Obs! Den här artikeln ingår i en självstudie som använder PowerApps, Microsoft Flow och Power BI med SharePoint Online. Var noga med att läsa introduktionen för att få en översikt samt relaterade hämtningar.

SharePoint innehåller mängder av funktioner för delning och samarbete, men vi fokuserar på en funktion för det här scenariot: SharePoint-listor. En lista är bara en samling data som du kan dela med gruppmedlemmar och andra webbplatsanvändare. Vi ska gå igenom listorna om används i det här scenariot. Sedan kan du skapa dem på din egen SharePoint Online-webbplats.

Steg 1: Förstå listorna

Den första listan är Projektbegäranden, där en projektbeställare lägger till en begäran. Projektgodkännaren granskar sedan begäran och godkänner eller avvisar den.

Listkolumn Datatyp Information
Title Enskild rad med text Standardkolumn, används för projektnamn
Beskrivning Enskild rad med text
ProjectType Enskild rad med text Värden: ny maskinvara, uppgraderad maskinvara, ny programvara, uppgraderad programvara
RequestDate Datum
Requestor Enskild rad med text
EstimatedDays Number Jämför beställarens uppskattning med projektledarens uppskattning och det faktiska resultatet
Godkänd Enskild rad med text Värden: väntar, ja, nej

Obs! Vi använder också kolumnen ID som genereras av SharePoint och döljs som standard. Vi använder grundläggande datatyper för enkelhetens skull, men en verklig app kan använda mer komplexa typer som Person eller grupp i kolumnen Requestor. Mer information om datatyper som stöds av PowerApps finns i Anslut från Microsoft PowerApps till SharePoint.

Den andra listan är Projektinformation som spårar information om alla godkända projekt, exempelvis vilken projektledare som är tilldelad.

Listkolumn Datatyp Information
Title Enskild rad med text Standardkolumn, används för projektnamn
RequestID Number Matchar värdet i listan Projektbegäranden, kolumnen ID
ApprovedDate Datum
Status Enskild rad med text Värden: inte startat, pågår, slutfört
ProjectedStartDate Datum När projektledaren uppskattar att projektet ska starta
ProjectedEndDate Datum När projektledaren uppskattar att projektet ska sluta
ProjectedDays Number Arbetsdagar beräknas vanligtvis, men ingår inte i det här scenariot
ActualDays Number För slutförda projekt
PMAssigned Enskild rad med text Projektledare

Steg 2: Skapa och granska listorna

Om du vill fortsätta med scenariot måste du skapa två SharePoint-listor och fylla dem med exempeldata. Vi visar hur du gör detta genom att skapa listan och klistra in exempeldata i den. Kontrollera att du har Excel-filerna från hämtningspaketet.

Obs! Använd Internet Explorer i det här steget.

Skapa listorna

  1. På SharePoint-webbplatsen (i Internet Explorer) klickar eller trycker du på Nytt och sedan Lista.

    Skapa en ny SharePoint-lista

  2. Ange namnet ”Projektbegäranden” och klicka eller tryck sedan på Skapa.

    Ange ett namn på den nya listan

    Listan Projektbegäranden skapas med standardfältet Title.

    Listan Projektbegäranden

Lägg till kolumner i listan

  1. Klicka eller tryck på ikonen Nytt objekt och sedan Enskild rad med text.

    Lägg till ett fält med en enskild rad med text

  2. Ange namnet ”Beskrivning” och klicka eller tryck sedan på Skapa.

    Kolumnen Skapa beskrivning

  3. Upprepa steg 1. och 2. för de andra kolumnerna i listan:

    1. Enskild rad med text > "ProjectType"
    2. Datum > "RequestDate"
    3. Enskild rad med text > "Requestor"
    4. Antal > "EstimatedDays"
    5. Enskild rad med text > "Approved"

Kopiera data till listan

  1. Klicka eller tryck på Snabbredigering.

    Snabbredigera listan

  2. Markera cellerna i rutnätet.

    Lista med alla kolumner

  3. Öppna arbetsboken project-requests.xlsx och markera alla data (inte rubrikerna).

    Exceltabellen Projektbegäranden

  4. Kopiera datan och klistra in den i rutnätet i SharePoint. Klicka eller tryck sedan på Klar.

    Slutförd lista med data

  5. Upprepa processen med att skapa och kopiera för listan ”Projektinformation” med arbetsboken project-details.xlsx. Kontrollera namn och datatyper i tabellen Projektinformation i Steg 1: Förstå listorna.

Steg 3: Uppdatera anslutningar till exempel – valfritt

Som anges i inledningen till den här självstudien ingår två exempelappar och en rapport i hämtningspaketet. Du kan slutföra det här scenariot utan att använda de här exemplen, men om du vill använda dem måste du uppdatera anslutningarna till SharePoint-listorna. Du uppdaterar dem så att de använder dina listor som en datakälla i stället för våra.

Uppdatera anslutningar till exempelapparna

  1. Öppna project-management-app.msapp i PowerApps Studio.

  2. Klicka eller tryck på Tillåt, så att PowerApps kan använda SharePoint.

  3. Klicka eller tryck på Datakällor på fliken Visa i menyfliksområdet.

    PowerApps-datakällor

  4. I den högra rutan klickar eller trycker du på knappen (... ) bredvid Projektinformation. Klicka eller tryck sedan på Ta bort.

    Ta bort datakällan till Projektinformation

  5. Klicka eller tryck på Lägg till datakälla i rutan till höger.

    Lägg till datakälla

  6. Klicka eller tryck på Ny anslutning.

    Ny anslutning

  7. Klicka eller tryck på SharePoint och sedan Anslut.

    SharePoint-anslutning

  8. Ange URL:en till den SharePoint Online-webbplats som innehåller de listor som du har skapat. Klicka eller tryck sedan på .

    SharePoint-URL

  9. Välj listan Projektinformation och klicka eller tryck sedan på Anslut.

    Listan Projektinformation

    Fliken Datakällor i den högra rutan visar nu anslutningen som du skapade.

    Datakällor

  10. I den högra rutan klickar eller trycker du på knappen (... ) bredvid Projektinformation. Klicka eller tryck sedan på Uppdatera.

    Uppdatera datakällan till Projektinformation

  11. Klicka på ikonen Kör app i det övre högra hörnet för att köra appen. Kontrollera att anslutningarna fungerar som de ska.

  12. Upprepa stegen i det här avsnittet för project-requests-app.msapp med hjälp av listan Projektbegäranden.

Uppdatera anslutningar till exempelrapporten

  1. Öppna project-analysis.pbix i Power BI Desktop.

  2. I menyfliksområdet på fliken Start klickar eller trycker du på Redigera frågor och sedan Datakällsinställningar.

    Redigera frågor

  3. Klicka eller tryck på Ändra källa.

    Datakällsinställningar

  4. Ange URL:en för SharePoint Online-webbplatsen och klicka eller tryck sedan på OK.

    URL för SharePoint-lista

  5. Power BI Desktop visar en banderoll under menyfliksområdet där du kan tillämpa ändringarna och hämta data från den nya källan. Klicka eller tryck på Tillämpa ändringar.

    Tillämpa ändringarna i frågan

  6. Logga in med ett organisationskonto (det konto du använder för att komma åt SharePoint Online). Klicka eller tryck sedan på Anslut.

    Ansluta till SharePoint Online

Nästa steg

Nästa steg i den här självstudien är att skapa en app som hanterar projektbegäranden.