Obs! Den här artikeln ingår i en självstudie som använder PowerApps, Microsoft Flow och Power BI med SharePoint Online. Var noga med att läsa introduktionen för att få en översikt samt relaterade hämtningar.

I den här uppgiften skapar vi ett flöde för processen att godkänna projekt. Microsoft Flow är integrerat med SharePoint, så det är enkelt att skapa ett flöde direkt från en lista. Flödet vi skapar utlöses när ett objekt läggs till i listan Projektbegäranden. Flödet skickar ett e-postmeddelande till projektgodkännaren som godkänner eller avvisar begärandet direkt i ett e-postmeddelande. Flödet skickar sedan ett godkännande eller avvisande i ett e-postmeddelande till projektets beställare och uppdaterar SharePoint-listorna.

Steg 1: Konfigurera flödesmallen

  1. I listan Projektbegäranden klickar eller trycker du på Flöde och därefter Skapa ett flöde.

    Skapa ett flöde

  2. I den högra rutan klickar eller trycker du på Skicka e-postmeddelande för godkännande när ett nytt objekt läggs till.

    Skapa ett godkännandeflöde

  3. Om du inte redan är inloggad loggar du in på SharePoint och Outlook. Klicka eller tryck sedan på Fortsätt.

    Logga in för att använda mallen

    Nu kan du se mallen för det här flödet, redo att slutföras. Rutorna i flödet motsvarar steg. Indatan hämtas från föregående steg, samt genom att du anger den. Varje steg kan sedan ge utdata till efterföljande steg. Till exempel hämtar steget Skicka e-postmeddelande för godkännande information från föregående steg, använder e-postadressen du anger och returnerar ett godkännande eller avvisande i nästa steg.

    Godkännandemall

  4. Ange en giltig e-postadress i rutan Till. Adressen ska matcha ett namn i din klient enligt följande bild.

    E-postkontakt för godkännande

    Nästa ruta i flödet svarar till projektgodkännarens e-post och dirigerar flödet till någon av de två förgreningarna: OM JA eller OM NEJ.

    Villkor för godkännande

Steg 2: Skapa åtgärder för Godkänn = JA

  1. I förgreningen OM JA klickar eller trycker du på rutan Skicka e-post.

    E-post för godkännande

  2. Som standard skickas ett e-postmeddelande till den person som skapade listobjektet, med ämnesraden och meddelandetexten som visas. Du kan uppdatera dessa om du vill.

  3. Klicka eller tryck på Lägg till en åtgärd.

    Lägga till en åtgärd

  4. Under Välj en åtgärd söker du efter ”SharePoint”. Klicka eller tryck sedan på SharePoint – Uppdatera objekt.

    Åtgärden Uppdatera objekt

  5. Ange SharePoint-webbplatsens URL och listnamn.

    Parametrar för att uppdatera objekt

  6. Välj rutan ID och klicka eller tryck sedan på ID i dialogrutan med dynamiskt innehåll.

    List-ID för dynamiskt innehåll

    Det dynamiska innehållet är tillgängligt i hela flödet, baserat på föregående steg. I det här fallet är informationen för SharePoint-listan tillgänglig och vi kan använda den i de åtgärder som vi skapar.

  7. Välj rutan Title, sök efter ”Title” i dialogrutan med dynamiskt innehåll och klicka eller tryck sedan på Title.

    Listrubrik för dynamiskt innehåll

  8. I rutan Godkänd anger du ”Ja”. Den här delen av flödet bör nu se ut som följande bild.

    Uppdatera lista

  9. Klicka eller tryck på Lägg till en åtgärd igen. Den här gången lägger vi till ett objekt i listan Projektinformation för projektet som godkändes.

