Примечание. Эта статья входит в серию руководств по использованию PowerApps, Microsoft Flow и Power BI с SharePoint Online. Обязательно просмотрите вводные сведения, чтобы получить общее представление о процессе и скачать связанные файлы.

В этом руководстве мы создадим последовательность для управления утверждениями проектов. Так как Microsoft Flow интегрируется с SharePoint, вы сможете быстро создать последовательность непосредственно из списка. Создаваемая последовательность активируется при добавлении элемента в список Project Requests (Запросы проекта). Последовательность по электронной почте отправляет сообщение пользователю, утверждающему проекты. Этот пользователь утверждает или отклоняет запрос непосредственно в сообщении. Затем последовательность отправляет сообщение пользователю, запрашивающему проекты. Это сообщение содержит утверждение или отклонение. В соответствии с выбранным вариантом последовательность обновляет список SharePoint.

Шаг 1. Настройка шаблона последовательности

  1. В списке Project Requests (Запросы проекта) щелкните Flow (Последовательность), а затем — Create a flow (Создать последовательность).

    Создание последовательности

  2. В области справа щелкните Send approval email when a new item is added (Отправлять утверждение по электронной почте при добавлении нового элемента).

    Создание последовательности утверждения

  3. Войдите в SharePoint и Outlook, если вы еще не сделали это, а затем нажмите кнопку Continue (Продолжить).

    Вход для использования шаблона

    Отобразится готовый к использованию шаблон для этой последовательности. Поля в последовательности представляют шаги. Каждый шаг принимает входные данные, — как полученные от предыдущих шагов, так и указанные вами. Все предыдущие шаги передают выходные данные последующим шагам. Например, шаг Send approval email (Отправить письмо с запросом на утверждение) принимает сведения о списке, полученные от предыдущего шага, использует указанный вами адрес электронной почты, а затем передает следующему шагу выбранное значение (утверждение или отклонение).

    Шаблон утверждения

  4. Введите действительный адрес электронной почты в поле To (Кому). Адрес должен разрешать в переменную имя в клиенте, как показано ниже.

    Контактные данные для отправки письма с утверждением

    Следующее поле в последовательности отправляет ответ на сообщение пользователю, утверждающему проекты. С этого момента последовательность выполняется по двум сценариям в рамках ветвей ДА или НЕТ.

    Условие утверждения

Шаг 2. Создание действий для условия утверждения "ДА"

  1. В ветке ДА щелкните поле Send email (Отправить сообщение).

    Сообщение с утверждением

  2. По умолчанию сообщение отправляется пользователю, создавшему элемент списка, с такой же строкой темы и текстом, как на изображении. При необходимости эти данные можно изменить.

  3. Нажмите кнопку Add an Action (Добавить действие).

    Добавление действия

  4. В разделе Choose an action (Выбор действия) выполните поиск по слову "SharePoint" и выберите SharePoint – Update item (SharePoint — изменить элемент).

    Действие по изменению элемента

  5. Введите URL-адрес сайта SharePoint и имя списка.

    Параметры изменения элемента

  6. Выберите поле ID (Идентификатор) и в диалоговом окне динамического содержимого щелкните ID (Идентификатор).

    Список динамического содержимого: идентификатор

    Динамическое содержимое доступно в пределах последовательности в зависимости от предыдущего шага. В нашем примере доступны данные списка SharePoint — их можно использовать в создаваемых действиях.

  7. Выберите поле Title (Заголовок), выполните поиск по слову "Title" в диалоговом окне динамического содержимого и щелкните Title (Заголовок).

    Список динамического содержимого: заголовок

  8. В поле Approved (Утверждено) введите "Yes" (Да). Теперь эта часть последовательности должна выглядеть приблизительно так:

    Обновление списка

  9. Нажмите кнопку Add an Action (Добавить действие) еще раз. На этот раз мы добавим элемент в список Project Details (Сведения о проекте) для утвержденного проекта.

    Добавление действия

  10. В разделе Choose an action (Выбор действия) выполните поиск по слову "SharePoint" и выберите SharePoint – Create item (SharePoint — создать элемент).

    Действие по созданию элемента

  11. Введите URL-адрес сайта SharePoint и имя списка.

    Параметры создания элемента

  12. Выберите поле Title (Заголовок), выполните поиск по слову "Title" в диалоговом окне динамического содержимого и щелкните Title (Заголовок).

