OBS! Den här artikeln ingår i en självstudie som använder PowerApps, Microsoft Flow och Power BI med SharePoint Online. Var noga med att läsa serieintroduktionen, så att du får en helhetsbild, och tar del av relaterade hämtningar.

I den här uppgiften ska vi skapa en Power BI-rapport som baseras på de två SharePoint-listorna. Vi förser Power BI Desktop med listdata och rensar upp informationen lite, utför visst grundläggande datamodellerande och skapar en uppsättning visuell information som gör dessa data mer begripliga.

Tips: Hämtningspaketet för det här scenariot innehåller en färdig version av rapporten: project-analysis.pbix.

Snabbgenomgång av Power BI Desktop

Innan vi fördjupar oss i hur man skapar rapporter, så låt oss ta en titt på Power BI Desktop. Det här är ett kraftfullt verktyg med många funktioner, så vi fokuserar på att ge en översikt över de områden som du behöver använda för den här uppgiften. Det finns tre huvudsakliga arbetsytor eller vyer i Power BI Desktop: rapportvyn, datavyn och relationsvyn. Power BI Desktop innehåller även Frågeredigeraren, som du öppnar i ett separat fönster.

Följande skärmbild visar de tre visningsikonerna till vänster i Power BI Desktop: Rapport, Data och Relationer, uppifrån och ned. Det gula fältet utmed vänster sida indikerar den aktuella vyn. I det här fallet visas rapportvyn. Ändra vy genom att välja någon av dessa tre ikoner.

Power BI Desktop-vyer

Rapportvyn innehåller fem huvudområden:

  1. Menyfliksområdet, där vanliga rapport- och visualiseringsuppgifter som är associerade med rapporter och visualiseringar visas.

  2. Rapportvyn, eller arbetsytan, där visualiseringarna skapas och arrangeras.

  3. Flikområdet Sidor längst ned, där du kan välja eller lägga till en rapportsida.

  4. Rutan Visualiseringar, där du ändrar visualiseringar, anpassar färger, tillämpar filter, drar fält och mycket annat.

  5. Rutan Fält, där du kan dra frågeelement och filter till rapportvyn eller till området Filter i fönstret Visualiseringar.

Flikar, vyer och fönster i Power BI Desktop

Datavyn innehåller tre huvudområden:

  1. Menyfliksområdet, i vilket fliken Modellering har valts nedan. På den här fliken kan du skapa beräknade tabeller och kolumner, och göra andra ändringar i datamodellen.

  2. Mittfönstret, vilket visar data för den valda tabellen.

  3. Fönstret Fält, där du kan bestämma hur fälten visas i dina rapporter.

Power BI Desktop-datavyn

Vi använder inte vyn Relationer i den här uppgiften, men du kan kolla in den senare när vi har lagt in listinformationen i Power BI Desktop.

I Frågeredigeraren skapar du frågor och transformerar data, och läser sedan in denna förfinade datamodell i Power BI Desktop. Frågeredigeraren innehåller fyra huvudområden:

  1. Menyfliksområdet, vilket innehåller många alternativ för att forma och transformera de data som du importerar.

  2. Det vänstra fönstret, där frågorna listas och kan väljas, visas och utformas.

  3. Mittfönstret, där data från den valda frågan visas och kan bearbetas.

  4. Fönstret Frågeinställningar, där de frågeegenskaper och datatransformeringssteg som har vidtagits visas.

Frågeredigeraren i Power BI Desktop

Steg 1: Hämta data till Power BI Desktop

I det här steget ansluter vi först de två listorna. Sedan rensar vi informationen genom att ta bort kolumner som inte behövs för våra dataanalys. Vi ska också ändra några av de återstående kolumnernas datatyper, så att beräkningarna fungerar korrekt. Mer information om att hämta och rensa data i Power BI Desktop finns i avsnittet Hämta data i vår guidade utbildning.

