Mẫu: Quản lý dự án

Các tổ chức cần một vị trí trung tâm để quản lý nhiều dự án vì chúng đảm bảo các nhóm khác nhau đạt được mục tiêu và đáp ứng các tiêu chí thành công theo kế hoạch.

Một số trường hợp sử dụng phổ biến để quản lý dự án bao gồm quản lý ý tưởng sản phẩm mới, tạo kế hoạch dự án và theo dõi các cột mốc, cũng như quản lý hiệu suất nhóm.

Microsoft Power Platform cung cấp giải pháp ít mã hoặc không cần mã cho các tổ chức nhằm tạo ra giải pháp dễ sử dụng để quản lý các dự án trong suốt vòng đời của chúng. Bài viết này cung cấp một số ví dụ thực tế về cách khách hàng đã sử dụng Microsoft Power Platform để tạo các ứng dụng và quy trình làm việc quản lý dự án hiệu quả.

Cách nhận biết mẫu quản lý dự án

Các nhóm kinh doanh trong tổ chức nhận thấy sự cần thiết về một công cụ để quản lý dự án, theo dõi tiến độ và giám sát kết quả.

Trong một kịch bản quản lý dự án điển hình, bạn:

1. Lập kế hoạch công việc của mình để quản lý các ý tưởng, kế hoạch, nhiệm vụ và cột mốc.

2. Theo dõi tiến độ so với kế hoạch, thông báo cho các bên liên quan về tình trạng dự án và báo cáo các yếu tố cản trở nếu cần.

3. Xem xét tiến độ, giám sát kết quả và hình dung các khía cạnh chính của tiến độ dự án.

Cách khách hàng sử dụng mẫu quản lý dự án

Ứng dụng theo dõi khách bay của Custom Air Products and Services

Đọc toàn bộ câu chuyện.

Sản phẩm hàng không tùy chỉnh & Services, Inc. (CAPS) là nhà cung cấp các giải pháp sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí (HVAC) có trụ sở tại Houston, chuyên thiết kế, xây dựng, lắp đặt, sửa đổi và bảo trì thiết bị điều hòa không khí ở cả phân khúc công nghiệp và thương mại của ngành HVAC.

Nhóm Quản lý dự án CAPS cần một giải pháp tùy chỉnh để theo dõi toàn bộ vòng đời của các thiết bị HVAC khi chúng trải qua quá trình sản xuất, tập trung vào xây dựng chất lượng. Giải pháp cần được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của từng bộ phận, đồng thời theo dõi việc kiểm tra chất lượng và cho phép các chủ sở hữu tương ứng phê duyệt từng giai đoạn trong quy trình. Hơn nữa, nhóm muốn trao quyền cho bất kỳ ai trong tổ chức để báo cáo về các vấn đề thông qua thiết bị di động của họ. Một trong những vấn đề chính mà họ gặp phải là tài liệu "khách bay" — một tài liệu giấy được sử dụng để theo dõi kiểm tra chất lượng — đã bị mất.

Rebecca Sackett, trợ lý phân tích dữ liệu, đã tìm thấy Power Apps gói đăng ký Office 365 và bắt đầu thử nghiệm tạo ứng dụng dựa trên SharePoint danh sách để thay thế các quy trình thủ công. Rebecca đã xây dựng giải pháp Power Apps để số hóa tài liệu du lịch mang tên CAPS Traveler. Người quản lý dự án và các bên liên quan sử dụng ứng dụng quản lý Khách bay chính để có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án đang hoạt động, xem số liệu thống kê chính và quản lý lịch kiểm tra và vận chuyển.

Người quản lý dự án bắt đầu các dự án và thêm chi tiết cho từng bước bắt buộc, chẳng hạn như Chế tạo, Sơn, Điện và Thử nghiệm. Sau đó, nhân sự từ mỗi bộ phận sử dụng một ứng dụng di động đồng hành đã được tạo tùy chỉnh với các câu hỏi cụ thể cho bộ phận của họ. Sau đó, nhóm trung tâm đối chiếu dữ liệu và sử dụng các báo cáo để xác định các lý do phổ biến khiến một bước cụ thể không được thực hiện.

