Fastställa en samarbetsmodell

En väldefinierad och strukturerad samarbetsmodell är central för ett effektivt fungerande team. I det här avsnittet tar vi upp faktorer som kan bidra till denna framgång, t.ex. väldefinierade roller och ansvarsområden, en strukturerad affärsrelation, tillförlitliga kommunikationskanaler och en tillgänglig dokumentationsportal.

Definiera roller och ansvar

För att skapa ett effektivt team måste du först skapa tydliga roller och ansvarsområden. Den grundläggande metoden är att starta små och endast introducera fler roller och personal när det behövs. Använd mindre mål för att bygga vidare på framgången och demonstrera värdet i teammodellen innan du försöker utföra fler projekt.

Ditt team bör åtminstone inkludera följande personal och roller:

• Produktägaren – vanligen den person som ansvarar för att säkerställa att dessa projekt lyckas. Han eller hon kommer också att definiera det tydliga och övertygande syftet eller kan utveckla den visionen tillsammans med resten av teamet.
• Domänexperten – den affärskunniga medlemmen i teamet som förstår och kan ta fram både utmaningen och lösningen. Eftersom metoden med Power Apps låg kod är tillvägagångssätt bör han eller hon kunna få det mesta av vägen till att skapa den lösningen.
• Den professionella utvecklaren – "Pro Dev" tar lösningen från domänexperten och ger den tillräckligt med kodstöd för att kunna leverera alla funktioner (och inget annat) om det behövs.
• Administratör – denna teammedlem underlättar integrering och supportscenarier samtidigt som han utför serveradministration. All ytterligare support för tid och expertis som kärnteamet behöver kan läggas in flexibelt och inte som en permanent medlem i gruppen. Den här metoden säkerställer en effektiv användning av teamet samtidigt som det ger tillgång till de resurser som produktens ägare behöver för att teamet ska kunna nå sina mål.

Skapa en grund för en affärsmodell

Om du synkroniserar verksamhetssynkroniseringar som är relaterade till apputveckling i teamet kan teamets effektivitet förbättras genom att anpassa till följande struktur:

• Definiera en återkommande kalenderhändelse för teamsynkronisering. För de flesta team går det bra att ha statusuppdateringsmöten varje vecka eller varannan vecka. Schemalägg emellertid inte möten för att de ska ha möten och försök att undvika att fler möten stängs vid deadlines eftersom det kan vara kontraproduktivt.
• Behåll avtalade arbetstider. Ditt team kommer därför att vara lokaliserat, även om fusion teams också kan arbeta effektivt över geografiska områden och tidszoner. Oavsett vad arbetet innebär ska du se till att alla förstår syftet med och varaktigheten för arbetstiderna och tar hänsyn till dessa gränser.
• Skapa en veckorytm. Veckans arbete bör omfatta arbete, samarbetsinteraktioner och, när det behövs, effektiva möten. Dessa möten bör ha ett specifikt syfte, till exempel:
  • Omfattningsgranskningar – för att samla team på nya åtgärder.
  • Användarupplevelserecensioner – att gå igenom appdesign och programuppslag. Möten som planerar andra möten, möten i stället för e-postmeddelanden eller snabbmeddelanden, eller möten utan tydligt definierade syften, är produktivitetsförbättringar.
• Arbeta effektivt. Teamet måste justera in sig internt för att skapa en användbar lösning. Anpassningen bör omfatta möjligheten att återanvända komponenter som andra har skapat.
• Se till att förloppet mot målet fortsätter konsekvent. För att säkerställa att teamet uppfyller sina mål är det viktigt att alla arbetar tillsammans för att nå det resultatet. För fusion teams som arbetar med Power Apps innebär underhålla detta att man samlar in och förstår feedback från användarna, prioriterar eftersläpningen och skapar och underhåller systemet för hela projektet.
• Skapa en supportmatris. En supportmatris ger en strukturerad metod för att få nödvändig support för att kunna gå vidare mot teamets övergripande mål. En utmaning som krävs för företagstekniker som bygger appar direkt är när de når gränsen för sin kunskap och kompetens. Vem kontaktar de och hur gör de då? Hur hanterar de en felrapport från en användare? I matrisen ska det anges hur de kan lösa problemet genom att använda en supportbiljett för att ge rätt team information om felsökning och lösning av problemet. För varje supportscenario förklaras eskalerings- och felsökningsvägen i den här matrisen.

Definiera hur teamet kommunicerar

En annan viktig komponent i arbetet med att standardisera teamkommunikationen är att upprätthålla en effektiv användning. Alla teammedlemmar måste veta hur teamet ansluter, särskilt i asynkrona lägen över tidszoner. I din kommunikationsstrategi bör du tänka på följande områden:

• Kanaler. Vilka kanaler använder teamet för primär och sekundär kommunikation? Vilka fördelar och nackdelar har var och en? I en valfrihets världen kanske det inte är bättre att bara använda e-post och alternativ som Microsoft Teams kanske ger bättre tydlighet, bättre spårning och högre svarstakt.
• Aviseringstyper. Hur ska du meddela ditt team om uppdateringar eller händelser som de behöver vidta?
• Meddelandefrekvens och volym. Hur ofta informerar du ditt team? En daglig kommunikation kan ge en användbar sammanfattning av vad som har hänt den dagen, men vissa meddelanden kan behöva vidtas tidigare. De flesta kunskapsarbetare är överbelastade med e-postmeddelanden. Se till att du får en balans mellan frekvens och volym för att undvika att teammedlemmarna blir försedd med projektrelaterade meddelanden.
• Automatisering. Hur automatiserar du kommunikationsprocessen? Standardiserade e-postmallar, säkerhetsmeddelanden och händelseaviseringar kan vara till hjälp, men de måste användas effektivt om de inte överbelastar teammedlemmarna för att kunna svara.
• Bra kommunikationskunskaper. Alla i ett team har inte samma kommunikationskunskaper, men alla kan bli bättre. Enkla metoder som att välja ett bra ämne för ett e-postmeddelande gör skillnad på hur bra teamet svarar på det meddelandet. Uppmuntra till enkelt och effektivt skrivande i all kommunikation. Var det finns åtgärder som teammedlemmarna behöver utföra, var specifika och ring upp dessa åtgärder på ämnesraden.

Ett exempel på hur du använder effektiv kommunikationsteknik kan vara var du behöver ändra en tabelldefinition i Dataverse, till exempel lägga till flera fält. När du skickar ut ett meddelande om den planerade förändringen måste teamet förstå att om de inte svarar inom rimlig tid tyder denna bristande svar på att de är överens. Standardiserade och logiska kommunikationsprocesser bidrar till ökad effektivitet och ger förväntade resultat.

Publicera en dokumentationsportal

Dokumentation är inte bara en valfri del av ett projekt – det är nödvändigt för kommunikation, samarbete, support och pågående åtgärder. Kommenterad kod är bra kod och att skapa omfattande dokumentation för arbete och utbildning är en viktig del i distributionen och utbildningsfaserna för alla projekt.

• Programkatalogen. Programkatalogen är en matris eller tabell som sammanfattar och koordinerar alla program inom ett visst team ansvar. Katalogen innehåller alla respektive ägare från avsnittet om roller och ansvarsområden. En viktig funktion är att se till att teamet vet exakt vem som äger vad, vilket förenklar processen att kontakta rätt teammedlem för specifika svar.
• Tekniska frågor. Ditt team bör ha en förvaringsplats för tekniska frågor och svar som ofta ställs (eller till och med vanliga frågor och svar) om hur appen fungerar. Frågorna måste vara rimliga, med svaren välskrivna och tillgängliga.
• Instruktionsguider: Handböckerna kan snabbt sammanfattas med en uppsättning procedurer som ger enkla svar på vanliga konfigurations- och användningsfrågor. Vanligtvis får de svar på en specifik fråga, till exempel "Hur kommer jag igång med att skapa en ny app?"
• Registrering. Instruktioner för registrering är interna dokument endast utformade för att hjälpa nya teammedlemmar. Dokumentationen innehåller bland annat information om åtkomstbegäran, e-postdistributionslistor, inställningar och prenumerera på aviseringar och så vidare.

Regelverk

Följande metodtips bör vara till hjälp när det gäller att definiera gränser och metoder för ett effektivt arbete inom fusion teams.

Ansvar

Medan tillverkarledda utvecklings- och fusion teams för utveckling och utveckling möjliggör snabb programutveckling och distribution, är det viktigt att säkerställa att denna insats utförs i samarbete med IT-avdelningen. Beslutsfattare måste vara ansvariga inför IT för att hjälpa till att förhindra problem i samband med utvecklingen av IT-system.

När en tillverkare börjar bygga en app måste den få ett varningsmeddelande. Detta meddelande underlättar i sin tur utvecklingsprocessen, eftersom IT kan ge lämpligt stöd till tillverkaren och fusion teamset och hjälpa dem att skapa väldesignade appar som är ordentligt säkrade och hanterade.

Automatisering

En välimplementerad automatisering kan leda till ökade produktivitetsförbättringar. Ett exempel på hur du kan öka distributionens framgång är genom att automatisera alla obligatoriska kontroller i distributioner med flera lösningar. Följande automatiserade kontroller kan vara:

• Verifiering av lösningsversion där varje distribution använder ett uppdaterat versionsnummer och på så sätt undviker problem vid felsökning.
• Duplicerade anslutningsreferenser.
• Saknade anslutningsreferenser.
• Duplicera komponenter.

PR kontrollösningen innehåller ett exempel på hur man kan integrera denna automatisering effektivt.

Rapportering

Fusion teams och appar som utvecklats av tillverkaren måste anpassa sig efter data först, vilket innebär att skapa appar där det går att övervaka framgången direkt. För att resultatet ska lyckas krävs bra instrumentation som gör det möjligt att upptäcka vad teamet gör bra, tillsammans med en analys av feedbacken för att generera korrekta resultat av hur effektiv en viss app är. För att uppnå detta resultat bör du:

• Övervaka och utvärdera program. Bara för att en person kan göra sig av med någonting är användbart eller en bra idé betyder det inte automatiskt att alla hittar ett värde i det. Team måste övervaka användbarheten av apparna och utvärdera deras funktioner för att se till att alla nya händelser kan användas och fungera på ett lämpligt sätt.
• Uppmuntra till gott omdöme. Bygg med andra ord inte apparna bara för att du kan – bygg bara dem för att hantera specifika affärsbehov.