Anslut till SharePoint-listor

  1. Klicka eller tryck på Hämta data på fliken Start i Power BI Desktop. Välj sedan Mer...

    Hämta data

  2. Klicka eller tryck på SharePoint Online-lista i dialogrutan Hämta data. Välj sedan Anslut.

    Anslut till SharePoint-listor

  3. Ange SharePoint-webbplatsens URL och klicka eller tryck sedan på OK.

    SharePoint-listans URL

  4. Om följande dialogruta visas, så kontrollera att du har loggat in med rätt autentiseringsuppgifter. Klicka eller tryck sedan på Anslut.

    Autentiseringsuppgifter för SharePoint-lista

  5. Välj Projektinformation och Projektförfrågningar. Klicka eller tryck sedan på Redigera.

    Välj SharePoint-listor

    Listorna visas nu som tabeller i Frågeredigeraren.

    Tabeller i Frågeredigeraren

Ta bort onödiga kolumner från tabellerna

  1. Klicka eller tryck på Projektinformation i det vänstra navigeringsfönstret.

  2. Välj kolumnen FileSystemObjectType i mittrutan och klicka eller tryck sedan på Ta bort kolumner.

    Ta bort kolumner

  3. Ta bort de två kolumnerna efter kolumnen ID: ServerRedirectedEmbedURL och ContentTypeId. Tips: Markera båda kolumnerna med hjälp av skifttangenten. Klicka eller tryck sedan på Ta bort kolumner.

  4. Ta bort alla kolumner till höger om kolumnen PMAssigned (totalt 22 kolumner). Tabellen ska matcha följande bild:

    Projektinformationstabellen i Frågeredigeraren

  5. Upprepa den process du genomförde för Projektinformation, och ta bort alla kolumner till höger om kolumnen Godkänd (totalt 22 kolumner). Tabellen ska matcha följande bild:

     Projektförfrågningstabellen i Frågeredigeraren

Ändra datatypen för projektinformationskolumner

  1. Välj kolumnen ProjectedDays, klicka eller tryck på Datatyp: alla. Välj sedan Heltal.

    Ändra datatypen till heltal

  2. Upprepa föregående steg för kolumnen ActualDays.

  3. Välj kolumnen ApprovedDate, klicka eller tryck på Datatyp: alla och välj sedan Datum.

     Ändra datatypen till datum

  4. Upprepa föregående steg för kolumnerna ProjectedStartDate och ProjectedEndDate.

Ändra datatypen för projektförfrågningskolumner

  1. Välj kolumnen EstimatedDays, klicka eller tryck på Datatyp: alla. Välj sedan Heltal.

  2. Välj kolumnen RequestDate, klicka eller tryck på Datatyp: alla och välj sedan Datum.

Tillämpa och spara ändringarna

  1. Stäng frågeredigeraren genom att klicka på Stäng och tillämpa på fliken Start. Gå tillbaka till huvudfönstret i Power BI Desktop.

    Stäng och tillämpa ändringarna

  2. Klicka eller tryck på Arkiv, och sedan på Spara. Spara med namnet project-analysis.pbix.

Steg 2: Förbättra datamodellen

Nu när vi har hämtat data från våra SharePoint-listor till Power BI Desktop går vi vidare till datamodelleringen. Datamodellering kan vara en tidskrävande process, men ska helt kort visa dig några intressanta saker du kan göra för att få ut mer av listinformationen i Power BI Desktop:

  • Ändra hur de två tabellerna relaterar till varandra

  • Lägg till en datumtabell, så att vi kan göra beräkningar baserade på vardagar

  • Lägg till beräknade kolumner, så att du kan beräkna tidsintervallen mellan projektmilstolparna

  • Lägg till åtgärder för att beräkna variansen mellan planerade och faktiska dagar för ett projekt

När dessa steg har slutförts kan vi skapa visualiseringar som drar nytta av förbättringarna av vår modell. Mer information om att modellera data i Power BI Desktop finns i avsnittet Modellera i vår guidade utbildning.

