Criar um relatório do Power BI para analisar projetos
Nota
Este artigo faz parte de uma série de tutoriais sobre a utilização do Power Apps, Power Automate e Power BI com SharePoint Online. Garanta que lê a introdução da série para obter o panorama geral, bem como as transferências relacionadas.
Nesta tarefa, vamos criar um relatório do Power BI com base nas duas listas. Vamos introduzir os dados de lista no Power BI Desktop e limpá-los um pouco, realizar alguma modelação de dados básica e criar um conjunto de elementos visuais que nos dizem algo sobre os dados.
Revisão rápida do Power BI Desktop
Antes de aprofundarmos a criação de relatórios, vamos rever o Power BI Desktop. Esta é uma ferramenta poderosa, com muitas funcionalidades, pelo que iremos focar-nos numa descrição geral das áreas que irá utilizar nesta tarefa. Existem três áreas de trabalho ou vistas principais no Power BI Desktop: a vista de Relatório, a vista de Dados e a vista de Relações. O Power BI Desktop também inclui o Editor de Consultas, que abre numa janela separada.
O ecrã seguinte mostra os três ícones de vistas no lado esquerdo do Power BI Desktop: Relatório, Dados e Relações, de cima para baixo. A barra amarela no lado esquerdo indica a vista atual; neste caso, é apresentada a vista de Relatório. Para mudar de vista, selecione qualquer um dos três ícones.
A vista de Relatório tem cinco áreas principais:
- O friso, que apresenta as tarefas comuns associadas a relatórios e visualizações.
- A vista de Relatório, ou tela, onde as visualizações são criadas e dispostas.
- A área do separador Páginas ao longo da parte inferior, que lhe permite selecionar ou adicionar uma página de relatório.
- O painel Visualizações, onde muda de visualização, personaliza cores ou eixos, aplica filtros, arrasta campos e muito mais.
- O painel Campos, onde os elementos de consulta e os filtros podem ser arrastados para a vista de Relatório ou arrastados para a área Filtros do painel Visualizações.
A vista de Dados tem três áreas principais:
- O friso, que tem o separador Modelação selecionado abaixo. Neste separador, pode criar colunas e tabelas calculadas e fazer outras alterações ao modelo de dados.
- O painel central, que mostra os dados da tabela selecionada.
- O painel Campos, onde pode controlar a forma como os campos são apresentados nos seus relatórios.
Nesta tarefa, não utilizamos a vista de Relações, mas pode consultá-la mais tarde depois de introduzirmos os dados de lista no Power BI Desktop.
No Editor de Consultas, pode criar consultas e transformar dados e, em seguida, carregar esse modelo de dados sofisticado para o Power BI Desktop. O Editor de Consultas tem quatro áreas principais:
- O friso, que tem muitas opções para moldar e transformar os dados que introduz.
- O painel esquerdo, onde as consultas estão listadas e disponíveis para seleção, visualização e modelação.
- O painel central, onde os dados da consulta selecionada são apresentados e estão disponíveis para modelação.
- A janela Definições da Consulta, que apresenta uma lista de propriedades da consulta e dos passos de transformação de dados que foram aplicados.
Passo 1: Importar dados para o Power BI Desktop
Neste passo, vamos ligar primeiro às duas listas. Em seguida, vamos limpar os dados, removendo as colunas de que não precisamos para a nossa análise de dados. Também vamos alterar os tipos de dados em algumas das colunas restantes, para que os cálculos funcionem corretamente. Para obter mais informações sobre a obtenção e limpeza de dados no Power BI Desktop, veja a secção Obter Dados no nosso curso de Aprendizagem Interativa.
Ligar a listas
No Power BI Desktop, no separador Base, clique ou toque em Obter Dados e, em seguida, em Mais…
Na caixa de diálogo Obter Dados, clique ou toque em Lista do SharePoint Online e, em seguida, em Ligar.
Introduza o URL do site do SharePoint e clique ou toque em OK.
Se a caixa de diálogo seguinte for apresentada, certifique-se de que iniciou sessão com as credenciais corretas e, em seguida, clique ou toque em Ligar.
Selecione Detalhes do Projeto e Pedidos de Projeto e, em seguida, clique ou toque em Editar.