    Список динамического содержимого: заголовок

  13. Выберите поле RequestId и в диалоговом окне динамического содержимого щелкните или коснитесь ID.

    Список динамического содержимого: идентификатор

  14. В поле PMAssigned введите Unassigned. Теперь эта часть последовательности должна выглядеть приблизительно так:

    Завершение создания элемента

Шаг 3. Создание действий для условия утверждения "НЕТ"

По умолчанию для этой ветви нет действий. Мы создадим сообщение, которое будет отправлено пользователю, запрашивающему проекты, и обновим список Project Requests (Запросы проекта). Мы не будем добавлять элементы в список Project Details (Запросы проекта), так как для проекта дальнейшие действия не предусмотрены.

  1. В ветви НЕТ нажмите кнопку Add an Action (Добавить действие).

    Добавление действия

  2. В разделе Choose an action (Выберите действие) выполните поиск по слову "Outlook" и выберите Office 365 Outlook – Send an email (Office 365 Outlook — отправить сообщение).

    Действие по отправке сообщения

  3. В поле To (Кому) добавьте Created By Email (Созданные по адресу электронной почты) из диалогового окна динамического содержимого.

    Динамическое содержимое: созданные по адресу электронной почты

  4. В поля Subject (Тема) и Body (Текст) добавьте Title (Заголовок) из диалогового окна динамического содержимого.

    Список динамического содержимого: заголовок

  5. Добавьте тему и текст сообщения, как показано ниже:

    Сообщение с отказом

  6. Теперь давайте обновим список Project Requests (Запросы проекта). Нажмите кнопку Add an Action (Добавить действие).

    Добавление действия

  7. В разделе Choose an action (Выбор действия) выполните поиск по слову "SharePoint" и выберите SharePoint – Update item (SharePoint — изменить элемент).

    Действие по изменению элемента

  8. Введите URL-адрес сайта SharePoint и имя списка.

    Параметры изменения элемента

  9. Выберите поле ID (Идентификатор) и в диалоговом окне динамического содержимого щелкните ID (Идентификатор).

    Список динамического содержимого: идентификатор

  10. Выберите поле Title (Заголовок), выполните поиск по слову "Title" в диалоговом окне динамического содержимого и щелкните Title (Заголовок).

    Список динамического содержимого: заголовок

  11. В поле Approved (Утверждено) введите "No" (Нет). Теперь эта часть последовательности должна выглядеть приблизительно так:

    Завершение изменения элемента

  12. В правой верхней части экрана щелкните Create flow (Создать последовательность) и нажмите кнопку Done (Готово).

    Кнопка "Готово"

    Последовательность создана. Если свернуть поля, она будет выглядеть приблизительно так:

    Готовая последовательность

Шаг 4. Выполнение последовательности утверждения

  1. В списке Project Requests (Запросы проекта) выберите Quick Edit (Быстрое редактирование) и добавьте элемент, как на снимке экрана ниже:

    • Title = "Новый монитор для Лилии"
    • Approved = "Утверждено"
    • Description = "Лилии нужен монитор диагональю 24"
    • EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "Новое оборудование"
    • RequestDate = "03.02.2017"
    • Requestor = "Лилия Медведева"

    Добавляемый в список элемент

  2. По окончании нажмите кнопку Done (Готово) в верхней части страницы.

    Кнопка "Готово"

  3. Ниже показана папка "Входящие" учетной записи электронной почты утверждающего. В ней должно быть сообщение с таким содержимым:

    Сообщение Артему Кузнецову

    Обратите внимание, что сообщение отправляется утверждающему — Артему Кузнецову. Письмо получено от Лилии Медведевой, так как она настроила последовательность.

  4. После нажатия кнопки Approve (Утвердить) или Reject (Отклонить) последовательность запускает следующий процесс. При этом пользователь, запрашивающий проект, получает отзыв непосредственно на электронную почту, как показано ниже.

    Выполнение действия по утверждению

  5. Последовательность отправляет сообщение для Лилии с ответом от Артема, как показано ниже. Это сообщение также получено от Лилии, так как она настроила последовательность.

    Сообщение Лилии Медведевой

Дальнейшие действия

Следующий шаг в этой серии руководств — создание приложения для управления проектами.