Ändra tabellrelationer

När Power BI Desktop tog in listorna skapades en relation mellan dem utifrån kolumnen ID i respektive tabell. Relationen ska faktiskt vara mellan ID-kolumnen i tabellen Projektförfrågningar och kolumnen RequestId i tabellen Projektinformation. Låt oss fixa det:

  1. Klicka eller tryck på ikonen Datavy.

    Datavy

  2. Klicka eller tryck på Hantera relationer på fliken Modellering. Vi håller oss kvar på den här fliken i datavyn för alla datamodelleringssteg.

    Hantera relationer

  3. Kontrollera att den befintliga relationen är markerad, klicka eller tryck på Ta bort, och bekräfta sedan med Ta bort igen.

    Ta bort relation

  4. Skapa en annan relation genom att klicka på Ny.

  5. Gör följande i dialogrutan Skapa relation:

    1. Välj Projektförfrågningar och kolumnen Id för den första tabellen.
    2. Välj Projektinformation och kolumnen RequestId för den andra tabellen.
    3. Skärmen bör se ut så här. Klicka eller tryck på OK när du är klar.

      Skapa relation

Underlätta datumbaserade beräkningar genom att lägga till en datumtabell

  1. Klicka eller tryck på Ny tabell.

    Ny tabell

  2. Ange den här formeln i formelfältet: Dates = CALENDARAUTO().

    Formelfältet med Dates = CALENDARAUTO()

    Den här formeln skapar en tabell med namnet Dates och med en enskild datumkolumn. Tabellen innehåller alla datum från andra tabeller och uppdateras automatiskt om ytterligare datum läggs (dvs om data uppdateras).

    Den här formeln och andra i det här avsnittet använder DAX (Data Analysis Expression), ett formelspråk för Power BI och andra tekniker. Mer information finns i DAX-grunder för Power BI Desktop.

  3. Skapa tabellen Dates genom att trycka på Retur.

    Datumtabell

Lägg till en beräknad kolumn till datumtabellen

  1. Klicka eller tryck på Ny kolumn när du fortfarande är i datumtabellen .

    Ny kolumn

  2. Ange följande formel i formelfältet: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]) 1,0,7,0,1).

    Den här formeln avgör om ett datum i kolumnen Date är en vardag. Om datumet är en vardag hämtar kolumnen IsWeekDay värdet 1. I annat fall får den värdet 0.

  3. Lägg till kolumnen IsWeekDay i tabellen Dates genom att trycka på Retur.

    Lägg till kolumnen IsWeekDay

Lägg till en beräknad kolumn till projektinformationstabellen

  1. Klicka eller tryck på tabellen Projektinformation i den högra rutan, och sedan på Ny kolumn.

    Ny kolumn

  2. Ange den här formeln i formelfältet:

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
    
          'Project Details'[ApprovedDate],
    
          'Project Details'[ProjectedStartDate]
    
      )
    
    )
    

    Den här formeln beräknar avståndet i dagar från det att ett projekt har godkänts till dess att det har planerats starta. Den använder kolumnen IsWeekday från tabellen Datum. Den räknar alltså bara vardagar.

  3. Lägg till kolumnen ApprovedStartDiff i tabellen Projektinformation genom att trycka på Retur.

    Lägg till kolumnen ApprovedStartDiff

Lägg till en beräknad kolumn till projektförfrågningstabellen

  1. Klicka eller tryck på tabellen Projektinförfrågningar i den högra rutan, och sedan på Ny kolumn.

    Ny kolumn

  2. Ange den här formeln i formelfältet:

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
    
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
    
          'Project Requests'[RequestDate],
    
          NOW()
    
       )
    
    )
    

    Den här formeln beräknar avståndet i dagar från det att ett projekt efterfrågades till dagens datum (NOW()). Formeln räknar, som sagt, endast vardagar. Den här kolumnen används för att söka efter de projekt som har väntat längst.

