Criar um relatório do Power BI para analisar projetos

Nesta tarefa, criaremos um relatório do Power BI com base nas duas listas. Traremos os dados das listas para o Power BI Desktop e os limparemos um pouco, faremos uma modelagem de dados básica e criaremos um conjunto de visuais que nos digam algo sobre os dados.

Revisão rápida do Power BI Desktop

Antes de nos aprofundarmos na criação de relatórios, vamos revisar o Power BI Desktop. Essa é uma ferramenta poderosa, com muitos recursos, portanto, nos concentraremos em uma visão geral das áreas que você usará nesta tarefa. Há três áreas de trabalho ou exibições principais no Power BI Desktop: Relatório, Dados e Relacionamentos. O Power BI Desktop também inclui o Editor de Consultas, que é aberto em uma janela separada.

A tela a seguir mostra os três ícones de exibições à esquerda do Power BI Desktop: Relatório, Dados e Relacionamentos, de cima para baixo. A barra amarela à esquerda indica a exibição atual que, neste caso, é a exibição Relatório. Altere as exibições selecionando qualquer um desses três ícones.

A exibição Relatório tem cinco áreas principais:

1. A faixa de opções, que exibe tarefas comuns associadas a relatórios e visualizações.
2. A exibição, ou tela, Relatório, em que as visualizações são criadas e organizadas.
3. A área da guia Páginas na parte inferior, que permite selecionar ou adicionar uma página de relatório.
4. O painel Visualizações, em que você altera visualizações, personaliza cores ou eixos, aplica filtros, arrasta campos e muito mais.
5. O painel Campos, em que os elementos e os filtros de consulta podem ser arrastados para a exibição Relatório ou para a área Filtros do painel Visualizações.

A exibição Dados tem três áreas principais:

1. A faixa de opções, que tem a guia Modelagem selecionada abaixo. Nessa guia, você cria colunas e tabelas calculadas e faz outras alterações no modelo de dados.
2. O painel central, que mostra os dados da tabela selecionada.
3. O painel Campos, em que você controla como os campos são exibidos em seus relatórios.

Não usamos a exibição Relacionamentos nesta tarefa, mas você pode consultá-la posteriormente depois de trazermos os dados da lista para o Power BI Desktop.

No Editor de Consultas, você cria consultas e transforma dados, em seguida, carrega esse modelo de dados refinado no Power BI Desktop. O Editor de Consultas tem quatro áreas principais:

1. A faixa de opções, que tem muitas opções para formatar e transformar os dados que você traz.
2. O painel esquerdo, em que as consultas são listadas e disponibilizadas para seleção, exibição e formatação.
3. O painel central, em que os dados da consulta selecionada são exibidos e disponibilizados para formatação.
4. A janela Configurações de Consulta, que lista as propriedades da consulta e as etapas de transformação de dados que foram aplicadas.

Etapa 1: inserir dados no Power BI Desktop

Nesta etapa, primeiro nos conectaremos às duas listas. Em seguida, limparemos os dados removendo as colunas de que não precisamos para nossa análise de dados. Também alteraremos os tipos de dados em algumas das colunas restantes para que os cálculos funcionem corretamente. Para obter mais informações sobre a obtenção e a limpeza de dados no Power BI Desktop, consulte a seção Obter dados no nosso curso de Aprendizado Guiado.

Conectar-se às listas

1. No Power BI Desktop, na guia Página Inicial, clique ou toque em Obter Dados e em Mais....

   

2. Na caixa de diálogo Obter Dados, clique ou toque em Lista do SharePoint Online e em Conectar.

   

3. Insira o URL do seu site do SharePoint e, em seguida, clique ou toque em OK.

   

4. Se você receber a seguinte caixa de diálogo, verifique se está conectado com as credenciais corretas, em seguida, clique ou toque em Conectar.

   

5. Selecione Project Details e Project Requests e clique ou toque em Editar.

   

   Agora, as listas são exibidas como tabelas no Editor de Consultas.