Có mười ứng dụng phê duyệt như vậy ngoài ứng dụng quản lý chính và tất cả chúng đều đọc và ghi dữ liệu vào cùng một bộ danh sách SharePoint. Sau khi tất cả các bước được hoàn thành, một người trong nhóm Kiểm soát chất lượng sẽ thực hiện lần phê duyệt cuối cùng. Sau đó, một dòng sẽ tự động được kích hoạt để tạo báo cáo PDF.

Ứng dụng InZone của Environment Canterbury

Đọc toàn bộ câu chuyện.

Environment Canterbury (ECan) hợp tác với các cộng đồng của Canterbury, New Zealand trong các chương trình kết quả môi trường dài hạn bao gồm nhiều cột mốc và các dự án liên quan. Họ cần một giải pháp giá cả phải chăng sẽ cung cấp tính nhất quán cao hơn cho các dự án, mức độ hiển thị cao hơn và truy cập nhanh hơn vào dữ liệu.

Sử dụng một ứng dụng, các nhà quản lý vùng nước ngọt và những người tham gia dự án có thể xem trạng thái của các dự án của họ. Tất cả các dự án đều được gắn thẻ với khu vực và các cột mốc cụ thể, và tất cả các cột mốc đều được gắn thẻ với các kết quả dài hạn. Ứng dụng cung cấp bảng màu tùy chỉnh, giúp bạn dễ dàng phân biệt và điều hướng giữa các dự án, cột mốc và kết quả. Tất cả màn hình cho các dự án có màu xanh lục, cột mốc có màu xanh lam và kết quả có màu cam.

Thông báo được gửi để cập nhật dữ liệu nhanh chóng và cung cấp báo cáo nếu các dự án không được cập nhật vào thời điểm cần thiết. Các dòng cũng được sử dụng để gọi các dạng xem cụ thể và tạo bảng HTML – email thông báo liệt kê tất cả các mục liên quan đến một người cụ thể trong một email.

Ứng dụng Gift Review của Partners In Health

Đọc toàn bộ câu chuyện.

Một nửa nguồn kinh phí hàng năm của Partners In Health (PIH) đến từ các nhà tài trợ cá nhân, trong khi nửa còn lại chủ yếu đến từ các khoản tài trợ của chính phủ, các tập đoàn và các quỹ. Tổ chức phi lợi nhuận có khoảng 10 nhân viên quà tặng chịu trách nhiệm quản lý hơn 1.000 nhà tài trợ cá nhân hào phóng nhất của họ. PIH muốn cải thiện khả năng quản lý danh mục đầu tư của nhân viên quà tặng bằng cách cho họ xem quà tặng khi họ đến và bằng cách cung cấp cho nhân viên cái nhìn 360 độ về danh mục nhà tài trợ của họ.

Bella Chih-Ning, Giám đốc Phân tích và Ứng dụng tại PIH, đã xây dựng ứng dụng Gift Review và bảng điều khiển để các nhân viên phụ trách quà tặng quản lý và hình dung nhiều khía cạnh của các khoản quyên góp. Với ứng dụng Gift Review, nhân viên phụ trách quà tặng có thể xem các khoản đóng góp ngay lập tức khi chúng đến, thêm ghi chú có liên quan và đảm bảo rằng các khoản đóng góp được chỉ định vào quỹ thích hợp. Thao tác này tạo danh sách kiểm tra Danh sách việc cần làm, trong đó nhân viên quà tặng xem xét khoản quyên góp để đảm bảo khoản đó được chỉ định cho chiến dịch thích hợp, được mã hóa cho đúng loại quà tặng và được chỉ định vào đúng quỹ. Nhân viên quà tặng có thể gửi câu hỏi qua email cho nhóm PIH DevOps trực tiếp trong ứng dụng. Sau khi rõ ràng mọi thứ, nhân viên quà tặng đánh dấu danh sách kiểm tra là "đã xong", danh sách này sẽ hiển thị với người quản lý của họ.

Bella Chih-Ning cho biết: "Chương trình đào tạo App in a Day thực sự đã giúp tôi thấy rằng thật dễ dàng để xây dựng các công cụ hợp lý hóa các quy trình và trao quyền cho đồng nghiệp của chúng tôi để hoàn thành công việc của họ tốt hơn".

