创建用于管理项目审批的流

备注

本文属于介绍如何将 Power Apps、Power Automate 和 Power BI 与 SharePoint Online 结合使用的系列教程。 请确保已阅读系列介绍,了解总体情况以及相关下载内容。

在此任务中,我们将创建用于驱动项目审批流程的流。 由于 Power Automate 已与 SharePoint 集成,因此可以很容易地直接通过列表创建流。 当项目申请列表添加有新项时,将会触发我们创建的流。 此流会向项目审批者发送电子邮件,以便其可以直接在电子邮件中批准或拒绝申请。 然后,此流会向项目申请者发送批准或拒绝电子邮件,并相应地更新列表。

步骤 1:配置流模板

  1. 项目申请列表中,依次单击或点击创建流

    创建流。

  2. 在右侧窗格中,单击或点击添加新项后开始审批

    创建审批流。

  3. 如果尚未登录,请先登录 SharePoint 和 Outlook,再单击或点击继续

    登录以使用模板。

    此时,可以看到此流的模板,随时可以填写。 此流中的框表示步骤。 这些步骤需要使用前面步骤中的输入,以及您提供的输入。 然后,每个步骤便可以向后续步骤提供输出。

    审批模板。

  4. 分配到框中,输入租户中的有效名称。

    审批电子邮件联系人。

    此流中的下一个框对应于项目审批者的决定,并将此流路由到两个分支If yesIf no)之一。

    审批条件。

步骤 2:创建“Approve”值为“yes”时的操作

默认情况下,此分支将批准电子邮件发送给申请者。 我们还会更新项目申请列表,并将项添加到项目详细信息列表中,因为此项目已获准。

  1. If yes 分支中,依次单击或点击通知项创建者已获准编辑,调出发送给申请者的电子邮件的默认选项。

    编辑电子邮件设置。

  2. 默认情况下,将会向列表项创建者发送电子邮件,主题行和消息正文与您看到的一样。 可以根据需要更新这些内容。

    更改默认电子邮件设置。

  3. 单击或点击添加操作

    添加操作。

  4. 选择操作下,搜索“SharePoint”,再单击或点击 SharePoint – 更新项

    “更新项”操作。

  5. 输入 SharePoint 站点 URL 和列表名称。

    “更新项”参数。

  6. 选择 Id 框,再单击或点击动态内容对话框中的 ID

    列出 ID 动态内容。

    根据前面的步骤,动态内容在整个流中都可用。 在此示例中,列表信息可用,因此,我们可以将其用于所创建的操作。

  7. 选择标题框,在“动态内容”对话框中搜索“标题”,再单击或点击标题

    列出标题动态内容。

  8. 已批准框中,输入“是”。 此时,这部分流应如下图所示。

    已审批。

  9. 再次单击或点击添加操作。 这次我们将向已获准项目的项目详细信息列表添加一项。

    添加操作。

  10. 选择操作下,搜索“SharePoint”,再选择 SharePoint – 创建项

    “创建项”操作。

  11. 输入 SharePoint 站点 URL 和列表名称。

    “创建项”参数。

  12. 选择标题框,在“动态内容”对话框中搜索“标题”,再单击或点击标题

    列出标题动态内容。

  13. 选择 RequestId 框,再单击或点击“动态内容”对话框中的 ID

    列出 ID 动态内容。

  14. PMAssigned 框中,输入“Unassigned”。 此时,这部分流应如下图所示。

    项创建已完成。

步骤 3:检查“Approve”值为“no”时的操作

默认情况下,此分支将拒绝电子邮件发送给申请者。 我们还会更新项目申请列表。 此项目不会有任何进展,因此我们不会将项添加到项目详细信息列表中。

  1. If no 分支中,依次单击或点击通知项创建者已遭拒编辑,调出发送给申请者的电子邮件的默认选项。

    编辑电子邮件的默认选项。

  2. 默认情况下,将会向列表项创建者发送电子邮件,主题行和消息正文与您看到的一样。 可以根据需要更新这些内容。

    默认电子邮件设置。

  3. 单击或点击添加操作

    添加操作。

  4. 选择操作下,搜索“SharePoint”,再单击或点击 SharePoint – 更新项

    “更新项”操作。

  5. 输入 SharePoint 站点 URL 和列表名称。

    “更新项”参数。

  6. 选择 ID 框,再单击或点击动态内容对话框中的 ID

    列出 ID 动态内容。

  7. 选择标题框,在“动态内容”对话框中搜索“标题”,再单击或点击标题

    列出标题动态内容。

  8. 已批准框中,输入“否”。 此时,这部分流应如下图所示。

    已审批 - 否。

  9. 单击或点击屏幕右上角的创建流

    此时,流已创建完成,如果将框折叠起来,应如下图所示。

    已完成的流。

  10. 单击或点击屏幕右上角的完成

    “完成”按钮。

步骤 4:运行审批流

  1. 项目申请列表中,单击快速编辑,并添加一项,如下所示:

    • Title = "New monitor for Megan"

    • Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • ProjectType = "New hardware"

    • RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = "1"

    • Approved = "Pending"

      添加到列表中的项。

  2. 完成后,单击网页顶部的完成

    “完成”复选标记。

  3. 检查审批者的电子邮件帐户的收件箱。 应收到如下电子邮件。

    向 Allan Deyoung 发送的电子邮件。

  4. 单击批准拒绝后,此流将运行另一进程,并直接在电子邮件中生成如下反馈。

    审批操作已完成。

  5. 此流向 Megan 发送包含 Allan 回复的电子邮件,如下图所示。 这封电子邮件的发件人是 Megan,因为其拥有此流。

    向 Megan Bowen 发送的电子邮件。

后续步骤

本系列教程的下一步是创建用于管理项目的应用

另请参阅

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