Thiết lập mô hình cộng tác

Một mô hình cộng tác có cấu trúc và được xác định rõ ràng là trọng tâm của hoạt động hiệu quả của một nhóm liên chức năng. Phần này xem xét các yếu tố có thể góp phần vào thành công này, chẳng hạn như vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng, nhịp độ kinh doanh có cấu trúc, các kênh giao tiếp đáng tin cậy và cổng thông tin tài liệu có thể truy cập.

Xác định vai trò và trách nhiệm

Để tạo một nhóm liên chức năng hiệu quả, trước tiên bạn phải thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng. Phương pháp quan trọng là bắt đầu từ quy mô nhỏ và chỉ giới thiệu thêm vai trò và nhân sự khi cần thiết. Sử dụng các mục tiêu nhỏ hơn để xây dựng thành công và chứng minh giá trị của mô hình nhóm liên chức năng trước khi thực hiện các dự án tham vọng hơn.

Tối thiểu, nhóm của bạn phải bao gồm các nhân sự và vai trò sau:

• Chủ sở hữu sản phẩm – thông thường, đây là người được giao nhiệm vụ đảm bảo sự thành công của các dự án. Họ cũng sẽ xác định mục đích rõ ràng và thuyết phục hoặc có thể cùng phát triển tầm nhìn đó với những người còn lại trong nhóm.
• Chuyên gia miền – đây là thành viên am hiểu về kinh doanh của nhóm, người hiểu và có thể trình bày rõ ràng cả thách thức và giải pháp. Với sự đơn giản của phương pháp mã thấp Power Apps, họ sẽ có thể hiểu được hầu hết các cách để tạo ra giải pháp đó.
• Nhà phát triển chuyên nghiệp – 'Nhà phát triển chuyên nghiệp' nhận giải pháp từ chuyên gia tên miền và hỗ trợ đầy đủ mã hóa để cho phép cung cấp chức năng dự kiến (và không có gì khác) nếu cần.
• Quản trị viên – thành viên nhóm này tạo điều kiện thuận lợi cho các kịch bản tích hợp và hỗ trợ, đồng thời thực hiện các dịch vụ quản trị phụ trợ. Mọi hỗ trợ thêm về thời gian và chuyên môn mà nhóm cốt lõi yêu cầu đều có thể được thực hiện trên cơ sở linh hoạt, thay vì với tư cách là thành viên thường trực của nhóm. Phương pháp này đảm bảo hoạt động hiệu quả của nhóm liên chức năng đồng thời cung cấp khả năng tiếp cận nhiều nguồn lực hơn mà chủ sở hữu sản phẩm cần để nhóm đạt được mục tiêu của mình.

Thiết lập nhịp độ của mô hình kinh doanh

Đồng bộ hóa nhịp độ hoạt động liên quan đến phát triển ứng dụng trong nhóm liên chức năng có thể cải thiện hiệu quả của nhóm bằng điều chỉnh cấu trúc sau:

• Xác định sự kiện lịch lặp lại để đồng bộ hóa nhóm. Đối với hầu hết các nhóm, các cuộc họp cập nhật trạng thái hàng tuần hoặc hai tuần là phù hợp. Tuy nhiên, không lên lịch các cuộc họp vì mục đích có cuộc họp và cố gắng tránh tăng tần suất các cuộc họp gần với thời hạn, vì cách làm đó có thể phản tác dụng.
• Duy trì giờ làm việc đã thỏa thuận. Lý tưởng nhất là nhóm của bạn sẽ được tập hợp lại, mặc dù các nhóm liên chức năng cũng có thể hoạt động hiệu quả trên các khu vực địa lý và múi giờ. Dù sắp xếp công việc như thế nào, hãy đảm bảo rằng mọi người đều hiểu mục đích và thời lượng của giờ làm việc và tôn trọng những ranh giới đó.
• Tạo nhịp độ hàng tuần. Nhịp độ hàng tuần của nhóm nên bao gồm công việc cá nhân, tương tác hợp tác và, khi cần thiết, các cuộc họp hiệu quả. Các cuộc họp này phải có mục đích cụ thể, chẳng hạn như:
  • Đánh giá phạm vi – để tập hợp các nhóm lại với nhau về các sáng kiến mới.
  • Đánh giá trải nghiệm người dùng – xem qua thiết kế ứng dụng và mô hình. Các cuộc họp để lên kế hoạch cho các cuộc họp khác, cuộc họp thay cho email hoặc tin nhắn tức thời, hoặc cuộc họp không có mục đích xác định rõ ràng là những yếu tố làm giảm năng suất.
• Làm việc hiệu quả. Nhóm cần gắn kết nội bộ để tạo ra giải pháp hữu dụng nhất. Sự liên kết này nên bao gồm khả năng sử dụng lại các thành phần mà những người khác đã xây dựng.
• Duy trì tiến độ nhất quán đối với mục tiêu. Để đảm bảo nhóm đạt được các mục tiêu, điều cần thiết là mọi người phải làm việc cùng nhau để đạt được kết quả đó. Đối với các nhóm liên chức năng làm việc với Power Apps, duy trì tiến độ này có nghĩa là nắm bắt và hiểu rõ phản hồi của người dùng, ưu tiên các công việc tồn đọng, thiết lập và duy trì một lộ trình tổng thể của toàn bộ dự án.
• Tạo một ma trận hỗ trợ. Ma trận hỗ trợ cung cấp một phương pháp có cấu trúc để có được sự hỗ trợ cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu chung của nhóm. Một thách thức không thể tránh khỏi với các nhà công nghệ kinh doanh trực tiếp xây dựng ứng dụng là khi họ đạt đến giới hạn kiến thức và khả năng của mình. Ở điểm này, họ liên hệ với ai và làm điều đó như thế nào? Làm thế nào để họ giải quyết báo cáo lỗi của người dùng? Ma trận này sẽ đặt ra cách họ có thể gửi phiếu hỗ trợ để thu hút sự tham gia của nhóm phù hợp trong việc khắc phục sự cố và giải quyết vấn đề, dựa trên mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Đối với mỗi tình huống hỗ trợ, ma trận này giải thích đường dẫn trình bày và khắc phục sự cố.