   

Remova colunas desnecessárias das tabelas

1. No painel de navegação esquerdo, selecione Detalhes do Projeto.

2. No painel central, selecione a coluna FileSystemObjectType e clique ou toque em Remover Colunas.

   

3. Remova as duas colunas após a coluna ID: ServerRedirectedEmbedURL e ContentTypeId.

   Dica

   Use a tecla Shift para selecionar as duas colunas e, em seguida, clique ou toque em Remover Colunas.

4. Remova todas as colunas à direita da coluna PMAssigned (um total de 22 colunas). A tabela deve corresponder à imagem a seguir:

   

5. Repita o processo que você acabou de realizar, agora para Project Requests: remova FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId e todas as colunas à direita da coluna Approved (um total de 22 colunas). A tabela deve corresponder à imagem a seguir:

   

Alterar o tipo de dados nas colunas de Project Details

1. Selecione a coluna ProjectedDays, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e em Número Inteiro.

   

2. Repita a etapa anterior para a coluna ActualDays.

3. Selecione a coluna ApprovedDate, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e em Data.

   

4. Repita a etapa anterior para as colunas ProjectedStartDate e ProjectedEndDate.

Alterar o tipo de dados nas colunas de Project Requests

1. Selecione a coluna EstimatedDays, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e em Número Inteiro.

2. Selecione a coluna RequestDate, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e em Data.

Aplicar e salvar alterações

1. Na guia Página Inicial, clique em Fechar e Aplicar para fechar o Editor de Consultas e voltar para a janela principal do Power BI Desktop.

   

2. Clique ou toque em Arquivo e em Salvar e salve com o nome project-analysis.pbix.

Etapa 2: melhorar o modelo de dados

Agora que temos os dados das nossas listas extraídos para o Power BI Desktop, passaremos para a modelagem de dados. A modelagem de dados pode ser um processo demorado, mas mostraremos rapidamente algumas ações interessantes que podem ser realizadas para aproveitar melhor os dados das listas no Power BI Desktop:

• Alterar a forma como as duas tabelas estão relacionadas entre si
• Adicionar uma tabela de datas para que possamos fazer cálculos com base em dias da semana
• Adicionar colunas calculadas para calcular os períodos de tempo entre marcos do projeto
• Adicionar medidas para calcular a variação em dias projetados versus dias reais de um projeto

Depois que essas etapas forem concluídas, poderemos criar visualizações que tirem proveito das melhorias no nosso modelo. Para obter mais informações sobre a modelagem de dados no Power BI Desktop, consulte a seção Modelagem em nosso curso de Aprendizado Guiado.

Alterar relacionamentos entre tabelas

Quando o Power BI Desktop trouxe as listas, ele criou um relacionamento entre elas com base na coluna ID das duas tabelas. O relacionamento, na verdade, deve ser entre a coluna ID na tabela Project Requests e a coluna RequestId na tabela Project Details. Vamos corrigir isso:

1. Clique ou toque no ícone Exibição de dados.

   

2. Na guia Modelagem, clique ou toque em Gerenciar Relacionamentos. Permaneceremos nessa guia na exibição Dados por todas as etapas de modelagem de dados.

   

3. Selecione o relacionamento existente, clique ou toque em Excluir e em Excluir novamente para confirmar.

   

4. Clique em Novo para criar um relacionamento diferente.

5. Na caixa de diálogo Criar Relacionamento:

   1. Para a primeira tabela, selecione Project Requests e a coluna ID.

   2. Para a segunda tabela, selecione Project Details e a coluna RequestId.

   3. A tela deve ser semelhante à imagem a seguir. Quando você estiver pronto, clique ou toque em OK e, em seguida, em Fechar.

      

Adicionar uma tabela de datas para facilitar os cálculos baseados em datas

1. Clique ou toque em Nova Tabela.

   

2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas: Dates = CALENDARAUTO().

   

   Esta fórmula cria uma tabela chamada Dates com uma única coluna de datas. A tabela abrange todas as datas da outra tabela e será atualizada automaticamente se mais datas forem adicionadas (ou seja, se os dados forem atualizados).

   Essa fórmula e as outras nesta seção usam DAX (Data Analysis Expressions), uma linguagem de fórmula para o Power BI e outras tecnologias. Para obter mais informações, consulte Noções básicas de DAX no Power BI Desktop.