  3. Lägg till kolumnen RequestDateAge i tabellen Projektförfrågningar genom att trycka på Retur.

    Lägg till kolumnen RequestDateAge

Lägg till ett mått i projektinformationstabellen

  1. Klicka eller tryck på tabellen Projektinformation i den högra rutan, och sedan på Nytt mått.

    Nytt mått

  2. Ange den här formeln i formelfältet:

    VarProjectedActual = DIVIDE(
    
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
    
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    
    )
    

    Den här formeln beräknar skillnaden mellan faktiska och planerade dagar för ett projekt. Vi lägger till detta som ett mått snarare än en beräknad kolumn, så att det returnerar korrekta resultat oavsett hur data filtreras eller aggregeras i en rapport.

  3. Lägg till måttet VarProjectedActual i tabellen Projektinformation genom att trycka på Retur.

    Lägga till måttet VarProjectedActual

Lägg till ett mått i projektförfrågningstabellen

  1. Klicka eller tryck på tabellen Projektinförfrågningar i den högra rutan, och sedan på Nytt mått.

    Nytt mått

  2. Ange den här formeln i formelfältet:

    MaxDaysPending = MAXX(
    
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
    
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    
    )
    

    Den här formeln hittar det projekt som har väntat längst enligt den beräknade kolumn som vi definierade tidigare.

  3. Lägg till måttet MaxDaysPending i tabellen Projektförfrågningar genom att trycka på Retur.

    Lägga till måttet MaxDaysPending

Steg 3: Skapa rapportvisualiseringar

Nu har vi kommit till det steg som de flesta tänker på när de tänker på dataanalys: att skapa visualiseringar så att vi kan hitta mönster i våra data. I det här steget ska vi skapa fyra visualiseringar:

  • Ett stapeldiagram som visar planerade dagar jämfört med faktiska dagar i projekt

  • Ett stapeldiagram som visar variansen för varje enskilt projekt

  • Ett kort som visar det projekt som har väntat längst

  • En tabell som visar tiden mellan projektgodkännande och planerat startdatum

När vi har skapat dessa rapportvisualiseringar i Power BI Desktop, publicerar vi data och rapporter i Power BI-tjänsten, så att vi kan skapa och dela instrumentpaneler. Mer information om att skapa rapporter i Power BI Desktop finns i avsnittet Visualiseringar i vår guidade utbildning.

Skapa ett stapeldiagram som visar skillnaden mellan planerat och faktiskt

  1. Klicka eller tryck på ikonen Rapport. Vi håller oss kvar i den här vyn under resten av tiden i Power BI Desktop.

    Rapportvy

  2. Klicka eller tryck på Klustrade stapeldiagram i fönstret Visualiseringar till höger.

    Visualiseringar – klustrat stapeldiagram

  3. Dra PMAssigned och Rubrik från Projektinformation i fönstret Fält till Axel i fönstret Visualiseringar.

    Axel i fönstret Visualiseringar

  4. Dra ActualDays och ProjectedDays från Projektinformation i fönstret Fält i Värde i fönstret Visualiseringar.

    Värde i fönstret Visualiseringar

  5. Visualieringen bör nu se ut som på följande bild.

    ProjectedDays och ActualDays av PMAssigned

  6. Dra Status från Projektinformation i fönstret Fält till området Filter i fönstret Visualiseringar. Markera sedan kryssrutan Slutfört.

    Filtrera efter i kolumnen Status

    Diagrammet är nu filtrerad så att det endast visar slutförda projekt, vilket är naturligt eftersom vi jämför planerade och faktiska dagar.

  7. Flytta upp och ned i hierarkin med projektansvariga och projekt genom att klicka på pilarna i diagrammets övre vänstra hörn. I följande bild kan se du hur projekt kan se ut på detaljnivå.

    Stapeldiagram på detaljnivå

Skapa ett stapeldiagram som visar skillnaden jämfört med planerat

  1. Klicka eller tryck på arbetsytan utanför visualiseringen som du just har skapat.

  2. Klicka eller tryck på Klustrade stapeldiagram i fönstret Visualiseringar till höger.

    Visualiseringar – klustrat stapeldiagram

  3. Dra PMAssigned och Rubrik från Projektinformation i fönstret Fält till Axel i fönstret Visualiseringar.

    Axel i fönstret Visualiseringar

  4. Dra VarProjectedActual från Projektinformation i fönstret Fält till Värde i fönstret Visualiseringar.

    Värde i fönstret Visualiseringar

  5. Dra Status från Projektinformation i fönstret Fält till området Filter i fönstret Visualiseringar. Markera sedan kryssrutan Slutfört.

