Identificar o problema do negócio para resolver (caso de utilização)

O primeiro passo ao usar o Microsoft Power Platform para resolver um problema de negócio é decidir qual o problema que pretende resolver.

Em termos de TI, o problema de negócio a resolver é comummente referido como caso de utilização.

Pergunte-se: "Qual é o problema de negócio que estou a tentar resolver?" (Seja conciso ao nomear o problema; em muitos casos, tornar-se-á o nome da aplicação que construir!) Quando definir o problema, decomponha-o numa instrução de problemas e no resultado que gostaria de alcançar.

Para a aplicação que vamos usar como exemplo nestes artigos, criámos a seguinte declaração: "Relatório de despesas: Criar um processo que seja eficiente para os colaboradores e para o departamento de gestão contabilística, permite um acompanhamento orçamental mais rápido e reduz a nossa exposição em auditorias."

Se já sabe exatamente o problema que se propôs resolver, pode saltar para a secção Considerar o custo de resolução do problema manualmente. Se precisa de algumas ideias ou quiser praticar um problema menor antes de abordar a sua inspiração original, continue a ler.

O que posso fazer com o Power Apps?

Se está a fazer a sua primeira aplicação com o Power Apps, pense no seu negócio e no trabalho que faz juntamente com a sua equipa no dia-a-dia, e identifique um problema de negócio que está atualmente a usar um processo manual para resolver.

Os potenciais casos de utilização para automatização são lacunas, reclamações ou ineficiências que existem no seu ambiente de trabalho atual. Processos que ainda requerem papel ou e-mail, e processos que requerem a movimentação manual de dados de um lugar para outro (do e-mail para uma base de dados ou de uma folha de cálculo para outra), são candidatos prováveis para resolver com uma aplicação.

Para inspiração, veja estas histórias do mundo real dos clientes.

É bom saber como a aplicação que tem em mente pode beneficiar os seus colegas e o seu chefe, especialmente quando precisa de pedir cooperação ao fazer ou utilizar as aplicações. A lista abaixo mostra os tipos de problemas que podem ser resolvidos pela plataforma:

• Disponibilidade – aceder a aplicações a qualquer momento, em qualquer lugar

• Mobilidade – permitir que as pessoas trabalhem com uma aplicação enquanto se movem

• Consolidação – recolha de dados de uma forma mais automatizada para minimizar a consolidação manual

• Formação – pôr as pessoas a par e acompanhar os seus resultados de formação e certificações

• Democratização – aumentar a capacidade de resolver problemas dentro do departamento ou secção

• Inclusão – redução do atrito para os colaboradores que tenham ambientes de trabalho diferentes dos outros colaboradores (como trabalhadores remotos ou pessoas com deficiência)

• Eficiência – redução do tempo necessário para obter o resultado desejado, reduzindo passos desnecessários

• Produtividade – aumentar o débito de um processo

• Oportunidade – aumentar a velocidade da colaboração de ponta a ponta entre diferentes intervenientes

• Escalabilidade – permitir mais débito

• Análise – recolha de informações adicionais necessárias, armazenando-a de forma a permitir uma análise mais fácil

• Comunicação – possibilitar relatórios mais rápidos ou completos à gestão

• Segurança – armazenar e trabalhar com dados de forma segura

• Conformidade – resolver questões em torno do tratamento de informações pessoais, cumprimento de requisitos legais ou gestão contabilística

• Sustentabilidade – redução de resíduos (como papel e eletricidade) e poluição

Considerando o custo de resolver o problema manualmente

Antes de embarcar no projeto, aproveite para refletir sobre se o projeto vale a pena.

Pode ser possível "adivinhar" o custo de alto nível de resolver o problema manualmente. Isto pode ser expresso no tempo que leva para completar o processo inteiro, ou—se conhece o custo de trabalho "totalmente carregado" (salário ou taxa horária, benefícios, e assim por diante)— pode multiplicar o tempo gasto a resolver o problema por essa taxa para chegar a um custo sempre que o processo é executado. A partir daí, se souber o número de vezes que o processo é executado, pode calcular o custo anual.

Esteja ciente de que nem todos os projetos resultam em poupança de tempo ou de custos. Por vezes, automatizar um processo pode fornecer dados mais limpos ou mais oportunos, ou evitar custos (por exemplo, captar dados permite um registo de auditoria que pode ajudar a evitar uma multa se ocorrer uma auditoria.)

Esta será uma estimativa rápida para garantir que vale a pena realizar o seu projeto de aplicação. Noutro artigo, entraremos em detalhes sobre a análise do custo versus valor do negócio.

Assumindo que decidiu que vale a pena prosseguir este projeto, o próximo passo é compreender totalmente o processo atual e procurar otimizações para ele.