3. Pressione Enter para criar a tabela Dates.

   

Adicionar uma coluna calculada à tabela Dates

1. Enquanto ainda estiver na tabela de datas, clique ou toque em Nova Coluna.

   

2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

   Esta fórmula determina se uma data na coluna Date é um dia de semana. Se a data for um dia de semana, a coluna IsWeekDay receberá o valor de 1, caso contrário, receberá o valor de 0.

3. Pressione Enter para adicionar a coluna IsWeekDay à tabela Dates.

   

Adicionar uma coluna calculada à tabela Project Details

1. No painel direito, clique ou toque na tabela Project Details e em Nova Coluna.

   

2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas:

   ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
      DATESBETWEEN(Dates[Date],
         'Project Details'[ApprovedDate],
         'Project Details'[ProjectedStartDate]
     )
   )
   

   Esta fórmula calcula a diferença em dias entre quando um projeto foi aprovado e quando ele está projetado para começar. Ela usa a coluna IsWeekday da tabela Dates, de forma que conte apenas os dias da semana.

3. Pressione Enter para adicionar a coluna ApprovedStartDiff à tabela Project Details.

   

Adicionar uma coluna calculada à tabela Project Requests

1. No painel direito, clique ou toque na tabela Project Requests e em Nova Coluna.

   

2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas:

   RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
      DATESBETWEEN(Dates[Date],
         'Project Requests'[RequestDate],
         NOW()
      )
   )
   

   Esta fórmula calcula a diferença em dias entre quando um projeto foi solicitado e a data de hoje (NOW()). Novamente, a fórmula conta apenas dias da semana. Esta coluna é usada para procurar o projeto que está pendente há mais tempo.

3. Pressione Enter para adicionar a coluna RequestDateAge à tabela Project Requests.

   

Adicionar uma medida à tabela Project Details

1. No painel direito, clique ou toque na tabela Project Details e em Nova Medida.

   

2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas:

   VarProjectedActual = DIVIDE(
       SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
       SUM('Project Details'[ProjectedDays])
   )
   

   Esta fórmula calcula a variação entre os dias reais e projetados de um projeto. Adicionamos isso como uma medida, em vez de uma coluna calculada, para que ela retorne os resultados corretos independentemente de como os dados são filtrados ou agregados em um relatório.

3. Pressione Enter para adicionar a medida VarProjectedActual à tabela Project Details.

   

Adicionar uma medida à tabela Project Requests

1. No painel direito, clique ou toque na tabela Project Requests e em Nova Medida.

   

2. Insira esta fórmula na barra de fórmulas:

   MaxDaysPending = MAXX(
       FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
       'Project Requests'[RequestDateAge]
   )
   

   Esta fórmula localiza o projeto que está pendente há mais tempo, com base na coluna calculada que definimos anteriormente.

3. Pressione Enter para adicionar a medida MaxDaysPending à tabela Project Requests.

   

Etapa 3: criar visualizações de relatório

Agora estamos na etapa que vem à mente de muitas pessoas quando elas pensam na análise de dados: criar visualizações para poder encontrar padrões nos dados. Nesta etapa, criaremos quatro visualizações:

• Um gráfico de colunas que mostra dias projetados versus dias reais em projetos
• Um gráfico de colunas que mostra a variação para cada projeto
• Um cartão que mostra o projeto que está pendente há mais tempo
• Uma tabela que mostra o tempo entre a aprovação do projeto e a data de início projetada

Depois de criarmos essas visualizações de relatório no Power BI Desktop, publicaremos os dados e relatórios no serviço do Power BI, para que possamos criar e compartilhar painéis. Para obter mais informações sobre a criação de relatórios no Power BI Desktop, consulte a seção Visualizações em nosso curso de Aprendizado Guiado.

Criar um gráfico de barras para mostrar o projetado versus o real

1. Clique ou toque no ícone de exibição Relatório. Permaneceremos nessa exibição pelo restante do tempo no Power BI Desktop.

   

2. No painel Visualizações à direita, clique ou toque em Gráfico de colunas clusterizado.

   

3. Arraste PMAssigned e Título de Project Details no painel Campos para Eixo no painel Visualizações.

   

4. Arraste ActualDays e ProjectedDays de Project Details no painel Campos para Valor no painel Visualizações.

   

5. A visualização agora deve ser semelhante à imagem a seguir.

   

6. Arraste Status de Project Details no painel Campos para a área Filtros do painel Visualizações e marque a caixa de seleção Concluído.