Xác định cách nhóm giao tiếp

Chuẩn hóa thông tin liên lạc của nhóm là một thành phần thiết yếu khác trong việc duy trì hoạt động hiệu quả. Tất cả các thành viên trong nhóm phải biết cách nhóm kết nối, đặc biệt là ở các chế độ không đồng bộ giữa các múi giờ. Chiến lược truyền thông của bạn nên xem xét các lĩnh vực sau:

• Kênh. Nhóm sẽ sử dụng những kênh nào cho thông tin liên lạc chính và phụ? Ưu điểm và nhược điểm của từng kênh là gì? Trong vô số các lựa chọn, việc chỉ sử dụng email có thể không phải là giải pháp tốt nhất và các tùy chọn như Microsoft Teams có thể cung cấp độ rõ ràng tốt hơn, khả năng truy xuất nguồn gốc được cải thiện và tỷ lệ phản hồi cao hơn.
• Loại thông báo. Bạn sẽ thông báo cho nhóm của mình về các cập nhật hoặc sự kiện mà họ cần hành động như thế nào?
• Tần suất và khối lượng thông báo. Bạn thông báo cho nhóm của mình bao lâu một lần? Giao tiếp hàng ngày có thể cung cấp một bản tóm tắt hữu ích về những gì đã xảy ra vào ngày hôm đó, nhưng một số thông điệp có thể cần hành động sớm hơn. Hầu hết các nhân viên tri thức đều bị quá tải với các email. Đảm bảo rằng bạn đạt được sự cân bằng giữa tần suất và khối lượng để tránh các thành viên trong nhóm phải nhận quá nhiều thông điệp liên quan đến dự án.
• Tự động hóa. Làm thế nào bạn có thể tự động hóa quá trình giao tiếp? Tất cả các mẫu email được chuẩn hóa, bot và cảnh báo sự kiện đều có thể hữu ích, nhưng cần được sử dụng một cách có trách nhiệm nếu chúng không làm quá tải khả năng phản hồi của các thành viên trong nhóm.
• Kỹ năng giao tiếp tốt. Không phải tất cả mọi người trong một nhóm sẽ có cùng một mức độ kỹ năng giao tiếp, nhưng bất kỳ ai cũng có thể trở nên tốt hơn. Các phương pháp đơn giản như chọn một chủ đề hay cho email sẽ tạo ra sự khác biệt đáng kể về mức độ phản hồi của nhóm đối với thông điệp đó. Khuyến khích viết đơn giản và hiệu quả trong mọi giao tiếp; nơi có những hành động mà các thành viên trong nhóm cần thực hiện, cụ thể và gọi ra những hành động đó trong dòng chủ đề.

Một ví dụ về cách sử dụng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả có thể là nơi bạn cần thay đổi định nghĩa bảng trong Dataverse, chẳng hạn như thêm nhiều trường. Khi bạn gửi thông báo về thay đổi dự định này, nhóm phải hiểu rằng nếu họ không phản hồi trong một thời gian hợp lý, thì việc thiếu phản hồi này cho thấy sự đồng ý của họ. Các quy trình giao tiếp được chuẩn hóa và hợp lý giúp nâng cao hiệu quả và mang lại kết quả mong đợi.

Phát hành cổng thông tin tài liệu

Tài liệu không chỉ là một phần tùy chọn của bất kỳ dự án nào - nó cần thiết cho giao tiếp, cộng tác, hỗ trợ và các hoạt động liên tục. Mã nhận xét là mã hợp lệ và việc tạo tài liệu giải thích và đào tạo toàn diện là một phần thiết yếu trong các giai đoạn triển khai và học tập của bất kỳ dự án kết hợp nào.

