Observação: este artigo faz parte de uma série de tutoriais sobre como usar o PowerApps, o Microsoft Flow e o Power BI com o SharePoint Online. Certifique-se de ler a Introdução da série para ter uma noção da visão geral, bem como dos downloads relacionados.

Nesta tarefa, criaremos um relatório do Power BI com base nas duas listas do SharePoint. Traremos os dados de lista para o Power BI Desktop e os limparemos um pouco, faremos um pouco de modelagem de dados básica e criaremos um conjunto de visuais que nos dizem algo sobre os dados.

Dica: o pacote de download para este cenário inclui uma versão concluída desse relatório: project-analysis.pbix.

Análise rápida do Power BI Desktop

Antes de nos aprofundarmos na criação de relatórios, vamos examinar o Power BI Desktop. Essa é uma ferramenta poderosa, com muitos recursos, portanto, nos concentraremos em uma visão geral das áreas que você usará nessa tarefa. Há três áreas de trabalho ou exibições principais no Power BI Desktop: exibição Relatório, exibição Dados e exibição Relações. O Power BI Desktop também inclui o Editor de Consultas, que é aberto em uma janela separada.

A tela a seguir mostra os ícones das três exibições à esquerda do Power BI Desktop: Relatório, Dados e Relações, de cima para baixo. A barra amarela à esquerda indica a exibição atual, nesse caso, a exibição Relatório é exibida. Altere as exibições selecionando qualquer um desses três ícones.

Exibições do Power BI Desktop

A exibição Relatório tem cinco áreas principais:

  1. A faixa de opções, que exibe tarefas comuns associadas a relatórios e visualizações.

  2. A exibição Relatório ou tela, em que as visualizações são criadas e organizadas.

  3. A área da guia Páginas na parte inferior, que lhe permite selecionar ou adicionar uma página de relatório.

  4. O painel Visualizações, em que você altera as visualizações, personaliza as cores ou eixos, aplica filtros, arrasta campos e muito mais.

  5. O painel Campos, em que os elementos de consulta e os filtros podem ser arrastados para a exibição Relatório ou arrastados para a área Filtros do painel Visualizações.

Painéis, exibições e guias do Power BI Desktop

A exibição Dados tem três áreas principais:

  1. A faixa de opções, que tem a guia Modelagem selecionada abaixo. Nessa guia, você cria colunas e tabelas calculadas e faz outras alterações no modelo de dados.

  2. O painel central, que mostra os dados da tabela selecionada.

  3. O painel Campos, em que você controla como os campos são exibidos em seus relatórios.

Exibição de dados do Power BI Desktop

Não usamos a exibição Relações nesta tarefa, mas você pode consultá-la posteriormente depois de trazermos os dados da lista para o Power BI Desktop.

No Editor de Consultas, você criar consultas e transforma dados, em seguida, carrega esse modelo de dados refinado no Power BI Desktop. O Editor de Consultas tem quatro áreas principais:

  1. A faixa de opções, que tem muitas opções para a formatar e transformar os dados que você traz.

  2. O painel esquerdo, em que as consultas são listadas e ficam disponíveis para seleção, exibição e formatação.

  3. O painel central, em que os dados da consulta selecionada são exibidos e estão disponíveis para formatação.

  4. A janela Configurações de Consulta, que lista as propriedades da consulta e as etapas de transformação de dados que foram aplicadas.

Editor de Consultas do Power BI Desktop

Etapa 1: obter dados no Power BI Desktop

Nesta etapa, primeiro nos conectaremos às duas listas. Em seguida, limparemos os dados removendo as colunas de que não precisamos para nossa análise de dados. Também alteraremos os tipos de dados em algumas das colunas restantes para que os cálculos funcionem corretamente. Para obter mais informações sobre a obtenção e a limpeza de dados no Power BI Desktop, consulte a seção Obtendo dados no nosso curso de Aprendizado Guiado.

Conectar-se às listas do SharePoint

  1. No Power BI Desktop, na guia Início, clique ou toque em Obter Dados e em Mais...

    Obter dados

  2. Na caixa de diálogo Obter Dados, clique ou toque em Lista do SharePoint Online e em Conectar.

    Conectar-se à lista do SharePoint

  3. Insira a URL para o site do SharePoint e, em seguida, clique ou toque em OK.

    URL da lista do SharePoint

  4. Se você receber a seguinte caixa de diálogo, verifique se está conectado com as credenciais corretas, em seguida, clique ou toque em Conectar.

    Credenciais de lista do SharePoint

  5. Selecione Detalhes do Projeto e Solicitações de Projeto e clique ou toque em Editar.

    Selecionar as listas do SharePoint

    Agora, as listas são exibidas como tabelas no Editor de Consultas.