   

   O gráfico agora está filtrado para mostrar apenas os projetos concluídos, o que faz sentido, pois estamos comparando os dias projetados com os dias reais.

7. Clique nas setas no canto superior esquerdo do gráfico para mover para cima e para baixo a hierarquia de projetos e gerentes de projeto. Na imagem a seguir, você verá a aparência da busca detalhada nos projetos.

   

Criar um gráfico de barras para mostrar a variação do projetado

1. Clique ou toque na tela fora da visualização que você acabou de criar.

2. No painel Visualizações à direita, clique ou toque em Gráfico de colunas clusterizado.

   

3. Arraste PMAssigned e Título de Project Details no painel Campos para Eixo no painel Visualizações.

   

4. Arraste VarProjectedActual de Project Details no painel Campos para Valor no painel Visualizações.

   

5. Arraste Status de Project Details no painel Campos para a área Filtros do painel Visualizações e marque a caixa de seleção Concluído.

   

   A visualização agora deve ser semelhante à imagem a seguir.

   

   Você pode ver neste gráfico a quantidade maior de variabilidade nos projetos que foram executados por Irvin Sayers versus por Joni Sherman. Aprofunde-se para ver a variabilidade por projeto e se os dias projetados foram maiores ou menores que os dias reais.

   

6. Antes de criar mais visualizações, mova e redimensione as que você já criou, para que se ajustem lado a lado.

   

Criar um cartão que mostre o projeto com a pendência mais longa

1. Clique ou toque na tela fora da visualização que você acabou de criar.

2. No painel Visualizações à direita, clique ou toque em Cartão.

   

3. Arraste MaxDaysPending de Project Requests no painel Campos para Campos no painel Visualizações.

   

4. Clique ou toque em Formatar (rolo de pintura), em seguida, defina Borda como Ativado.

   

5. Defina Título como Ativado e adicione o título “Número máximo de dias de aprovação pendente”.

   

   A visualização agora deve ser semelhante à imagem a seguir.

   

   Depois que publicarmos este relatório, usaremos esse bloco para acionar um alerta se o valor máximo para um projeto pendente atingir um determinado limite.

Criar uma tabela que mostre o tempo entre a aprovação do projeto e a data de início projetada

1. Clique ou toque na tela fora da visualização que você acabou de criar.

2. No painel Visualizações à direita, clique ou toque em Tabela.

   

3. Arraste PMAssigned, Título e ApprovedStartDiff de Project Details no painel Campos para Valores no painel Visualizações.

   

4. Arraste ProjectedStartDate de Project Details no painel Campos para a área Filtros do painel Visualizações e selecione todas as datas exceto (Em Branco).

   

5. Redimensione as colunas da tabela para que você possa ver todos os dados e classifique por ApprovedStartDiff, em ordem decrescente. A visualização agora deve ser semelhante à imagem a seguir.

   

6. Na área Valores, clique ou toque na seta para baixo de ApprovedStartDiff e clique ou toque em Média. Agora podemos ver a duração média entre a aprovação do projeto e a data de início projetada.

   

7. Clique ou toque na seta para baixo de ApprovedStartDiff novamente, em Formatação condicional e em Escalas de cor da tela de fundo.

   

8. Defina cores para os campos Mínimo e Máximo como mostrado abaixo e clique ou toque em OK.

   

   A visualização agora deve ser semelhante à imagem a seguir.

   

   Como você pode ver, os projetos que Irvin Sayers executa tendem a começar muito depois da aprovação. Pode haver outros fatores além do gerente atribuído, mas vale a pena examinar isso.

Chegamos ao fim da seção de relatório e agora você deve ter um relatório completo com base nos dados importados do SharePoint e limpos e modelados no Power BI Desktop. Se tudo saiu de acordo com o plano, seu relatório deve ser semelhante à imagem a seguir.

Próximas etapas

A próxima etapa nesta série de tutoriais é publicar o relatório do projeto do Power BI e criar um painel.

Consulte também

• Cenários de integração do SharePoint