• Danh mục ứng dụng. Danh mục ứng dụng là một ma trận hoặc bảng tóm tắt và điều phối tất cả các ứng dụng trong phạm vi trách nhiệm của một nhóm cụ thể. Danh mục bao gồm tất cả các chủ sở hữu tương ứng từ phần vai trò và trách nhiệm. Một chức năng quan trọng là đảm bảo rằng nhóm biết chính xác ai sở hữu cái gì, do đó đơn giản hóa quá trình liên hệ với đúng thành viên trong nhóm để có câu trả lời cụ thể.
• Câu hỏi kỹ thuật. Nhóm của bạn phải duy trì một kho lưu trữ các câu hỏi kỹ thuật thường gặp (hoặc thậm chí không thường gặp) về hoạt động của ứng dụng. Những câu hỏi này cần phải hợp lý, với các câu trả lời được viết phù hợp và dễ đọc.
• Hướng dẫn cách làm. Hướng dẫn cách thực hiện là tập hợp các quy trình có thể hiểu ngay lập tức, cung cấp câu trả lời đơn giản cho các câu hỏi vận hành và thiết lập phổ biến. Thông thường, hướng dẫn sẽ trả lời một câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như "Làm cách nào để bắt đầu tạo một ứng dụng mới?"
• Triển khai. Hướng dẫn triển khai là tài liệu chỉ dành cho nội bộ được thiết kế để trợ giúp các thành viên mới trong nhóm. Tài liệu này sẽ bao gồm thông tin như yêu cầu truy cập, tham gia danh sách phân phối email, thiết lập và đăng ký nhận cảnh báo, v.v.

Thực tiễn tốt nhất

Các phương pháp hay nhất sau đây sẽ giúp xác định ranh giới và cách tiếp cận để làm việc hiệu quả trong các nhóm liên chức năng.

Trách nhiệm giải trình

Trong khi các nhóm phát triển và liên chức năng do nhà sản xuất điều hành cho phép phát triển và triển khai ứng dụng nhanh chóng, điều quan trọng là đảm bảo rằng nỗ lực này được công khai và được tiến hành với sự hợp tác của bộ phận CNTT. Các nhà sản xuất phải có trách nhiệm với CNTT để giúp ngăn chặn các vấn đề liên quan đến sự phát triển của các hệ thống CNTT ngoài luồng.

Do đó, bộ phận CNTT phải được thông báo bất cứ khi nào nhà sản xuất bắt đầu xây dựng ứng dụng. Ngược lại, thông báo này lại tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình phát triển, vì CNTT có thể cung cấp hỗ trợ phù hợp cho nhà sản xuất và nhóm liên chức năng, giúp họ tạo ra các ứng dụng có cấu trúc tốt, được bảo mật và quản lý thích hợp.

Tự động hóa

Tự động hóa được triển khai phù hợp có thể tạo ra một sự thúc đẩy rất lớn cho năng suất. Một ví dụ về cách tăng khả năng triển khai giải pháp thành công là bằng cách tự động hóa bất kỳ kiểm tra bắt buộc nào trong triển khai đa giải pháp. Các kiểm tra tự động này có thể bao gồm:

• Xác minh phiên bản giải pháp, trong đó mỗi lần triển khai sử dụng số phiên bản cập nhật, do đó tránh được các vấn đề khi khắc phục sự cố.
• Tham chiếu kết nối trùng lặp
• Thiếu tham chiếu kết nối.
• Thành phần trùng lặp.

Giải pháp công cụ kiểm tra PR bao gồm ví dụ về cách tích hợp quá trình tự động hóa này một cách hiệu quả.

Đang báo cáo

Các nhóm liên chức năng và các ứng dụng do nhà sản xuất phát triển phải phù hợp với phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu, nghĩa là xây dựng ứng dụng ở những nơi có thể theo dõi thành công trực tiếp. Để đạt được kết quả này cần có thiết bị phù hợp cung cấp khả năng khám phá những gì nhóm đang làm tốt, cùng với phân tích phản hồi này để tạo ra các đánh giá chính xác về hiệu quả của một ứng dụng cụ thể. Để đạt được kết quả này, bạn phải:

• Theo dõi và đánh giá các ứng dụng. Chỉ vì một người nghĩ rằng điều gì đó hữu ích hoặc một ý tưởng tốt, không có nghĩa là tất cả mọi người sẽ tìm thấy giá trị trong đó. Các nhóm cần theo dõi khả năng sử dụng ứng dụng và đánh giá chức năng của chúng để đảm bảo rằng mọi phát triển mới đều hữu ích và hoạt động một cách thích hợp.
• Khuyến khích phán đoán tốt. Nói cách khác, đừng xây dựng ứng dụng chỉ vì bạn có thể - chỉ xây dựng chúng để giải quyết một nhu cầu kinh doanh cụ thể.