    Filtrera efter i kolumnen Status

    Visualieringen bör nu se ut som på följande bild.

    VarProjectedActual av PMAssigned

    I det här diagrammet kan du se hur mycket mer variation det finns för projekt som kördes av Irvin Sayers jämfört med Joni Sherman. Gå till detaljnivån och se variationen efter projekt och huruvida planerade dagar var fler eller färre än de faktiska.

    VarProjectedActual av Title

  6. Innan vi skapar fler visualiseringar, så ska vi flytta och ändra storlek på dem som du redan har skapat, så att de passar sida-vid-sida.

    Anpassa diagram sida vid sida

Skapa ett kort som visar det projekt som väntat längst

  1. Klicka eller tryck på arbetsytan utanför visualiseringen som du just har skapat.

  2. Klicka eller tryck på Kort i fönstret Visualiseringar till höger.

    Visualiseringar – kort

  3. Dra MaxDaysPending från Projektförfrågningar i fönstret Fält till Fält i fönstret Visualiseringar.

    Fält i fönstret Visualiseringar

  4. Klicka eller tryck på Format (färgroller), och ge sedan Kantlinje värdet .

    Hämta format – kantlinje

  5. Ge Rubrik värdet , lägg till rubriken ”Maximalt antal dagar för väntan på godkännande”.

    Lägg till en rubrik

    Visualieringen bör nu se ut som på följande bild.

     Maximalt antal dagar för väntan på godkännande

    När vi har publicerat den här rapporten använder vi den här panelen för att utlösa en avisering om det maximala värdet för ett väntande projekt når ett visst tröskelvärde.

Skapa en tabell som visar tiden mellan projektgodkännande och planerat startdatum

  1. Klicka eller tryck på arbetsytan utanför visualiseringen som du just har skapat.

  2. Klicka eller tryck på Tabell i fönstret Visualiseringar till höger.

    Visualiseringar – tabell

  3. Dra PMAssigned, Rubrik och ApprovedStartDiff från Projektinformation i fönstret Fält till Värden i fönstret Visualiseringar.

    Värden i fönstret Visualiseringar

  4. Dra ProjectedStartDate från Projektinformation i fönstret Fält till området Filter i fönstret Visualiseringar. Markera sedan alla datum med undantag för (Tom).

    Filtrera efter ProjectedStartDate

  5. Ändra storlek på tabellens kolumner så att du kan se alla data. Visualieringen bör nu se ut som på följande bild.

    Tabell med ApprovedStartDiff-värden

  6. Klicka eller tryck på nedpilen för ApprovedStartDiff. Klicka eller tryck sedan på Medel, så kan vi se den genomsnittliga varaktigheten mellan projektgodkännande och planerat startdatum.

    Beräkna genomsnitt

  7. Klicka eller tryck på nedpilen för ApprovedStartDiff igen, och klicka eller tryck sedan på Villkorsstyrd formatering.

    Villkorsstyrd formatering

  8. Använd standardinställningarna och klicka på OK.

    Alternativ för villkorsstyrd formatering

    Visualieringen bör nu se ut som på följande bild.

    Villkorsstyrd formatering har slutförts

    Som du kan se tenderar projekt som det som Irvin Sayers kör att starta mycket senare efter godkännande. Detta kan bero på andra faktorer än den tilldelade hanteraren, men det kan vara värt att titta närmare på.

Detta leder oss fram till slutet av rapportavsnittet, och nu bör du ha en fullständig rapport baserad på data som har importerats från SharePoint och rensats och modellerats i Power BI Desktop. Om allt gått enligt planen ska rapporten se ut som på följande bild.

Slutförd rapport

Nästa steg

Nästa steg i den här självstudiekursen är att publicera Power BI-projektrapporten och att skapa en instrumentpanel.