluxo.

    Criar um fluxo

  2. No painel direito, clique ou toque em Inicie a aprovação quando um novo item for adicionado.

    Criar um fluxo de aprovação

  3. Se você ainda não tiver entrado, entre no SharePoint e no Outlook e clique ou toque em Continuar.

    Entrar para usar o modelo

    Agora você vê o modelo para este fluxo, pronto para ser preenchido. As caixas no fluxo representam etapas. Elas recebem entradas de etapas anteriores, bem como de entradas que você fornecer. Cada etapa pode então fornecer uma saída para as etapas subsequentes.

    Modelo de aprovação

  4. Na caixa Atribuído a, insira um nome que seja válido em seu locatário.

    Contato de email de aprovação

    A próxima caixa no fluxo responde à decisão do aprovador do projeto e direciona o fluxo para uma das duas ramificações: Se sim ou Se não.

    Condição de aprovação

Etapa 2: Criar ações para Aprovar = sim

Por padrão, essa ramificação envia um email de aprovação ao solicitante. Vamos atualizar também a lista de Solicitações de Projeto e adicionar um item à lista Detalhes do Projeto porque o projeto foi aprovado.

  1. Na ramificação Se sim, clique ou toque em Informar criador do item sobre a aprovação e, em seguida, em Editar, para ver as opções padrão do email enviado ao solicitante.

    Editar configurações de email

  2. Por padrão, um email é enviado para a pessoa que criou o item de lista, com a linha do assunto e corpo da mensagem que você vê. Você pode atualizá-los se desejar.

    Configurações de email padrão

  3. Clique ou toque em Adicionar uma Ação.

    Adicionar uma ação

  4. Em Escolher uma ação, pesquise por “SharePoint” e clique ou toque em SharePoint – Atualizar item.

    Ação Atualizar item

  5. Insira o nome da lista e a URL do site do SharePoint.

    Parâmetros de Atualizar item

  6. Selecione a caixa ID e clique ou toque em ID na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico.

    Conteúdo dinâmico de ID da lista

    O conteúdo dinâmico está disponível em todo o fluxo, com base nas etapas anteriores. Nesse caso, as informações da lista do SharePoint estão disponíveis e podemos usá-las nas ações que criamos.

  7. Selecione a caixa Título, pesquise por "Título" na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico e clique ou toque em Título.

    Conteúdo dinâmico do título de lista

  8. Na caixa Aprovado, digite “Sim”. Agora essa parte do fluxo deve ser semelhante à imagem a seguir.

    Atualização de lista

  9. Clique ou toque em Adicionar uma Ação novamente. Neste momento, adicionaremos um item à lista Detalhes do Projeto para o projeto que foi aprovado.

    Adicionar uma ação

  10. Em Escolher uma ação, pesquise por “SharePoint” e selecione SharePoint – Criar item.

    Ação Criar item

  11. Insira o nome da lista e a URL do site do SharePoint.

    Parâmetros de Criar item

  12. Selecione a caixa Título, pesquise por "Título" na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico e clique ou toque em Título.

    Conteúdo dinâmico do título de lista

  13. Selecione a caixa RequestId e clique ou toque em ID na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico.

    Conteúdo dinâmico de ID da lista

  14. Na caixa PMAssigned, insira “Não Atribuído”. Agora essa parte do fluxo deve ser semelhante à imagem a seguir.

    Criar item concluído

Etapa 3: Examinar a ação para Aprovar = não

Por padrão, essa ramificação envia um email de rejeição ao solicitante. Também atualizaremos a lista de Solicitações de Projeto. O projeto não avançará, por isso não adicionaremos um item à lista Detalhes do Projeto.

  1. Na ramificação Se não, clique ou toque em Informar criador do item sobre a rejeição e, em seguida, em Editar, para ver as opções padrão do email enviado ao solicitante.

    Editar configurações de email

  2. Por padrão, um email é enviado para a pessoa que criou o item de lista, com a linha do assunto e corpo da mensagem que você vê. Você pode atualizá-los se desejar.

    Configurações de email padrão

  3. Clique ou toque em Adicionar uma Ação.

    Adicionar uma ação

  4. Em Escolher uma ação, pesquise por “SharePoint” e clique ou toque em SharePoint – Atualizar item.

    Ação Atualizar item

  5. Insira o nome da lista e a URL do site do SharePoint.

    Parâmetros de Atualizar item

  6. Selecione a caixa ID e clique ou toque em ID na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico.

    Conteúdo dinâmico de ID da lista

  7. Selecione a caixa Título, pesquise por "Título" na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico e clique ou toque em Título.

    Conteúdo dinâmico do título de lista

  8. Na caixa Aprovado, digite “Não”. Agora essa parte do fluxo deve ser semelhante à imagem a seguir.

    Atualização de lista

  9. Na parte superior direita da tela, clique ou toque em Criar fluxo e em Concluído.

    Botão Concluído

    O fluxo agora está concluído e deve se parecer com a imagem a seguir se você recolher as caixas.

    Fluxo concluído

Etapa 4: executar o fluxo de aprovação

  1. Na lista Solicitações de Projeto, clique em Edição Rápida e adicione um item como o seguinte:

    • Título = "Novo monitor para Megan"
    • Aprovado = "Pendente"
    • Descrição = "Giovanni precisa um monitor de 24""
    • EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "Novo hardware"
    • RequestDate = "02/03/2017"
    • Solicitante = "Megan Bowen"

    Item adicionado à lista

  2. Clique em Concluído na parte superior da página quando terminar.

    Marca de seleção de Concluído

  3. Verifique a caixa de entrada da conta de email do aprovador. Você deve ter um email com o seguinte.

    Email para Allan Deyoung

  4. Após clicar em Aprovar ou Rejeitar, o fluxo executa outro processo e você recebe comentários como o a seguir diretamente no email.

    Ação de aprovação concluída

  5. O fluxo envia um email para Megan com a resposta de Allan, como na imagem a seguir. Esse email vem de Megan porque ela é a proprietária do fluxo.

    Email para Megan Bowen

Próximas etapas

A próxima etapa nesta série de tutoriais é criar um aplicativo para gerenciar projetos.