As listas são agora apresentadas como tabelas no Editor de Consultas.
Remover colunas desnecessárias das tabelas
No painel de navegação à esquerda, selecione Detalhes do Projeto.
No painel do meio, selecione a coluna FileSystemObjectType e, em seguida, clique ou toque em Remover Colunas.
Remova as duas colunas a seguir à coluna Id: ServerRedirectedEmbedURL e ContentTypeId.
Dica
Utilize a tecla Shift para selecionar as duas colunas e, em seguida, clique ou toque em Remover Colunas.
Remova todas as colunas à direita da coluna PMAssigned (um total de 22 colunas). A tabela deve corresponder à imagem seguinte:
Repita o processo que acabou de efetuar, agora para Pedidos de Projeto: remova FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId e todas as colunas à direita da coluna Aprovados (um total de 22 colunas). A tabela deve corresponder à imagem seguinte:
Alterar o tipo de dados nas colunas de Detalhes do Projeto
Selecione a coluna ProjectedDays, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e, em seguida, em Número Inteiro.
Repita o passo anterior para a coluna ActualDays.
Selecione a coluna ApprovedDate, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e, em seguida, em Data.
Repita o passo anterior para as colunas ProjectedStartDate e ProjectedEndDate.
Alterar o tipo de dados nas colunas de Pedidos de Projeto
Selecione a coluna EstimatedDays, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e, em seguida, em Número Inteiro.
Selecione a coluna RequestDate, clique ou toque em Tipo de Dados: Qualquer e, em seguida, em Data.
Aplicar e guardar alterações
No separador Base, clique em Fechar e Aplicar para fechar o Editor de Consultas e voltar à janela principal do Power BI Desktop.
Clique ou toque em Ficheiro, depois em Guardar e guarde com o nome project-analysis.pbix.
Passo 2: Melhorar o modelo de dados
Agora que movemos os dados das nossas listas para o Power BI Desktop, vamos avançar para a modelação de dados. A modelação de dados pode ser um processo moroso, mas vamos mostrar-lhe resumidamente algumas coisas interessantes que pode fazer para tirar maior proveito dos dados de lista no Power BI Desktop:
- Alterar a forma como as duas tabelas estão relacionadas entre si
- Adicionar uma tabela de datas para que possamos fazer cálculos com base nos dias da semana
- Adicionar colunas calculadas para calcular períodos de tempo entre marcos do projeto
- Adicionar medidas para calcular o desvio nos dias previstos versus os dias reais para um projeto
Depois de concluir estes passos, podemos criar visualizações que tiram partido das melhorias ao nosso modelo. Para obter mais informações sobre a modelação de dados no Power BI Desktop, veja a secção Modelação no nosso curso de Aprendizagem Interativa.
Alterar relações de tabela
Quando o Power BI Desktop introduziu as listas, criou uma relação entre elas com base na coluna Id em ambas as tabelas. Na verdade, a relação deve ser entre a coluna Id na tabela Pedidos de Projeto e a coluna RequestId na tabela Detalhes do Projeto. Vamos resolver isso:
Clique ou toque no ícone Vista de dados.
No separador Modelação, clique ou toque em Gerir Relações. Iremos permanecer neste separador na vista de Dados durante todos os passos de modelação de dados.
Certifique-se de que a relação existente está selecionada, clique ou toque em Eliminar e, em seguida, novamente em Eliminar para confirmar.
Clique em Novo para criar uma relação diferente.
Na caixa de diálogo Criar Relação:
Para a primeira tabela, selecione Pedidos de Projeto e a coluna Id.
Para a segunda tabela, selecione Detalhes do Projeto e a coluna RequestId.
O ecrã deverá ser semelhante à imagem seguinte. Quando estiver pronto, clique ou toque em OK e em Fechar.
Adicionar uma tabela de datas para facilitar os cálculos com base na data
Clique ou toque em Nova Tabela.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas: Dates = CALENDARAUTO().
Esta fórmula cria uma tabela com o nome Datas com uma única coluna de data. A tabela abrange todas as datas da outra tabela e atualiza automaticamente se forem adicionadas mais datas (ou seja, se os dados forem atualizados).
