注意:本文属于将 PowerApps、Microsoft Flow 和 Power BI 与 SharePoint Online 结合使用的系列教程。 请确保已阅读系列介绍,了解总体情况以及相关下载内容。

在此任务中,我们将创建用于驱动项目审批流程的流。 由于 Microsoft Flow 已与 SharePoint 集成,因此可以很容易地直接通过列表创建流。 当“项目申请”列表添加有新项时,将会触发我们创建的流。 此流会向项目审批者发送电子邮件,以便其可以直接在电子邮件中批准或拒绝申请。 然后,此流会向项目申请者发送批准或拒绝电子邮件,并相应地更新 SharePoint 列表。

第 1 步:配置流模板

  1. 在“项目申请”列表中,依次单击或点击“流”和“创建流”。

    创建流

  2. 在右侧窗格中,单击或点击“添加新项后,发送审批电子邮件”。

    创建审批流

  3. 如果尚未登录,请先登录 SharePoint 和 Outlook,再单击或点击“继续”。

    登录以使用模板

    此时,可以看到此流的模板,随时可以填写。 此流中的框表示步骤。 这些步骤需要使用前面步骤中的输入,以及你提供的输入。 然后,每个步骤便可以向后续步骤提供输出。 例如,“发送审批电子邮件”步骤从上一步中获取列表信息,并使用你提供的电子邮件地址,向下一步输出“Approve”或“Reject”值。

    审批模板

  4. 在“收件人”框中,输入有效的电子邮件地址。 地址应该会解析为租户中的名称,如下图所示。

    审批电子邮件联系人

    此流中的下一个框将响应项目审批者的电子邮件,并将此流路由到两个分支(“IF YES”或“IF NO”)之一。

    审批条件

第 2 步:创建“Approve”值为“YES”时的操作

  1. 在“IF YES”分支中,单击或点击“发送电子邮件”框。

    批准电子邮件

  2. 默认情况下,将会向列表项创建者发送电子邮件,主题行和消息正文与你看到的一样。 可以根据需要更新这些内容。

  3. 单击或点击“添加操作”。

    添加操作

  4. 在“选择操作”下,搜索“SharePoint”,再单击或点击“SharePoint - 更新项”。

    “更新项”操作

  5. 输入 SharePoint 网站 URL 和列表名称。

    “更新项”参数

  6. 选择“ID”框,再单击或点击“动态内容”对话框中的“ID”。

    列出 ID 动态内容

    根据前面的步骤,动态内容在整个流中都可用。 在此示例中,SharePoint 列表信息可用。因此,我们可以将其用于所创建的操作。

  7. 选择“Title”框,在“动态内容”对话框中搜索“Title”,再单击或点击“Title”。

    列出标题动态内容

  8. 在“已批准”框中,输入“是”。 此时,这部分流应如下图所示。

    列表更新

  9. 再次单击或点击“添加操作”。 这次我们将向已获准项目的“项目详细信息”列表添加一项。

    添加操作

  10. 在“选择操作”下,搜索“SharePoint”,再选择“SharePoint - 创建项”。

    “创建项”操作

  11. 输入 SharePoint 网站 URL 和列表名称。

    “创建项”参数

  12. 选择“Title”框,在“动态内容”对话框中搜索“Title”,再单击或点击“Title”。

    列出标题动态内容

  13. 选择“RequestId”框,再单击或点击“动态内容”对话框中的“ID”。

    列出 ID 动态内容

  14. 在“PMAssigned”框中,输入“Unassigned”。 此时,这部分流应如下图所示。

    项创建已完成

第 3 步:创建“Approve”值为“NO”时的操作

默认情况下,此分支根本没有任何对应的操作。 我们将创建发送给项目申请者的电子邮件,并更新“项目申请”列表。 我们不会在“项目详细信息”列表中添加项,因为此项目不会有任何进展。

  1. 在“IF NO”分支中,单击或点击“添加操作”。

    添加操作

  2. 在“选择操作”下,搜索“Outlook”,再选择“Office 365 Outlook - 发送电子邮件”。

    “发送电子邮件”操作

  3. 在“收件人”框中,添加“动态内容”对话框中的“创建者的电子邮件”。

    “创建者的电子邮件”动态内容

  4. 在“主题”和“正文”框中,添加“动态内容”对话框中的“Title”。

    列出标题动态内容

  5. 添加到电子邮件的主题和正文中,如下图所示。

    拒绝电子邮件

  6. 此时,我们将更新“项目申请”列表。 单击或点击“添加操作”。

    添加操作

  7. 在“选择操作”下,搜索“SharePoint”,再选择“SharePoint - 更新项”。

    “更新项”操作

  8. 输入 SharePoint 网站 URL 和列表名称。

    “更新项”参数

  9. 选择“ID”框,再单击或点击“动态内容”对话框中的“ID”。

    列出 ID 动态内容

  10. 选择“Title”框,在“动态内容”对话框中搜索“Title”,再单击或点击“Title”。

    列出标题动态内容

  11. 在“已批准”框中,输入“否”。 此时,这部分流应如下图所示。

    项更新已完成

  12. 在屏幕的右上角,依次单击或点击“创建流”和“完成”。

    “完成”按钮

    此时,流已创建完成。如果将框折叠起来,应如下图所示。

    已完成的流

第 4 步:运行审批流

  1. 在“项目申请”列表中,单击“快速编辑”,并添加一项,如下所示:

    • “Title”的值为“New monitor for Megan”
    • “Approved”的值为“Pending”
    • “Description”的值为“Megan needs a 24" monitor”
    • “EstimatedDays”的值为“1”
    • “ProjectType”的值为“New hardware”
    • “RequestDate”的值为“02/03/2017”
    • “Requestor”的值为“Megan Bowen”

    添加到列表中的项

  2. 完成后,单击网页顶部的“完成”。

    “完成”复选标记

  3. 检查审批者的电子邮件帐户的收件箱。 应收到如下电子邮件。

    向 Allan Deyoung 发送的电子邮件

    请注意,此电子邮件的收件人为审批者 Allan DeYoung。 发件人为 Megan Bowen,因为她创建了此流。

  4. 单击“批准”或“拒绝”后,此流将运行另一进程,并直接在电子邮件中生成如下反馈。

    审批操作已完成

  5. 此流将向 Megan 发送包含 Allan 响应的电子邮件,如下图所示。 此电子邮件的发件人还是 Megan,因为她拥有此流。

    向 Megan Bowen 发送的电子邮件

后续步骤

本系列教程的下一步是创建用于管理项目的应用