Bu işlemi otomatikleştirmeye değer mi?

Artık çözümü oluşturmak için gereken çabayı düşünmenin ve uygun olup olmadığına karar vermenin zamanı geldi. Bu, iş değerini sürecin otomatikleştirilmesi maliyetiyle karşılaştırmayı içerir. İş değeri, işin projeden aldığı sürekli faydadır.

Hiçbir şey yapmamanın maliyeti

İşlemi otomatikleştirmeye değip değmeyeceğini anlamak için öncelikle sorunu çözmeme maliyetini anlamanız gerekir.

Microsoft Power Platform çözümünden elde etmeyi umduğunuz iş değerini tanımlamanın bir parçası olarak kuruluşunuza sorunu şu anda çözme maliyetinin ne olacağını daha iyi anlamanız gerekir. Başka bir deyişle, hiçbir şey yapmamanın maliyetini ölçün.

Cari maliyeti hesaplamak için geçerli işlemi yapmak için harcanan zamanı belirleyin ve bunu gerçekleştiren kişilerin maliyetiyle çarpın. İşlemi uçtan uca çalıştırmanın maliyetini belirleyerek yıllık maliyeti ölçebilir, ardından bir yılda işlemi gerçekleştirme sayınızla çarpabilirsiniz. Yazılım lisansları, kağıt, postalama ücreti ve benzeri diğer maliyetleri ekleyin.

Örnek: İşlemin cari gider maliyeti

Anlamamız gereken ilk şey, gider raporu işlemini el ile gerçekleştirmeye devam etmenin kuruluşa maliyetinin ne olduğudur? İş arkadaşlarımızla konuştuğumuzda şunu fark ettik:

• Tüm makbuzları bir araya getirip el ile gider raporunu doldurmanın haftada yaklaşık bir saat sürdüğünü belirledik. Abhay, haftada yaklaşık 140 gider raporu olduğunu belirtti. Ayrıca her takım üyesinin tam yüklü maliyetinin yaklaşık 90$/saat olduğunu öğrendik.

  (140 gider raporu × 1 saat/hafta) × 90$ = 12.600$/hafta

  52 hafta × 12,600$ = yılda 655.200$

• Nick gider raporlarını incelememekte veya onaylamamaktadır. Bu işleri tamamlamak Abhay ve takımına düşmektedir. Nick takımın giderlerini düzenli olarak takip etmediğinden giderlerin makul olup olmadığını ve sahtekarlık yapılıp yapılmadığını denetlemek, takımın harcama alışkanlıklarını iyileştirmek için önemli bir fırsat kaçırılmaktadır.

• Abhay'ın paylaştığı verilere göre takım bir gider raporu için yaklaşık 15 dakika harcamakta, haftada ortalama 140 rapor almakta ve bu raporların yüzde 25'ini eksik bilgi nedeniyle geri göndermektedir.

  İlk inceleme: 140 gider raporu × 15 dakika inceleme = 35 saat

  İlk inceleme: 35 saat × 90$ = haftada 3.150$ = 163.800$/yıl

  Yeniden çalışma incelemesi: 35 gider raporu × 15 dakika inceleme = 8,75 saat

  Yeniden çalışma incelemesi: 8,75 saat × 90$/saat = 787,50$/hafta = 40.950$/yıl

  Toplam haftalık maliyet: 3.937,50$

  Toplam yıllık maliyet: 204.750$

• Gider raporunun doğruluğu onaylandıktan sonra, her gider kategorisi için genel muhasebe kodlarının aranması ve raporun her gider satırına yazılması her gider raporu için yaklaşık 7 dakika sürüyor.

  140 gider raporu × 7 dakika kodlama = 16,5 saat/hafta = 1.485$/hafta = 77.220$/yıl

• Ödemeyi işlemek ve Charlotte'un finansal raporunda görünmesi için finansal sistemde bir ödeme günlüğü oluşturmak her gider raporu için yaklaşık 10 dakika sürüyor.

  140 gider raporu × 10 dakika = 23,8 saat/hafta = 2.142$/hafta = 111.384$/yıl

• Charlotte her hafta bütçeyi gözden geçirmek istemektedir ancak Abhay'ın incelemeyi tamamlayıp eksik bilgileri olan raporları geri almasını beklediği için Perşembe gününe kadar rapora ulaşamamaktadır. (Bu parasal bir maliyet olmamasına rağmen iş üzerinde etkiye sahiptir.)

Tüm işlem şirkete maliyet oluşturur:

655.200$ + 204.750$ + 77.220$ + 111.384$ = 1.048.554$