Ứng dụng Project Portfolio của R3 Retail

Đọc toàn bộ câu chuyện.

Công ty R3 Retail Development cung cấp kiến thức chuyên môn sâu về tư vấn quản lý dự án nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho các khách hàng trong lĩnh vực siêu thị, tạp hóa, chế biến thực phẩm, thương mại, bán lẻ và công nghiệp nhỏ trên khắp Hoa Kỳ. R3 cần một cách tiếp cận được tùy chỉnh cao cho nhu cầu quản lý dự án toàn diện của mình.

Ứng dụng Project Portfolio được xây dựng chỉ trong vòng 120 giờ và hiện quản lý hơn 200 dự án. Người quản lý dự án và người quản lý cửa hàng khu vực của R3 mà chúng phục vụ hiện sử dụng ứng dụng Project Portfolio mới. Ứng dụng có một loạt các khả năng phong phú bao gồm:

• Bảng điều khiển hiển thị số liệu thống kê tóm tắt dựa trên người dùng đã đăng nhập.

• Thông tin theo dõi dự án bao gồm ngày, nhiệm vụ, vấn đề, đơn đặt hàng và con người.

• Theo dõi địa chỉ IP cho tất cả các thiết bị được cài đặt, chẳng hạn như tủ lạnh.

• Khả năng tải tệp lên cho các tài liệu như tệp kiến trúc cho hệ thống HVAC.

• Logic nghiệp vụ tùy chỉnh mở rộng, chẳng hạn như tự động thiết lập giá trị ngày dựa trên các mục trạng thái.

Quản trị viên có thể phân quyền bảo mật cho người dùng ứng dụng cụ thể theo vai trò của họ. Quản trị viên cũng có thể định cấu hình danh sách các loại nhiệm vụ và thời gian dự kiến cho từng tác vụ, từ đó tác vụ được sử dụng để tạo ngày đến hạn tự động.

R3 sử dụng Power Automate để gửi thông báo và lời nhắc tự động. Tất cả dữ liệu được lưu trữ trong Microsoft Dataverse.

Công cụ lập lịch của Capitol Music Group

Đọc toàn bộ câu chuyện.

Capitol Music Group (CMG) đã nhìn thấy cơ hội để hiện đại hóa quy trình làm việc tiếp thị và các công cụ lập lịch trình, trước đây được xây dựng bằng cách sử dụng InfoPath. Một ứng dụng quan trọng của doanh nghiệp đã quản lý lịch trình cho các bản phát hành mới và — theo thời gian — được phát triển để thu thập dữ liệu cho các loại bản phát hành và phương tiện khác nhau. CMG muốn tự động hóa các quy trình thông thường, mở rộng khả năng hiển thị và cộng tác giữa các nhãn đối tác, đồng thời thích ứng nhanh hơn với các kênh tiếp thị mới trực tuyến. Tuy nhiên, ứng dụng Capitol Scheduling của họ đã được tích hợp sâu vào các dòng quy trình của họ và bao gồm hoàn toàn dữ liệu XML đòi hỏi nhiều kiến thức nội bộ để quản lý. Mong muốn có một cách tiếp cận hợp lý, ít mã để phát triển và quản lý ứng dụng, CMG cuối cùng đã quyết định chuyển ứng dụng của mình từ InfoPath sang Microsoft Power Platform, kể cả Power Apps và Power Automate.

Capitol muốn các nhóm của họ sử dụng giao diện lập lịch mới để dễ dàng giao tiếp, nhận phê duyệt và cộng tác về tiếp thị cho các loại bản phát hành khác nhau — dù là vật lý, kỹ thuật số hoặc video.

Karen Reali, Giám đốc cấp cao tại Universal Music Group cho biết: "Với Microsoft Power Platform, Capitol có một cách dễ dàng để chia sẻ thông tin tiếp thị trong toàn bộ vòng đời sản phẩm. "Nó thậm chí còn giúp họ tạo điều kiện và hợp lý hóa các dự án nhãn chéo."