Esta fórmula e as restantes nesta secção utilizam a linguagem DAX (Data Analysis Expressions), uma linguagem de fórmula para o Power BI e outras tecnologias. ara mais informações, consulte DAX basics no Power BI Desktop.
Prima Enter para criar a tabela Dates.
Adicionar uma coluna calculada à tabela de Datas
Ainda na tabela de datas, clique ou toque em Nova Coluna.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).
Esta fórmula determina se uma data na coluna Data é um dia da semana. Se a data for um dia da semana, a coluna IsWeekDay recebe o valor 1; caso contrário, recebe o valor 0.
Prima Enter para adicionar a coluna IsWeekDay à tabela Datas.
Adicionar uma coluna calculada à tabela Detalhes do Projeto
No painel da direita, clique ou toque na tabela Detalhes do Projeto e, em seguida, em Nova Coluna.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas:
ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]), DATESBETWEEN(Dates[Date], 'Project Details'[ApprovedDate], 'Project Details'[ProjectedStartDate] ) )
Esta fórmula calcula a diferença em dias entre a data de aprovação de um projeto e a data de início prevista. Utiliza a coluna IsWeekday da tabela Datas, pelo que conta apenas dias da semana.
Prima Enter para adicionar a coluna ApprovedStartDiff à tabela Detalhes do Projeto.
Adicionar uma coluna calculada à tabela Pedidos de Projeto
No painel da direita, clique ou toque na tabela Pedidos de Projeto e, em seguida, em Nova Coluna.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas:
RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]), DATESBETWEEN(Dates[Date], 'Project Requests'[RequestDate], NOW() ) )
Esta fórmula calcula a diferença em dias entre a data em que um projeto foi pedido e a data atual (NOW()). Novamente, a fórmula conta apenas dias da semana. Esta coluna é utilizada para procurar o projeto que está no estado pendente há mais tempo.
Prima Enter para adicionar a coluna RequestDateAge à tabela Pedidos de Projeto.
Adicionar uma medida à tabela Detalhes do Projeto
No painel da direita, clique ou toque na tabela Detalhes do Projeto e, em seguida, em Nova Medida.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas:
VarProjectedActual = DIVIDE( SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]), SUM('Project Details'[ProjectedDays]) )
Esta fórmula calcula o desvio entre os dias reais e os dias previstos para um projeto. Adicionamo-la como uma medida, em vez de uma coluna calculada, de modo a que devolva os resultados corretos, independentemente da forma como os dados são filtrados ou agregados num relatório.
Prima Enter para adicionar a medida VarProjectedActual à tabela Detalhes do Projeto.
Adicionar uma medida à tabela Pedidos de Projeto
No painel da direita, clique ou toque na tabela Pedidos de Projeto e, em seguida, em Nova Medida.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas:
MaxDaysPending = MAXX( FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"), 'Project Requests'[RequestDateAge] )
Esta fórmula localiza o projeto que está no estado pendente há mais tempo, com base na coluna calculada que definimos anteriormente.
Prima Enter para adicionar a medida MaxDaysPending à tabela Pedidos de Projeto.
Passo 3: Criar visualizações de relatórios
Agora, estamos no passo em que muitas pessoas pensam quando pensam na análise de dados: criar visualizações para que possamos encontrar padrões nos nossos dados. Neste passo, vamos criar quatro visualizações:
- Um gráfico de colunas que mostra os dias previstos versus os dias reais em projetos
- Um gráfico de colunas que mostra o desvio para cada projeto
- Um cartão que mostra o projeto que está pendente há mais tempo
- Uma tabela que mostra o tempo entre a aprovação do projeto e a data de início prevista
Depois criarmos estas visualizações de relatório no Power BI Desktop, vamos publicar os dados e os relatórios no serviço Power BI, para que possamos criar e partilhar dashboards. Para obter mais informações sobre a criação de relatórios no Power BI Desktop, veja a secçãoe Visualizações no nosso curso de Aprendizagem Interativa.
Criar um gráfico de barras para mostrar os dias previstos versus reais
Clique ou toque no ícone da vista de Relatório. Vamos permanecer nesta vista durante o resto do nosso tempo no Power BI Desktop.
No painel Visualizações no lado direito, clique ou toque em Gráfico de colunas agrupadas.