    Tabelas no Editor de Consultas

Remova as colunas desnecessárias das tabelas

  1. No painel de navegação esquerdo, clique ou toque em Detalhes do Projeto.

  2. No painel central, selecione a coluna FileSystemObjectType e clique ou toque em Remover Colunas.

    Remover colunas

  3. Remova as duas colunas após a coluna ID: ServerRedirectedEmbedURL e ContentTypeId. Dica: use a tecla Shift para selecionar as duas colunas e, em seguida, clique ou toque em Remover Colunas.

  4. Remova todas as colunas à direita da coluna PMAssigned (um total de 22 colunas). A tabela deve corresponder a imagem a seguir:

    Tabela Detalhes do Projeto no Editor de Consultas

  5. Repita o processo que você seguiu para Detalhes do Projeto e remova todas as colunas à direita da coluna Aprovado (um total de 22 colunas). A tabela deve corresponder a imagem a seguir:

     Tabela Solicitações de Projeto no Editor de Consultas

Alterar o tipo de dados nas colunas de Detalhes do Projeto

  1. Selecione a coluna ProjectedDays, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e em Número Inteiro.

    Alterar o tipo de dados para número inteiro

  2. Repita a etapa anterior para a coluna ActualDays.

  3. Selecione a coluna ApprovedDate, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e em Data.

     Alterar o tipo de dados para data

  4. Repita a etapa anterior para as colunas ProjectedStartDate e ProjectedEndDate.

Alterar o tipo de dados nas colunas de Solicitações de Projeto

  1. Selecione a coluna EstimatedDays, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e em Número Inteiro.

  2. Selecione a coluna RequestDate, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e em Data.

Aplicar e salvar as alterações

  1. Na guia Início, clique em Fechar e Aplicar para fechar o Editor de Consultas e voltar para a janela principal do Power BI Desktop.

    Fechar e aplicar alterações

  2. Clique ou toque em Arquivo e em Salvar e salve com o nome project-analysis.pbix.

Etapa 2: melhorar o modelo de dados

Agora que temos os dados de nossas listas do SharePoint extraídos para o Power BI Desktop, passaremos para a modelagem de dados. A modelagem de dados pode ser um processo demorado, mas mostraremos rapidamente algumas ações interessantes que podem ser realizadas para obter mais dos dados da lista no Power BI Desktop:

  • Alterar como as duas tabelas estão relacionadas entre si

  • Adicionar uma tabela de datas para que possamos fazer cálculos com base em dias da semana

  • Adicionar colunas calculadas para calcular os períodos de tempo entre marcos do projeto

  • Adicionar medidas para calcular a variação nos dias projetados versus os dias reais para um projeto

Depois que essas etapas forem concluídas, podemos criar visualizações que se beneficiam das melhorias de nosso modelo. Para obter mais informações sobre a modelagem de dados no Power BI Desktop, consulte a seção Modelagem em nosso curso de Aprendizado Guiado.

Alterar as relações de tabela

Quando o Power BI Desktop trouxe as listas, ele criou uma relação entre elas com base na coluna ID nas duas tabelas. A relação, na verdade, deve ser entre a coluna ID na tabela de Solicitações de Projeto e a coluna RequestId na tabela Detalhes do Projeto. Vamos corrigir isso:

  1. Clique ou toque no ícone Exibição de dados.

    Exibição de dados

  2. Na guia Modelagem, clique ou toque em Gerenciar Relações. Permaneceremos nessa guia na exibição Dados por todas as etapas de modelagem de dados.

    Gerenciar Relações

  3. Certifique-se de que a relação existente esteja selecionada, clique ou toque em Excluir e em Excluir novamente para confirmar.

    Excluir Relação

  4. Clique em Novo para criar uma relação diferente.

  5. Na caixa de diálogo Criar Relação:

    1. Para a primeira tabela, selecione Solicitações de Projeto e a coluna ID.
    2. Para a segunda tabela, selecione Detalhes do Projeto e a coluna RequestId.
    3. A tela deve ser semelhante à imagem a seguir. Quando você estiver pronto, clique ou toque em OK.

    Criar Relação

Adicionar uma tabela de datas para facilitar os cálculos com base em data

  1. Clique ou toque em Nova Tabela.

    Nova Tabela

  2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas: Dates = CALENDARAUTO().

    Barra de fórmulas com Dates = CALENDARAUTO()

    Esta fórmula cria uma tabela chamada Datas com uma única coluna de data. A tabela abrange todas as datas das outras tabelas e atualiza automaticamente se datas adicionais são adicionadas (ou seja, se os dados são atualizados).

    Essa fórmula e as outras nessa seção usam DAX (Expressões de Análise de Dados), uma linguagem de fórmula para o Power BI e outras tecnologias. Para obter mais informações, consulte Noções básicas do DAX no Power BI Desktop.