    Lägga till en åtgärd

  10. Under Välj en åtgärd söker du efter ”SharePoint”. Välj sedan SharePoint – Skapa objekt.

    Åtgärden Skapa objekt

  11. Ange SharePoint-webbplatsens URL och listnamn.

    Parametrar för att skapa objekt

  12. Välj rutan Rubrik, sök efter ”Rubrik” i dialogrutan med dynamiskt innehåll och klicka eller tryck sedan på Rubrik.

    Listrubrik för dynamiskt innehåll

  13. Välj rutan RequestId och klicka eller tryck sedan på ID i dialogrutan med dynamiskt innehåll .

    List-ID för dynamiskt innehåll

  14. I rutan PMAssigned anger du ”Ej tilldelad”. Den här delen av flödet bör nu se ut som följande bild.

    Slutför att skapa objekt

Steg 3: Skapa åtgärder för Godkänn = NEJ

Som standard finns det inga åtgärder för den här förgreningen. Vi skapar ett e-postmeddelande som skickas till projektbeställaren och uppdaterar listan Projektbegäranden. Vi kommer inte lägga till något objekt i listan Projektinformation eftersom projektet inte ska fortsätta.

  1. I förgreningen OM NEJ klickar eller trycker du på Lägg till en åtgärd.

    Lägga till en åtgärd

  2. Under Välj en åtgärd söker du efter ”Outlook” och väljer sedan Office 365 Outlook – Skicka ett e-postmeddelande.

    Åtgärden Skicka ett e-postmeddelande

  3. I rutan Till lägger du till Skapad med e-post från dialogrutan med dynamiskt innehåll.

    Dynamiskt innehåll för Skapad med e-post

  4. I rutorna Ämne och Brödtext lägger du till Rubrik från dialogrutan med dynamiskt innehåll.

    Listrubrik för dynamiskt innehåll

  5. Lägg till i rubriken och brödtexten för e-postmeddelandet, som i följande bild.

    E-postmeddelande med avvisande

  6. Nu ska vi uppdatera listan Projektbegäranden. Klicka eller tryck på Lägg till en åtgärd.

    Lägga till en åtgärd

  7. Under Välj en åtgärd söker du efter ”SharePoint”. Välj sedan SharePoint – Uppdatera objekt.

    Åtgärden Uppdatera objekt

  8. Ange SharePoint-webbplatsens URL och listnamn.

    Parametrar för att uppdatera objekt

  9. Välj rutan ID och klicka eller tryck sedan på ID i dialogrutan med dynamiskt innehåll.

    List-ID för dynamiskt innehåll

  10. Välj rutan Rubrik, sök efter ”Rubrik” i dialogrutan med dynamiskt innehåll och klicka eller tryck sedan på Rubrik.

    Listrubrik för dynamiskt innehåll

  11. I rutan Godkänd anger du ”Nej”. Den här delen av flödet bör nu se ut som följande bild.

    Slutför att uppdatera objekt

  12. Längst upp höger på skärmen klickar eller trycker du på Skapa flödet och sedan Klar.

    Knappen Klar

    Flödet är slutfört och det bör se ut som följande bild när du minimerar rutorna.

    Slutfört flöde

Steg 4: Kör godkännandeflödet

  1. I listan Projektbegäranden klickar du på Snabbredigering och lägger till ett objekt enligt följande:

    • Title = "Ny skärm till Maggan"
    • Approved = "Väntande"
    • Description = "Maggan behöver en 24-tums skärm"
    • EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "Ny maskinvara"
    • RequestDate = "2017-03-02"
    • Requestor = "Maggan Björk"

    Objekt läggs till i listan

  2. Klicka på Klar överst på sidan när du är färdig.

    Kryssmarkering för Klar

  3. Kontrollera inkorgen i godkännarens e-postkonto. Det bör finnas ett e-postmeddelande som liknar följande.

    E-postmeddelande till Allan Larsson

    Observera att e-postmeddelandet skickas till godkännaren Allan Larsson. Det har skickats från Maggan Björk eftersom det är hon som har ställt in flödet.

  4. När du har klickat på Godkänn eller Avvisa kör flödet en annan process och du får feedback som liknar följande direkt i e-postmeddelandet.

    Godkännandeåtgärden är klar

  5. Flödet skickar ett e-postmeddelande till Maggan med Allans svar, som i följande bild. E-postmeddelandet kommer också från Maggan eftersom hon äger flödet.

    E-post till Maggan Björk

Nästa steg

Nästa steg i den här självstudien är att skapa en app som hanterar projekt.