Arraste PMAssigned e Título de Detalhes do Projeto no painel Campos para Eixo no painel Visualizações.
Arraste ActualDays e ProjectedDays de Detalhes do Projeto no painel Campos para Valor no painel Visualizações.
A visualização deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.
Arraste Estado de Detalhes do Projeto no painel Campos para a área Filtros do painel Visualizações e, em seguida, selecione a caixa de verificação Concluído.
O gráfico é agora filtrado para mostrar apenas os projetos concluídos, o que faz sentido porque estamos a comparar dias previstos versus dias reais.
Clique nas setas no canto superior esquerdo do gráfico para mover para cima e para baixo a hierarquia de gestores de projeto e os projetos. Na imagem seguinte, pode ver o aspeto da desagregação em projetos.
Criar um gráfico de barras para mostrar o desvio em relação aos dias previstos
Clique ou toque na tela fora da visualização que acabou de criar.
No painel Visualizações no lado direito, clique ou toque em Gráfico de colunas agrupadas.
Arraste PMAssigned e Título de Detalhes do Projeto no painel Campos para Eixo no painel Visualizações.
Arraste VarProjectedActual de Detalhes do Projeto no painel Campos para Valor no painel Visualizações.
Arraste Estado de Detalhes do Projeto no painel Campos para a área Filtros do painel Visualizações e, em seguida, selecione a caixa de verificação Concluído.
A visualização deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.
A partir deste gráfico, pode ver que existe muito mais variabilidade para os projetos que foram executados por Irvin Sayers versus Joni Sherman. Explore para ver a variabilidade por projeto e se os dias previstos foram mais ou menos que os dias reais.
Antes de criarmos mais visualizações, mova e redimensione aquelas que já criou, de modo a que fiquem lado a lado.
Criar um cartão que mostra o projeto que está pendente há mais tempo
Clique ou toque na tela fora da visualização que acabou de criar.
No painel Visualizações no lado direito, clique ou toque em Cartão.
Arraste MaxDaysPending de Pedidos de Projeto no painel Campos para Campos no painel Visualizações.
Clique ou toque em Formatar (rolo de pintura) e, em seguida, defina Limite como Ativo.
Defina Título como Ativo e, em seguida, adicione o título "Número máximo de dias com aprovação pendente".
A visualização deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.
Depois de publicarmos este relatório, iremos utilizar este mosaico para acionar um alerta se o valor máximo de um projeto pendente atingir um determinado limiar.
Criar uma tabela que mostra o tempo entre a aprovação do projeto e a data de início prevista
Clique ou toque na tela fora da visualização que acabou de criar.
No painel Visualizações no lado direito, clique ou toque em Tabela.
Arraste PMAssigned, Título e ApprovedStartDiff de Detalhes do projeto no painel Campos para Valores no painel Visualizações.
Arraste ProjectedStartDate de Detalhes do Projeto no painel Campos para a área Filtros do painel Visualizações e, em seguida, selecione todas as datas, exceto (Em branco).
Redimensione as colunas da tabela para que possa ver todos os dados e ordene-as por ApprovedStartDiff, descendente. A visualização deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.
Na área Valores, clique ou toque na seta para baixo para ApprovedStartDiff e, em seguida, clique ou toque em Média. Pode agora ver a duração média entre a aprovação do projeto e a data de início prevista.
Clique ou toque na seta para baixo em ApprovedStartDiff novamente, clique ou toque em Formatação condicional e, em seguida, clique ou toque em Escalas de cores de fundo.
Defina as cores nos campos Mínimo e Máximo conforme mostrado abaixo e, em seguida, clique ou toque em OK.
A visualização deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.
Como pode ver, os projetos executados por Irvin Sayers têm tendência a começar muito mais tarde após a aprovação. Podem existir outros fatores para além do gestor atribuído, mas vale a pensa investigar este fator.
Chegámos ao fim da secção de relatório e, agora, deve ter um relatório completo com base nos dados importados do SharePoint e limpos e modelados no Power BI Desktop. Se tudo correu tal como previsto, o relatório deverá ser semelhante à imagem seguinte.
Passos seguintes
O passo seguinte nesta série de tutoriais é publicar o relatório do projeto do Power BI e criar um dashboard.
Consulte também
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