  3. Pressione Enter para criar a tabela Datas.

    Tabela Datas

Adicionar uma coluna calculada à tabela Datas

  1. Enquanto ainda estiver na tabela de datas, clique ou toque em Nova Coluna.

    Nova Coluna

  2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

    Esta fórmula determina se uma data na coluna Data é um dia da semana. Se a data é um dia da semana, a coluna IsWeekDay recebe o valor de 1, caso contrário, recebe o valor de 0.

  3. Pressione Enter para adicionar a coluna IsWeekDay à tabela Datas.

    Adicionar a coluna IsWeekDay

Adicionar uma coluna calculada à tabela Detalhes do Projeto

  1. No painel direito, clique ou toque na tabela Detalhes do Projeto e em Nova Coluna.

    Nova Coluna

  2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas:

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date], 
    
          'Project Details'[ApprovedDate],
    
          'Project Details'[ProjectedStartDate] 
    
      )
    
    )
    

    Esta fórmula calcula a diferença em dias entre quando um projeto foi aprovado e quando ele está projetado para começar. Ela usa a coluna IsWeekday da tabela Datas, de forma que conte apenas os dias da semana.

  3. Pressione Enter para adicionar a coluna ApprovedStartDiff à tabela Detalhes do Projeto.

    Adicionar a coluna ApprovedStartDiff

Adicionar uma coluna calculada à tabela Solicitações de Projeto

  1. No painel direito, clique ou toque na tabela Solicitações de Projeto e em Nova Coluna.

    Nova Coluna

  2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas:

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date], 
    
          'Project Requests'[RequestDate],
    
          NOW() 
    
       )
    
    )
    

    Esta fórmula calcula a diferença em dias entre quando um projeto foi solicitado e a data de hoje (NOW()). Novamente, a fórmula conta apenas dias da semana. Esta coluna é usada para procurar o projeto que estava pendente há mais tempo.

  3. Pressione Enter para adicionar a coluna RequestDateAge à tabela Solicitações do Projeto.

    Adicionar a coluna RequestDateAge

Adicionar uma medida à tabela Detalhes do Projeto

  1. No painel direito, clique ou toque na tabela Detalhes do Projeto e em Nova Medida.

    Nova Medida

  2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas:

    VarProjectedActual = DIVIDE(
    
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]), 
    
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    
    )
    

    Esta fórmula calcula a variação entre os dias reais e projetados para um projeto. Adicionamos isso como uma medida, em vez de uma coluna calculada, para que ela retorne os resultados corretos independentemente de como os dados são filtrados ou agregados em um relatório.

  3. Pressione Enter para adicionar a medida VarProjectedActual à tabela Detalhes do Projeto.

    Adicionar a medida VarProjectedActual

Adicionar uma medida à tabela Solicitações de Projeto

  1. No painel direito, clique ou toque na tabela Solicitações de Projeto e em Nova Medida.

    Nova Medida

  2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas:

    MaxDaysPending = MAXX(
    
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"), 
    
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    
    )
    

    Essa fórmula localiza o projeto que está pendente há mais tempo, com base na coluna calculada que definimos anteriormente.

  3. Pressione Enter para adicionar a medida MaxDaysPending à tabela Solicitações do Projeto.

    Adicionar a medida MaxDaysPending

Etapa 3: criar visualizações de relatório

Agora estamos na etapa que muitas pessoas pensam quando pensam na análise de dados: criando visualizações para que possamos encontrar padrões nos nossos dados. Nesta etapa, criaremos quatro visualizações:

  • Um gráfico de colunas que mostra os dias projetados versus os dias reais em projetos

  • Um gráfico de colunas que mostra a variação para cada projeto

  • Um cartão que mostra o projeto que está pendente há mais tempo

  • Uma tabela que mostra o tempo entre a aprovação do projeto e a data de início projetada

Depois de criarmos essas visualizações de relatório o Power BI Desktop, publicaremos os dados e relatórios para o serviço do Power BI, para que possamos criar e compartilhar painéis. Para obter mais informações sobre a criação de relatórios no Power BI Desktop, consulte a seção Visualizações em nosso curso de Aprendizado Guiado.

Criar um gráfico de barras para mostrar o projetado versus o real

  1. Clique ou toque no ícone de exibição Relatório. Permaneceremos nessa exibição pelo restante do tempo no Power BI Desktop.

    Exibição de Relatório

  2. No painel Visualizações à direita, clique ou toque em Gráfico de Colunas Clusterizado.

    Visualizações – gráfico de colunas clusterizado

  3. Arraste PMAssigned e Título de Detalhes do Projeto no painel Campos para Eixo no painel Visualizações.

    Eixo no painel Visualizações

  4. Arraste ActualDays e ProjectedDays de Detalhes do Projeto no painel Campos para Valor no painel Visualizações.

    Valor no painel Visualizações

  5. A visualização agora deve ser semelhante a imagem a seguir.

    ProjectedDays e ActualDays por PMAssigned

  6. Arraste Status de Detalhes do Projeto no painel Campos para a área Filtros do painel Visualizações e selecione a caixa de seleção Concluído.

    Filtrar pela coluna Status

    O gráfico agora está filtrado para mostrar apenas os projetos concluídos, o que faz sentido, pois estamos comparando os dias projetados com os dias reais.

  7. Clique nas setas no canto superior esquerdo do gráfico para mover para cima e para baixo a hierarquia de projetos e gerentes de projeto. Na imagem a seguir, você verá a aparência de drill down nos projetos.

    Detalhamento no gráfico de colunas

Criar um gráfico de barras para mostrar a variação do projetado

  1. Clique ou toque na tela fora a visualização que você acabou de criar.

  2. No painel Visualizações à direita, clique ou toque em Gráfico de Colunas Clusterizado.

    Visualizações – gráfico de colunas clusterizado

  3. Arraste PMAssigned e Título de Detalhes do Projeto no painel Campos para Eixo no painel Visualizações.

    Eixo no painel Visualizações

  4. Arraste VarProjectedActual de Detalhes do Projeto no painel Campos para Valor no painel Visualizações.

    Valor no painel Visualizações

  5. Arraste Status de Detalhes do Projeto no painel Campos para a área Filtros do painel Visualizações e selecione a caixa de seleção Concluído.

    Filtrar pela coluna Status

    A visualização agora deve ser semelhante a imagem a seguir.

    VarProjectedActual por PMAssigned

    Você pode ver neste gráfico o quanto mais de variabilidade há para projetos que foram executados por Irvin Sayers versus por Joni Sherman. Aprofunde-se para ver a variabilidade por projeto e se os dias projetados foram maiores ou menores que os dias reais.

    VarProjectedActual por Título

  6. Antes de criar mais visualizações, mova e redimensione as que você já criou, para que se ajustem lado a lado.

    Ajustar gráficos lado a lado

Criar um cartão que mostra o projeto com a pendência mais longa

  1. Clique ou toque na tela fora a visualização que você acabou de criar.

  2. No painel Visualizações à direita, clique ou toque em Cartão.

    Visualizações – cartão

  3. Arraste MaxDaysPending de Solicitações de Projeto no painel Campos para Campos no painel Visualizações.

    Campos no painel Visualizações

  4. Clique ou toque em Formatar (rolo de pintura), em seguida, defina Borda como Ativado.

    Pincel de formatação – borda

  5. Defina Título como Ativado e adicione o título “Máximo de dias de aprovação pendente”.

    Adicionar um título

    A visualização agora deve ser semelhante a imagem a seguir.

     Máximo de dias de aprovação pendente

    Depois de publicarmos esse relatório, usaremos esse bloco para disparar um alerta se o valor máximo para um projeto pendente atingir um determinado limite.

Criar uma tabela que mostra o tempo entre a aprovação do projeto e a data de início projetada

  1. Clique ou toque na tela fora a visualização que você acabou de criar.

  2. No painel Visualizações à direita, clique ou toque em Tabela.

    Visualizações – tabela

  3. Arraste PMAssigned, Título e ApprovedStartDiff de Detalhes do Projeto no painel Campos para Valores no painel Visualizações.

    Valores no painel Visualizações

  4. Arraste ProjectedStartDate de Detalhes do Projeto no painel Campos para a área Filtros do painel Visualizações e selecione todas as datas exceto (Em Branco).

    Filtrar por ProjectedStartDate

  5. Redimensione as colunas da tabela para que você possa ver todos os dados. A visualização agora deve ser semelhante a imagem a seguir.

    Tabela com os valores de ApprovedStartDiff

  6. Clique ou toque na seta para baixo de ApprovedStartDiff e clique ou toque em Média, para que possamos ver a duração média entre a aprovação do projeto e a data de início projetada.

    Calcular a média

  7. Clique ou toque na seta para baixo de ApprovedStartDiff novamente e clique ou toque em Formatação condicional.

    Formatação condicional

  8. Use as configurações padrão e clique em OK.

    Opções de formatação condicional

    A visualização agora deve ser semelhante a imagem a seguir.

    Formatação condicional concluída

    Como você pode ver, os projetos que Irvin Sayers executa tendem a começar muito depois da aprovação. Pode haver outros fatores além do gerente atribuído, mas valeria a pena examinar isso.

Chegamos ao fim da seção do relatório e agora você deve ter um relatório completo com base nos dados importados do SharePoint e limpos e modelados no Power BI Desktop. Se tudo saiu de acordo com o plano, seu relatório deve ser semelhante à imagem a seguir.

Relatório completo

Próximas etapas

A próxima etapa nessa série de tutoriais é publicar o relatório do projeto do Power BI e criar um painel.